領収証と領収書の違いは？正しい書き方・インボイス・印紙・保存方法を解説

「領収証」と「領収書」は何が違うのか、どちらを経費精算に使えばよいのか迷う方もいるのではないでしょうか。

結論からいうと、領収証と領収書は実務上ほぼ同じ意味で使われており、書類の名称だけで有効・無効が決まるものではありません。

重要なのは、取引日、金額、発行者、取引内容など、支払いの事実や取引内容を確認できる情報が適切に記載されていることです。

また、本則課税で仕入税額控除を受ける場合は、その領収書・レシートが適格請求書または適格簡易請求書の要件を満たしているかも確認する必要があります。

この記事では、領収証と領収書の違いから、正しい書き方、「上様」や但し書きの注意点、インボイス制度、収入印紙、電子帳簿保存法に沿った保存方法まで解説します。

【結論】領収証と領収書の違いは？実務上はほぼ同じ

領収証と領収書は、どちらも商品・サービスの代金などを受け取った事実を証明するための書類として使われています。

税務・経費精算では、表題が「領収証」か「領収書」かという違いよりも、誰と誰の間で、いつ、何について、いくらの支払いがあったのかを確認できるかが重要です。

領収書にはどんな役割がある？

領収書には、単に「支払いが済んだこと」を示すだけでなく、経理・税務上の証拠として取引を確認する役割があります。

ただし、「領収書がある＝必ず経費になる」「領収書がない＝絶対に経費にできない」という関係ではありません。

法人税・所得税で経費になるかは取引の実態や事業との関連性などから判断します。

一方、消費税の仕入税額控除については、適格請求書等の保存など別の要件があります。

領収書の正しい書き方

領収書そのものに一律の法定フォーマットがあるわけではありませんが、取引の事実を明確にするため、一般的には次の情報を記載します。

宛名は「上様」でもよい？

「上様」と記載された領収書が、それだけを理由に直ちに無効になるわけではありません。

ただし、誰が支払ったのかを領収書だけでは確認しにくくなるため、会社の経費精算規程で「上様」を認めていないケースがあります。

可能であれば、会社名や氏名を記載してもらう方が後の確認はしやすいでしょう。

そのため、簡易インボイスとして必要事項を満たしているレシートについては、宛名がないこと自体は記載不備ではありません。

但し書きは「お品代」でもよい？

「お品代」と記載すること自体が一律に禁止されているわけではありません。

ただし、何を購入したのか分かりにくく、経費精算や税務上の確認で追加説明を求められやすくなります。

できるだけ取引内容を具体的に記載しましょう。

インボイスとして利用する場合は「取引内容」が法定記載事項です。

軽減税率8％の対象品目が含まれる場合は、どの取引が軽減税率対象なのかも確認できるようにします。

金額は分かりやすく記載する

領収書には、実際に受領した金額が分かるように記載します。

実務では「￥53,900－」のように通貨記号や3桁区切りを使い、後から数字を書き足しにくい形式にすることがあります。

また、適格請求書・適格簡易請求書として利用する場合は、税率ごとに区分した対価の額など、インボイス制度上必要な情報も確認してください。

発行者名を明確にする

発行者には、領収書を発行した事業者の名称または氏名を記載します。

住所・電話番号等も記載しておくと、後日確認が必要になった場合に発行元を特定しやすくなります。

適格請求書または適格簡易請求書として発行する場合は、適格請求書発行事業者の登録番号も必要です。

インボイス対応の領収書に必要な記載事項

領収書やレシートでも、必要な事項が記載されていれば、適格請求書または適格簡易請求書として利用できます。

書類のタイトルが「請求書」である必要はありません。

通常の適格請求書として使う場合

適格簡易請求書なら宛名を省略できる

小売業など、不特定かつ多数の者に対して課税資産の譲渡等を行う一定の事業では、適格簡易請求書を交付できます。

適格簡易請求書では、買手の氏名・名称を記載する必要がありません。

また、通常の適格請求書では適用税率と税率ごとの消費税額等の両方が必要ですが、適格簡易請求書では「消費税額等または適用税率」のいずれか一方の記載で足ります。

レシートでも経費精算できる？

レシートでも、取引年月日、金額、店舗名、購入内容などから取引の事実を確認できれば、経費の証憑として利用できる場合があります。

むしろ、商品名や数量が明細として記載されているレシートの方が、「お品代」とだけ書かれた手書き領収書より購入内容を確認しやすいケースもあります。

ただし、税務上利用できる書類であっても、会社の経費精算規程で「宛名入りの領収書を提出すること」など独自のルールを定めている場合があります。

従業員が経費精算する場合は、税法だけでなく勤務先の社内ルールも確認しましょう。

領収書に収入印紙が必要になるケース

紙で作成する「売上代金に係る金銭または有価証券の受取書」は、記載された受取金額が5万円以上の場合、原則として印紙税の課税対象になります。

受取金額が5万円未満のものは非課税です。

また、領収書で消費税額等が区分記載されている場合は、印紙税の記載金額を判定するときに消費税額等を含めない取扱いができるケースがあります。

クレジットカード決済では領収書は不要？

「クレジットカード決済なら領収書やレシートは不要」と一律に考えるのは適切ではありません。

