督促状とは？催促状との違いや書き方・例文、送付時の注意点を解説

督促状とは、支払期日を過ぎても代金が入金されない相手に対して、改めて支払いを求める書面のことです。売掛金の回収が遅れた際に、取引先へ送る文書として広く使われています。

本記事では、督促状の意味や催促状・催告書との違い、記載項目、例文をわかりやすく解説します。

督促状を送るタイミングや送る際の注意点のほか、督促状が届いたときの対応も紹介するので、未入金への対応や債権管理の参考にしてください。

督促状とは？

督促状とは、支払期日を過ぎても入金がない相手に対して、「いつまでに、いくらを、どのように支払ってほしいのか」を文書で明確に伝え、支払いを求める書面です。

請求書を発行して支払期日が過ぎても入金がない場合、まずは入金漏れや行き違いがないかを確認します。それでも未入金が続く場合に、督促状を送って正式に支払いを求めるのが一般的な流れです。

督促状・催促状・催告書の違い

督促状と似た書面に、催促状と催告書があります。いずれも支払いを求める際に使用されますが、法律上、名称による明確な区分があるわけではありません。実務では、未払いの状況や相手方の対応に応じて使い分けられることがあります。

以下は、実務上の使い分けの一例です。送付の順番や方法が法律で定められているわけではありません。

項目	催促状	督促状	催告書
送る段階	支払期日を過ぎた初期	催促しても入金がない場合	督促しても入金がない最終段階
文面のトーン	穏やかに確認・お願いする	期限を区切って正式に請求する	法的措置を予告する厳しい内容
主な送付方法	メール・普通郵便	普通郵便	内容証明郵便（配達証明付き）

これらの名称は法律で厳密に区別されているわけではなく、会社によって使い方が異なる場合があります。実務では、催促状から督促状、催告書へと段階的に対応するケースもあります。ただし、必ずしもこの順番で送付する必要はなく、未払いの状況や取引先との関係に応じて適切な方法を選ぶことが重要です。

最初から厳しい文面で送ると、入金漏れや行き違いだった場合に取引関係を損なうおそれがあります。まずは相手の状況を確認し、段階に応じた書面を選びましょう。

督促状を送るタイミング

督促状を送るタイミングは、支払期日からの経過日数だけでなく、入金状況や取引先からの連絡の有無などを踏まえて判断します。

民間取引の未払い代金については、以下の流れを参考に対応を検討しましょう。

• 初回の督促：支払期日後、入金状況を確認しても未入金の場合
• 再度の督促：前回指定した支払期限を過ぎても支払いや連絡がない場合
• 最終通告（催告書）：督促を重ねても支払いや具体的な回答がない場合

初回の督促：支払期日後、入金状況を確認しても未入金の場合

支払期日を過ぎても入金が確認できない場合は、まず請求書の送付状況や振込履歴を確認します。請求書の確認漏れや振込手続きの行き違いも考えられるため、電話やメールで取引先に状況を確認しましょう。

確認後も未入金が続く場合は、督促状の送付を検討します。初回は丁寧な文面で請求内容と新たな支払期限を伝え、支払いを依頼することが大切です。

再度の督促：前回指定した支払期限を過ぎても支払いや連絡がない場合

初回の督促状で指定した支払期限を過ぎても、入金や支払予定日の連絡がない場合は、再度の督促を検討します。

再督促では、前回の督促状を送付した日付や未払い金額を記載し、改めて支払期限を明示しましょう。取引先から連絡がない場合は、電話などで未払いの理由や支払いの見通しを確認することも重要です。

