PDF OCRとは？主な方法やツールの選び方、請求書での注意点を解説

更新日：2026.10.27

ー目次ー

PDF OCRとは、スキャンした書類など、画像として保存されたPDFの文字を認識し、文字データとして利用できるようにする技術です。請求書に記載された取引先名や金額をコピーしたり、書類内の文字を検索したりする際に役立ちます。

ただし、文字の抽出と、書類の見た目を保った検索可能なPDFの作成では、適した方法が異なります。また、請求書を扱う際は、読み取り結果の確認や電子帳簿保存法に沿った保存も必要です。

本記事では、PDF OCRについて、OCRが必要なPDFの見分け方や、Googleドライブ・Adobe Acrobatでの操作方法、ツールの選び方を解説します。うまく読み取れないときの対処法や請求書での注意点も押さえ、目的に合った方法を選びましょう。

PDF OCRとは？

PDF OCRとは、PDF内に画像として記録された文字を認識し、テキストデータに変換することです。OCRは「Optical Character Recognition（光学文字認識）」の略で、紙の書類をスキャンしたPDFなどに使われます。

画像だけのPDFは、人には文字が読めても、コンピューター上では文字データとして扱えません。OCRで文字情報を付加すると、キーワード検索や文字の選択・コピーができるようになります。

OCRの主な活用方法には、次の2つがあります。

検索可能なPDFを作る：書類の見た目を保ち、認識した文字情報を付加する
テキストを抽出する：読み取った文章や数値を、文書や一覧表などに利用する

たとえば、請求書PDFを検索可能にすれば、取引先名や請求書番号を使って必要な書類を探しやすくなります。抽出した文字を確認して転記すれば、手入力の削減にもつながります。

OCRが必要なPDFと不要なPDFの見分け方

OCRが必要なのは、原則として文字情報を持たない画像PDFです。すでに文字データが含まれているPDFなら、そのまま検索やコピーができる場合があります。

確認項目	文字データを含むPDF	画像だけのPDF
主な作成方法	Word・会計ソフトなどから出力	紙の書類をスキャン・撮影
文字の選択・コピー	通常できる	通常できない
キーワード検索	通常できる	通常できない
OCRの必要性	原則不要	文字を利用する場合に必要

まず、PDFを開いて文字をドラッグし、選択できるか確認しましょう。続いて、文字をコピーして別の文書に貼り付け、正しい内容になるか試します。検索機能で、書類に記載された取引先名などを探す方法もあります。

ただし、画像にOCRの文字情報を重ねたPDFや、文字と画像が混在するPDFもあります。そのため、「文字を選択できるから、すべてのページにOCRが不要」とは限りません。

選択しても文字化けする場合や、一部のページだけ検索できない場合は、その箇所の状態を確認してから対処します。問題なく利用できる文字まで、むやみにOCRし直す必要はありません。

PDFをOCRする主な方法

PDFをOCRするときは、まず「文字を抜き出したいのか」「PDFの見た目を保って検索できるようにしたいのか」を決めましょう。

ここでは、Googleドライブ・Googleドキュメントで文字を抽出する方法と、Adobe Acrobatで検索可能なPDFを作る方法を紹介します。

Googleドライブ・Googleドキュメントで文字を抽出する

Googleドライブでは、アップロードしたPDFをGoogleドキュメントで開き、文字を抽出できます。特別なOCRソフトを導入せずに試したい場合の選択肢です。

パソコンでは、次の手順で操作します。

GoogleドライブにPDFをアップロードする
対象ファイルを右クリックする
「アプリで開く」から「Googleドキュメント」を選ぶ
抽出された文字を確認し、誤認識を修正する
必要な文章や数値をコピーして利用する

Googleの公式ヘルプでは、ファイルサイズは2MB以下、文字の高さは10ピクセル以上などが推奨されています。また、表・段組み・脚注などは正しく検出されない場合があります。

文章の抽出には便利ですが、請求書の明細をそのまま正確な表として再現できるとは限りません。処理後は、文字だけでなく、項目と金額の対応関係も確認しましょう。

参考：PDF や写真のファイルをテキストに変換する

Adobe Acrobatで検索可能なPDFを作る

Adobe Acrobatでは、スキャンしたPDFに文字情報を付加し、検索・選択できるPDFを作成できます。元の書類の見た目を保ちながら、検索性を高めたい場合に適しています。

基本的な手順は、次のとおりです。

対象のPDFをAdobe Acrobatで開く
「すべてのツール」から「スキャンとOCR」を選ぶ
「このファイル内」を選ぶ
対象ページと言語を設定し、テキスト認識を実行する
認識結果を確認して保存する

実行すると、PDFに検索可能なテキストレイヤーが作成されます。Adobeも、処理後に文字が正確か確認し、必要に応じて修正するよう案内しています。

利用できる機能や画面表示は、製品・契約プラン・バージョンによって異なります。また、受領した請求書を直接上書きするのではなく、元データを残して作業すると安心です。

PDFのOCRツールを選ぶポイント

PDFのOCRツールは、文字を読み取ったあとに何をしたいかに合わせて選びましょう。文章のコピー、検索可能なPDFの作成、請求項目の抽出では、必要な機能が異なります。

