領収書とは？発行する目的や記載が必要な項目、発行時の注意点などを徹底解説
更新日：2025.12.23
ー 目次 ー
「領収書とは何かわかりやすく知りたい」
「レシートや領収証との違いは？」
「インボイス制度対応の書き方が不安...」
個人事業主や経理担当者の皆様、経費精算の基本や保存義務の範囲で悩んでいませんか？
この記事は、国税庁のルールに基づき、領収書の意味や必須項目、発行時の注意点、そして紛失時の対処法まで、確定申告でミスを回避するための知識をわかりやすく解説します。
本解説により、インボイス（適格請求書及び適格簡易請求書）や経費の処理に適正に対応し、税務の観点から問題のない管理体制を実現できるようになります。
領収書とは
領収書は、お金を支払った事実を示す書類のことです。
2023年10月のインボイス制度開始以降は、領収書が「適格請求書（適格簡易請求書）としての要件を満たしているかどうか」も確認する必要があります。
まずは、「領収書の法的な位置づけ」と、「適格請求書（インボイス）として扱う際の要件」について解説します。
支払いをしたことを証明する書類
領収書とは、代金を支払った事実を証明するための書類です。商品購入やサービス利用の際に、支払いを受けた側が発行し、支払日 ・金額・取引内容などを明確に示します。
領収書があることで「確かに支払いました」という証拠が残り、経費精算や会計処理、税務申告の際に根拠資料として活用できます。とくにビジネスの場では、後から金額の食い違いや取引内容の誤解が起きないよう、領収書の適切な受領・保存が重要です。
一定要件を満たせば適格請求書（インボイス）として扱える
2023年10月に始まったインボイス制度以降、領収書は一定の要件を満たす場合に限り「適格請求書（インボイス）」として扱えます。
事業者が仕入や経費として支払った消費税を差し引く（仕入税額控除）には、受け取った領収書が法律で決められたインボイスの要件を満たしている必要があります。
適格請求書（インボイス）としての必須要件は、以下のとおりです。
- 発行者の氏名・名称および登録番号（T＋13桁）
- 取引年月日
- 取引内容（軽減対象品目の区別を含む）
- 税率ごとに区分した対価の額（税抜または税込）
- 適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
これらが揃って初めて、領収書やレシートをインボイスとして扱えるようになります。
仕入税額控除を確実に受けるためにも、個人事業主・企業ともに、インボイス対応の領収書を受け取ったらその場で登録番号や記載内容を確認する体制を整えておくことが重要です。
領収書を発行する目的
領収書は、支払い事実を証明し、取引の透明性を確保するための重要な書類です。領収書が果たす主な目的としては、次のような点が挙げられます。
- 二重請求や過払いを防止できる
- 内部不正を防止できる
- 税申告の際の証憑として利用できる
それぞれについて、以下で具体的に解説します。
二重請求や過払いを防止できる
領収書は、同じ取引に対する二重請求や、支払者が気づかないうちに発生する過払いの防止に役立つ書類です。取引日や支払金額、発行者名などが明記されているため、請求書や納品書と照らし合わせることで、支払いの有無を客観的に確認できます。
一方で、領収書を受け取らなかったり紛失したりすると、支払いを証明できず、誤請求があっても気づきにくくなるおそれがあります。とくに取引件数が多い場合は、確認漏れが起こりやすく注意が必要です。
個人事業主やフリーランスの場合は、支払った証拠として必ず領収書を受け取り、その場で金額や内容を確認する習慣をつけることが大切です。
内部不正を防止できる
領収書は、社内で起こりやすい架空経費や金額水増しなどの内部不正を防ぐための重要な証拠書類でもあります。
日付・金額・内容・発行者が記載されているため、経費申請が業務に必要な支出か、金額が適正かを客観的に確認できます。レシートのように明細が印字されたものは改ざんが難しく、手書き領収書より信頼性が高い点も特徴です。
また、不正リスクを抑えるには、デジタル領収書の活用や、経費の目的・参加者情報の記録ルールを整えることが効果的です。これらを徹底することで、日々の経費管理で不正を早期に見つけやすくなり、組織全体のガバナンス強化にもつながります。
税申告の際の証憑として利用できる
領収書は、確定申告や法人税申告で経費の正当性を示すために欠かせない証拠書類です。領収書がなければ、税務署は事業に必要な支出か判断できず、経費が認められないリスクがあります。
