【不動産業向け】コスト高騰対策は請求書処理の手間削減から！マンション管理会社の業務効率化方法を解説

管理費や修繕積立費の高騰により、マンション管理会社を取り巻くコスト環境は年々厳しさを増しています。その一方で、電気・水道・清掃・点検など毎月増え続ける請求書の確認・承認・支払処理に追われ、請求書業務が属人化・長時間化しているケースも少なくありません。

本記事では、マンション管理会社が直面するコスト高騰の背景を整理したうえで、請求書処理の手間削減によって実現できる業務効率化の具体策を解説します。さらに、「OneVoice公共」を活用して請求書業務を省力化した実例を交えながら、課題解決のポイントを分かりやすく解説します。

人を増やさずに業務負荷を下げたい方は、ぜひ参考にしてください。

管理費・修繕積立費の高騰とその背景

マンション管理会社が直面している管理費や修繕積立費の上昇は、業界全体の大きな課題となっています。実際、首都圏の中古マンションの一戸あたり管理費・修繕積立費は増加傾向が続いているようです。

この背景には、マンション管理現場の人手不足による人件費の上昇、さらに建物の維持管理に必要な塗装・防水といった資材費や工事費の高騰が重なっています。一方、安易に管理費を値上げすれば、住民の負担増加から空室リスクが高まるため、現場ではコスト増加分をどのように吸収するかが問われています。

ここでは、管理費・修繕積立費が増加する具体的な要因と、管理会社がとるべきコスト対策の考え方について掘り下げます。

管理費・修繕積立費が増加している要因

管理費や修繕積立費が増加している背景には、現場スタッフの確保が難しくなり、その結果として人件費が上昇していることが挙げられます。また、建物の維持管理に必要な塗装や防水などの工事費用や資材価格も年々高騰しており、これらがコスト増加の主な要因となっています。

近年では築年数が古い物件ほど修繕やメンテナンスの頻度も増すため、費用の増加に拍車がかかっているようです。結果として、管理会社が従来のままの体制を維持するだけでは、コストの上昇を抑えきれない状況に直面しています。

管理会社が取るべきコスト対策の考え方

コスト高騰への対応策として管理費の単純な値上げを選択するのは、住民の流出や空室増加といったリスクを伴います。そのため、管理会社がまず考えるべきは「社内業務の効率化」です。

具体的には、清掃や保守点検など外部委託の品質を落とさず、管理会社自身が担う会計処理や窓口対応といった業務で人員配置や作業フローを見直すことが有効です。たとえば、複数棟を1人の管理人が担当するシフト調整や、会計処理・住民対応を管理センターに集約して行うことで、各現場の人員負担を軽減できます。

また、マンションごとに大量に届く請求書の処理など、煩雑な業務を見直し、電子化や一括処理などの方法を取り入れることで、人件費と作業工数の削減が現実的に可能となります。こうした取り組みにより、住民サービスの品質を維持しつつ、コスト上昇圧力を緩和する道筋が見えてきます。

管理費と修繕積立費の内訳から見える効率化ポイント

管理費や修繕積立費の上昇が続く中、安易な費用転嫁は住民満足度の低下や空室リスクを招くため、多くの管理会社が頭を悩ませています。管理費と修繕積立費の内訳を分解し、どこに業務効率化やコスト削減の余地があるのかを明らかにします。

その上で、削減しやすいポイントやコントロールが難しい部分についても、具体的に解説します。

管理費の内訳と削減余地

■管理費の例

項目	内容
管理会社委託費	管理業務（会計処理、窓口対応、巡回など）の委託費用
共同部光熱費	エントランス・廊下・エレベーターなど共用部の電気・水道代
清掃費	共用部の日常清掃・定期清掃にかかる人件費
設備保守点検費	エレベーター、消防設備、給排水設備などの定期点検検費用
警備費	防犯カメラの維持費や有人警備にかかる費用（設置されている場合）
通信費・事務費	管理組合の郵送、印刷、通信などの事務関連費用
保険料	建物共用部の火災保険・施設設備賠償保険などの保険料

