【業務解説】 経理部の共通教科書ー損益計算書とは？販管費管理で差がつく読み方と作り方

経理が決算に作成する損益計算書(P/L)。項目が多くて混乱しやすい、実務にどう活かせばいいか分からない――そんな悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。特に、通信費や水道光熱費のような販管費・一般管理費の扱いは現場でも手間がかかり、正しい読み方や運用ルールに自信が持てないこともしばしばです。

本記事では、経理実務の目線から損益計算書の仕組み・読み方・作り方をわかりやすく解説。加えて、請求書の科目統一や運用効率化を実現する一括請求の活用まで、明日から実践できるノウハウを具体的にまとめました。「経理初心者でも理解できる」「現場の工数削減に直結する」内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。

こんな方にオススメ

• 経理部へ配属されたばかりで、損益計算書の仕組みや読み方を基礎から知りたい方
• 部下や新人に損益計算書のポイントを実務目線で教えたい経理管理職

この記事を読むと···

• 損益計算書の構造や主要科目、注意点が体系的に理解でき、実務で迷わなくなる
• 請求書の科目統一や管理効率化による「工数削減」「コスト削減」の具体策が分かる

損益計算書の基本を押さえよう

経理部へ配属されたばかりの方や、部下を指導する経理管理職にとって、損益計算書は避けて通れない決算書のひとつです。しかし「どんな情報が得られ、何が読み取れないのか」「なぜ経理実務で特に重視されるのか」が曖昧なまま、表面だけをなぞってしまうケースも少なくありません。

ここでは、損益計算書の役割や他の決算書との違いを整理し、実務で本当に必要な視点を身につけるための基礎をまとめます。まずは各ポイントを確認しましょう。

• 損益計算書で分かること・分からないこと
• 経理実務で損益計算書が重要な理由
• 貸借対照表・キャッシュフロー計算書との違い

損益計算書で分かること・分からないこと

損益計算書は、企業が一定期間にどれだけの収益を得て、どの程度の費用を使ったかを集計し、その結果として利益や損失がどのくらい発生したかを示す決算書です。売上やコスト、利益の推移を一覧できるため、「この期間にどのような経営成果が出たのか」を具体的に把握できます。

ただし、損益計算書からは現金の残高や資産・負債の内訳までは把握できません。企業全体の財務状況を正確に知るには、貸借対照表やキャッシュフロー計算書など他の決算書と組み合わせて確認することが重要です。損益計算書だけで経営の全体像を判断するのは避け、各書類の役割を理解しておきましょう。

経理実務で損益計算書が重要な理由

経理実務において損益計算書が重視されるのは、経営判断の土台となる情報が凝縮されているためです。売上や費用の内訳、利益の変化を正しく把握できなければ、会社の方針や部門ごとの施策にも影響が及びます。

損益計算書にミスや誤りがあれば、決算書類そのものの信頼性が損なわれ、社内外の評価にも直結します。毎月・毎年の数字を積み重ねていくことで、会社の成長や課題が浮かび上がるのも損益計算書ならではの役割です。

貸借対照表・キャッシュフロー計算書との違い

貸借対照表は、企業がある時点でどのような資産を持ち、どれだけの負債や純資産があるかを一覧できる財務諸表です。損益計算書は、一定期間に発生した収益と費用の結果として利益や損失がどうなったかを示します。

キャッシュフロー計算書は、実際に出入りした現金の動きを記録するものです。それぞれ異なる視点から会社の状態を把握できるため、複数の決算書を組み合わせて読むことが経理実務の基本となります。

決算書名	何がわかるか／目的	いつ使う（期間・時点）	経理実務で発生する主な業務
損益計算書（P/L）	一定期間の経営成績（利益や損失）	一定期間（月次、四半期、年次）	収益・費用計上、各利益区分の算出、コスト分析
貸借対照表（B/S）	ある時点での財政状態（資産・負債・純資産）	ある時点（期末時点など）	資産・負債の残高管理、固定資産管理、引当金計上
キャッシュフロー計算書（C/F）	一定期間の現金の流れ（増減とその原因）	一定期間（月次、四半期、年次）	現金収支の確認、資金繰り管理、資金活動の把握

損益計算書の構造と利益の流れ

損益計算書を読み解くには、その全体構造と利益の流れを把握することが不可欠です。売上高から最終的な当期純利益まで、各段階でどのような費用が差し引かれ、どの利益が計算されているのかを理解すれば、実務で数字の意味や変動理由をつかみやすくなります。