2023年10月からのインボイス制度では、仕入税額控除を受けるために、領収書が適格請求書の要件（登録番号や税率区分など）を満たしているかも重要になりました。
また、法人は原則7年、個人事業主は5〜7年の保存義務があり、電子で受け取った領収書は電子のまま適切に保存することが求められます。
領収書と類似書類との違い
領収書とよく似た書類には、レシート・領収証・預かり証などがありますが、名称だけで判断すると誤解を招きがちです。
それぞれの書類が持つ意味や使い分け、インボイス制度のもとでどのような扱いになるのかをわかりやすく整理します。
領収書とレシートの違い
領収書とレシートは、税務上どちらも同じ受取書として扱われ、証憑能力に差はありません。 国税庁も、レシートを金銭受領の証拠として認めています。
違いがあるのは主に実務面です。手書きの領収書は宛名を記載するのが一般的なのに対し、レシートには宛名はありませんが、品目や単価が細かく印字されているため、事業関連性が判断しやすいというメリットがあります。改ざんが難しい点も評価され、経費精算ではレシートをそのまま証憑として利用するケースが一般的です。
ただし、企業によっては宛名を必須とする場合もあるため、その際は正式名称を入れた領収書を併せて受領することで、より確実な経費処理ができます。
領収書と領収証の違い
領収書と領収証は、税務上どちらも金銭の受取事実を証明する受取書として位置づけられ、名称による違いはありません。
一般的に、手書きで発行される書類が領収証とされることがありますが、これは単なる慣習であり、法律的な区別ではありません。また、インボイス制度においても、登録番号や税率区分といった要件を満たしていれば、名称は自由に選べます。
大切なのは書類の名称ではなく、金額・日付・宛名・取引内容などが正しく記載されているかという点です。名称にこだわりすぎず、管理ルールを統一しておくと経理業務の混乱を防げます。
領収書と預かり証の違い
領収書と預かり証は役割がまったく異なります。
- 領収書：お金の支払いが完了し、取引が終了したことを証明する書類
- 預かり証：手付金や保証金など、まだ取引が完了していないお金を「一時的に預かった」ことを示す書類
この違いは税務や印紙税の扱いにも影響します。領収書は5万円以上の金銭を受け取った際には収入印紙が必要ですが、預かり証は原則として非課税です。また、預かり証は経費計上に使える書類ではなく、実際に取引が完了し領収書が発行された時点で初めて経費の証拠になります。
お金を受け取る目的が「最終的な代金の支払い」なのか、「一時預かり」なのかを明確に判断し、それに応じて正しい書類を発行・保存することが重要です。
領収書に記載が必要な項目（必須項目）
領収書は、どの項目が正しく記載されているかで「経費として認められるかどうか」が決まります。とくにインボイス制度が始まってからは、従来の必須項目に加えて、登録番号や税率の区分など、追加で確認すべき点が増えている点に注意が必要です。
ここでは領収書の記載が必要な項目と記載例を紹介します。
発行者の氏名または名称
領収書を発行した事業者の氏名・名称は、その取引が実際に存在したことを示す項目です。
税務調査では「誰に支払ったのか」がはっきり確認できなければ、架空請求の可能性を否定できません。そのため、「株式会社○○」「○○商店」といった正式名称で記載されている必要があります。
受け取る際は、発行者名が判読できるか、略称ではないかを確認し、取引内容と一緒に記録しておくと安心です。
登録番号（インボイス番号）
インボイス制度に対応した領収書には、発行者の登録番号（T＋13桁）の記載が必須です。この番号がないと、原則として仕入税額控除が受けられません。
登録番号は通常「登録番号：T1234567890123」のように、発行者情報付近に記載されます。
領収書を受け取ったら、金額や宛名を確認するのと同じタイミングで登録番号があるかどうか確認しておきましょう。
宛名
宛名は、誰が支払いを行い、誰が経費計上できるのかを証明するための項目です。企業の内部統制や不正防止の観点でも重要で、原則として記載すべき内容です。
ただし、コンビニ・飲食店・タクシーなどの不特定多数向け業種では、省略が認められています。「上様」表記も慣習として使われますが、正確性を考えると正式名称の記載が安全です。
領収書を受け取る際は、自社名や個人事業主名が正式に記載されているか確認しましょう。
取引年月日