管理費は、マンションの日常的な運営や維持管理に必要な経費で構成されており、たとえば清掃や設備点検などを外部業者に委託する費用や、管理会社のスタッフによる窓口業務・会計処理などが含まれます。外部委託費については、サービスの質を落とすと住民からの不満やトラブルにつながるため、安易なコストカットは難しいのが実情です。

しかし、管理会社の内部で発生する業務、特に会計処理や請求書の仕訳・支払業務、書類保存などの経理作業では効率化の余地が見込めます。たとえば、複数のマンションや部屋ごとに分散して届く公共料金の請求書をまとめて処理できる仕組みを導入すれば、手作業での仕訳やファイリング、支払手続きにかかる時間を大幅に短縮できます。

結果として、人員を増やさずに現場の負担を減らし、管理費の値上げを避けるための具体的な工数削減が可能となるのです。

修繕積立費の内訳とコントロールの難しさ

■修繕積立費の例

項目	内容
外壁補修費	外壁の塗装やタイル補修などのメンテナンス費用
屋上防水工事費	雨漏りを防ぐための屋上防水工事費用
給排水管更新費	老朽化した給水・排水管の交換費用
エレベーター更新費	エレベーター本体や制御盤の交換・更新費用
共用部照明交換費	LED化などの照明設備の更新費用
バルコニー・共用廊下床材更新費	防滑性や美観の維持のための床材更新費用

修繕積立費は、マンションの長期的な維持・補修のために積み立てる費用であり、主に設備の修繕や建物のメンテナンス工事費、工事計画の策定などが主な内訳となります。これらは多くの場合、専門業者への外部委託が必須となるため、管理会社の裁量だけで削減するのは困難です。

特に法令による点検や築年数の経過に伴う修繕頻度の増加など、コスト増加の要因は管理側でコントロールしにくいのが現実です。価格交渉や工事内容の精査ができたとしても、限界があります。

したがって、修繕積立費の効率化を図るには、日常の管理費の中で削減できる部分を最大限見直し、本当に必要な修繕に予算を集中させることが現実的なアプローチです。

人件費削減のための「人材配置の適正化」と「業務の集中管理化」

マンション管理会社が管理費高騰の問題に直面する中、安易な費用転嫁ではなく業務効率化による人件費削減が求められています。本章では「人材配置の適正化」と「業務の集中管理化」という2つの視点から、実際にどのようなコスト削減効果が期待できるか、そして注意すべきポイントも含めて解説します。

適切な人員配置による合理化や、複数物件の業務集約による間接費の抑制など、マンション管理会社の日常業務に沿った具体策を紹介しますが、業務集約化には新たな負荷やリスクも伴います。それぞれの施策がどのようなメリット・デメリットを持つのか、実務目線で検討していきます。

人材配置の適正化によるコスト削減

人材配置の適正化は、現場ごとに人員を固定配置する従来のやり方を見直し、複数棟を一人の管理者が担当するなど、効率的なスケジュールを組むことで人件費の圧縮を狙うものです。たとえば、隣接するA棟とB棟を一人が「午前はA棟、午後はB棟」と担当することで、1棟あたりの人件費を実質的に分散・削減できます。

こうした配置転換は、管理業務の質を保ちながらも合理化を実現する有効な手段です。ただし、過度に担当物件数を増やすと現場ごとの対応力が下がる恐れもあるため、業務負荷や品質維持のバランスを見極めることが大切です。

業務の集中管理化で発生する注意点

業務の集中管理化は、複数のマンションに関する会計処理や住民対応などを本部や管理センターで一元化することで、現場ごとに個別に人員を配置せずに済み、共用費の間接的な抑制につながります。

しかし、集約によって本部側の業務量が一気に増える点には注意が必要です。特にマンションごと、部屋ごとに届く水道光熱費や通信費などの請求書は、管理戸数や物件数が増えるほど処理枚数が膨大になり、仕訳や確認作業が煩雑化します。

集中管理で得られるコスト削減効果と、増加する作業負荷のバランスを十分に考慮し、必要に応じて電子化や請求書処理の効率化ツールの活用を検討することが、実務上のリスクを抑えるポイントです。

マンション管理会社における請求書処理業務の負荷

マンション管理会社が抱えるコスト増加への有効な対策として、社内業務の効率化、特に請求書処理業務の負荷軽減が重要なポイントです。複数棟・多数戸を管理している企業では、日々の請求書処理が経理担当者の大きな負担となっています。

