管理物件の水道光熱費請求を一本化｜空室増加時代の経理効率化アプローチ

管理物件数が増加する中で、空き家や空室であっても水道光熱費の請求書が毎月届き、その処理に頭を悩ませてはいませんか。原状回復や巡回点検、基本料金などで費用が発生する空き家・空室が増えるにつれて、請求書の受領、仕訳、支払い、そして物件ごとのコスト管理といった一連の経理業務は、想像以上に煩雑化し、経理担当者の負担が増大する一方です。

本記事では、こうした現場の課題に対し、物件ごとに分散する請求書が引き起こす回収漏れや二重計上、支払遅延といった実態とリスクを深掘りします。なぜ今、業務効率化が不可欠なのかその必要性を明確に提示し、複数の請求書を一本化して処理する標準化の具体策までを網羅的に解説します。

こんな方におすすめ

• 管理物件数の増加に伴い、水道光熱費の請求処理が煩雑化し、経理担当者の負担増大に悩んでいる方
• 請求書の回収漏れや二重計上、支払遅延などのリスクを解消し、業務品質を向上させたい方

この記事を読むと...

• 物件ごとに分散する請求書が引き起こす具体的な課題やリスク、および業務効率化の必要性が明確に理解
• 複数の請求書を一本化して処理する、経理業務標準化の具体策を習得

管理物件の水道光熱費請求を一本化すべき背景

管理物件を取り巻く経理業務の中でも、水道光熱費の請求処理は近年、特に課題が顕在化しやすくなっています。背景にあるのは、空き家や空室の増加による物件数・部屋数の拡大です。

空室であっても公共料金の請求が発生し、物件ごと・部屋ごとに請求書が分散。結果として、受領・仕訳・支払などの処理件数が増え、経理部門の負担が大きくなっています。

本章では、こうした現場の実態を整理し、なぜ請求処理が煩雑化しているのか、以下の点から具体的にひも解きます。

• 空き家・空室増加でも発生する水道光熱費と管理コスト
• 管理戸数増加により膨らむ請求・支払・仕訳業務
• 従来の運用では限界が来ている理由

空き家・空室増加でも発生する水道光熱費と管理コスト

空き家や空室の増加は、管理会社にとってバックオフィスの業務量を一層増やす要因となります。特に賃貸用の空き家が多い場合、部屋単位での管理が求められ、各物件ごとに公共料金の請求書が届きます。

空室であっても、原状回復や清掃作業、漏水チェックなどのために水道や電気の利用が発生するため、契約が継続している限り基本料金や共用部の費用も発生し続けます。これにより、各物件・各部屋ごとに請求書が分散して届き、経理担当者は請求書の受領・支払・保存を個別に管理しなければなりません。

管理対象が広がることで、単に現場対応だけでなく経理処理や収支管理の工数も飛躍的に増大し、月次決算やオーナーへの報告業務にも影響が及びやすい状況です。こうした請求書が分散する構造こそが、業務の煩雑化と管理コストの増大に直結しています。

管理戸数増加により膨らむ請求・支払・仕訳業務

管理物件が増え、請求書が物件や拠点ごとに細かく分かれて届くと、例えば100件の管理物件があれば、水道・電気・ガスの請求書が合計100枚以上届くといった状況になります。これにより、経理部門では、回収漏れ（未払いやサービス停止のリスク）、二重計上（無駄な支出の発生）、支払遅延（取引先との信頼関係の悪化）といった複数のリスクが複合的に高まります。

さらに、各物件の正確な収支を把握し、オーナーへの報告や経営判断に資するためには、物件別に費用を仕訳する必要があります。

従来の運用では限界が来ている理由

管理物件数の増加と多岐にわたる費用発生により、経理部門では従来の運用が限界を迎えています。特に、本社一括契約費用などの配賦作業（間接費を各物件に割り当てる会計処理）や、各請求書を適切な勘定科目へ整理する作業が、物件数増加に伴い飛躍的に増加します。

その結果、月次決算の遅延や監査対応の負荷増大を招き、経理担当者の残業増加や経営分析への時間不足から、業務負担が慢性化してしまいます。

なぜ管理物件の公共料金処理は複雑化するのか

物件管理における公共料金の請求処理は、管理戸数や拠点の増加とともに急速に複雑化します。特に空き家や空室の増加によって、請求書の枚数が膨れ上がり、回収や仕訳、支払いの各工程でリスクが高まる傾向があります。