取引年月日は、経費がどの年度・どの期間に発生したものかを証明する項目です。誤った年度に経費を計上しないためにも、正確な日付が必須です。
日付は西暦・和暦いずれでも構いませんが、省略や空欄は認められません。クレジットカードで支払った場合でも、領収書の日付が経費計上日となるため注意しましょう。
電子領収書の場合は、電子帳簿保存法に従い、日付検索ができる形で保存する必要があります。
取引内容（但し書き）
取引内容（但し書き）は、その支出が事業に関連しているかどうかを示す項目です。「お品代として」など曖昧な記載では、税務調査で否認される可能性があります。
たとえば「文具代として」「打ち合わせ飲食代として（相手企業名・人数記載）」のように、第三者が見ても内容がわかる形が理想です。レシートは品目が詳細に印字されるため、証明力が高い点も特徴です。
領収書を受け取る際、内容が不明確な場合はその場で加筆依頼を行うか、裏面に使用目的をメモしておくと経費精算がスムーズになります。
金額
領収書に記載される金額は、経費計上の根拠となる項目です。数字の書き換え・追加を防ぐため、先頭に「￥」や「金」、末尾に「--」「也」をつけるなどの改ざん防止策が一般的に使われます。
また、記載金額が5万円以上の領収書には原則収入印紙の貼付が必要であり、印紙が貼られていない場合、発行者側に罰則が及ぶため注意が必要です。
受領時は、支払金額と一致しているか、空欄がないかをしっかり確認しましょう。
金額の内訳（税率の区分）
インボイス制度では、税率ごとの金額や消費税額を区分して記載することが必須です。10%か軽減税率8%かを明確に示し、税額の算出根拠がわかるようにしておく必要があります。
簡易インボイス（小売・飲食店など）では、「税率」または「税率ごとの消費税額」のどちらか一方で足ります。
記載例：「10%対象：○○円（消費税額 ○○円）」
領収書を受け取る際は、合計金額だけでなく、税率の区分が正しく記載されているかを必ず確認しましょう。
領収書を発行する側が注意すべきポイント
領収書を発行する側には、法律上の義務だけでなく、取引相手の経費処理を支えるという重要な役割があります。インボイス制度への対応や収入印紙の取り扱いなど、発行時に押さえるべきルールも増えています。
領収書の発行者が必ず守るべき基本的なポイントを具体的に整理していきましょう。
宛名・但し書きは正確に記載する
領収書を発行する事業者は、相手が経費として適切に処理できるよう、宛名と但し書きを正確かつ具体的に書く義務があります。宛名が「上様」や略称のままだったり、但し書きが「お品代」など曖昧な内容のままだと、受け取った側が税務調査で経費と認められないリスクが生じます。
宛名は依頼を受けた正式名称（例：「株式会社○○」）で記載し、略称は避けるのが基本です。
但し書きも「コンサルティング料として」「事務用品代として」など内容が具体的にわかる形が理想です。できるだけ具体性のある表現を用いることで、相手の経理作業を助けることができます。
領収書の発行は原則拒否できない
代金を受け取った事業者は、支払者に求められた場合、領収書の発行を原則として正当な理由なく拒否することはできません。
これは民法486条で、支払者には支払いの証拠書類を請求する権利があると定めているためです。 取引における基本義務として位置づけられ、速やかな発行が求められます。
ただしキャッシュレス決済（クレジットカード・電子マネーなど）の場合は、現金のやりとりが発生しないため必ずしも発行義務があるとはいえません。しかし、相手から求められた場合には、決済方法を明記した領収書や登録番号付きのレシートを発行するのが一般的です。
また、紛失による再発行は二重請求のリスクがあるため、原則として対応義務はありません。発行を依頼された際には、インボイス番号の記載や正しい日付・金額の入力など、法令に沿った内容で発行することが発行者の信用につながります。
記載金額5万円以上の取引では収入印紙が必要
売上代金に関わる領収書で記載金額が5万円以上の場合、印紙税法により収入印紙の貼付と消印が必要です（上述の消費税区分記載時の特例あり）。領収書は印紙税が課される「課税文書」に該当するためで、貼付漏れがあると過怠税の対象になります。
また、クレジットカード決済や電子領収書の場合は、金額に関係なく非課税となり収入印紙は必要ありません。
収入印紙を発行する際は、まず金額が課税対象に該当するか確認し、必要に応じて貼りつけましょう。押印または署名で消印することを忘れないようにしましょう。
領収書を受け取る側が注意すべきポイント