本章では、マンション管理会社に特有の請求書処理業務の負荷項目を4つに分けて整理し、それぞれがなぜ負担増につながるのか、具体的な業務フローの中でどのような手間やリスクが生まれているのかを明らかにします。

紙の請求書対応による手間

多くのマンション管理会社では、毎月さまざまな電力会社や水道局、ガス会社などから紙の請求書が郵送されてきます。これらの書類は、受け取り後に開封し、内容ごとに分類・仕訳し、支払い処理やファイリングまで一連の作業が発生します。管理物件数が増えるほど、これらの作業負担は指数関数的に増えていきます。

さらに、保管スペースの確保や、請求書の紛失リスクも無視できません。特に月末月初は、請求書受領から支払いまでの対応が集中しやすく、他の決算業務や資金繰りの確認作業と重なることで、経理担当者の業務負荷が一段と高まります。

請求書フォーマットの多様化による確認作業の煩雑さ

通信会社や各種インフラ事業者ごとに、請求書のレイアウトや記載情報がバラバラであることは、日々の確認作業を複雑にしています。たとえば、請求金額や利用期間、契約者名の配置が異なるため、必要な情報の抜き取りや仕訳時の照合作業に時間がかかります。

物件ごとに複数の事業者と契約している場合、同じ月に異なる形式の請求書が混在し、誤読や入力ミスのリスクも高まります。このような多様性は、標準化された作業手順を定めにくく、担当者ごとに処理方法が分かれる要因にもなっています。

物件ごとに発生する請求書処理の工数

マンション管理会社の場合、管理する物件の数だけ請求書が発生します。新築物件の引き渡しや入居者の入れ替え時には、電気・ガス・水道の契約切り替えや開通・停止手続きに伴い、短期間に請求書の枚数が一時的に増加します。

それぞれの物件ごとに仕訳や支払い処理を行うため、管理物件が多い企業ほど工数は拡大しやすくなります。また、複数物件の請求書をまとめて処理しようとする場合でも、契約状況や請求サイクルの違いにより一括処理が難しい場面が生じます。こうした背景から、経理担当者には突発的な業務量変動への柔軟な対応力が求められています。

各部屋ごとの費用計上作業の負担

一棟のマンションでも、各部屋ごとに電気・水道・ガスの利用料金が発生する場合が多く、これを正確に部屋単位で費用計上しなければなりません。特に部屋数が多い物件や複数棟を管理している場合、利用明細の確認・部屋ごとの振り分け作業が大きな負担となります。

請求書からの情報抽出や、管理システムへの入力作業も煩雑化しやすく、入力ミスや計上漏れのリスクが拡大します。こうした業務は定型化しにくく、担当者のスキルや経験による差も出やすい領域です。

請求書処理業務効率化の実現イメージ

マンション管理会社が抱える請求書処理の負担は、管理棟数や戸数が増えるほど複雑さと工数が増大し、経理部門の多くが日々の業務効率化に課題を感じています。特に紙で届く請求書の開封や仕訳、事業者ごとに異なるフォーマットへの対応、物件・部屋ごとの費用計上作業は、人件費の増加要因になりがちです。

この章では、電子請求書の活用やフォーマット統一、請求データの集約による効率化の具体的なイメージを提示し、なぜ今、請求業務改革がマンション管理会社にとって不可欠なのかを示します。実際に一括請求サービスを活用することで、どのように煩雑な作業が簡素化されるのか、導入によるコスト削減と業務改善の流れをご紹介します。

経理業務の負担やヒューマンエラーを減らし、管理費高騰を抑えるためにも、今こそ請求処理の効率化に踏み出す価値があります。現場の課題に即した解決策を検討したい方は、実際の運用イメージや効果を確認できる試算ツールも用意しておりますので、導入の第一歩としてご活用ください。

☝受け取っている請求書の想定枚数を入力するだけです

電子請求書による業務省力化

これまでマンション管理会社では、水道・電気・ガスなどの請求書が毎月紙で届き、その都度開封や分類、ファイリング、保管といった作業に多くの時間を費やしてきました。管理物件数が増えると請求書の量も膨大になり、書類の保管場所の確保や紛失のリスクも大きな課題となります。

