【概要解説】月次決算の概要と流れを把握。どの業務負荷を減らせば乗り越えられるかを解説

月次決算の業務に取り組む中で、「証憑の整理や仕訳入力、請求書処理に毎月多くの時間が取られてしまう」と感じていませんか。経理担当者として現場で手作業や紙文化が根強く残る工程に直面し、「これが当たり前」と思い込んでしまいがちです。たとえば、請求書の回収や仕訳作業、月末の数字合わせに追われ、ミスや遅延のリスクを感じつつも、抜本的な改善には踏み出せていない現状があるのではないでしょうか。

この記事では、月次決算の基本的な流れや、よくある業務上の課題（証憑管理・仕訳・試算表づくりなど）を整理し、どこで業務負荷が集中するのかを具体的に解説します。さらに、紙・手作業・他部署を挟む工程がなぜ工数増加の原因となるのか、その課題をどう乗り越えるべきか、効率化のヒントや実践的な改善策も紹介。業務負荷を減らすための一括請求サービス活用法も、事例を交えて分かりやすくまとめました。

こんな方にオススメ

• 経理に配属されたばかりで、月次決算の全体像や業務の流れを基礎から学びたい方
• 部下やチームに「月次決算の業務負担を減らす方法」を理解してもらいたい経理管理職の方

この記事を読むと···

• 月次決算の主要業務と、工数がかかるポイントが明確に分かるようになる
• 証憑処理や請求業務の効率化策、一括請求サービス導入による具体的な業務削減効果をイメージできる

月次決算の概要と主な流れ

月次決算は、企業が毎月の経営状況を迅速に把握し、戦略的な意思決定や予算管理に役立てるための業務です。限られた期間内で正確なデータを集計する必要があるため、経理担当者には迅速な対応とミスのない処理が求められます。

ここでは、月次決算の目的や特徴、主な業務内容、そして全体の流れについて整理します。まずは各トピックを確認してみましょう。

月次決算とは？目的と特徴

月次決算とは、1か月ごとに経営成績や財務状況を集計し、迅速な経営判断や予算管理、法令対応などを目的に行う決算業務です。主な目的は3点あります。

• 損益や資金繰りの現状をタイムリーに把握し、経営戦略の立案や意思決定に活用する
• 計画と実績の差異分析による進捗管理や早期の改善策の立案
• 正確な記録を残すことで監査や税務申告にも備え、企業の信頼性を確保する

年次決算と比べて短期間での対応が求められるため、現場の経理担当者には業務の効率化や正確な処理が強く求められる分野です。

月次決算業務の一覧とよくある課題

月次決算には多岐にわたる業務が含まれ、業種や企業規模によっては原価配賦や再分析まで発生します。主な業務として、証憑の収集・確認、仕訳入力・承認、残高の照合・調整、試算表の作成、経営報告資料の作成などが代表的です。

課題としては、証憑や請求書の収集に時間がかかる、仕訳作業が属人化しやすい、データ入力や転記でミスが生じやすい、部門別配賦が煩雑という点が多く挙げられます。特に証憑処理や仕訳入力に手間が集中しやすく、月末月初の繁忙期に業務が偏りがちです。

こうした課題を解消するためには、業務ごとの負荷を正しく把握したうえで、効率化策を検討することが必要となります。

月次決算の主な流れ

月次決算の一般的な流れは、まず請求書や領収書など証憑の収集と確認、経費精算の締め処理、部門別配賦ルールの確認から始まります。次に売上・仕入・経費の仕訳入力と承認、前払費用や未払費用の計上、固定資産の減価償却を進めます。

その後、現預金や売掛・買掛金の残高照合、在庫評価を行い、全仕訳が確定した段階で試算表を作成し、前月比や前年同月比の分析、KPIの確認、経営層への報告資料の作成へとつながります。

これらの業務はすべて決められた期限内に正確な数字で提出することが求められるため、特に証憑収集や仕訳処理の負荷が高い場合には全体の進行に大きく影響を及ぼします。

紙文化・他部署を挟む・手作業の入る業務が工数増加を招く

月次決算の現場では、証憑の管理や仕訳、試算表づくりといった業務で「紙文化」や「他部署とのやり取り」「手作業」が残ることが工数増加の主因となっています。特に、請求書や領収書の収集・整理、伝票の入力・チェック、部門別配賦といった工程は、紙や手作業が多いほど煩雑になりやすいです。

