【飲食サービス業】支払い漏れゼロと 予実管理の高度化を実現！

株式会社ゼットン 様

導入前の課題・背景

店舗拡大の裏で発生していた 「請求書の山」と「支払い漏れ」の危機

当時は積極的な出店戦略により店舗数が100店舗規模へと急拡大する中で、本社財務経理部を悩ませていたのが全国の各店舗から届く膨大な「紙の請求書」であった。

「本社に届く請求書の山を前に、『これはどこの店舗の分だ？』とExcel管理の店舗リストと照合し、手作業で開封・仕分けを行っていました」と財務経理部の石原マネージャーは振り返る。全国の店舗や本社に対し、通信費や公共料金の請求書が月間100～200通ほどバラバラに届いており、わずか1～2名でそれら全ての開封やファイリング、会計ソフトへの手入力といったアナログ業務を行っていたため、業務負荷は物理的な限界を迎えていた。

さらに深刻だったのが「支払い漏れ」のリスクである。請求書が直接店舗に届いてしまい、現場での処理が後回しになり本社への転送が遅れるケースや、支払方法が銀行振込になっておらず、支払日直前になって窓口支払いの請求書に混在していることに気づき手続きが遅れてしまう状況が散見され、結果的に計上が漏れるなど予実管理にも影響が出ていた。

財務部 経理部 マネージャー 石原 様

導入のきっかけと決め手

「シンプルさ」が鍵。複雑な店舗経費を一本化する決断

導入の最大のきっかけは、物理的な業務量の限界であった。店舗数が拡大を続ける中、「人の手で一枚一枚処理をする運用は、もはや不可能」という認識が社内で強まっていた。当時、店舗開発や新規事業に注力するためにも、バックオフィス業務の抜本的な効率化は急務であった。

数あるBPOサービスの中からインボイス社のサービスを採用した決め手は、「業務フローの圧倒的なシンプルさ」と「立替払い機能」にあった。単に請求書をデータ化するだけでなく、インボイス社が支払いを代行（立替）してくれるため、同社はインボイス社からの1枚の請求書に対応するだけで、全店舗・全回線分の通信費と公共料金の支払いが完了する。

導入後の効果

業務時間は「数日」から「1時間」へ。経営分析へのデータ活用も実現

導入による最大の成果は、請求書の開封・振分などの物理作業が消滅し、以前は数日を要していた支払業務が、データ確認のみのわずか1時間程度で完結するようになった点だ。創出された時間は、いかにお客様に喜んでいただき売上利益を確保するかという戦略業務等に充てることが可能となった。

経営管理の面では「支払い漏れ」のリスクが完全に解消されただけではなく、決まった日にまとめて引き落とされ、店舗別の費用データを取得できるようになったことで、資金の動きが明確になり精緻な予実管理が実現出来ている。

会計処理の面においても、インボイス社の請求データを「勘定奉行」へ取込むため、Excelベースで張り付けるだけで仕訳が作成できるように仕組み化したことで、手入力によるミスはゼロになった。

さらに、請求明細が整理・可視化されたことで店舗撤退の「不要回線の解約漏れ」や、水道光熱費の異常値（漏水や電気の消し忘れ等）を検知できるようになった。データが可視化されたことで、コスト適正化やサステナビリティ経営の基盤として機能している。

導入サービス