
株式会社白洋舎 様
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白洋舎様では、全国に広範なネットワークを有しており、特に公共料金の支払管理業務に多大な負荷がかかっていた。バックヤードの総務・経理部門では、各店舗や事業所ごとに異なる請求書の管理や支払い作業を行っており非常に負担になっていた。契約は本社で一括して行う場合もあるが、管理会計上、部門別の採算性を重視しているため、支払や請求の処理は各エリアの担当者が個別に対応していた。
また、当社を取り巻く経営環境の変化により、主力のクリーニング事業においては、新型コロナウイルスの感染拡大以降、需要が十分に回復しないことを前提とした事業戦略を進めており、不採算店舗の閉鎖等の構造改革や、首都圏の拠点集約による業務効率化などを通じて、事業収益力の強化を図っている。一方で、主に法人のお客さまを対象とするレンタル事業(ホテル・レストラン等のリネン品を取り扱うリネンサプライ部門と、コンビニエンスストアや食品工場等のユニフォームを取り扱うユニフォームレンタル部門)は成長分野と位置付けており、それぞれの部門において、レンタル品のクリーニングや在庫管理、集荷・配送といったサービスを総合的に提供している。
当時、契約の窓口担当をされていた高阪氏は、白洋舎様を取り巻く現在の経営環境についてこう話す。「コロナ禍を経て、個人のお客様向けのクリーニング事業は、市場の縮小やライフスタイルの変化で、なかなか厳しい状況が続いており、不採算店舗の統廃合や移転などで、なんとか踏ん張っているのが現状です。その一方で、企業様向けのリネンサプライとユニフォームレンタルの事業は、これからもっと伸ばしていける成長分野だと捉えています。そこをどうやって他社さんと差別化していくかというのが、中期経営計画の大きな柱になっています。こうした状況から、全社的にムダをなくして効率を上げ、将来への投資や成長分野にリソースを振り向けていくことがとても重要になっているのです。こうした状況下で、バックヤード部門の業務効率化は避けて通れない課題でした。」と話す。
総務部係長の漆野氏は、当時の支払・管理対応の煩雑さについて、「支払等の実務を担当している総務部は、大きな事業所でも2,3名、地方の事業所では1名など、少ない人数でやりくりしています。そこに公共料金の請求書がバラバラに届くのです。電力会社やガス会社、水道局など、フォーマットも違うし、締め日も支払期日もバラバラ。毎月これらの請求書を開封して内容を確認し、経理システムに手入力後支払処理を行い、月末近くになると請求書の山に埋もれるような状況でした。」と、当時の苦労を振り返る。ユニフォームレンタル東部事業所総務係長の村辺氏も同様に、「紙の請求書は量が多いだけでなく、どこかにいってしまってうっかり支払いが漏れてしまうリスクもあって、常に神経を使っていました。ヒューマンエラーが起きないようにチェックするために時間と手間もかかっていました。」と、当時の支払・管理対応の煩雑さについて話す。
高阪氏はさらに、「脱炭素経営への取り組みが社会的に求められる中で、拠点ごとに届く電気やガスといったエネルギーの請求書を集めて使用量を集計し、CO₂排出量を計算する作業も大変でした。特に、店舗数が多く、その全てからデータを集めるだけでも膨大な手間がかかっていて、担当者の大きな負担になっていました。このままでは、サステナビリティへの取り組みを本格的に進める上で、データ収集・管理がボトルネックになるのは明らかでした。環境問題への対応は企業にとってますます重要になるので、ここは早急に解決したい課題でした。」と、エネルギー使用量の集計・管理における課題についても触れる。加えて、「中期経営計画でも店舗ネットワークの最適化を進めていますが、不採算店舗の統廃合や移転に伴うサプライヤ手続きも総務部が行っており、時間と手間がかかっていました。これも、担当者にとってはかなりの負担でした。」と、店舗運営の変化に伴う煩雑さについても話す。
左から総務部 係長 漆野 様、ユニフォームレンタル東部事業所 総務係長 村辺 様
白洋舎様では、こうした多岐にわたるバックヤード業務の効率化、特に多数の拠点における公共料金管理の負担軽減と、サステナビリティへの対応強化を目指し、サービスの導入を検討されていた。
高阪氏は、OneVoice公共導入のきっかけと決め手について次のように語る。「全社的に省人化や業務効率化、コスト削減の動きが高まっている中で、既に導入していたインボイスの通信料金の一括請求サービス(Gi通信)では、実際に煩雑だった通信料金の支払いや管理の作業が劇的に効率化されたことを肌で感じており、同じように公共料金も一元化できれば、バックヤードの負担はさらに減るだろうと考えたんです。同じインボイスさんのサービスであれば連携もスムーズだろうという安心感もありました」。
さらに、サステナビリティへの対応という観点も重要だった。「特に電気やガスといったエネルギーのデータは、CO₂排出量算定に不可欠です。今後の企業活動において、脱炭素は避けて通れないテーマですから、エネルギー使用量を正確に把握し、管理できる仕組みは必須だと考えていました。OneVoice公共であれば、これらのデータもまとめて取得できると聞き、業務効率化だけでなく、社会的な責任を果たす上でも有効だと判断しました」。