ここでは、どの工程でどのような手間が発生しやすいのか、具体的な業務ごとの課題を整理します。まずは主なポイントをリストアップして全体像を押さえましょう。

• 証憑管理、仕訳、試算表づくりなどは手間がかかる
• 工程の始めに手間が集中しやすい
• 証憑収集・整理における課題
• 仕訳入力・伝票処理における課題
• 試算表作成・チェックにおける課題

これらの項目ごとに、実務上のつまずきやすいポイントを掘り下げていきます。

証憑管理、仕訳、試算表づくりなどは手間がかかる

証憑の収集や管理、仕訳作業、試算表の作成は、月次決算業務の中でも特に手間がかかる部分です。紙の請求書や領収書が混在し、PDFやExcelデータなどフォーマットもバラバラなため、整理や保管に時間が取られます。

また、他部署や取引先から書類が遅れて届く場合も多く、経理担当者が督促や再発行依頼に追われることも珍しくありません。こうした作業が積み重なることで、月次の締め作業全体が後ろ倒しになることもあります。残業や休日対応が常態化してしまうこともあります。

工程の始めに手間が集中しやすい

月次決算の工程では、証憑収集・整理や仕訳入力といった始めの段階に手間が集中しやすい傾向があります。証憑が揃わないと仕訳が進まず、仕訳が終わらないと試算表作成に取りかかれません。

特に他部署や外部からの証憑が締切直前に届く場合、経理部門は短期間で大量の処理をこなさなければならず、大きな負荷となります。全体の流れが滞る原因は、こうしたボトルネックの発生にあります。

証憑収集・整理における課題

証憑収集・整理の現場では、他部署や取引先からの書類回収が遅れたり、紙と電子が混在したりすることが多いです。営業部からの請求書が締切を過ぎて届く、外注先の領収書が郵送でギリギリに着くなど、経理担当者が催促や確認に追われがちになります。

また、PDFと紙書類をスキャンしファイル名を付け直す作業や、内容不備による再発行依頼、インボイス番号や電子帳簿保存法のチェックなど、法令要件への対応も追加の手間です。こうした事情が、上流工程での工数増加につながっています。

仕訳入力・伝票処理における課題

仕訳入力や伝票処理では、手入力や二重転記が多発しやすいです。領収書の内容をExcelに入力し、さらに会計ソフトへ再入力するといった作業の繰り返しで、ミスや修正が頻繁に発生します。

勘定科目の判断が担当者依存になりやすく、上司の確認で時間がかかることも珍しくありません。さらに、勤怠システムと会計ソフトの連携不足により、CSVデータを手動加工してインポートする必要が生じるなど、効率化しづらい構造的な課題が根強く残っています。

試算表作成・チェックにおける課題

試算表の作成やチェック作業も、全ての仕訳確定後でしか着手できないため、証憑や仕訳処理の遅れが全体のスケジュールに直接影響します。前月比で異常値が出た場合の原因調査、部門別損益の配賦ミスによる再計算、独自のチェックリスト運用など、手戻りや属人化のリスクも高まります。

また、試算表から経営報告用の資料を作成する際も、データの転記やグラフ作成に手作業が多く発生し、締め日直前に工数が集中する要因となっています。

負荷を減らすには従来の工程を省くこと

月次決算業務の大半は、証憑収集・整理や仕訳入力など、工程の初期段階に手間が集中しています。これらの作業は紙文化や手作業が多く、他部署や取引先の影響も受けやすいため、業務負荷が高まりがちです。

負荷を減らすには、従来当たり前に行っていた工程を見直し、省略・効率化できる部分を積極的に探すことが重要です。特に証憑処理や仕訳の工程は、電子化や一元管理、フォーマット統一などにより大きな削減効果が期待できます。

ここでは、工数削減の具体的なポイントや優先すべき証憑処理、電子化の進め方、伝票処理の効率化について順を追って整理します。

• 工数削減のためのポイント
• 証憑処理を優先した方が良い理由
• 証憑収集・整理の電子化・フォーマット統一
• 仕訳入力・伝票処理の効率化

工数削減のためのポイント

月次決算の負荷軽減では、まず「どの工程を減らせるか」を具体的に見極めることが大切です。証憑収集や仕訳入力、伝票処理といった工程は、紙やメール・手入力等が混在しやすく、手間の温床となりがちです。

工数削減のためには、①証憑や請求書の電子化、②支払日・請求日等の統一、③仕訳や伝票処理の一括化、④部門別配賦用のマスタ管理の徹底などが効果的です。しかし、これら全てを自社努力だけで実現するのは難しい場合もあります。

そこで外部の一括請求サービスや電子化支援ツールの活用も選択肢となります。現状の業務フローを棚卸しし、どこでムダ・重複作業が発生しているかを把握することから始めてください。