また、業務が特定の担当者に依存しがちな現場では、担当変更や長期休暇、繁忙期の際に処理品質が大きく揺らぎやすいのが現実です。さらに、管理対象が増えるほど、現場の努力だけで安定した運用を続けるのは限界が生じます。

この章では、公共料金の請求処理が複雑化した場合に発生しやすい具体的な課題とリスクを、以下の点から深掘りします。

• 原状回復や巡回点検による空室での費用発生
• 入退去や契約変更による名義・契約状態の頻繁な変動
• 物件ごとに異なる請求・支払フロー
• 属人化による業務品質の低下

原状回復や巡回点検による空室での費用発生

空室であっても、原状回復工事や定期点検、清掃のために水道や電気を使うケースが多くあります。通水や漏水点検など、空室維持のための基本料金が発生し続けることも珍しくありません。

こうした費用は物件ごとに異なり、経理担当者は「どの物件で、どの作業のために、どれだけ費用が発生したか」を明細ごとに確認・計上しなければなりません。空室＝費用ゼロとはならないため、管理会計上の仕訳や配分作業が複雑化しやすい構造です。

入退去や契約変更による名義・契約状態の頻繁な変動

賃貸物件では入居者の退去や新たな入居に伴い、水道光熱費の契約名義や請求先が頻繁に切り替わります。たとえば、退去後は管理会社名義で契約を継続し、次の入居時に再度名義変更を行う必要があります。

この過程で請求書の宛先や契約内容が何度も変わるため、請求漏れや手戻りが発生しやすくなります。さらに、空室期間中の費用負担が誰になるのかが不明確な場合、社内調整やオーナーへの説明も煩雑を極めます。こうした契約状態の変動は、日々の請求処理業務に大きな影響を及ぼします。

物件ごとに異なる請求・支払フロー

管理物件や部屋数が増加する中、手作業での請求処理には限界があります。処理件数が増えるほど、現場の人手や確認作業だけでは対応しきれず、業務負荷が急増します。

月次決算や監査では、請求書の受領・仕訳・証憑管理を標準化し、処理フローを統一することが不可欠です。仕組み化がなされていない場合、作業の増分を吸収できず、月次運用やオーナー報告の精度が崩れやすくなります。

属人化による業務品質の低下

公共料金の請求書に限った話ではありませんが、請求書処理が特定の担当者の経験やノウハウに依存している場合、担当変更や長期休暇、繁忙期などのタイミングで業務品質が急激に低下しやすくなります。

作業手順が個人ごとに異なる場合、引き継ぎがうまくいかず、支払や仕訳の抜け漏れが発生しやすいのが実情です。これにより、現場でのトラブルや管理コストの増加が加速します。

「一本化できてない」ことで起きる実務トラブル

物件管理の現場では、空き家や空室の増加に伴い、水道光熱費の請求処理が複雑化しやすくなっています。請求書を一本化できていないことで発生しやすい具体的な実務トラブルと、その背景にある課題を深掘りします。

• 物件別収支・採算管理が曖昧になる
• 請求漏れ・二重支払などのヒューマンエラー
• 経理と現場の確認工数が増え続ける
• 月次締めが遅れ、経営判断に使えない

物件別収支・採算管理が曖昧になる

物件ごとに水道光熱費を整理できていない場合、各物件の維持費や空室損失が不明確になり、収支管理が曖昧になります。これにより、オーナーや経営層への報告精度が低下し、適切な予実管理や改善策の立案が困難になります。

特に複数の物件を管理している場合、個別の収益性判断や経営判断の遅れに直結するリスクがあります。

請求漏れ・二重支払などのヒューマンエラー

請求書が物件や拠点ごとに分散していると、請求書の回収漏れや二重計上、支払遅延といったヒューマンエラーが頻発しやすくなります。これは、未払いやサービス停止のリスク、無駄な支出の発生、取引先との信頼関係の悪化を招く可能性があります。

処理件数が増えるほど、確認作業の漏れが発生しやすくなり、業務品質の維持が困難になります。

経理と現場の確認工数が増え続ける

名義や負担者が物件ごとに異なったり、入退去や契約内容の変更が頻繁に発生すると、「どの費用を誰がどのタイミングで支払うべきか」という確認や調整が常に必要になります。

特に契約に明記がない場合、関係者間での協議や追加の確認作業が繰り返され、経理担当者だけでなく現場の事務工数も増大し続けます。これにより、本来の業務に割く時間が圧迫され、全体の業務効率に悪影響を及ぼします。

