【義務化】電子帳簿保存法で領収書の扱いはどう変わる？必須要件・やり方まとめ

2024年1月から電子帳簿保存法が改正され、メールやクラウドサービスで受け取った領収書などの電子取引データを、印刷して紙で保存する方法が原則として認められなくなりました。すべての法人・個人事業主が対象となるため、「具体的に何から始めればいいの？」「対応しないと罰則はある？」と不安に感じている方も多いのではないでしょうか。本記事では、電子帳簿保存法で領収書の扱いがどう変わるのか、必ず対応が必要な「電子取引データ保存」と、任意対応の「スキャナ保存」の必須要件をわかりやすく解説します。この記事を読めば、複雑な制度を正しく理解し、具体的な対応手順からリスク、よくある質問まで、領収書の電子保存に関するすべての疑問が解決します。

電子帳簿保存法とは？3つの保存区分をわかりやすく解説！

電子帳簿保存法（でんしちょうぼほぞんほう）とは、法人税法や所得税法などで保存が義務付けられている国税関係帳簿書類について、紙ではなく電子データで保存することを認めた法律です。正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

この法律は、経理のデジタル化を促進し、ペーパーレスによる業務効率化やコスト削減、多様な働き方の推進を目的として、これまで何度も改正が重ねられてきました。特に2022年の改正では、すべての事業者に関わる大きな変更が行われました。

電子帳簿保存法における保存方法は、データの作成・受領方法によって、大きく以下の3つの区分に分けられます。

① 電子帳簿等保存

「電子帳簿等保存」とは、自社が会計ソフトや販売管理システムなど、コンピュータを使用して最初から一貫して電子的に作成した帳簿や書類を、そのまま電子データの状態で保存する方法です。

例えば、会計ソフトで作成した仕訳帳や総勘定元帳、パソコンで作成した請求書の控えなどがこれに該当します。この区分での電子保存は任意であり、従来通り紙に印刷して保存することも認められています。

② スキャナ保存

「スキャナ保存」とは、取引先から紙で受け取った領収書や請求書、契約書などの書類を、スキャナやスマートフォンのカメラで読み取って画像データとして保存する方法です。紙の原本を破棄できるため、保管スペースの削減や書類管理の効率化につながります。

このスキャナ保存も対応は任意であり、紙のままファイリングして保存することも引き続き可能です。ただし、スキャナ保存を行う場合は、タイムスタンプの付与や解像度の確保など、定められた要件を満たす必要があります。

③ 電子取引データ保存

「電子取引データ保存」とは、電子メールでの請求書PDFの授受、ECサイトでの領収書データのダウンロード、クラウドサービスを介した取引など、電子的にやり取りした取引情報（電子取引データ）を、紙に出力せず電子データのまま保存する方法です。この区分が、今回の法改正で最も重要なポイントとなります。

電子取引データ保存は、2024年1月1日から法人・個人事業主を問わず、すべての事業者に対して完全義務化されました。つまり、電子データで受け取った領収書や請求書は、紙に印刷して保存することが認められず、必ず電子データのまま、定められた要件を満たして保存しなければなりません。

保存区分	対応の義務/任意
① 電子帳簿等保存	任意
② スキャナ保存	任意
③ 電子取引データ保存	義務

【2024年に義務化】電子帳簿保存法で領収書の扱いはこう変わる！

2024年1月1日から、電子帳簿保存法における「電子取引データ保存」が完全に義務化されました。これにより、すべての事業者（法人・個人事業主）は、領収書の受け取り方によって、その保存方法を正しく使い分ける必要があります。

具体的に「紙で受け取った場合」と「電子データで受け取った場合」で、どのように扱いが変わるのかを詳しく見ていきましょう。

紙で受け取った領収書の扱い

取引先から手渡しで受け取ったり、郵送で送られてきたりした紙の領収書については、従来通り紙のままファイリングして保存することが認められています。今回の法改正で、すべての領収書を電子化しなければならないわけではないため、まずは安心してください。

