領収書の控えとは？正本と控えはどちらを渡す？保管期間も解説

請求書・領収書・経費管理の豆知識(415)

更新日：2026.10.23

ー目次ー

領収書を発行する際、「正本と控えはどちらを相手に渡すのか」「控えは何年間保管する必要があるのか」と迷う方もいるでしょう。

一般的には、代金を支払った相手に領収書の正本を渡し、発行者が控えを保管します。控えは、代金の受領記録を残し、帳簿との照合や税務調査に対応するための重要な書類です。

本記事では、領収書の控えを保管する理由や法人・個人事業主別の保存期間、作成方法を解説します。

収入印紙の扱いや電子帳簿保存法の注意点、控えを渡してしまった場合の対処法も紹介するので、正しい発行・保管方法を確認したい方は参考にしてください。

領収書の控えとは？

領収書の控えとは、領収書を発行した側が手元に残しておく写しです。代金を支払った相手には正本（原本）を渡し、控えは発行者が自社で保管します。

領収書の控えに記載されているのは、取引の内容・年月日・宛名・受領金額・発行者情報などです。取引に関する重要な記録となるため、適切に保管しましょう。

領収書の控えを保管する理由

発行者が領収書の控えを保管する主な理由は、以下の2つです。

実際に取引が行われた証明になるから
代金の受領記録を正確に残せるから

それぞれの理由を解説します。

実際に取引が行われた証明になるから

領収書の控えは、代金を受け取った取引が実際にあったことを示す証拠書類です。控えを保管しておけば、税務調査への対応と、取引先とのトラブル防止の両方に役立ちます。

税法では、法人や個人事業主が作成した領収書などの写しも、保存の対象として定められています。

取引先から「先月、現金で支払った」と申し出があった場合も、控えを見れば受領した日付と金額を確認できます。記録にもとづいて事実を確かめられるため、言った・言わないの行き違いを防ぎやすくなります。

領収書の控えは帳簿とあわせて整理し、問い合わせや税務調査にすぐ対応できる状態にしておきましょう。

代金の受領記録を正確に残せるから

領収書の控えを整理しておけば、代金の受領記録を正確に残せます。控えには日付・金額・相手先が記録されているため、1日・1週間・1ヶ月といった単位で集計できるからです。

また、領収書の控えは、日々の記帳ミスを防ぐうえでも役立ちます。店頭や訪問先で代金を受け取った場合、その場で帳簿に記入できないことも少なくありません。しかし、領収書の控えがあれば、あとから帳簿と照合して、記帳漏れや金額の誤りを見つけやすくなります。

領収書の控えの保管期間

領収書の控えの保管期間は、法人税法・所得税法で以下のように定められています。

区分	保管期間	起算日
法人	原則7年間（一定の欠損金が生じた事業年度などは10年間）	確定申告書の提出期限の翌日
個人事業主（青色申告）	原則7年間（前々年分の事業所得と不動産所得の合計額が300万円以下の場合は5年間）	確定申告期限（翌年3月15日）の翌日
個人事業主（白色申告）	5年間	確定申告期限（翌年3月15日）の翌日

なお、適格請求書発行事業者は、消費税法上の保存義務にも注意が必要です。交付した適格請求書や適格簡易請求書の写しは、交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2ヶ月を経過した日以後、7年間保存しなければなりません。

たとえば、領収書を適格簡易請求書として交付する小売業などの個人事業主は、所得税法上は5年間の保存でよい場合でも、消費税法上は7年間の保存が必要です。法律ごとに起算日も異なるため、長いほうの期間に合わせて管理するとよいでしょう。

領収書の控えに関する注意点

領収書の控えを作成・保存する際は、次の2点に注意が必要です。

収入印紙は正本に貼る
電子化して保存する際は法律上の要件を満たす必要がある

それぞれの注意点を解説します。

収入印紙は正本に貼る

領収書の正本と控えを作成する場合、一般的には取引先に交付する正本に収入印紙を貼ります。発行者が記録用に保管する単なる写しや複写式の控えには、通常、収入印紙を貼る必要はありません。

ただし、収入印紙が必要かどうかは、正本・控えという名称だけでは決まりません。受領事実を証明する目的で複数の領収書を作成・交付する場合は、それぞれについて印紙税の課税対象となるか確認が必要です。