ここでは、売上高から利益の流れを段階ごとに整理し、初心者がつまずきやすいポイントや5つの利益区分の特徴もあわせて解説します。まずは主なトピックを一覧で確認しましょう。

• 売上高から当期純利益までの流れ
• 5つの利益区分のポイント
• 初心者が混乱しやすい注意点

売上高から当期純利益までの流れ

損益計算書は、売上高からさまざまな費用を順番に差し引いていくことで、最終的な利益額を導き出す仕組みです。まず売上高から売上原価を引いて売上総利益を算出し、次に販売費や一般管理費などの間接費を控除して営業利益を求めます。

さらに、営業外の収益や費用、特別な損益、税金などを順に反映させていき、最終的に当期純利益が計算されます。

上から順に数字を追うことで、どこで利益が減ったのか、なぜ増えたのかを具体的に把握できるのが特徴です。こうした流れを理解すると、実務でのミスや見落としも防ぎやすくなります。

5つの利益区分のポイント

損益計算書には、「売上総利益」「営業利益」「経常利益」「税引前当期純利益」「当期純利益」という5つの利益段階が設けられています。各段階ごとに、どのような収益や費用が反映されているかを理解することが重要です。

利益区分	説明
売上総利益	本業の売上から売上原価を差し引いた利益（粗利益）
営業利益	売上総利益から販売費および一般管理費を差し引いた、本業からの利益
経常利益	営業利益に営業外収益・費用を加減した、企業全体の経常的な利益
税引前当期純利益	経常利益に特別利益・特別損失を加減した、法人税等控除前の利益
当期純利益	税引前当期純利益から法人税等を差し引いた、最終的に会社に残る利益

売上総利益は本業の売上と原価の差額を示し、営業利益はそこから販売費や管理費を差し引いた本業全体の利益を表します。経常利益は本業以外の収益や費用も含めた利益、税引前当期純利益は特別な損益まで反映したもの、そして当期純利益は最終的に会社に残る利益として経営判断の指標となります。

どの利益を中心に見るかで、経営判断の視点も変わります。

初心者が混乱しやすい注意点

損益計算書は複数の利益区分が並んでいるため、経理初心者がどこを見ればよいか迷いやすい部分です。特に「営業利益」と「経常利益」の違い、本業以外の収益・費用の扱い、特別損益の位置付けなどが混乱のもとになりがちです。

また、費用の分類や計上のタイミングを誤ると、利益の数字が大きく変わってしまうこともあります。最初は「営業利益」を重点的にチェックし、段階ごとの費用や収益の意味を一つひとつ確認することが、正しい理解への第一歩です。

慣れてきたら、他の利益区分にも目を向けて、より多角的に損益計算書を読みこなしていきましょう。

損益計算書の正しい読み方

損益計算書を読む際、単に数字を追うだけでは実務に活かすことはできません。重要なのは、各項目が何を意味し、どこに注意すべきかを把握しながら全体像をつかむことです。

特に、売上高・売上原価、販売費および一般管理費などの項目は、経理実務に直結する情報が多く、読み違えると決算内容や経営判断に影響します。ここでは、初心者がつまずきやすいポイントを整理し、実務で役立つ読み方を解説します。

• 基本の読み方と実務での意識点
• 売上高・売上原価はどう見る？
• 販売費および一般管理費の確認方法
• 利益が出ていても注意すべきケース

基本の読み方と実務での意識点

損益計算書を正しく読むには、単なる数字の羅列ではなく「何が分かるのか」を意識することが大切です。まず、上から下へと利益がどのように積み上がっていくか、各費用がどの段階で差し引かれているかを確認します。

また、実務では「前年との比較」や「予算との差異」に注目し、異常な増減がないかも合わせて見ることが重要です。特に初心者は、営業利益や経常利益といった段階ごとの意味を押さえ、なぜその数字になっているのかを自分なりに説明できるようになると、実務での応用力が高まります。

売上高・売上原価はどう見る？

売上高は会社が一定期間に得た収入の合計であり、売上原価はその売上を得るために直接かかった費用を指します。ここでのポイントは、売上総利益（粗利益）を正確に把握することです。

売上原価が大きく変動していないか、売上高に対する原価率が急に上昇していないかを毎月・毎年で比較することで、仕入れコストの増減や利益率の低下に早く気付くことができます。また、売上高だけでなく原価明細の内訳まで確認し、実際に現場で何が起きているかも把握しておきましょう。