月次締めが遅れ、経営判断に使えない

物件ごとの収支管理が曖昧になると、正確な予実管理や収益性分析が困難になります。その結果、月次決算の締め作業が遅延しやすくなり、経営層へのタイムリーな報告や、迅速な経営判断に必要な情報提供が滞る事態を招きます。

経営層は物件ごとの正確な収益状況を把握できず、戦略的な意思決定が遅れることにもつながります。

管理物件の水道光熱費請求を一本化するメリット

空き物件や空室を多数管理する現場では、水道光熱費の請求書が物件ごとに分散して届き、経理担当者の工数と管理負担が大きくなりがちです。さらに、請求書の回収漏れ、仕訳や支払いのミス、費用配賦の煩雑さといった課題も複合的に発生します。

この章では、現場の負担軽減と業務品質向上を実現する具体策として、以下の手法を解説します。

• 請求書受領の集約による管理工数削減
• 支払業務の標準化で属人化とミスを防止
• データ化による物件別コスト可視化と監査対応強化
• 経理・現場・経営の情報断絶を解消

こうした流れを踏まえて、経理業務の標準化・効率化を実現したい方には、無料で利用状況を試算できるサービスも用意しています。現状を変えたいとお考えの場合、まずは負担やコスト削減の可能性をで確認されてみてください。

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請求書受領の集約による管理工数削減

水道光熱費の請求書が各物件・拠点ごとにバラバラと届くと、回収や所在確認に多くの時間を割かざるを得ません。受領口を一本化すれば、請求書の回収漏れや所在不明といったリスクを最小限に抑えられます。

また、証憑の保管や検索も容易になり、月次の段取りが組みやすくなります。結果として、請求書の数に比例して膨らんでいた管理工数を大幅に削減でき、経理担当者の負担も軽減されます。

支払業務の標準化で属人化とミスを防止

支払方法やタイミングが物件ごとに異なると、処理手順が複雑になり、担当者ごとのやり方に依存しがちです。支払業務を標準化すれば、消込やチェックなどの作業がルーティン化でき、例外処理や突合の手間も減ります。

管理戸数が増えても現場の運用工数を抑えつつ、ミスや支払遅延のリスクを減らし、担当変更時でも業務品質を安定させることが可能です。

物件別コストの可視化と報告精度向上

全明細をデータ化することで、物件ごとの水道光熱費を分かりやすく整理できます。これにより、費用負担の内訳や収支状況が明確になり、オーナー報告や予実管理の精度も向上します。

さらに、証憑や仕訳の整流化は内部統制の強化につながり、監査対応や説明責任の面でも安心です。自社だけでこうした仕組みをゼロから構築するのは難しいため、まずは外部サービスで効率化の可能性を試してみることをおすすめします。

経理・現場・経営の情報断絶を解消

管理物件数が増加し請求処理が複雑化すると、経理部門、現場担当者、そして経営層の間で情報共有のギャップが生じやすくなります。経理は各物件の正確な収支をタイムリーに把握できず、現場は空室期間の費用や入退去時の状況に関する情報が経理と連携しにくい、といった状況に陥りがちです。その結果、経営層は物件ごとの採算性や全体のリスクを正確に評価し、迅速な意思決定を下すことが困難になります。

請求書を一本化しデータで管理することで、こうした情報断絶を解消できます。

経理部門	集約されたデータに基づいて物件ごとのコストを迅速かつ正確に集計・分析できるようになり、月次決算の遅延防止や監査対応の精度向上に繋がる
現場担当者	空室維持費用や入退去に伴う請求情報の変化を明確に把握し、経理部門との連携をスムーズに行える
経営層	物件ごとのリアルタイムな収支状況や全体のリスクを可視化でき、迅速かつ戦略的な経営判断が可能

これにより、組織全体の情報連携が強化され、業務の透明性が向上し、オーナーへの説明責任も果たしやすくなります。

外部サービスで実現できる一本化運用の具体像

外部サービスとして、インボイスが提供する水道光熱費一括請求サービス「One Voice公共」をご紹介します。請求書受領の集約による管理工数削減、支払業務の標準化で属人化とミスを防止、データ化による物件別コスト可視化と監査対応強化の実現が可能です。

