【小売業】テナント・部門ごとの 煩雑な請求書処理を自動化

株式会社鶴屋百貨店 様

導入前の課題・背景

人の手による膨大な仕分け・入力作業が常態化

同社では部門ごとの通信費管理が求められており、固定・携帯を合わせて毎月約50通、800回線分の請求書を受領していた。これらの照合と入力、そして約70部門への仕分け作業が経理部門の長年の課題となっていた。

「請求書が届くと、全電話番号をExcelに手入力し、どの部署で使われているかを一つひとつ照合して仕分ける作業から始めていました。また、テナント様の通信費は毎月の賃料と合わせて請求する必要があり、その分の負担も大きかったです。」と、経理部の山下様は語る。

この手作業による照合と入力、そして部門やテナントごとの仕分け作業は、経理担当者1名が毎月丸1日費やすほど負担となっていた。入力したデータは、最終的に会計システムに取り込むために再度フォーマットを加工する必要があり、多重の工程が非効率性を生んでいた。

企業として成長を続ける中で、この属人的かつ時間のかかる業務フローは、改善すべき喫緊の課題として認識されていた。

導入のきっかけと決め手

複数の契約先を「1本化」できるサービスが決め手

請求書処理の効率化は同社にとって重要な経営課題の一つだった。

「複数のITツールを検討したものの、多くは自社分の請求処理にとどまり、複数キャリアの横断管理やテナントの立替処理まで対応できるサービスは見つかりませんでした。そのような状況で出会ったのが、インボイスが提供する一括請求サービス「Gi通信」でした。

話を聞く中で、「これまでバラバラに届いていた複数の通信キャリアの請求書を、文字通り“1本に”まとめてデータで受け取れるという点に大きな魅力を感じました。」と、当時を振り返る。

特定のキャリアだけでなく、利用している全ての通信会社の請求情報を一つのプラットフォームで管理できるため、これまでのような複雑な仕分け作業の大部分を自動化できると判断。長年の課題だった手作業からの解放が期待できることから、導入を決定した。

導入後の効果

月8時間の入力・仕分け作業が2時間に！

「Gi通信」導入後の効果は、導入効果は即座に数字で表れた。約50通の請求書が1通に集約され、さらに約800回線分の電話番号に部署やテナントの情報が紐づけられた請求データがインボイスから送付されてくるようになった。

その結果、担当者は簡単な加工と確認作業のみで会計システムに取り込めるようになり、これまで丸1日（8時間）を要していた作業が2時間へと短縮された。

「時間的な余裕が生まれただけでなく、手入力によるミスや確認作業の心理的ストレスからも解放されました。」と高く評価頂いた。

さらに、ペーパーレス化が進んだことも大きなメリットとなっており、以前は処理済みの請求書や伝票をファイルに綴じ、キャビネットで保管していたが、その必要がなくなり省スペース化と管理コストの削減に繋がった。創出された時間は、請求書処理の効率化に留まらず、他のバックオフィス業務のDX推進にも活用されている。

導入サービス