販売費および一般管理費の確認方法

販売費および一般管理費（販管費）は、営業活動や管理業務にかかる間接費用が集計される部分です。実務上、ここが最も項目数が多く、科目ごとの内容を把握しきれないケースが多発します。

まずは通信費・水道光熱費・消耗品費など、金額の大きい項目を中心に、月ごとの増減や急な変動がないかを確認しましょう。さらに、総勘定元帳と突き合わせて、どの拠点・部門で何に使われたのかを追える状態にしておくと、数字の説明が格段にしやすくなります。

利益が出ていても注意すべきケース

損益計算書で利益が計上されていても、安心するのは早計です。たとえば、費用の内訳が不明確であったり、雑費や一時的な収入が大きく計上されている場合、本質的な収益力が見えなくなります。

また、複数拠点で費用が分散していると、一部の経費が見落とされることもあります。利益が出ている時ほど、科目ごとの明細や異常値、前年・予算との比較に目を通し、「なぜ利益が出ているのか」「どこにリスクが潜んでいるのか」を見極める姿勢が欠かせません。

販管費が経理実務の核心：なぜブレる・比較できない・工数が増えるのか

経理実務の現場では、勘定科目が多岐にわたり、特に販管費・一般管理費の扱いで混乱しやすい状況が生まれやすいです。例えば通信費や水道光熱費は、拠点が多い企業ほど請求書の量や科目数が膨らみ、総勘定元帳の確認にも時間を取られがちです。

結果として、「何の費用か」「どの拠点か」が見えづらく、損益計算書の正確な運用に支障をきたすこともあります。ここでは、実務で混乱しやすいポイントや多拠点企業特有の課題を通して、なぜ販管費がブレたり、比較しにくかったり、工数が増えてしまうのかを解説し、損益計算書との関係性を整理し、経理業務の効率化へつなげる考え方を提示します。

多くの科目や拠点を扱う経理現場では、科目の整理や運用ルールの統一が不可欠です。業務負担を減らすための具体的な対応策も含めて、一つずつ見ていきましょう。

• なぜ勘定科目は混乱し、損益がブレるのか
• 販売費・一般管理費の主な科目
• 多拠点展開による比較困難と工数増大
• 損益計算書の正確性への影響と総勘定元帳の役割

なぜ勘定科目は混乱し、損益がブレるのか

勘定科目の仕分けは、経理実務で最もミスや混乱が生じやすい部分です。たとえば、通信費や水道光熱費、消耗品費など、似たような名目が多数あり、どの科目に計上すべきか迷うことが少なくありません。

特に新人や異動直後の担当者では、前任者のやり方をそのまま踏襲し、根拠が曖昧なまま処理されるケースも目立ちます。その結果、同じ費用が異なる科目に計上されたり、内容の把握に無駄な手間が発生しがちです。

こうした混乱を防ぐためには、各科目の意味や用途、計上基準を実務の中で繰り返し確認し、迷った場合は「何のための費用か」を一言で説明できるようにしておくことが重要です。運用ルールを明文化し、誰が見ても判断できる状態を目指しましょう。

販売費・一般管理費の主な科目

販売費や一般管理費には、さまざまな経費が含まれます。主なものとして、従業員の給与や賞与、資産の減価償却費、オフィスの通信費、出張や移動にかかる旅費交通費、水道・電気・ガスなどの光熱費、日常的に使う消耗品費などが代表例です。

弊社独自で経理担当者へ調査したアンケート結果では、受領請求書の多い勘定科目で多かった順にあげるとこのような結果になりました。
1位：消耗品
2位：通信費
3位：旅費交通費
4位：水道光熱費

特に上記科目は日常業務の中で頻繁に発生するため、どの支出がどの科目に該当するかを判断する力が求められます。また、同じ支出でも企業や部署ごとに運用方法が異なる場合があり、現場任せで進めると科目のブレが発生しやすくなります。

科目ごとの定義や基準を社内で統一し、迷いやすい支出は事前に「どの科目で処理するか」を決めておくことが、損益計算書の正確性を保つ上で欠かせません。運用ルールの整備が、業務効率化にもつながります。

多拠点展開による比較困難と工数増大

企業の拠点が増えるほど、通信費や水道光熱費などの請求書も比例して増加します。拠点ごとに請求書が届き、それぞれで内容やフォーマットが異なるため、経理部門では集計や仕訳に多くの労力を割かざるを得ません。

これが積み重なると、請求書の確認や入力ミス、支払い漏れのリスクも高まります。さらに、拠点間で同じ科目名でも運用ルールが異なりがちで、科目の統一が進まない原因にもなります。