なお、支払予定日の回答を得ている場合は、その内容や履行状況も踏まえて次の対応を判断します。

最終通告（催告書）：督促を重ねても支払いや具体的な回答がない場合

督促を重ねても支払いがなく、支払予定日などの具体的な回答も得られない場合は、最終通告として催告書の送付を検討します。

催告書には、これまでの督促履歴、未払い金額、最終的な支払期限を明記します。期限までに支払いがない場合の対応については、実際の方針に沿って記載しましょう。

ただし、この流れは対応の一例です。未払いの期間や金額、取引先の対応状況などによっては、早い段階で弁護士などの専門家に相談することも検討してください。

督促状に記載する項目

督促状には、未払いの請求内容や支払期限など、相手が支払いに必要な情報を正確に把握できるように記載することが重要です。

主な記載項目は、以下のとおりです。

記載項目	内容
発行日	督促状を作成・発行した日付
宛名	取引先の会社名・部署名・担当者名など
差出人	自社の会社名・住所・担当者名・連絡先
件名	「お支払いのお願い」「未払代金の督促について」など
請求内容	請求書番号・取引内容・請求金額・当初の支払期日
未払い金額	現時点で入金が確認できていない金額
支払期限	改めて設定した支払期限
振込先	金融機関名・支店名・口座番号・口座名義
督促の文章	未払いの状況を伝え、支払いを依頼する文章

督促状を作成する際は、請求書や入金履歴と照合し、金額や支払期日に誤りがないか確認しましょう。

また、すでに支払いが完了している可能性も考慮し、「本状と行き違いでお支払い済みの場合はご容赦ください」といった一文を添えると、取引先との不要なトラブルを防ぎやすくなります。

督促状の例文

督促状は、送付する回数や取引先の対応状況に応じて、文面を調整することが重要です。

ここでは、以下の3つのケースに分けて督促状の例文を紹介します。

• はじめて督促状を送る場合の例文
• 2回目に送る督促状の例文
• 最終的な督促状を送る場合の例文

それぞれの例文を参考に、請求内容や取引先との関係に応じて調整してください。

はじめて督促状を送る場合の例文

初めて督促状を送る場合は、支払い忘れや手続き上の行き違いに配慮し、丁寧な表現で入金を依頼しましょう。

【例文】

〇年〇月〇日 株式会社〇〇 経理ご担当者様 株式会社△△ 経理部 〇〇 〒〇〇〇－〇〇〇〇　〇〇県〇〇市〇〇 電話番号：〇〇－〇〇〇〇－〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇＠〇〇 件名：お支払いのお願い 拝啓　平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 さて、下記のご請求につきまして、支払期日を過ぎておりますが、現時点でご入金を確認できておりません。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のうえ、下記期限までにお支払いいただきますようお願い申し上げます。 なお、本状と行き違いでお支払い済みの場合は、何卒ご容赦ください。 敬具 記 ●       請求対象：〇年〇月分〇〇代金 ●       請求書番号：〇〇〇〇 ●       未払い金額：〇〇円 ●       当初支払期日：〇年〇月〇日 ●       お支払期限：〇年〇月〇日 ●       振込先：〇〇銀行 〇〇支店 普通〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：カ）〇〇 以上

2回目に送る督促状の例文

2回目の督促状では、前回の督促後も入金が確認できていないことを伝え、改めて支払期限を明示します。

【例文】

〇年〇月〇日 株式会社〇〇 経理ご担当者様 株式会社△△ 経理部 〇〇 〒〇〇〇－〇〇〇〇　〇〇県〇〇市〇〇 電話番号：〇〇－〇〇〇〇－〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇＠〇〇 件名：未払代金のお支払いについて（再度のお願い） 拝啓　平素よりお世話になっております。 さて、〇年〇月〇日付でお支払いをお願いしました下記のご請求につきまして、現在もご入金を確認できておりません。 つきましては、〇年〇月〇日までにお支払いいただきますよう、改めてお願い申し上げます。 なお、お支払いが難しい事情がございましたら、お手数ですが弊社担当者までご連絡ください。 敬具 記 ●       請求対象：〇年〇月分〇〇代金 ●       請求書番号：〇〇〇〇 ●       未払い金額：〇〇円 ●       当初支払期日：〇年〇月〇日 ●       再設定した支払期限：〇年〇月〇日 ●       振込先：〇〇銀行 〇〇支店 普通〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：カ）〇〇 以上