一方で、ペーパーレス化を進めたい場合は、紙の領収書をスキャナやスマートフォンで撮影して画像データとして保存する「スキャナ保存」も選択できます。

スキャナ保存を行うことで、紙の原本を破棄でき、保管スペースの削減や管理コストの低減につながります。ただし、スキャナ保存はあくまで任意であり、導入するには一定の要件を満たす必要があります。

保存方法	対応の要否	概要
紙のまま保存	従来通り可能	受け取った紙の領収書をそのままファイリングして保管する方法。特別なシステムの導入は不要。
スキャナ保存（電子化）	任意	スキャナやスマホで読み取り、画像データとして保存する方法。ペーパーレス化が可能だが、一定の保存要件を満たす必要がある。

電子データで受け取った領収書の扱い

今回の法改正で最も大きな変更点となるのが、電子データで受け取った領収書の扱いです。ECサイトからダウンロードしたPDFの領収書や、メールに添付されて送られてきた請求書、クラウドサービス上で発行された領収書など、はじめから電子データで授受した取引情報（電子取引）は、電子データのまま保存することが法律で義務付けられました。

これまでのように、PDFの領収書を印刷して紙で保存するという方法は、原則として認められなくなります。必ず、受け取った電子データのまま、かつ定められた要件を満たして保存しなければなりません。

電子データで受け取る領収書の具体例としては、以下のようなものが挙げられます。

• ECサイトのマイページからダウンロードしたPDF形式の領収書
• メールの本文や添付ファイルとして送られてきた領収書データ
• クラウド型の経費精算システムなどを通じて発行された電子領収書
• スマートフォンの決済アプリの利用明細データ
• Webサイト上に表示される領収書画面のスクリーンショット

これらの電子データを保存する際は、後の章で詳しく解説する「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。単にパソコンのフォルダに保存しておくだけでは要件を満たさない可能性があるため、注意が必要です。

改正前（～2023年12月31日）	改正後（2024年1月1日～）
電子データを印刷して紙で保存することが容認されていた。	電子データのまま保存することが義務化。 紙に出力しての保存は原則不可。

電子帳簿保存法に対応した領収書の保存要件とは？

電子帳簿保存法に沿って領収書を電子保存する場合、法律で定められた要件を満たす必要があります。

この要件は、受け取った領収書の形式によって「電子取引データ保存」と「スキャナ保存」に大別され、それぞれで満たすべき内容が異なります。特に、すべての事業者が対応必須となる「電子取引データ保存」の要件を正しく理解することが極めて重要です。

必ず対応が必要な電子取引データの保存要件

電子メールでの受領、Webサイトからのダウンロード、クラウドサービス経由での受領など、電子的に授受した領収書（電子取引データ）は、紙に出力せず、電子データのまま保存することが義務付けられています。この保存にあたっては、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たさなければなりません。

真実性の確保（どちらか一方の措置）

「真実性の確保」とは、保存されたデータが作成時から改ざんされていないことを証明するための要件です。以下の4つのうち、いずれか1つの措置を講じる必要があります。

• タイムスタンプが付与された後のデータを授受する
• データ授受後、速やかに（またはその業務の処理にかかる通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付与する
• データの訂正・削除の事実や内容を確認できるシステム、または訂正・削除ができないシステムを利用してデータを授受・保存する
• 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う

多くの企業では、対応システムを導入するか、国税庁のサンプルも参考に事務処理規程を策定・運用する方法が採用されています。

可視性の確保（すべての要件を満たす必要あり）

「可視性の確保」とは、保存した電子データを、税務調査などの際に誰もが視認・確認できる状態にしておくための要件です。以下の3つの要件をすべて満たす必要があります。

要件	具体的な内容
見読可能性の確保	保存場所に、電子計算機（PCなど）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと。
関連書類の備付け	利用するシステムが自社開発のものである場合、そのシステムの概要書を備え付けること。
検索機能の確保	「取引年月日」「取引金額」「取引先」を検索の条件として設定できること。 日付または金額については、その範囲を指定して検索できること。 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること。 ※税務調査の際にデータのダウンロードの求めに応じられるようにしている場合は、2と3の要件は不要です。 ※基準期間（課税年度前）の売上高が5,000万円以下の事業者は、すべての検索要件が不要です。