こうした課題に対応するためには、請求書の受取・管理を一本化し、拠点ごとに費用を正確に集計できる仕組みの導入が有効です。実際に一括請求サービスを利用することで、部門別の経費把握や管理会計の効率化を実現できた事例も増えています。

関連記事：多店舗展開するほど経理は忙しくなる｜膨らむ請求書処理をどう効率化するか

損益計算書の正確性への影響と総勘定元帳の役割

総勘定元帳は、日々の取引をすべて記録する最も基礎的な帳簿です。この帳簿の内容が集計されて、最終的に損益計算書へ反映されます。

つまり、日々の仕訳や科目の使い方にミスがあると、そのまま損益計算書の数字にも影響が及びます。現場では「元帳で科目や用途が分からず、確認に時間がかかる」という課題もよく聞かれます。

科目ごとの入力ルールや用途メモを徹底することで、後から内容を追いやすくなり、決算時のトラブルも減らせます。業務効率化を目指すなら、仕訳段階から「後で使いやすい情報」を意識して記録することが重要です。業務負担の軽減や正確な損益把握のため、運用ルールの見直しを検討してみてください。

販管費管理の実務：ブレない損益計算書と工数削減のために

損益計算書を安定して運用し、業務効率化やコスト削減を実現するためには、将来的な体制変化や業務拡大を見越した準備が欠かせません。ここでは、販管費管理における具体的な実務ポイントと、それによってブレない損益計算書を作成し、工数を削減するための考え方を解説します。

• 科目設計の徹底と共通ルールの重要性
• 拠点別・部門別管理で損益を「比べられる形」に
• 請求書の一元管理が工数削減に直結する理由
• 多拠点の通信費・水道光熱費は一括請求で効率化

科目設計の徹底と共通ルールの重要性

経理業務の効率化やミス削減の第一歩は、勘定科目ごとのルールを全社で統一することです。例えば、同じ経費でも部署や担当者ごとに異なる科目で処理されていると、損益計算書全体の数字がぶれてしまいます。

費用のグループ分けは、損益計算書作成の精度を左右する重要な作業です。以下の科目は、似ているようで判断基準が異なるケースがあるので、迷ったときは「何のための支出か」を明確にし、支出の目的を一文で説明できるかどうかがポイントです。

• 会議費
• 交際費
• 福利厚生費
• 旅費交通費・交通費（通勤）・出張関連費
• 支払手数料
• 外注費
• 業務委託費

運用ルールを明文化し、誰が見ても迷わない指針を作ることで、現場任せの処理による混乱を防げます。また、月ごと・拠点ごとに科目処理が変わってしまうと、比較や分析が難しくなります。

新しい拠点や担当者が増えても、このルールシートを見ればどこに計上すべきか即座に判断でき、損益計算書の数字が安定します。まずは「消耗品費」「通信費」「水道光熱費」など基本的な科目から、具体例を挙げてルールを揃えることが重要です。

拠点別・部門別管理で損益を「比べられる形」に

事業の拡大や多拠点化が進むと、経費の集計や比較が複雑になりやすいです。拠点別・部署別に損益を正確に把握できるよう、経費の入力や請求書の仕分け方法を統一し、集計のためのデータ形式も揃えておく必要があります。

たとえば請求書の明細に拠点名や部門名を付与し、集計時に自動で分類できる仕組みを導入すると、拠点ごとのコスト分析が容易になります。これにより、不採算部門の早期発見やコスト削減の余地を見つけやすくなります。

例：水道光熱費明細例

経理担当者だけでなく、現場側ともルールを共有しておくことが効果的です。

請求書の一元管理が工数削減に直結する理由

科目ルール統一と拠点別集計を徹底した上で、請求書の電子化や一元管理システムの導入は、経理部門の工数削減に大きく貢献します。拠点や取引先ごとにバラバラに届く請求書は、確認・入力・突合せに多大な手間を要し、特に通信費や水道光熱費で負担が大きくなりがちです。

請求書を一本化することで、これらの作業は1回で済むようになり、単純な作業時間短縮に留まりません。支払依頼や社内承認の回数削減、二重チェックや停滞の防止、部門別費用集計・分析の自動化、迅速な予実管理やコスト削減策の実行が可能になります。多拠点企業における小さな作業の集約効果は想像以上に大きく、経理部門の負担軽減だけでなく、会社全体のコスト削減や業務の見える化に直結します。

