【医療・福祉業】薬局･福祉･介護、3事業の請求書処理を バックオフィスのDX化で課題解決！

株式会社フロンティア 様

導入前の課題・背景

合併による事業拡大の裏で進行していた、管理体制の複雑化

フロンティア様は、元々中心事業であった薬局事業に加え、2013年にワタキューグループの兄弟会社であった株式会社ハートウェルを吸収合併し、福祉用具事業と看護・介護事業へと領域を拡大した。この合併は、地域住民のニーズに多角的に応えるための重要な一歩であったが、同時にバックオフィスの管理体制に新たな課題をもたらした。管理本部総務部の山本様は、当時の担当者から聞いた状況をこう語る。「事業領域拡大に伴い、管理しなければならない通信回線は増加し、約1,500回線、請求書は月間約130通にも上っていました。それを捌こうにも、そもそも薬局事業と新たに加わった福祉・介護事業では、バックオフィスの管理体制や請求管理の業務フローが全く違っていたので、まずは平準化する必要がありました。薬局は薬剤師と医療事務が中心で、経理業務は本社がまとめて担う体制だった一方、福祉用具事業と看護・介護事業を展開していた事業所では、拠点内に事務担当者がおり、拠点内で経理業務が完結していました。」と話す。このように、事業ごとに業務フローや文化が異なる中での合併は、請求管理業務の複雑化を招く一因となっていた。

加えて、深刻な課題となっていたのが、通信キャリアの契約プランがバラバラであったことである。拠点ごとにNTTとソフトバンクの回線が混在し、オプションサービスや割引プランが異なっていた。全社的に通信コストを把握することが極めて困難だったため、無駄なコストが発生している可能性があっても、それを特定し検証することができずにいた。

また、紙の請求書が毎月山のように届くため、支払処理や監査対応にも膨大な時間がかかっていた。

導入のきっかけと決め手

DX推進により、専門スタッフが本来の業務に集中できる環境へ

これら請求管理の効率化が喫緊の課題となる中、まずはバックオフィス業務の非効率性を解消する必要があった。「インボイス社のサービスは、少数の管理部門スタッフで多数の拠点の請求情報を効率的に一元管理できるため、スタッフが定型業務から解放され、事業間の相乗効果を生み出すための分析やサービス品質の向上に時間を投下できるという点で、弊社の目指す方向性と合致していました。」と導入の決め手を話す。

導入後の効果

請求書処理に関わる手作業の削減！データ活用で生まれた「時間」という新たな資産

「サービス導入による効果は大きかったです。最大のメリットは、従来発生していた本社での入力作業や現場での伝票起票、紙の請求書を本社へ提出するといった手間が一掃され、請求書に関する一連の手作業が自動化されたことです。インボイス社から拠点ごとのデータをExcel形式で提供してもらうことで、それをもとに会計システムへの取込データを短時間で作成できるようになりました。また、契約内容や利用状況がデータ確認可能となり、拠点からの照会や監査対応が迅速化しました。」と高く評価頂いた。

さらに、省エネ法対応においても効率化が図られた。以前は、各拠点が経理伝票の摘要欄に電力使用量を手入力しており、入力漏れや確認の手間が発生していたが、サービス導入後は自動でデータが蓄積されるため、正確な数値を簡単に把握できるようになった。

導入サービス