経費精算に領収書は必要？記載事項や領収書がない場合の対処法を解説

請求書・領収書・経費管理の豆知識(368)

更新日：2026.10.08

ー目次ー

経費精算では、支払いの事実や内容を確認するため、領収書の提出を求める会社が一般的です。ただし、領収書がない場合でも、社内ルールによっては出金伝票や利用明細などの資料で精算できるケースがあります。

本記事では、経費精算に領収書が必要な理由や必須の記載事項、インボイス制度下での適格簡易請求書としての要件、領収書がない場合の対応方法などをわかりやすく解説します。

経費精算に領収書の提出が求められる理由

経費精算に領収書の提出が求められる理由としては、主に以下の3つが挙げられます。

支払いの事実を確認するため
経費の不正利用を防ぐため
経理ミスによる二重払いを防止するため

経費精算における領収書の役割を詳しくみていきましょう。

支払いの事実を確認するため

領収書は、実際に支払いが行われたことを客観的に証明する書類です。日付・金額・支払い先が記載された領収書があれば、その支出が業務に必要な経費に該当するかどうかを判断できます。

反対に、領収書がなければ、いつ・誰に・いくら支払ったのかを客観的に示せないため、経費として扱えない場合があります。金額の大きい経費ほど、支払いの証拠となる領収書の重要性は高まります。

経費の不正利用を防ぐため

領収書は、経費の不正利用を防ぐうえでも重要な役割を果たします。申請された金額と領収書の金額を突き合わせれば、実際の支払額より多く請求する水増しや、支払いの事実がない架空請求に気付けます。

また、出張経費などで但し書きや利用日を確認すれば、私的な飲食や買い物が業務上の経費に紛れ込んでいないかもチェックできるでしょう。領収書という客観的な証拠があることで、不正を未然に防ぎ、経費精算の透明性を保てます。

経理ミスによる二重払いを防止するため

同じ経費を誤って二重に支払ってしまう経理ミスは、実務で起こりがちです。とくに、従業員の立替経費と会社のカード決済が混在する場合は、同じ取引を二重に計上しやすいため注意が必要です。

二重払いのミスは、領収書を精算の根拠として1件ずつ突き合わせることで防げます。さらに、領収書に管理番号を付けて記録しておくと、二重払いのリスクをより減らせるでしょう。

経費精算で領収書に記載しておきたい5つの項目

経費精算に使用する領収書では、支払いの事実や業務との関連性を確認できる情報が記載されていることが重要です。

会社によってルールは異なりますが、一般的には次の項目を確認します。

記載事項	内容	記載例
宛名	領収書を受け取る法人名または個人名	株式会社〇〇御中
発行日	領収書が発行された日付	2026年4月1日
金額	実際に支払った金額	5,500円（税込）
内容（但し書き）	支出の詳細や用途	事務用品代として
発行者情報	領収書を発行した側の住所・氏名または店名	〇〇商店（東京都〇〇区〇〇）

上記は経費精算で確認されることが多い項目です。会社ごとに必要な記載事項は異なるため、社内規程も確認しましょう。

なお、仕入税額控除を受けるためのインボイス（適格請求書・適格簡易請求書）として認められるには、別の要件を満たす必要があります。

経費精算に使用する領収書を紛失した場合の対処法

領収書を紛失してしまった場合でも、次のような代替手段で経費精算できるケースがあります。

領収書の再発行を依頼する
出金伝票を作成する
クレジットカードの利用明細で代用する

ただし、社内精算できる場合でも、消費税の仕入税額控除が認められるかどうかは別の問題です。社内の精算ルールと税務上の要件は分けて確認しましょう。

領収書の再発行を依頼する

まずは、支払先（発行元）に領収書を再発行してもらえないか相談しましょう。購入履歴をもとに、再発行に応じてもらえる場合があります。再発行された領収書には、二重発行による経費の重複計上を防ぐため、「再発行」と記載してもらうとよいでしょう。

なお、紙の領収書で受取金額が5万円以上（消費税額を区分記載していれば税抜金額で判定）の場合は、再発行分にも収入印紙が必要です。

出金伝票を作成する

領収書を紛失した場合は、出金伝票を作成するのもひとつの方法です。出金伝票は、現金を支払った事実を社内で記録するための書類です。

一般的には、以下のような項目を記載します。

日付
支払先
勘定科目
摘要
金額

支払いに関するメモやメールの控えなど、裏付けとなる資料が残っている場合は、出金伝票に添付しておくとよいでしょう。出金伝票は会社でフォーマットが用意されているケースもあるため、一度確認してみてください。