今後の業務設計の参考にしてみてください。

多拠点の通信費・水道光熱費は一括請求で効率化

多拠点展開をしている企業ほど、通信費や水道・電気・ガスなどの請求書が膨れ上がり、毎月の処理が煩雑になります。こうした経費は、一括請求サービスを活用することで、全拠点分の請求が1通にまとまります。

これにより、経理担当者は大量の請求書を仕分けたり、入力・管理する手間から解放されます。また、部門ごとや拠点ごとの利用明細も分かりやすくなり、コストの見える化や管理会計のデータ作成も容易になります。

特に、請求書の紛失や支払い漏れといったヒューマンエラーのリスクも低減し、決算業務の精度が格段に上がります。業務効率化とミス防止の両面で、損益計算書の品質向上に直結する仕組みです。

インボイスでは通信費、水道光熱費を一括請求の仕組みで提供しています。

損益計算書の作り方ステップ

多拠点企業における通信費や水道光熱費の一括請求は、煩雑な販管費管理を効率化し、最終的に損益計算書の作成精度を高めることにも繋がります。

実際に損益計算書を正確に作成するには、日々の取引記録から月次・年次決算までの流れを理解し、各工程でのチェックポイントを押さえることが不可欠です。特に経理初心者の場合、作成時に起こりやすいミスや見落としを事前に把握することが、決算書類の信頼性につながります。

ここでは、損益計算書の作成手順の基本から、月次・年次での注意点、さらに実務でつまずきやすいミスとその対策まで、実践的なポイントを具体的に整理します。まずは、全体の流れを段階ごとに確認しましょう。

• 作成までの基本的な流れ
• 月次・年次決算での作成ポイント
• 作成時に起こりやすいミスと注意点

それぞれのステップについて、順を追って詳しく解説します。

作成までの基本的な流れ

損益計算書の作成は、まず日々の取引を正確に仕訳し、総勘定元帳へ記録することから始まります。日々の記帳が積み重なり、月次・年次の集計作業へとつながるため、日常業務の正確さが決算の質を決めるポイントです。

月末や期末には、各勘定科目ごとに取引を集計し、売上高や費用の内訳を整理します。この段階で、売上の計上漏れや費用の二重計上がないかも併せて確認。集計が終わったら、損益計算書の各項目に数字を転記し、最終的な利益の計算まで一連の流れを完了させます。日常処理の積み重ねが、正確な損益計算書作成の土台となることを意識しましょう。

月次・年次決算での作成ポイント

月次決算と年次決算では、求められる精度や作成スピードに違いがあります。月次の場合、経営判断や実績管理のためにスピーディな集計が重要ですが、年次決算ほどの厳密な正確性よりも、速やかな情報提供が求められる傾向があります。

対して年次決算は、監査や申告資料としての厳密な正確性が求められるため、調整仕訳や未計上の取引確認を徹底する必要があります。特に年次では、仮払金や未払費用の残高、減価償却費の計上漏れなどを丁寧に見直しましょう。目的や時期によって作成手順の重点が変わるため、月次・年次それぞれのポイントを意識した対応が欠かせません。

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作成時に起こりやすいミスと注意点

実務でよく見られるミスには、勘定科目の誤用や計上漏れ、伝票の集計ミスなどがあります。特に販管費や一般管理費は科目数が多く、用途の判断ミスが決算書全体に影響を与えかねません。

たとえば、同じ費用でも目的によって科目が変わるため、取引内容の記録を1行メモで残す習慣が有効です。また、複数の経理担当者がいる場合は、科目ルールを統一することでミスを防げます。作成後は、第三者によるダブルチェックや、前年同月比・予算比といった比較確認も効果的です。こうした予防策を実践することで、決算書類の精度と信頼性を高めることができます。

まとめ｜損益計算書の精度は販管費管理で決まる

損益計算書を正しく理解することは、経理実務の質を大きく変える第一歩です。特に販管費や一般管理費の項目が増えやすい多拠点企業では、「どんな費用が」「どの拠点で」「何のために」発生しているのかを把握できるかどうかで、決算書類の精度や業務効率が大きく左右されます。

請求書の管理や入力に追われる日々から脱却し、経理が本来担うべき業務に集中できる仕組み作りがもとめられています。

その実現には、請求書処理の運用を統一し、管理会計や経費集計の負担を減らすことが重要です。一括請求サービスを活用することで、処理の効率化だけでなく、ミスの防止やコスト削減につなげている企業も増えています。

インボイスでは、一括請求サービスを通じて、損益計算書作成における通信費と水道光熱費の科目別計上・支払・管理を支援しています。
ご関心ある方は、是非一度ご覧ください。