最終的な督促状を送る場合の例文

最終的な督促状では、これまでの督促履歴と最終支払期限を明記し、支払いがない場合の対応方針を伝えます。

【例文】

〇年〇月〇日 株式会社〇〇 代表者様 株式会社△△ 代表者 〇〇 〒〇〇〇－〇〇〇〇　〇〇県〇〇市〇〇 電話番号：〇〇－〇〇〇〇－〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇＠〇〇 件名：未払代金に関する最終督促状 拝啓　平素よりお世話になっております。 さて、下記未払代金につきまして、〇年〇月〇日および〇年〇月〇日付でお支払いをお願いしてまいりましたが、現在もご入金を確認できておりません。 つきましては、〇年〇月〇日を最終支払期限として、未払代金をお支払いいただきますよう通知いたします。 なお、上記期限までにお支払いまたはご連絡をいただけない場合は、法的手続きを含めた対応を検討せざるを得ませんので、あらかじめご了承ください。 敬具 記 ●       請求対象：〇年〇月分〇〇代金 ●       請求書番号：〇〇〇〇 ●       未払い金額：〇〇円 ●       当初支払期日：〇年〇月〇日 ●       最終支払期限：〇年〇月〇日 ●       振込先：〇〇銀行 〇〇支店 普通〇〇〇〇〇〇〇口座名義：カ）〇〇 以上

督促状を送るときの注意点

督促状を送る際は、請求内容の正確性を確認し、取引先との関係や債権の消滅時効にも注意する必要があります。

特に重要なポイントは、以下の4つです。

• 入金状況や請求内容に誤りがないか確認する
• 相手との関係に配慮した文面にする
• 送付履歴や相手の回答を記録する
• 債権の消滅時効に注意する

それぞれの注意点について、詳しく解説します。

入金状況や請求内容に誤りがないか確認する

督促状を送る前に、入金状況や請求内容に誤りがないか必ず確認しましょう。すでに入金されているにもかかわらず督促状を送付すると、取引先の不信感を招き、今後の取引関係に悪影響を及ぼすおそれがあります。

そのため、請求書と入金履歴を照合し、請求金額や支払期日、振込先などに誤りがないか確認することが重要です。

また、振込名義が取引先名と異なっていたり、複数の請求分がまとめて入金されていたりする場合もあるため、入金消込の状況も確認しましょう。

入金状況を正確に把握したうえで督促状を送ることで、誤請求や二重請求によるトラブルを防げます。

関連記事：消込とは？入金消込・支払消込の違いや仕訳例、効率化の方法を解説

相手との関係に配慮した文面にする

督促状を作成する際は、取引先との関係に配慮し、冷静かつ丁寧な表現を心がけましょう。

支払いが遅れている場合でも、単純な振込忘れや事務処理上のミスが原因となっている可能性があります。そのため、最初から相手を責めるような表現や威圧的な言葉を使用するのは避けることが重要です。

例えば、「至急支払わなければ厳しい措置を取る」といった表現ではなく、「〇月〇日までにお支払いいただきますようお願い申し上げます」と具体的な期限を示して依頼しましょう。

また、初回の督促では支払いの行き違いに配慮した一文を添えるなど、送付回数や相手の対応状況に応じて文面を調整することも大切です。

送付履歴や相手の回答を記録する

督促状を送付した際は、送付日や送付内容、取引先からの回答などを記録しておきましょう。

督促の履歴を残しておくことで、未払いが長期化した場合でも、これまでの対応状況を正確に把握できます。

具体的には、以下のような情報を記録します。

• 督促状の送付日・送付方法
• 督促した金額・支払期限
• 取引先からの回答内容
• 支払予定日や合意事項

また、郵送した督促状の控えやメールの送信履歴なども保存しておくことが重要です。

債権の消滅時効に注意する

督促状を送る際は、債権の消滅時効にも注意が必要です。

民法第166条によると、一般的な債権の消滅時効は、原則として、債権者が権利を行使できると知った時から5年、または権利を行使できる時から10年の、いずれか早い時点で完成します。

ただし、債権の種類や発生時期などによって適用される規定が異なります。2020年4月1日より前に生じた債権などは、旧法が適用される場合にも注意しましょう。

時効完成前に、支払いを求める督促状が相手に到達し、民法上の催告に該当する場合は、その時から6か月を経過するまで時効は完成しません。ただし、時効が更新されるわけではなく、完成猶予中の再度の催告でも期間は延長されません。

