【製造業】全国80拠点に分散した支払業務を一元化 アナログ管理を脱却し、持続可能なバックオフィスを構築

東和薬品株式会社 様

導入前の課題・背景

自治体ごとの水道料金「指定口座ルール」が、多拠点運営の公共料金管理を複雑化

東和薬品は、全国に約80の拠点を構え、事業を拡大し続けている。

医薬品の研究開発・製造・物流拠点において、水道・電気といったインフラは、生産ラインの稼働や品質管理設備の運用に直結する“止められない”重要リソースである。 しかし、これらインフラの維持管理に必要な公共料金の支払業務は、地域特有のルールによって複雑化していた。特に水道料金の支払いでは、自治体ごとに「指定の金融機関でしか口座振替ができない」という制約があり、拠点開設のたびに地域銀行の口座を開設・管理しなければならないという業務負荷が発生していた。

「拠点を開設する度にその地域でしか使えない銀行口座を開設・管理しなければならず、支払業務が非常に煩雑でした。また、電力会社も地域ごとに契約が異なり、支払先が分散していることも管理負荷を高めていました。」と担当者は当時の状況を語る。

また、毎月各拠点から本社へ郵送される約100枚の紙請求書の処理も大きな負担だった。本社の担当者が届いた封筒を開封し、契約ごとに金額や使用量を確認した上で、基幹システムへ手入力を行っていた。
「担当者1名で入力作業を行っていましたが、単純な入力だけでも月3〜4時間を要し、ミスを防ぐためのダブルチェックやファイリングを含めると、毎月の負担は決して小さくなかったです。また、紙の請求書がある以上、処理のために出社しなければならず、柔軟な働き方を阻害する要因となっていました」。

加えて、環境安全管理部門にてCO₂排出量削減などのためにエネルギー使用量の集計が必要な際も、紙の請求書からデータを手作業で収集する必要があり、効率的なデータ化の手法が求められていた。

導入のきっかけと決め手

通信費での成功体験を公共料金へ「安定供給を支える間接業務を止めない」ための一元管理

東和薬品では、2014年より通信費一括請求サービス「Gi通信」を利用しており、通信費の支払一本化で既に利便性を実感していた。その成功体験を踏まえ、2021年に(株)インボイスから新たに提案されたのが、工場・研究所・物流拠点を含む公共料金をすべて統合できる「OneVoice公共」だった。

導入の決め手となったのは、大きく以下の2点である。

医薬品製造において、「品質管理（GMP）」や「安定供給」は絶対条件である一方、それを支えるバックオフィスが非効率な紙処理に追われる状態は好ましくない。

 担当者は導入の意図について、「口座管理や紙処理といった“生産に直結しないのに手間が大きい”業務をなくすことで、品質管理と安定供給を支える本来の業務に専念できると感じました。」と振り返る。

導入後の効果

間接業務の負荷削減により、財務部門のテレワークとESG経営を同時に実現

「OneVoice公共」の導入後、財務部門の業務は劇的に効率化された。

具体的な効果は以下の通りだ。

2014年の「Gi通信」、そして2021年の「OneVoice公共」と、長きにわたり(株)インボイスのサービスを活用してきた東和薬品。その取り組みは、拠点ごとの制約が多い支払業務をシンプルにし、属人化を解消するプロセスにあった。

「人々の健康に貢献する」という企業の使命を果たすため、デジタル技術とBPOサービスを戦略的に組み合わせた当社の取組は、バックオフィス業務の効率化と変化に強い経営基盤構築を実現し、ガバナンス強化と企業価値向上に貢献している。

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