領収書を受け取る側は、「経費として確実に認められるかどうか」を確認する必要があります。とくにインボイス制度が始まってからは、受け取った書類に必要な要件がそろっているか、紛失した場合にどう対応するかなど、今まで以上に注意を払う必要があるといえるでしょう。
領収書の受領時に押さえておきたい実務的な確認ポイントについて、わかりやすく解説します。
記載内容をしっかりと確認する
領収書やレシートを受け取ったら、その場ですぐに内容を確認することが重要です。日付・金額・取引内容などの基本項目に不備があると、税務調査で経費として認められない可能性があります。
インボイス制度では、発行者の登録番号（T＋13桁）や税率区分がないと仕入税額控除が使えないため、受領時のチェックはより重要になりました。
具体的には、以下の3点を必ず確認しましょう。
- 但し書きが「お品代」など曖昧ではないか
- 税率ごとの内訳が記載されているか
- レシートの場合でも登録番号が印字されているか
必要項目に不備があれば、その場で修正依頼をするのが基本です。領収書を受け取る行為は、単なる書類の受け渡しではなく、経理の正確性を守る重要な業務だと認識して対応しましょう。
領収書の再発行は難しいケースがある
領収書を紛失すると、経費の正当性を証明する資料がなくなってしまいます。発行者には再発行の義務がなく、二重請求を避けるために再発行を断られるケースは珍しくありません。
紛失した際の対応としては、クレジットカード利用明細や請求書・納品書などを代替証憑として準備するのが基本です。どうしても代替書類がない場合は、出金伝票に詳細を書き、理由書を添付して対応しましょう。
紛失リスクを減らすためにも、受領直後に写真撮影やスキャナ保存、経費アプリへの登録などのデジタル化を徹底しておくと安心です。
保存期間を遵守して保管する
領収書は、税法で定められた期間しっかり保存する義務があります。税務調査は数年前にさかのぼって行われるため、申告後も一定期間保管し続けることが必要です。
領収書の保存義務がある期間は次のとおりです。
- 法人：7年間（欠損金がある年度は10年間）
- 個人事業主（青色）：原則7年間（所得300万円以下は5年間）
- 個人事業主（白色）：5年間
また、PDFやメールで受領した領収書は、電子帳簿保存法によって電子データのまま保存することが義務化されています。検索要件や改ざん防止措置を満たす必要があるため、クラウド会計ソフトや経費精算システムで一元管理する方法が推奨されます。
紙の領収書は年度別・月別に整理し、電子領収書はクラウド管理を徹底するなど、紙と電子の両方を適切に管理する仕組みを整えておきましょう。
電子領収書を導入するメリット
紙の領収書を管理し続けるのは手間もコストもかかり、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応するうえでも非効率です。電子領収書へ移行すれば、経理作業の負担が軽減するだけでなく、法令遵守の体制も強化できます。
電子領収書が経理業務にもたらす具体的なメリットについてわかりやすく紹介します。
経理業務を効率化できる
電子領収書を導入すると、入力作業や書類の突合といった手作業が減り、経費精算から会計処理までの流れがスムーズになります。
たとえば、従業員がスマホで領収書を撮影するだけで申請が完了し、承認もオンラインで実施できます。クレジットカード明細や銀行データとも自動連携できるため、手入力する手間がほとんどありません。
電子データ化された領収書は、クラウド会計ソフトやOCR機能と連携でき、日付・金額・発行者情報を自動で読み取って仕訳まで生成するため、経理担当者の負担が軽減されるでしょう。
保管コストを削減できる
電子領収書へ移行し、スキャナ保存の要件を満たせば紙の原本を破棄できるため、保管スペースや管理にかかるコストを削減できます。
領収書は法人で7年、個人事業主で最大7年の保存義務があるため、紙で保管すると大量のファイルやキャビネットが必要です。
一方で、電子化すれば、ファイリング作業や書類を探し出す時間といった人的コストや、保管スペースの家賃や管理費などの金銭的コストが不要になります。
電子帳簿保存法の改正により、スキャナ保存要件を満たせば紙を破棄できるため、ペーパーレス化を促進すれば業務効率化とコスト削減が一気に進むでしょう。長期保存が必要な領収書こそ、早めに電子化対応することが得策です。
法令対応・ガバナンス強化につながる
電子領収書の導入は、法令遵守の面でも大きなメリットがあります。電子取引データ（PDF・メールなど）は、2024年1月から電子データのまま保存することが義務化されました。
