【サービス業】約100拠点の通信契約を一元管理 Gi通信×インボイス光で「ガバナンス強化と通信契約の最適化」を実現

株式会社東祥 様

導入前の課題・背景

少数精鋭主義を支えるバックオフィスの管理負荷と、通信契約の不透明さに潜むコスト増加リスク

独自の少数精鋭経営を実践する同社では、高い生産性を維持しながら全国へ事業を展開してきたが、その一方で、約100拠点に及ぶ店舗の通信管理負荷は長年の課題となっていた。

当時、全国の店舗ごとに電話やインターネットの回線を契約していて、本社には毎月200通を超える大量の請求書が届いていた。総務担当者が開封・仕分けを行うだけでも毎月2時間以上かかり、引き落とし口座も100店舗分に分かれていたため資金管理や支払い管理の負担も大きかった。

また、経理処理においても、費用分析のために「電話料金」と「インターネット料金」を分けて管理する必要があり、担当者は「インターネット料金も別で仕分けていたので、その内訳が正しいかどうかは必ず目視で確認してから入力していました。」と当時を振り返る。

さらに、それまでは通信契約の内容を十分に管理できていなかったため、不要な回線や未利用のオプションが解約されずに放置されている恐れがあった。加えて、割引サービス(にねん割)終了に伴う将来的な通信費の増加リスクや、インボイス制度対応に伴う適格請求書の手動ダウンロードという膨大な手作業の発生が重なり、抜本的な見直しが急務となっていた。

導入のきっかけと決め手

通信契約の可視化と管理体制強化が導入の決定打に

検討の大きな後押しとなったのは、連結子会社であるABホテル株式会社が先行してGi通信を導入していたことである。すでに運用実績があり、サービスへの信頼感があったことが導入検討を進めるきっかけとなった。

しかし同社では、業務効率化だけを理由に新たなサービスを導入することは難しかった。担当者は「事務員の手間が減るので導入しましょう、というだけでは経営陣への説明材料として弱く、コスト面や将来性も重要な検討要素でした。」と、当時の検討を振り返る。

そこで評価されたのが、請求業務を効率化する「Gi通信」と、通信契約そのものを最適化する「インボイス光」をセットで導入できる点であった。特に評価されたのは、インボイス光への転用を契機に、全社的な通信契約の見直しと標準化を進められる点であった。導入に際しては、店舗ごとに管理されていた回線契約やオプションサービスを棚卸しし、利用実態を可視化。その結果、不要回線や未利用オプションの整理と通信契約全体の最適化を実現し、契約状況を本社で把握できる管理基盤の構築につながった。

こうした「契約状況の可視化」「不要回線の整理」「管理体制の強化」という提案が、同社の少数精鋭主義や効率経営の考え方と合致し、社内承認を後押しする決め手となった。

導入後の効果

Gi通信×インボイス光で実現した「管理体制の強化」と「通信契約の最適化」

導入により、煩雑だった請求処理の効率化に加え、通信回線の契約整理と管理体制の強化を一気に実現した。まず、請求業務においても大きな効果が生まれた。本社に届いていた毎月200通以上の請求書はゼロになり、総務部門における郵便物の受け取りや開封、仕分けといったアナログ作業が大幅に簡素化した。さらに、インボイス制度対応で懸念されていた適格請求書のダウンロード作業も発生せず、㈱インボイスの明細ダウンロードサイト「Gi Portal」から適格請求書と請求明細データを一括で取得・保管できるようになった。

経理の支払い業務においても、100店舗に分散していた引き落とし口座が1つの口座に集約され、CSVデータを活用した仕訳処理が実現し、以前のように請求書を目視で確認しながら手作業で仕分けを行う必要がなくなった。

結果として現在では、毎月CSVデータを抽出し、Excelでマクロを組み込んで会計システム「OBIC7」へ取り込む運用を仕組み化したことで、処理時間は「10分もかからないレベル」にまで激減し、請求処理の大幅な効率化につながっている。

さらに、導入時に実施した回線の一括棚卸しにより、不要回線や未使用オプションの洗い出しと整理にも成功した。店舗ごとに異なっていた光回線の料金プランやオプションサービスを標準化し、インボイス光へ集約したことで、全店舗の通信環境を一元管理できるようになった。

これにより、店舗ごとの費用比較や分析が容易になったほか、新規出店や閉店時の回線管理も効率化された。以前の管理状況について、担当者は「それぞれの店舗にどれだけの回線契約があるか可視化できていませんでしたが、一目瞭然になりました！」と話す。

導入後は、店舗ごとの通信契約状況やコストを本社で一元的に把握できるようになり、本社主導での確実な管理体制が整った。

管理本部 財務経理部　小林氏

まとめ

ノンコア業務を削減し、少数精鋭経営を支える「攻めの管理部門」へ

今回のインタビューで担当者は「間接的な業務というのは、人手不足が進む中であまり時間をかけるべき作業ではないと思います。」と語るように、同社では請求業務を効率化する「Gi通信」と、通信契約の最適化を狙う「インボイス光」を活用することで、通信契約の可視化と最適化を進め、本社主導で契約状況を把握・統制できる管理体制を実現した。

また、全国約100拠点の通信契約やコストを本社で一元的に把握できるようになったことで、店舗ごとの費用比較や分析が容易になり、本社主導による管理体制の強化にもつながっている。

請求書の開封や仕分け、適格請求書の収集といったノンコア業務から解放された管理部門は、創出された時間をより付加価値の高い業務へ振り向けることが可能となった。現在では、システム化されたデータを活用した店舗別の費用比較など、独自の「少数精鋭主義」のもと、高収益体質を維持・強化するための攻めの経営管理へとつながっている。

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