クレジットカード会社から交付される利用明細は、支払先・金額などを確認する資料にはなります。

しかし、カード会社は商品・サービスを提供した売手ではないため、その利用明細だけを保存しても、加盟店での課税仕入れについて適格請求書を保存したことにはなりません。

本則課税で仕入税額控除を受ける場合は、原則として販売店・サービス提供者から交付された適格請求書や適格簡易請求書を確認・保存します。

領収書の保存方法｜紙と電子でルールが違う

紙で受け取った領収書

紙で受け取った領収書は、原則として紙のまま保存できます。

電子帳簿保存法があるからといって、紙で受け取ったすべての領収書をスキャンする義務があるわけではありません。

ペーパーレス化したい場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たして電子化することも可能です。

PDF・メール・Web等で受け取った領収書

メール添付PDF、ECサイトからダウンロードした領収書、クラウド・アプリ等で電子的に受領した取引情報は、電子帳簿保存法上の「電子取引データ」に該当します。

保存対象となるデータは、原則として電子データのまま保存します。

紙に印刷して社内確認用に利用することはできますが、元データを削除して印刷した紙だけを残す方法では原則として電子取引データの保存義務を満たしません。

領収書の保存期間

領収書の保存期間は、「領収書だから一律7年間」と決まるわけではありません。

法人か個人事業主か、法人税・所得税・消費税のどの保存義務に基づくのかによって異なります。

法人については、取引に関して受領した領収書などを原則7年間保存します。

個人事業主については、業務に関して作成・受領した領収書等は原則5年間ですが、青色申告の現金預金取引等関係書類など7年間の保存対象となるものもあります。

複数の保存義務が重なる場合は、短い期間だけで削除せず、必要となる最長期間を満たすよう管理すると分かりやすいでしょう。

領収書を再発行するときの注意点

領収書の再発行は法律で一律に禁止されているわけではありません。

ただし、同じ支払いについて複数の領収書が存在すると、二重計上や不正利用につながるおそれがあります。

再発行する場合は、社内ルールに基づいて管理しましょう。

店舗・企業によっては、不正利用防止のため再発行に応じない運用としている場合もあります。

Q&A｜領収証・領収書に関するよくある質問

領収証と領収書はどちらが正式ですか？

どちらか一方だけが正式というわけではありません。

実務上はほぼ同じ意味で使われています。

経費精算・税務では名称そのものより、日付、金額、取引内容、発行者などから取引の事実を確認できることが重要です。

宛名が空欄の領収書は使えませんか？

空欄だから一律に使用できないわけではありません。

ただし、一般的な経費精算では誰が支払ったのかを明確にするため、宛名入りの領収書を求める企業もあります。

一方、小売業や飲食店業など一定の事業者が交付できる適格簡易請求書では、買手の氏名・名称を省略できます。

領収書がなくても経費にできますか？

領収書がないという理由だけで、必ず法人税・所得税上の経費にできなくなるわけではありません。

請求書、レシート、契約書、振込記録、カード利用記録など、取引の実態を確認できる他の資料によって説明できる場合があります。

ただし、本則課税で消費税の仕入税額控除を受ける場合は、適格請求書等の保存について別途確認が必要です。

5万円以上の領収書には必ず印紙が必要ですか？

必ずではありません。

紙で作成する売上代金の受取書で、記載金額が5万円以上の場合は原則として印紙税の対象ですが、電子領収書には紙の課税文書を作成していないため通常は印紙税がかかりません。

また、クレジット販売について、その旨を領収書に記載して金銭等を直接受領した受取書ではないことが明らかな場合も、印紙税の課税文書には該当しません。

領収書とレシートの両方をもらったら両方経費にできますか？

できません。

同じ一つの支払いについて領収書とレシートの両方がある場合でも、経費として計上できる取引は1件です。

二重計上しないよう、どちらを証憑として使用したか分かる形で管理しましょう。

まとめ｜「領収証か領収書か」より記載内容と保存方法を確認しよう

領収証と領収書は、実務上ほぼ同じ意味で使われています。

経費精算・税務上重要なのは書類の名称ではなく、日付、金額、発行者、取引内容などから支払い・取引の事実を確認できることです。

インボイス制度では、領収書やレシートでも必要な記載事項を満たせば、適格請求書や適格簡易請求書として利用できます。

簡易インボイスを交付できる事業者では宛名を省略できるため、「上様」「宛名なし」だからという理由だけで一律にインボイスとして無効になるわけではありません。

また、紙の売上代金に係る受取書は5万円以上で印紙税の対象になる場合があります。一方、電子領収書や一定のクレジット販売の領収書など、印紙税の課税対象とならないケースもあります。

保存方法については、紙で受け取った領収書は紙保存でも問題ありませんが、PDF・メール・Web等で電子的に受け取った領収書は原則として電子データのまま保存します。

「領収証か領収書か」という表記だけで判断せず、経費精算、インボイス制度、印紙税、電子帳簿保存法のルールを分けて確認し、適切に発行・受領・保存しましょう。

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