こうして、白洋舎様は公共料金の一元管理と効率化、そしてエネルギーデータの把握によるサステナビリティ推進を目的として「OneVoice公共」の運用を開始した。
OneVoice公共の導入で、公共料金を中心とした請求書処理の効率化に、大きなメリットがもたらされた。
漆野氏は、「導入前は公共料金の請求書処理だけでも煩雑な作業でしたが、OneVoice公共導入後は、ポータルサイトから毎月データをダウンロードするだけで済むようになり、精神的な負担も減りました。」と、その効果を語る。さらに、「インボイス制度や電子帳簿保存法など外部環境の変化に伴う法令対応業務も効率化されました。少ない人数でカバーしなければならない総務部にとって、この効率化は本当に助かります。」と、サービス導入の相乗効果と、人員不足への対応という側面についても言及する。
村辺氏も、「拠点ごとに請求書データが集約されるので、部門別の採算性を重視している自社の運用にマッチし、管理の負担が軽減されました。」と管理面のメリットを強調する。また、「紙の請求書がなくなったことで紛失したり、支払いを忘れてしまったりといったヒューマンエラーのリスクが大幅に減少しました。確認やチェックにかかっていた時間も減り、安心して業務に取り組めるようになりました。人的ミスが減ったことは、信頼性向上という点でも非常に大きいです。」と、エラー削減による安心感と信頼性向上についても話す。
こうしたバックヤード業務の効率化は、単に作業時間が減るだけでなく、中期経営計画で掲げる「成長分野(リネンサプライ・ユニフォームレンタル)の強化」や「店舗ネットワークの最適化」といった、より戦略的な活動に人員や時間を振り向けられるようになった、という側面もあると言える。
さらに、通信回線管理についても、高阪氏は「OneVoice公共(およびGi通信)の管理画面で、どの拠点にどのような契約があるか、請求金額はどうなっているかが『見える化』されたことで、閉店店舗の不要な回線を発見し、解約することでコスト削減にもつながりました。以前は、現地担当者からの報告待ちだったり、請求書を隅々まで見ないと分からなかったので、これも非常に助かっています。店舗の統廃合や移転が多い時期には、特にこの管理機能のありがたみを感じます。」と高く評価している。
OneVoice公共の導入は、同社が目指す「事業活動を通じて社会課題の解決と企業価値の向上を持続的に行っていく」取り組み、特にサステナブル経営の推進に関しても、大きな効果をもたらしている。
高阪氏は、「導入前の課題でも申し上げた通り、拠点ごとのエネルギー使用量を集計し、CO₂排出量を算定する作業は非常に手がかかっていましたが、OneVoice公共で電気やガスの使用量データが自動的に収集・データ化されるようになったことで、この作業が大幅に効率化されました。これは、脱炭素経営を推進していく上で、大きな前進です。以前はデータ収集自体が大変で、具体的な削減目標の設定や、施策の効果測定まで手が回らない状況でしたが、これからは容易になります。データに基づいた分析や対策が可能になることで、より実効性のあるサステナビリティ活動ができるという期待が大きいです。」と言及する。
また、公共料金の請求書の電子化により紙の使用量が大幅に削減されたことは、ペーパーレス化の推進に貢献した。これは単にコスト削減だけでなく、環境負荷の軽減につながる持続可能な社会の実現に向けた取り組みを一層強化するもので、高阪氏は「紙の請求書が減ったことで、ファイリングスペースも不要になり、オフィス環境も改善されました。社内全体でペーパーレスへの意識も高まってきていると感じます。環境への配慮という観点からも、非常に意義のある取り組みだと感じています。」と、副次的な効果にも触れる。
白洋舎様は、中期経営計画でのサステナビリティ戦略における<環境経営>について、「環境負荷の低減、カーボンニュートラルへの挑戦」と「循環型社会の構築への貢献」を掲げている。
白洋舎様のように、工場や営業拠点を多数持ち、事業所毎に支払・管理業務等を行っている企業の総務部門では、同様の課題で大きな負荷がかかっているのではないだろうか?特に公共料金のように請求元が多様でフォーマットが統一されていないものを、全国多数の拠点分管理するのは容易ではない。OneVoice公共は、こうした公共料金の請求書を一本化することで、業務効率化を図り、本来業務にリソースを充てることを可能にする。また、エネルギー使用量の見える化による脱炭素経営の推進にも貢献できる。
高阪氏からも「今の運用はインボイスのサービス(Gi通信・OneVoice公共)を利用していることが前提で成り立っているので、これがないと困ってしまう」との評価を頂いた通り、同社のように、毎月の公共料金の支払・管理業務に課題を感じている企業、サステナブル経営に注力している企業に、業務効率化とペーパーレス化、エネルギー消費量の算出が確実に図れる、一括請求サービス「OneVoice公共」をお勧めしたい。
名称 | 株式会社白洋舎 |
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本社 | 東京都大田区下丸子2丁目11番8号 |
代表者 | 代表取締役社長 五十嵐 瑛一 |
社員数 | 1,347名(2024年12月31日現在) |
サイト | https://www.hakuyosha.co.jp/company/ |