利用目的	確認する機能
文章や数値をコピーしたい	テキストの抽出
書類の見た目を保って検索したい	検索可能なPDFの作成
請求書の情報を項目別に取り出したい	取引先名・請求日・金額・明細などの抽出
会計処理への転記を減らしたい	CSV出力や会計システムとの連携

文字を抜き出すだけなら、Googleドキュメントなどが選択肢になります。一方、請求書から取引先名や金額を項目別に取得したい場合は、項目抽出に対応したサービスが必要です。

AIを活用して文字認識などを行う「AI-OCR」にも、請求書の項目抽出に対応したサービスがあります。ただし、機能はサービスによって異なるため、AI-OCRという名称だけで判断せず、必要な処理に対応しているか確認しましょう。

導入前には、実際に扱う書類で試し、読み取り精度や修正のしやすさを比較します。料金だけでなく、処理量の制限や確認・転記にかかる時間まで含めて判断することが大切です。

請求書PDFをOCRするときの注意点

請求書のOCRは入力作業の削減に役立ちますが、誤認識を確認せずに処理すると、支払金額や振込先の誤りにつながります。

次の3点を押さえて運用しましょう。

読み取り結果を元の請求書と照合する
取引先情報を扱えるサービスか確認する
電子帳簿保存法に沿って書類を保存する

読み取り結果を元の請求書と照合する

OCRで抽出した内容は、元の請求書と照合してから会計処理や支払いに利用します。文字の読み違いだけでなく、別の項目の数値を取得してしまう場合もあるためです。

特に、次の情報を確認しましょう。

取引先名・請求書番号
請求日・支払期日
税率ごとの金額・消費税額・合計金額
適格請求書発行事業者の登録番号
金融機関名・口座番号

たとえば、請求金額と前月繰越額を取り違えると、文字自体は正しく読めていても、支払額が誤ってしまいます。

また、同じ請求書を複数回取り込む可能性もあるため、請求書番号や取引先・日付・金額を使って重複を確認します。OCRを導入しても、支払いの承認手続きまで省略しないことが大切です。

取引先情報を扱えるサービスか確認する

請求書には取引先名や口座情報、取引金額などが含まれるため、会社が利用を認めた環境で処理しましょう。

外部サービスを使う場合は、次の内容を確認します。

アップロードしたデータの保存期間・削除方法
AIの学習などへのデータ利用の有無
データへのアクセス権限
社内規程や取引先との契約への適合性

無料か有料かだけで、安全性が決まるわけではありません。利用規約やセキュリティ方針を確認し、不明な場合は情報システム部門などへ相談します。

社外へのアップロードが認められていない書類は、会社が許可した端末内処理や専用環境を利用しましょう。

電子帳簿保存法に沿って書類を保存する

OCRによる文字の読み取りと、電子帳簿保存法に対応した保存は別です。必要な対応は、請求書を受け取った方法によって異なります。

メールやWebサイトからPDFを受け取った場合は、電子取引データとして保存します。原則として、改ざん防止措置や、日付・金額・取引先による検索などへの対応が必要です。一定の条件では検索要件の緩和などがありますが、OCRを実行するだけで要件を満たすわけではありません。

一方、紙で受け取った請求書は、紙のまま保存する方法も選べます。紙に代えてスキャンデータを保存する場合は、スキャナ保存の要件に従います。単にPDF化しただけで、紙を廃棄できるわけではありません。

OCR結果だけを残すのではなく、書類の内容を確認できるデータと関連付けて管理しましょう。

PDFをOCRできない・うまく読み取れないときの対処法

OCRがうまくいかないときは、文字が読めないのか、ファイルを処理できないのかを分けて確認すると、原因を絞りやすくなります。画質、ファイルの条件、ツールの対応範囲を順に見直しましょう。

画質・向き・言語設定を見直す

文字のかすれや傾き、影などがある場合は、書類を取り込み直します。画像を拡大するだけでは、つぶれた文字の情報を復元できないためです。

スキャン時は、書類全体を正しい向きで取り込み、小さな文字や数字まで読めるか確認しましょう。解像度は利用するツールの推奨値に合わせます。たとえばAdobeでは、カラー・グレースケール文書のスキャン設定として300dpiを案内しています。

また、日本語の書類を処理する場合は、OCRの対象言語も確認します。印影が文字に重なっている箇所などは、取り込み直しても改善しないことがあるため、元の書類で確認して補正しましょう。

参考：スキャンした PDF の設定｜Adobe Acrobat ヘルプ

ファイル形式・容量・保護設定を確認する

OCRを開始できない場合は、ツールが受け付けるファイル形式、容量、ページ数を確認します。

状況	対処方法
容量・ページ数が上限を超える	作業用のPDFを分割する
対応していない形式である	対応形式のデータを用意する
パスワード・操作制限がある	管理者に確認し、処理可能なデータを用意する
すでに文字情報がある	検索・コピーできるか確認する