任意で対応するスキャナ保存の要件

紙で受け取った領収書をスキャンし、電子データとして保存する場合（スキャナ保存）は、以下の要件を満たす必要があります。スキャナ保存は義務ではなく、これまで通り紙のまま領収書を保存することも認められています。

区分	要件	具体的な内容
真実性の確保	入力期間の制限	書類を受領後、速やかに（または業務サイクル内、最長2か月とおおむね7営業日以内）にタイムスタンプを付与して保存する。
	一定水準以上の解像度	解像度が200dpi相当以上であること。
	カラー画像	赤・緑・青の階調がそれぞれ256階調以上（約1677万色）のカラー画像で読み取ること。（一般書類はグレースケールも可）
	バージョン管理	訂正または削除の事実及び内容を確認できるシステムに保存するか、訂正・削除ができないシステムに保存する。
可視性の確保	関連書類の備付け	電子取引データ保存の要件と同様。
	検索機能の確保	電子取引データ保存の要件と同様。

スキャナ保存は要件が厳格なため、多くの場合はスキャナ保存に対応した会計システムや経費精算システムを導入して対応します。

領収書を電子帳簿保存法に対応させる！具体的なやり方と手順

電子帳簿保存法への対応は、何から手をつければよいか分からず、難しく感じるかもしれません。しかし、手順を追って計画的に進めれば、スムーズに移行することが可能です。

ここでは、領収書の電子保存を始めるための具体的な3つのステップを解説します。

ステップ1 保存方針と社内ルールを決定する

まず最初に行うべきは、自社における電子保存の全体像を設計することです。場当たり的に始めると、後々の管理が煩雑になり、かえって業務効率を下げてしまう可能性があります。以下の項目について、明確な方針と社内ルールを定めましょう。

• 対象書類の範囲を明確化する
  領収書以外に、請求書、契約書、見積書など、どの国税関係書類を電子化の対象とするかを決定します。すべての書類を一度に電子化するのか、あるいは領収書から段階的に始めるのかを検討しましょう。
• 保存方法を具体的に決める
  紙で受領した領収書は「スキャナ保存」を行うのか、それとも従来通り紙の原本を保管するのかを決定します。電子データで受領した領収書（電子取引）は電子保存が義務付けられているため、どのシステムやフォルダで、どのようなファイル名で保存するかを決めます。
• ファイル名の命名規則を統一する
  検索要件を満たすために、ファイル名の付け方を統一します。例えば「取引年月日_取引金額_取引先名」（例：20241026_5500_株式会社〇〇）のように、誰が作業しても同じルールで命名できるように具体的に定めます。
• 業務フローを構築する
  誰が、いつまでにスキャンやデータ保存を行い、誰がその内容を確認するのか、一連の業務フローを明確にします。経費精算の申請から承認、そして保存までの流れを整理し、マニュアル化することが重要です。

ステップ2 対応するシステムやツールを選定する

次に、定めたルールを効率的かつ確実に運用するためのシステムやツールを選定します。手作業での管理はミスや漏れが発生しやすいため、特に電子取引データの保存要件を確実に満たすためには、専用システムの導入が現実的です。システム選定の際は、以下のポイントを比較検討しましょう。

• JIIMA認証の有無
  公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が、電子帳簿保存法の法的要件を満たしていると認証したソフトウェアには「JIIMA認証」が付与されています。この認証は、システム選定における信頼性の高い指標となります。
• 必要な機能が揃っているか
  タイムスタンプの自動付与、訂正・削除履歴の確保、検索機能など、自社が必要とする保存要件を満たす機能が搭載されているかを確認します。
• 操作性とコストのバランス
  経理担当者だけでなく、領収書を扱う全従業員が直感的に使えるシンプルな操作性であることも重要です。初期費用や月額料金などのコストと機能のバランスを見極め、自社の規模に合ったシステムを選びましょう。

代表的なシステムの種類と特徴は以下の通りです。

システムの種類	主な特徴
会計ソフト	日々の記帳から電子帳簿保存法対応まで一元管理できる。経費精算機能が一体化しているものも多い。
経費精算システム	領収書の読み取りや申請・承認フローの電子化に特化。電子帳簿保存法対応機能が充実している。
文書管理システム	領収書だけでなく、契約書など様々な書類をクラウド上で一元管理できる。高度な検索機能やアクセス権限設定が可能。