さらに、催告による完成猶予期間中に再度催告しても、猶予期間は延長されません。

そのため、長期間未回収となっている債権については、時効の起算点や経過期間を確認し、必要に応じて裁判上の請求などの対応を検討しましょう。

関連記事：債権とは？債務との違いや種類、具体例をわかりやすく解説

督促状を送っても支払われない場合の対処法

督促状を送っても支払いが確認できない場合は、未払いの原因や取引先の状況を確認し、必要に応じて法的手続きを検討することが重要です。

主な対処法は、以下の3つです。

• 取引先に支払予定日や未払いの理由を確認する
• 支払督促や民事訴訟を検討する
• 弁護士などの専門家に相談する

それぞれの対処法について、詳しく解説します。

取引先に支払予定日や未払いの理由を確認する

督促状を送っても入金がない場合は、まず取引先に連絡し、未払いの理由や支払予定日を確認しましょう。

支払いが遅れている原因には、請求内容の認識違いや事務処理上のミス、資金繰りの悪化などが考えられます。そのため、電話やメールなどで状況を確認し、支払いの意思があるかを把握することが重要です。

取引先に支払いの意思があるものの、一括での支払いが難しい場合は、分割払いや支払期限の延長を協議する方法もあります。

ただし、安易に支払条件を変更すると回収が長期化するおそれがあるため、合意内容や新たな支払期限は書面などで記録しておきましょう。

支払督促や民事訴訟を検討する

取引先が督促に応じない場合は、支払督促や民事訴訟などの法的手続きを検討しましょう。

支払督促とは、債権者の申立てに基づき、裁判所書記官が債務者に金銭の支払いを命じる手続きです。書類審査によって進められるため、通常の訴訟と比べて手続きが簡易で、費用を抑えられる場合があります。

一方、民事訴訟は、裁判所に訴えを提起し、債権の存在や支払義務について判断を求める手続きです。なお、支払督促に対して債務者から適法な異議が申し立てられた場合は、通常の訴訟手続きに移行します。

いずれの方法も費用や時間がかかる場合があるため、未払い金額や取引先の状況を踏まえて判断することが重要です。

関連記事：債権者とは？債務者との違いや具体例、権利・債権回収の方法を解説

弁護士などの専門家に相談する

督促状を送っても支払いに応じてもらえない場合や、法的手続きが必要な場合は、弁護士などの専門家に相談することも有効です。

債権回収には、契約内容の確認や消滅時効の管理、法的手続きへの対応など、専門的な知識が必要になる場合があります。

弁護士に相談することで、債権の回収可能性や適切な手続きについて助言を受けられるほか、交渉や訴訟などを依頼することも可能です。ただし、専門家への相談や手続きには費用がかかるため、債権額や回収の見込みを考慮する必要があります。

未払いが長期化している場合は、早めに相談し、状況に応じた対応を検討しましょう。

督促状が届いたときの対処法

督促状が届いた場合は、請求内容を確認し、未払いの有無や支払いが可能かどうかに応じて適切に対応することが重要です。

具体的には、以下の3つの対処法があります。

• 請求内容や支払状況を確認する
• 未払いがある場合は速やかに支払う
• 支払いが難しい場合は送付元に相談する

督促状を放置すると、追加の督促や法的手続きにつながる可能性があるため、早めに対応しましょう。

請求内容や支払状況を確認する

督促状が届いたら、まず請求内容や実際の支払状況を確認しましょう。督促状に記載されている請求金額や支払期日、請求書番号などを確認し、手元の請求書や契約書と照合することが重要です。

また、すでに支払いを済ませている場合は、銀行の振込明細や入出金履歴などを確認し、支払いが完了していることを証明できる資料を用意しておきましょう。請求内容に誤りがある場合や、すでに支払いが完了している場合は、送付元に連絡して状況を説明します。