なお、売上代金の領収書は、記載された受取金額によって印紙税額が決まります。主な金額区分（200万円以下）は、以下のとおりです。

受取金額	印紙税額
5万円未満	非課税（収入印紙は不要）
5万円以上100万円以下	200円
100万円超200万円以下	400円

領収書に消費税額等が区分して記載されている場合や、税込金額と税抜金額から消費税額等が明らかな場合は、原則として消費税額等を除いた金額で印紙税額を判定できます。ただし、消費税の免税事業者が発行する領収書では、消費税額等として区分記載した金額も含めて判定します。

収入印紙の貼り忘れが税務調査などで発覚した場合は、原則として過怠税が課されます。過怠税の額は、本来納めるべき印紙税額とその2倍に相当する金額の合計、つまり印紙税額の3倍です。

また、印紙を貼っていても消印がない場合は、その印紙の額面と同じ金額が過怠税として課されます。

ただし、過怠税の決定があることを予知する前に自主的に申し出た場合は、過怠税が印紙税額の1.1倍に軽減されます。貼り忘れに気づいたら、所轄の税務署長に印紙税不納付事実申出書を提出しましょう。

なお、過怠税は法人税の計算上、損金に算入できません。

電子化して保存する際は法律上の要件を満たす必要がある

領収書の控えを電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たさなければなりません。どの要件が適用されるかは、保存方法によって以下のように定められています。

保存方法	対象となる控え	主な要件
スキャナ保存	紙で作成した領収書の控えをスキャンする場合	・解像度・カラー画像・タイムスタンプまたは所定の代替措置・検索機能　など
電子帳簿等保存	パソコンなどで一貫して作成した領収書の控えを電子データで保存する場合	・システム関係書類やディスプレイなどの備付け・税務調査時のデータ提示・提出への対応　など
電子取引データ保存	PDFなどの領収書をメールやシステムを通じて送付する場合	・改ざん防止措置・検索機能・ディスプレイなどの備付け（一定条件で検索要件が緩和される）

電子帳簿保存法では、領収書の控えを作成・交付した方法によって保存要件が異なります。

注意が必要なのは、PDFの領収書をメールなどで送付した場合です。この場合は電子取引に該当し、2024年1月1日以後は、送付したデータを原則として電子データのまま保存しなければなりません。なお、要件に従った保存ができない相当の理由がある場合は猶予措置を受けられることもありますが、その場合でもデータ自体の保存は必要です。

一方、スキャナ保存と電子帳簿等保存は任意の制度です。紙の控えを紙のまま保存しても法的な問題はありません。電子化する場合は、自社の保存方法がどの区分に当たるかを事前に確認しましょう。

領収書の控えを渡してしまった場合の対応

誤って領収書の控えを取引先に渡してしまった場合は、まず交付した書類の内容を確認しましょう。控えであっても、受領金額や日付、発行者などが正しく記載されていれば、代金を受け取った事実を確認できる場合があります。

ただし、発行者の手元に控えが残らないと、帳簿との照合や税務調査への対応に支障が生じるおそれがあります。そのため、次の手順で対応することをおすすめします。

相手に連絡し、控えを渡してしまったことを伝える
正本を相手に渡し、控えを返却してもらう
回収した控えを綴りに戻し、通常どおり保管する

控えを返却してもらえない場合は、手元にある正本の写しを取り、誤って控えを渡した経緯や日付とともに記録を残しましょう。新たに領収書を発行する場合は、二重発行による混乱を防ぐため、取引先と発行状況を確認することが大切です。

また、収入印紙が必要かどうかは、正本・控えという名称だけでは判断できません。取引先に交付した書類が印紙税の課税対象となる場合は、所定の印紙税を納付する必要があります。

印紙税の扱いに不明点がある場合は、所轄の税務署に確認しましょう。

控え付き領収書の作り方

控え付きの領収書を作る方法は、主に以下の3パターンがあります。

作成方法	一般的な控えの残し方
手書き	複写式領収書帳を使い、控えを綴りに残す
パソコン（Excelなど）	発行した領収書と同じ内容を印刷または電子データで保存する
領収書発行システム	システムに保存された発行データを控えとして管理する