証憑処理を優先した方が良い理由

証憑処理の負荷軽減を最優先すべき理由は、月次決算に必要な売上・仕入・経費計上が全て証憑を基に行われるためです。証憑が未処理だと、正しい損益や資金繰りを把握できず、支払遅延や経営判断の遅れにつながるリスクが高まります。

特に請求書など支払に直結する証憑の処理が遅れると、事業活動への影響も大きくなります。このため、証憑収集・整理の工程に注力し、電子化や一元管理を推進することが重要となります。

証憑処理がスムーズになることで、後続の仕訳入力や伝票処理の効率化にも直結し、全体の月次決算業務の流れを加速させる効果が期待できます。

証憑収集・整理の電子化・フォーマット統一

証憑収集・整理の負担を減らすには、取引先から受け取る請求書や領収書の電子化・フォーマット統一がカギとなります。紙の書類やバラバラなPDFに対応し続けると、スキャンやファイル名付け、法令チェックなどの作業が膨大になります。

電子化の進め方としては、①取引先へ電子請求書での送付を依頼する、②社内で希望するフォーマットへ統一できるよう交渉する、③請求日や支払日の統一を図る、などが挙げられます。また、電子帳簿保存法対応やタイムスタンプ付与も重要な要素です。

自社だけでは対応が難しい場合は、外部サービスで一括管理・自動変換を行う手段も検討してみてください。これにより、証憑収集・整理にかかる時間と手間を大幅に削減できます。

仕訳入力・伝票処理の効率化

仕訳入力や伝票処理の負荷を減らすには、入力回数の削減と処理の一括化がポイントです。多拠点・多部門を持つ企業では、拠点ごと・部門ごとに同様の処理を何度も繰り返すことが多くなります。

具体的には、①同じサプライヤーからの請求書をまとめて月1回に集約する、②伝票処理件数を減らすために請求書のまとめ処理を交渉する、③同じ勘定科目の仕訳を一括入力する、といった工夫が有効です。さらに、マスタ管理による自動配賦や会計ソフトとのデータ連携も活用すれば、手入力や転記ミスも減らせます。

こうした効率化の仕組みを整えることで、月次決算全体のスピードアップと正確性向上が実現できます。

インボイスの一括請求で月次処理のサポート

月次決算の現場で、証憑収集や仕訳処理、部門別配賦などの業務は特に負荷が大きく、経理担当者の多くが「工数の多さ」に悩んでいます。インボイスの一括請求サービスは、通信費・水道光熱費の請求書を一括受領し、立替払い・電子請求書発行・部門別データ提供までワンストップで対応します。

これにより、請求書処理の煩雑さや仕訳の手間を根本から減らし、月次決算の効率化を力強くサポートします。サービス導入により、経理・総務部門の作業時間が大幅に短縮されるだけでなく、ヒューマンエラーや支払遅延のリスクも減少します。

次に、サービスの概要や具体的なメリットを順番にご紹介します。

• 一括請求サービスの概要とメリット
• 請求書の受取から支払まで一括処理
• 部門別配賦データの提供と仕訳効率化
• 適格請求書発行・要件判定の自動化

一括請求サービスの概要とメリット

インボイスの一括請求サービスは、各拠点や取引先ごとにバラバラに届く通信費や水道・電気・ガスの請求書をまとめて受領し、立替払いを行ったうえで、月1回の電子請求書として提供する仕組みです。

これにより請求書の到着日やフォーマット、支払タイミングの違いに振り回されることがなくなり、経理担当者は1通の請求書を確認・処理するだけで済むようになります。また、適格請求書の管理や電子帳簿保存法への対応、支払依頼書作成・社内承認の手間も1回で完結します。

毎月数十時間、数百時間といった工数削減が可能となり、企業全体の業務効率化とコスト削減を同時に実現できる点が大きな魅力です。

請求書の受取から支払まで一括処理

通信費や公共料金の請求書は、紙やメール、Webダウンロードなど受取方法が多岐にわたり、支払日や方法も異なる場合が少なくありません。

一括請求サービスを利用すれば、請求書の受領から立替払い、月1回のまとめ払いまでを一本化できます。経理部門は毎月バラバラに届く請求書の受取や開封、データ入力、支払手続きの煩雑さから解放され、支払漏れや入力ミスのリスクも大幅に低減します。