クレジットカードの利用明細で代用する

クレジットカードで支払った場合は、カード会社が発行する利用明細で代用できる場合があります。利用明細には利用日・利用先・金額などが記載されており、支払いの事実を示す資料になるためです。

ただし、利用明細だけでは「何を買ったか」まではわからないケースも少なくありません。そのため、経費として説明する際には、以下のような対応をとるとよいでしょう。

購入時のレシートや注文確認メールを添付する
利用明細に、支出の目的や用途をメモとして書き添える

また、ポイント利用時など実際の請求額と商品代金が一致しないときは、取引画面や購入履歴もあわせて残し、支払額の内訳を確認できるようにしておきましょう。

ただし、カード会社が発行する利用明細だけでは、原則としてインボイス制度の仕入税額控除に必要な請求書等には該当しません。仕入税額控除を受ける場合は、加盟店から交付された適格請求書・適格簡易請求書なども保存しましょう。

領収書が発行されない場合に経費精算する方法

お金を支払ったものの、そもそも領収書が発行されないケースは少なくありません。ここでは、以下の3パターンについて、領収書が発行されない場合の対応方法を解説します。

交通費を支出した場合
慶弔関連費を支出した場合
自動販売機・コインロッカーなどで支出した場合

交通費を支出した場合

電車やバスの運賃に関して領収書が発行されなかった場合は、交通費精算書を利用するケースが一般的です。会社で定めているフォーマットに従い、以下のような項目を記載します。

申請日
利用日
利用区間
交通手段
金額
利用目的

なお、公共交通機関での交通費に関して仕入税額控除を受ける際は、原則としてインボイスを必要としません。1回の取引金額が3万円未満の旅客運送では、適格請求書等を保存しなくても、帳簿に一定の事項を記載することで仕入税額控除が認められます。

関連記事：公共交通機関の運賃は原則インボイス不要！例外や注意点をやさしく解説

慶弔関連費を支出した場合

結婚祝いや香典などの慶弔費は、領収書を受け取れないケースがほとんどです。この場合は、出金伝票に支払日・相手先・金額・目的を記載して対応します。

あわせて、支出の事実を裏づける資料を残しておくと、経費としての説明がしやすくなるでしょう。

具体的には、以下のような資料が証拠として利用できます。

結婚式や式典の招待状・案内状
葬儀の会葬礼状や訃報の通知
ご祝儀袋・不祝儀袋の表書きを撮影した写真

なお、慶弔費は、相手や金額が社会通念上の範囲を超えると経費として認められにくいため、支払う際は相場を意識しておくことも大切です。

自動販売機やコインロッカーなどで支出した

自動販売機での飲料購入やコインロッカーの利用など、領収書が出ない少額の支出は出金伝票で記録しましょう。

記載しておきたい主な項目は、次のとおりです。

利用した日付
機器の設置場所や施設名
支払った金額
業務との関連

少額の支出でも、積み重なると無視できない金額になります。一方で、細かく精算していると経理担当者の負担が大きくなるため、適切な運用体制・フローを社内で整えておくことが重要です。

なお、税込3万円未満の自動販売機やコインロッカーなどの利用は、インボイス制度の「自動販売機特例」の対象となります。一定の事項を記載した帳簿を保存すれば、適格請求書等がなくても仕入税額控除を受けられます。

領収書がインボイス（適格請求書・適格簡易請求書）として認められるための要件

インボイス制度のもとで消費税の仕入税額控除を受けるには、受け取った領収書が「適格請求書」または「適格簡易請求書」の要件を満たしている必要があります。それぞれに求められる記載事項は以下のとおりです。

記載事項	適格請求書	適格簡易請求書
発行事業者名・登録番号（T＋13桁）	必要	必要
取引年月日	必要	必要
取引内容（軽減税率対象はその旨）	必要	必要
税率ごとに区分した対価の額（税抜または税込）	必要	必要
消費税額等	必要	適用税率とのいずれか
適用税率	必要	消費税額等とのいずれか
宛名（交付先の氏名・名称）	必要	不要