「OneVoice公共」は、受け取る水道・電気・ガスの請求書について、受取・立替払い・仕訳・支払・保存までの一連の処理をまとめて効率化するためのサービスです。経理や総務が拠点ごとに個別対応していた請求書を、月1回の電子請求書として集約します。以下の機能を通じて業務効率化を実現します。

• 受取から仕訳までの一元管理
• 月1回の一括支払で業務負担を軽減
• データで物件ごとの利用料金・使用量を可視化
• M&A・管理戸数増に耐えられる運用体制

受取から仕訳までの一元管理

水道・電気・ガスなどの請求書が拠点ごとに分散して届くと、回収漏れや所在確認の手間がかかり、仕訳作業も複雑になります。OneVoice公共では、請求書の受取を一括で代行し、データでの受領が可能なため、処理の抜けや重複のリスクを抑えることができます。

これにより、請求書の受取から仕訳までの流れを統一し、証憑管理や検索性も向上します。

月1回の一括支払で業務負担を軽減

従来は物件ごとに複数枚の請求書を受け取り、それぞれ支払手続きを行う必要がありましたが、この仕組みを導入することで、月に1回のまとめた支払だけで済みます。支払件数が減ることで、経理担当者の負担が大幅に減少し、支払遅延やミスの防止にもつながります。

データで物件ごとの利用料金・使用量を可視化

各物件ごとに水道光熱費の利用料金や使用量をデータ化できるため、物件別のコスト把握や管理会計が容易になります。エネルギー使用量や経費の集計も自動化でき、物件ごとの収支状況を正確に把握しやすくなります。

これにより、無駄なコストの発見や、オーナーへの詳細な報告、監査対応もスムーズに進められます。

例えばマンション管理業の企業様では、例えば月300通届く請求書を「One Voice公共」を利用することで月100時間以上の削減に成功しました。

M&A・管理戸数増に耐えられる運用体制

M&Aや事業拡大によって管理戸数が急増した場合、従来の属人化した運用や手作業での請求処理は、さらなる業務負荷の増大と処理品質の低下を招き、システムの限界を招きかねません。このような状況では、経理部門がボトルネックとなり、事業成長の足かせとなるリスクがあります。

請求処理プロセスを標準化し、システムによる自動化を進めることで、急激な事業環境の変化にも柔軟に対応できる強固な運用体制を構築できます。新たな物件の追加や拠点統合の際にも、請求書の受領から仕訳、支払いまでがスムーズに行われ、経理業務が滞ることなく、円滑な事業継続を可能にします。これにより、将来的な事業成長を安定的に支え、組織全体のレジリエンス（回復力）を高めることにつながります。

まとめ：空室増加時代に必要なのは「削減」ではなく「構造改革」

今後の管理物件運営では、空き家・空室の増加に伴い水道光熱費の請求書処理がさらに煩雑になることが想定されます。物件ごとにバラバラと届く請求書は、回収や支払、仕訳などの業務負荷を大きくし、経理品質や月次決算の遅延リスクを高める要因となります。

そのため、業務全体の標準化や入口での受領集約といった効率化の仕組みが今後ますます重要です。こうした仕組みを導入することで、物件別の費用管理や監査対応も安定し、コスト把握や説明責任の強化にもつながります。

業界全体で空き物件の増加が続く中、自社の課題を体系的に解決し、経理部門の負担を減らすには今回紹介した「One Voice公共」の利用もぜひ検討されてみてください。

関連記事：【不動産業向け】コスト高騰対策は請求書処理の手間削減から！マンション管理会社の業務効率化方法を解説

今後増加が見込まれる空き物件には業務効率化の仕組みが不可欠

人口減少や市場変化で空き家や空室は今後も増加傾向にあります。管理物件数が増えれば増えるほど、請求書の受領・支払・仕訳などの工数が雪だるま式に増え、担当者の負担は避けられません。

特に、複数拠点や分散した物件を扱う場合は、手作業による管理やチェック体制では回収漏れや支払遅延が発生しやすくなります。こうした課題を根本から解消するには、請求書の受領方法を一本化し、支払や仕訳・証憑管理までを標準化する仕組みの導入といった、請求書処理の構造改革が必要になってきます。

実際に、請求業務の集約やデータ化を進めた企業では、支払工数やヒューマンエラーの減少、物件ごとのコスト把握の容易化など、業務効率と管理精度の両立を実現しています。

業務の将来性と安定のためにも、請求書業務の効率化に向けて現在の運用体制を見直し、今こそ業務効率化の一歩を踏み出すことをおすすめします。