さらに、支払方法や日付も統一されるため、現場からの質問や確認作業も減少し、月次決算の締め作業がスムーズに進みます。

部門別配賦データの提供と仕訳効率化

多拠点・多部門においては、請求書1通に複数の利用部門が含まれることが一般的で、部門ごとの費用配分や仕訳入力が複雑になりがちです。

このサービスでは、請求単位ごとに最大3階層まで部門名や用途名などのコードを割り振ることができ、部門別配賦済みのデータをCSV形式で提供するので、会計システムへの自動取込や仕訳の一括処理が可能となり、手作業による配賦や入力ミスを防止します。

■例）製造業でGi通信利用し、電話回線毎で階層振り分け

経営資料や部門別損益レポートの作成時間も短縮され、業務全体の標準化・精度向上につながります。

適格請求書発行・要件判定の自動化

インボイス制度や電子帳簿保存法など、法令対応が求められる中、適格請求書の取得・保存や要件確認は経理担当者の大きな負担となっています。

このサービスでは、インボイス制度に準拠した請求書を自動発行します。タイムスタンプ付きの電子請求書として保管できるため、監査や税務調査への備えも万全です。

Gi通信

まとめて1枚の適格請求書を発行するので、適格請求書のダウンロード業務も無くなります。

One Voice公共

立替金清算書を発行し、請求単位で適格請求書の要件を満たしているかの判定が一覧でわかります。

多様な事業者・拠点の請求にも一元対応でき、毎月の確認工数や管理コストを大きく削減できます。経理業務の質と効率を両立させたい方には、ぜひ導入をおすすめします。

よくあるQ&A

月次決算や経理業務の効率化について、現場からよく寄せられる質問と回答をまとめました。インボイスの一括請求サービスを検討中の方だけでなく、経理部門の日々の業務に課題を感じている方にも役立つ内容です。

ここでは、インボイスが提供する「Gi通信」「One Voice公共」に関する代表的なQ&Aを紹介します。疑問や不安を解消し、実務に活かせるヒントを得ていただければ幸いです。

消費税・非課税項目の明細分けはしていますか？

発行する請求書には、消費税対象分と非課税分を明細単位で区分して明記しております。そのため仕訳や会計処理時に迷うことがありません。また、インボイス制度や電子帳簿保存法の要件にも対応できる形でデータを受け取れるので、法令遵守や監査対応の工数も削減できます。

紙の請求書しか対応していない取引先がある場合はどうなりますか？

弊社では紙の請求書も受領可能です。立替払い後に電子請求書としてお届けするため、ペーパーレス化や電子帳簿保存法対応も実現できます。全体の請求管理をペーパーレスで一元化でき、電子帳簿保存法への対応もスムーズに行えます。

グループ名（事業・拠点・担当者など）は自由に設定できますか？

はい。可能です。請求データのグループ名設定は、部門別配賦やプロジェクト単位での管理を行ううえで欠かせない機能です。たとえば「本社／営業部／担当者名」といった最大3階層までの名称を柔軟に付与できるため、複数の事業部や拠点がある場合でも、請求書データの分類や集計が容易になります。

まとめ：業務効率化で月次決算を乗り越えよう

月次決算における証憑収集や仕訳処理、請求書管理は、多くの企業で特に工数がかかる業務です。特に多拠点の場合や、紙の請求書・異なるフォーマットの書類が混在する環境では、作業負担が増えがちです。

こうした負荷を減らすためには、工程を見直し、外部サービスの活用を検討することが有効です。ここでは、月次決算効率化の要点とサービス活用のすすめを整理します。

月次決算効率化のポイントとサービス活用のすすめ

月次決算の効率化を実現するには、まず証憑収集・仕訳処理など、手間のかかる業務のボトルネックを把握することが重要です。証憑が紙と電子で混在している場合や、取引先ごとにフォーマットが異なる場合は、集約や電子化の仕組みを整えるだけでも業務負荷が大きく下がります。

また、仕訳処理も伝票やデータの統一が進めば、入力や確認の回数が減り、誤りや遅延のリスクも抑制できます。自社努力だけで限界を感じる場合には、一括請求サービスの導入を検討するのも有力な選択肢です。

「Gi通信」や「One Voice公共」などを活用すれば、請求書の受取から支払、部門別配賦データの提供までが効率化され、経理担当者の負担が大幅に軽減されます。実際に多拠点展開企業で月次決算業務にかかる時間を数十時間単位で削減できた事例もあり、マンパワーに頼らず月次決算を乗り越える体制づくりが可能です。

業務効率化を検討中の方は、資料ダウンロードやサービス相談を通じて、自社に合う方法を見つけてみてはいかがでしょうか。

通信費の請求書なら「Gi通信」
水道光熱費の請求書なら「One Voice公共」