なお、身に覚えのない請求については、記載された連絡先や振込先をすぐに信用せず、公式サイトなどで確認した正規の窓口に問い合わせましょう。

未払いがある場合は速やかに支払う

督促状の内容を確認し、実際に未払いがある場合は、指定された期限までに速やかに支払いましょう。支払いを放置すると、再度の督促や遅延損害金の請求、法的手続きなどにつながる可能性があります。

支払いの際は、督促状に記載された金額や振込先を確認し、必要に応じて送付元に最新の支払金額を問い合わせることが重要です。また、振込手数料の負担や遅延損害金の有無についても、契約内容などを確認しておきましょう。

支払いが完了したら、振込明細などの記録を保管し、必要に応じて送付元に入金した旨を連絡すると、行き違いによる再度の督促を防ぎやすくなります。

支払いが難しい場合は送付元に相談する

督促状が届いても期限までに支払うことが難しい場合は、放置せず、速やかに送付元へ相談しましょう。支払いが遅れる理由や現在の状況を説明し、支払期限の延長や分割払いなどが可能か確認することが重要です。

相談する際は、いつまでに、いくら支払えるのかを具体的に伝えると、相手も対応を検討しやすくなります。

ただし、支払期限の延長や分割払いは、必ず認められるわけではありません。合意できた場合は、新たな支払期限や支払金額などをメールや書面で残しておきましょう。

なお、裁判所から支払督促が届いた場合は、通常の督促状とは手続きが異なります。請求内容に異議がある場合は、支払督促の送達を受けてから2週間以内に督促異議を申し立てることができます。異議を申し立てずに放置すると、仮執行宣言が付され、財産の差押えなどにつながる可能性があるため、速やかに内容を確認しましょう。

督促状に関するよくある質問

督促状については、よくある質問に回答します。

• 督促状には法的効力がありますか？
• 督促状を送ると時効は延長されますか？
• 督促状を無視された場合はどうなりますか？
• 督促状は何回まで送れますか？

督促状には法的効力がありますか？

一般的な督促状には、相手に支払いを強制する法的効力はありません。

ただし、督促状が民法上の催告に該当する場合は、消滅時効の完成が6か月間猶予されることがあります。

なお、裁判所を通じて行う支払督促は、通常の督促状とは異なる法的手続きです。

督促状を送ると時効は延長されますか？

督促状を送るだけで、時効の期間が最初から数え直されるわけではありません。

時効が完成する前に、支払いを求める督促状が相手に到達し、民法上の「催告」に該当する場合は、原則として到達時から6か月を経過するまで時効は完成しません。

ただし、完成猶予中に再度督促しても、猶予期間は延長されません。時効の完成が迫っている場合は、早めに弁護士などへ相談し、訴訟や支払督促などの手続きを検討しましょう。

督促状を無視された場合はどうなりますか？

督促状を無視された場合、債権者は再度の督促や催告書の送付、法的手続きなどを検討することになります。

また、債務者側は、遅延損害金の請求や訴訟などにつながる可能性があるため、督促状を放置せず、早めに対応することが重要です。

督促状は何回まで送れますか？

督促状の送付回数について、法律上の一律の上限はありません。

ただし、何度も督促状を送ればよいわけではなく、取引先の状況や未払い期間に応じた対応が必要です。

督促を繰り返しても支払いがない場合は、法的手続きや専門家への相談を検討しましょう。

まとめ｜督促状の書き方を理解して未払い債権を適切に回収しよう

督促状とは、支払期日を過ぎても入金がない相手に対して、期限を区切って支払いを求める書面です。

督促状を送る際は、請求内容と新たな支払期限を具体的に記載し、入金状況の再確認や送付記録の保管を徹底しましょう。督促状そのものに強制力はありませんが、時効の完成猶予につながる場合があるため、回収の期限管理もあわせて行うことが大切です。

未入金の発生を防ぎ、回収を確実に進めるには、請求書の発行から入金確認までの業務を効率化し、督促の抜け漏れを防ぐ仕組みづくりが欠かせません。

債権管理を含めた経理業務全体の効率化を検討している方は、以下の資料もぜひご活用ください。

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