ステップ3 社内への周知と運用を開始する

方針を固め、システムを導入したら、いよいよ運用を開始します。しかし、新しいルールやシステムは、従業員へ十分に周知しなければ形骸化してしまいます。スムーズな移行のために、以下の点を丁寧に行いましょう。

• マニュアルの作成と共有
  決定した業務フローやシステムの具体的な操作方法をまとめたマニュアルを作成し、いつでも誰でも確認できるように社内サーバーやチャットツールで共有します。
• 社内説明会の実施
  経理担当者だけでなく、実際に領収書を扱う営業担当者など、全従業員を対象とした説明会を実施します。変更の背景や目的、具体的な作業内容を伝え、質疑応答の時間を設けることで、従業員の理解を深め、協力を得やすくなります。
• 段階的な導入と改善
  可能であれば、特定の部署からスモールスタートし、運用上の問題点を洗い出してから全社展開する方法も有効です。運用開始後も、定期的に従業員からのフィードバックを収集し、より効率的な運用ができるようにルールやフローを見直していくことが成功の鍵となります。

電子帳簿保存法に対応しない場合のリスクと罰則とは？

もし、電子帳簿保存法の要件を満たさずに領収書などのデータを保存したり、そもそも電子データを保存しなかったりした場合、意図的であるか否かにかかわらず重大なリスクや罰則を受ける可能性があります。

この章では電子帳簿保存法に対応しない場合のリスクと罰則を解説します。

青色申告の承認が取り消される可能性

電子帳簿保存法の要件を満たさないデータ保存は、国税関係帳簿書類の保存義務違反とみなされる可能性があります。

税務調査などでこの違反が発覚し、その内容が悪質または著しく不備であると判断された場合、節税メリットの大きい「青色申告」の承認が取り消されるリスクがあります。

青色申告の承認が取り消されると、以下のような特典が受けられなくなります。

• 最大65万円の青色申告特別控除
• 赤字（純損失）の3年間繰越控除
• 家族への給与を経費にできる青色事業専従者給与
• 30万円未満の減価償却資産を一括で経費にできる少額減価償却資産の特例

これらの優遇措置が適用されなくなると、納税額が大幅に増加し、キャッシュフローが悪化する恐れがあります。特に、赤字の繰越ができないことは、将来の黒字と相殺できなくなるため、経営に大きな影響を及ぼします。

追徴課税や推計課税が課されるリスク

電子帳簿保存法への未対応は、追加の税金が課されるリスクにも直結します。具体的には、税務調査で申告内容の誤りや不正が指摘された場合に、本来納めるべき税金に加えてペナルティとしての税金が課されます。

特に注意すべきは、電子データに関連する不正行為に対して新設された重加算税の加重措置です。隠蔽や仮装などの不正行為が電子取引データに関連して行われた場合、通常の重加算税（35%）にさらに10%が加算され、合計で45%もの非常に重い税率が課されることになります。

種類	内容	税率
重加算税	隠蔽や仮装など、悪質な不正行為があった場合に課される。	本来の税額の35%〜40% （電子データ関連の不正はさらに10%加算）
過少申告加算税	申告した税額が本来より少なかった場合に課される。	追加納付税額の10%〜15%
無申告加算税	期限内に申告しなかった場合に課される。	納付税額の15%〜30%
不納付加算税	源泉所得税を期限内に納付しなかった場合に課される。	納付税額の5%〜10%

また、帳簿書類が適切に保存されておらず、正確な所得金額が算出できない場合、税務署が売上や経費などの状況から所得を推計して課税額を決定する「推計課税」が行われる可能性もあります。

推計課税では、実際にかかった経費が十分に認められず、結果として本来よりも多くの税金を納めることになるケースも少なくありません。

会社法上の過料が科される可能性

領収書を含む会計帳簿や事業に関する重要書類の保存義務は、税法だけでなく会社法でも定められています。電子帳簿保存法への対応を怠ることが、この会社法の義務違反とみなされる可能性があります。