電子請求書を導入することで、郵送・開封作業が不要となり、データでの保存・検索・集計が可能になります。実際に一括請求サービスを活用する場合、請求書が月1回の電子データで届き、仕訳や支払業務もデータ上で完結します。

これにより、紙でのやり取り時と比較して月あたり109時間もの業務時間削減が見込まれた実績もあります。ヒューマンエラーの抑制、作業負担の軽減、ペーパーレス化による管理のしやすさが実現できる点が大きなメリットです。

請求書フォーマット統一による確認作業の簡略化

マンション管理業務では、通信会社や水道・電気・ガスなど事業者ごとに請求書の仕様や記載項目が異なり、必要情報を毎回読み取る手間が発生していました。複数の物件や部屋ごとの明細が混在すると、照合作業はさらに煩雑になります。

請求書フォーマットを統一できれば、すべての請求内容が同じ様式で整理され、確認・突合の負担が大幅に軽減されます。また、電子化された統一フォーマットは、データ抽出や仕訳作業の自動化とも親和性が高く、確認ミスや二重計上のリスクも抑制されます。

一括請求サービスなどを活用することで、毎月一度、定型フォーマットの電子請求書が届き、管理棟数や部屋数が多い企業でも効率的な確認・処理が実現します。

請求書データ集約によるコスト計上の効率化

各物件・部屋ごとに発生する電気・水道・ガス費用は、従来紙の請求書をもとに個別に費用計上する必要がありました。物件数や部屋数が多い場合、費用の振り分けや管理会計データの集計に膨大な時間がかかっていたのが実情です。

請求書が電子データで一括集約されれば、利用場所や料金などの明細がCSV形式でまとめて提供され、部屋ごとの費用計上をデータ処理で一気に完了できます。実際、請求書枚数が多い企業では、請求データの集約により月あたり27万円のコスト削減効果が報告されています。

このような仕組みにより、経理担当者は手作業の負荷から解放され、より戦略的な業務へリソースを振り向けることが可能です。コスト管理や配賦作業の効率化を目指す場合、まずは現状業務にどれだけ削減余地があるか試算してみることをおすすめします。

一括請求サービス「OneVoice公共」による業務効率化とコスト削減

マンション管理会社においては、管理物件数や戸数の増加に比例して請求書の処理業務が煩雑化しやすく、経理部門の負担が年々増しています。特に水道・電気・ガスなど公共料金の請求書は、拠点ごとにバラバラに届きやすく、仕訳や入力、支払手続き、保存管理に多くの時間と人員が必要となります。

こうした現場の課題に対し、「OneVoice公共」を活用した一括請求の仕組みがどのように業務効率化とコスト削減に寄与するのか、その概要・特徴から実際の効果事例、さらに導入前に試せる無料試算のご案内まで、段階的に詳しくご紹介します。

サービスの概要と特徴

「OneVoice公共」は、水道・電気・ガスなどマンション管理会社が日常的に受け取る公共料金の請求書について、受取・立替払い・仕訳・支払・保存までの一連の処理をまとめて効率化するためのサービスです。経理や総務が拠点ごとに個別対応していた請求書を、月1回の電子請求書として集約します。

これにより、従来の紙書類による開封・分類・入力・ファイリングなどの手間が大幅に削減されます。また、請求単位で3階層まで名称を付与できるため、管理会計や部門別配賦に必要なデータも容易に集計可能です。

さらに、インボイス制度への対応や、約3,800のサプライヤー実績により地方水道局やプロパンガスなど幅広い取引先にも対応できる点が特徴です。

利用効果の事例紹介

実際に「OneVoice公共」を導入した株式会社白洋舎では、それまで拠点ごとに紙でバラバラに届いていた公共料金の請求書が1枚にまとまり、支払業務の負担が大幅に軽減しました。ポータルサイトからデータ抽出ができるようになり、利用内容の確認や管理も容易になったと声をいただいてます。