クラウド型の管理システムを使えば、以下のような電子帳簿保存法の要件を自動で満たせます。
- 取引日・金額・取引先で検索できる
- 修正・削除の履歴が残る
- タイムスタンプで改ざんを防止できる
さらに、税務調査の際には、必要なデータをすぐに検索して提出できるため、対応も迅速です。紙書類のように保管場所から探し出す必要がありません。
こうしたシステムを導入することで、企業のガバナンスを強化し、不正や法令違反のリスクを大幅に低減できます。電子保存の義務化に確実に対応するためにも、早めのシステム整備が重要です。
領収書に関してよくある質問Q&A
領収書は日常的に扱う書類ですが、発行方法や保存ルール、インボイス制度との関係など、実務では迷う場面が多くあります。よくある疑問をQ&A形式でわかりやすくまとめたので、ぜひ参考にしてください。
宛名は「上様」や空欄でも問題ない？
原則として、領収書には正式な宛名を記載する必要があります。宛名は「誰が支払ったか」を証明する重要な項目で、経費計上の際に欠かせません。
ただし、例外があります。コンビニ・飲食店・タクシーなど不特定多数向けの取引では、インボイス制度の簡易インボイスが認められており、空欄の宛名や「上様」などの記載でも税務上有効です。
一方、企業間の取引や高額な支払い（コンサル料など）で宛名が空欄だと、税務調査で否認される可能性があります。そのため、会社名・正式名称をしっかり書いてもらうのが安全です。
但し書きは空欄でも問題ない？
但し書きの空欄や「お品代」のような曖昧な記載は原則NGです。税務調査では、「何の支出なのか分かるかどうか」が経費認定の判断基準になります。
望ましい記載例としては以下のような書き方が挙げられます。
「事務用品代として」
「○○社との打ち合わせ飲食代（3名）として」
もし曖昧な記載の領収書・レシートを受け取った場合は、その場で具体的に書き直してもらうか、裏面に目的・相手先を書いて証憑としての客観性を補強するようにしましょう。
領収書はスキャンしたら処分しても良い？
条件を満たせば可能です。電子帳簿保存法の要件（解像度・タイムスタンプ・検索機能など）を満たした電子化を行えば、紙の原本は破棄しても法的に問題ありません。
ただし、単にiPhoneなどのスマートフォンで撮影しただけでは不十分な場合があるため、電子帳簿保存法の要件を満たした専用アプリやシステムを利用するのが安全です。
領収書があればどんな支出も経費にできる？
領収書があっても、私的な支出は経費にできません。経費として認められるのは「事業に必要な支出（事業関連性）」がある場合だけです。
特に個人事業主は公私混同が疑われやすいため、「売上に貢献するために必要な支出だったか」という視点で判断することが重要です。税務調査で質問された際にもきちんと正当性を説明できるようにしておきましょう。
税額が書いていない領収書は無効？
経費の証憑としては、税額が書かれていない領収書でも有効です。ただし、これは「経費として支出があった事実を証明できる」という意味での有効性です。
一方、インボイス制度では仕入税額控除を受けるために、登録番号や税率区分、税額の内訳などの記載が必須です。そのため、税額が書かれていない領収書は、経費の証明には使えても、仕入税額控除には使えないという扱いになります。
経費を示す証憑としては、税額が書かれていなくても有効です。
インボイス制度では、仕入税額控除を受けるために「税率の区分」「税額の内訳」の記載が必須だからです。そのため、税額が書いていない領収書では、消費税の仕入税額控除は受けられません。
消費税控除を受ける必要がある場合は、登録番号と税率ごとの内訳が揃っているか必ず確認し、必要に応じて請求書・納品書を併用して要件を満たしてください。
まとめ
領収書とは単なる支払い証明ではなく、インボイス制度と電子帳簿保存法に対応した法的な証憑でもあります。
個人事業主や経理担当者が法に則った正確な経理処理をするためには、発行・受領時に但し書きの具体性や登録番号の有無を確認することが大切です。
また、紛失時の対処法を押さえつつ、保存期間を遵守することも経理の基本です。今後は、クラウドや電子化を活用し、税務調査に慌てない管理体制を実現し、経理業務の不安から解放されましょう。
電子帳簿保存法に対応した書類の管理・保存方法についてさらに詳しく知りたい人は、以下の資料も参考にしてください。
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