会社法第976条では、帳簿や書類の作成・保存を怠った場合、その会社の代表者等に対して100万円以下の「過料（かりょう）」が科されると定められています。過料は刑事罰である「罰金」とは異なり前科はつきませんが、行政上の秩序を乱したことに対する制裁金であり、会社の代表者個人が負担しなければならない金銭的ペナルティです。税法上の罰則とあわせて、二重の負担となるリスクがあることを認識しておく必要があります。

Q&A｜領収書の電子帳簿保存法対応に関するよくある質問

電子帳簿保存法、特に領収書の取り扱いについては、多くの疑問が寄せられます。ここでは、事業者の方からいただくことの多い質問とその回答をまとめました。自社の状況と照らし合わせながらご確認ください。

個人事業主も対応は必須ですか？

はい、個人事業主やフリーランスの方も対応が必須です。

電子帳簿保存法は、法人か個人事業主かといった事業形態や、事業規模の大小にかかわらず、所得税や法人税の国税関係帳簿書類の保存義務があるすべての事業者が対象となります。

特に、2024年1月1日から完全に義務化された「電子取引データ保存」への対応は、すべての事業者にとって必須事項です。メールでPDFの領収書を受け取ったり、ECサイトから領収書をダウンロードしたりした場合は、その電子データを要件に従って保存しなければなりません。知らないうちに違反していた、ということにならないよう、正しい保存方法を理解しておくことが重要です。

猶予措置の対象になるのはどんな場合ですか？

2023年12月31日をもって、電子取引データ保存に関する宥恕（ゆうじょ）措置は終了しました。それに代わり、2024年1月1日からは新たな「猶予措置」が設けられています。この猶予措置の適用を受けるには、以下の2つの要件をいずれも満たす必要があります。

まず1つ目は、定められた要件に従って電子取引データを保存できないことについて「相当の理由」があると所轄税務署長が認める場合です。「相当の理由」とは、例えば資金繰りが厳しくシステム導入が間に合わない、社内にITに詳しい人材がいないといったケースが想定されます。

2つ目は、税務調査の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」と、そのデータを紙に出力した書面の「提示・提出の求め」の両方に応じられるようにしていることです。これらの要件を満たせば、電子データを単純に保存しておくだけでも問題ないとされています。ただし、「相当の理由」の判断は税務署に委ねられるため、基本的にはシステム導入などによる本来の要件を満たす対応を目指すことが推奨されます。

すべての領収書を電子保存しなければいけませんか？

いいえ、すべての領収書を電子データで保存する必要はありません。

義務となるのは「電子取引」で受け取った領収書のみです。領収書の受け取り方によって、推奨される保存方法が異なります。

領収書の受け取り方	保存方法	ポイント
電子データで受領	電子データのまま保存（義務）	メール添付のPDF、Webサイトからダウンロードした領収書などが該当します。これらは「電子取引」にあたるため、紙に印刷しての保存は認められません。必ず、真実性と可視性の要件を満たして電子データのまま保存する必要があります。
紙で受領	紙のまま保存（原則） または スキャナ保存（任意）	店舗での買い物などで受け取った紙の領収書は、従来通り紙のままファイリングして保存することが認められています。もしペーパーレス化を進めたい場合は、スキャナ保存の要件を満たすことで、スキャン後の電子データを原本として扱い、紙の領収書は破棄することが可能です。

このように、電子で受け取ったものは電子で、紙で受け取ったものは紙のまま（または任意でスキャナ保存）と覚えておくと分かりやすいでしょう。

まとめ

2024年1月1日より、メールやWebサイト経由で受け取った電子領収書などの「電子取引データ」を、電子データのまま保存することがすべての事業者（法人・個人事業主）に対して完全義務化されました。電子データで受け取った領収書を紙に印刷して保存することは認められません。したがって、すべての事業者は「電子取引データ」の保存要件を満たすための体制を整える必要があります。対応しない場合、青色申告の承認が取り消されたり、追徴課税が課されたりするリスクがあります。まずは自社の領収書の授受状況を確認し、保存方針の決定、対応システムの選定、社内ルールの整備といった手順を速やかに進めましょう。