ペーパーレス化を進めたことで、ヒューマンエラーによる支払い漏れや紛失といったリスクも低減しています。さらに、店舗の出退店時に発生する契約管理やエネルギー使用量の集計も自動化され、CO₂排出量の算定作業まで効率化できるようになりました。

【生活関連サービス業】公共料金・請求処理の効率化で運用負荷を大幅削減！

マンション管理業の企業様では約600社へ支援実績に基づき、請求書が月300枚発生するケースでは月109時間、27万円のコスト削減効果が見込まれます。

無料試算の案内

自社で「OneVoice公共」を導入した場合、どれほど業務負担やコストが削減できるのか事前に把握したい方へ、無料の試算サービスが用意されています。毎月受け取っている請求書の枚数を入力するだけで、削減できる書類の枚数や、業務のコスト削減目安をその場で確認可能です。

導入前の不安や疑問が生じやすい部分も、実際の数値をもとに比較・検討できるため、納得感を持って次のステップに進むことができます。業務効率化やコスト削減に本気で取り組みたい方は、試算ページを活用して現状分析から始めてみてください。

よくある質問（Q&A）

マンション管理会社の経理や総務部門が請求書処理業務を効率化する際、実際の運用や仕組みに関する具体的な疑問を抱くことは少なくありません。ここでは、「インボイス制度対応」「元請求書の入手方法」「サービスの対応範囲」といったよく寄せられる質問について、実際の対応内容を整理しながら解説します。

日々の業務負担を軽減するために、利用時の安心材料や手順がどうなっているのかを明確にすることで、導入を検討する方の不安解消につなげます。

インボイス制度対応について

インボイス制度への対応は、請求書の電子化や一元管理を検討する際に最も気になるポイントの一つです。「OneVoice公共」では、インボイス制度の要件を満たした請求書や立替金精算書として発行されるため、制度上必要な情報の整備や適格請求書発行事業者への対応も問題ありません。

これにより、会計処理や支払業務を進めるうえで追加の手間が発生せず、安心して制度対応が可能です。

元請求書の入手方法

水道・電気・ガスなどの元請求書が必要な場合、専用のポータルサイトから直接ダウンロードできる仕組みが用意されています。紙での原本管理の手間が省けるだけでなく、必要なタイミングで即座にデータ取得が可能となります。

これにより、監査や社内確認の際にも、迅速かつ確実に元請求書を管理できます。

サービスの対応範囲

複数の拠点や多様なサプライヤーに対応する必要がある場合も、対応可能な取引先は約3,800社に及んでいます。地方自治体の水道局やプロパンガスなど、一般的な公共料金請求書だけでなく幅広い事業者に対して取りまとめができる体制が整っています。

これにより、全国展開する管理会社や、物件ごとに異なるサプライヤーが存在する場合でも、効率よく一括管理が進められます。

まとめ～業務効率化で管理費高騰を抑えるために

管理費や修繕積立金の上昇が続くなか、安易な管理費の値上げは住民の離脱や空室リスクにつながるため、マンション管理会社としては避けたいところです。その一方、人手不足や資材費の高騰など構造的なコスト増加要因への対策は待ったなしとなっています。

こうした状況で、業務効率化による人件費削減は非常に有効なアプローチです。とくに、マンションごと・部屋ごとに届く大量の請求書処理は工数がかかり、経理や総務部門の負担を増大させています。紙の請求書対応やフォーマットの違いによる確認作業、費用計上の煩雑さが積み重なり、毎月多くの時間と手間を要している管理会社も少なくありません。

このような背景から、一括請求サービスの活用により請求書の受取・仕訳・支払・保存をまとめて効率化することは、管理費の高騰を抑える現実的な選択肢となります。月1回の電子請求書で必要なデータが整理されて届く仕組みを導入すれば、紙の書類管理や手入力のミス、ファイリングなどに費やしていた時間を大幅に削減できます。

請求書処理の効率化は、インボイス制度や管理会計にも柔軟に対応できる点も魅力です。結果として、経理部門は戦略的な業務や資金繰り分析など、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。

管理費の高騰を抑えつつ、住民サービスの質を維持したい管理会社の方は、ぜひ一度、コスト削減と業務効率化の両立を目指す一歩を踏み出してはいかがでしょうか。

水道光熱費の請求書なら「One Voice公共」