【テンプレート】請求書の内訳の書き方とは？記載時の注意点も解説

請求書を発行する際に、「どの業務に対して、どのくらい請求するのか」を明確にする「内訳」は重要な項目です。しかし、内訳の項目を正確に記載していないと取引先が理解できないため、請求を承認してもらえないといったトラブルにつながります。

このようなトラブルを未然に防ぐ方法として、請求書のテンプレートの活用がおすすめです。テンプレートを活用すると、簡単な入力作業で対応でき、また取引先にも内容が伝わりやすい請求書が作成できます。

本記事では、請求書を作成する際におすすめするテンプレートや内訳の書き方を紹介します。

請求書（請求明細書）に無料で使えるおすすめのテンプレート

請求書（請求明細書）のテンプレートが、無料で使えるおすすめのサイトは以下のとおりです。

• freee
• テンプレートBANK
• Money Forward

請求書は業種やインボイス登録の有無などによって形式が異なります。

しかし、テンプレートを活用すると、取引先や取引の状況にあわせた使用が可能です。また、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートなどの形式でダウンロードできるテンプレートを利用すれば、自社の状況や用途にあわせたカスタマイズができます。

近年では、請求書や領収書などの発行から管理までを一括しておこなえるシステムも提供されています。もし、書類に関する業務の効率化を考えている場合、請求書管理システムの導入がおすすめです。

関連記事：インボイス制度で導入すべきシステム4選！導入するべき理由も紹介

請求書の内訳に必要な4つの項目

請求書の内訳は明確に定義されているわけではありませんが、法律や税制上のルールは存在しています。そのため、どのような項目があるかを把握しておかないと税制上のトラブルに発展しかねないため、それぞれの項目でどのようなことに注意するべきかを理解しておくことが重要です。

ここでは、請求書の内訳に必要な4つの項目を解説します。

①商品名

商品名の項目では、請求する商品・サービスに該当する名称や内容を正確に記載します。たとえば、企業の動画制作を請け負った際は、内容にあわせて「〇〇さんインタビュー動画制作代」など具体的かつ正確に記入しましょう。

【動画制作代をした場合の記入例】

概要

〇〇さんインタビュー動画制作代

もし、「動画制作代」などと一括でまとめてしまうと、複数の動画制作を依頼されていた際にどの動画に対しての請求か判断しにくくなります。

商品名の書き方などは、取引先が一目でわかるように記載しましょう。また、「動画制作代」などとまとめる場合は、備考欄に詳しく記載することも可能です。

②単価

単価の欄には、契約時に締結した商品業務やサービスの単価を記載します。

たとえば、契約時に時給で支払うと決められている場合は、1時間分の報酬額を単価に記載します。また、成果報酬やプロジェクト単位での報酬など、すでに金額が決定している場合は指定の額を記載します。

【成果報酬の業務委託で単価が1万円であった場合の記入例】

単価

10,000

同じ請求書に記載する項目でもプロジェクト内容によって単価の変動があるため、誤って記載しないように注意しましょう。

③数量

数量の項目には、業務内容やサービスの提供した商品・サービスの数と単位を記載します。成果報酬やプロジェクトごとに決められている場合は「個数」を記載します。

【インタビューの動画制作を3本依頼されていた場合の記入例】

数量	単位
3	本

たとえば、時給単価で仕事を請け負う場合、時間が対象となります。

【作業時間が8時間であった場合の記入例】

数量	単位
8	時間

数量や単位は依頼された業務内容やサービスによって変動するため、状況にあわせて記載しましょう。

④合計額

合計額は「単価」と「数量」を掛け合わせた合計金額を記載します。使用するテンプレートによっては計算式が組み込まれている場合も多いため、単価と数量を入力すると自動で算出されます。

【合計額の記入例】

金額

10,000

計算式が組み込まれていない場合には自分で計算する必要があるため、誤った計算をおこなっていないか慎重に対応を進めましょう。

こちらで算出された合計金額が請求金額に影響するため、最後に誤りがないか自分で確認するのがおすすめです。

請求書の内訳を記載するときの2つの注意点

請求書の内訳を記載する際にはいくつかの注意点があります。

もし注意点を意識せずに作成してしまうと、数量の誤りや商品名の混在などが発生し、正しい請求書なのか受け手はわからなくなってしまいます。双方の認識の相違にもつながり、大きなトラブルにつながる可能性も考えられるでしょう。

ここでは、請求書の内訳を記載する際の2つの注意点を解説します。

①内訳の内容を一目でわかるようにする

商品名を記載する際は、取引先がどの業務内容なのか一目でわかるように記載しましょう。取引先の企業は多くの事業者とやり取りをしており、すべてを把握しきれていない可能性があるためです。

もし、相手が内訳の理解できない場合、請求書の作り直しを依頼されてしまうなど余計な作業が増えてしまう原因となります。

請求書を見やすく書くことで、お互いの認識ミスを防げるでしょう。

②取引内容に変更がある場合も正しく記載する

取引内容によってはイレギュラーの対応を求められます。その場合は状況にあわせて備考欄に記載すると取引先も理解しやすくなるでしょう。たとえば、単価の変更やシステムの仕様変更などが挙げられます。

円滑に進めるためにもイレギュラーの対応が発生した場合には、備考欄に具体的な内容を記載しましょう。

【厳選】請求書業務を軽減させるおすすめの請求書ソフトとは？

テンプレートよりも請求書の管理や取引先への受け渡しについても業務効率化したい方もいるでしょう。このような要望があれば、請求書ソフトの導入がおすすめです。

請求書ソフトを導入すると請求書の作成のみに限らず、管理や送付などについての業務負担も軽減できるため効率化が図れます。

ここでは、請求書業務を軽減させるおすすめの請求書ソフトを紹介します。

• OneVoice明細
• Misoca
• freee請求書

①OneVoice明細

OneVoice明細は請求書や納品書の発行・管理ができる電子管理システムです。帳票の種類も豊富に用意されており、各種のニーズに対応できるため業務の9割を軽減できます。

請求書のレイアウトも複数用意されているため、必要な情報を入力するとすぐに発行が可能です。また、以前まで使用していた請求書のレイアウトがある場合でも、そのまま使用できるため導入の手間もかかりません。

完成した請求書はWeb発行や取引先への郵送もできるため事務作業の効率化が図れます。

②Misoca

Misocaは、テンプレートを使用して請求書・領収書などの書類を迅速に作成できる電子発行システムです。

見積書から請求書までワンクリックで変換ができるため操作の手間が減り、ミスの防止にもつながります。また、PDFのダウンロードや郵便発行、メール送信などもワンクリックで作業が完了できます。

同じ会社が運営している会計ソフトのみに限らず、freeeやマネーフォワードクラウドなどの会計・申告ソフトとも連携が可能です。そのため、すでに会計ソフトを活用している担当者の方でも気軽に導入できます。

③freee請求書

freee請求書は、ウェブ上で簡単に請求書や領収書の作成や管理ができる、クラウド型の請求書発行サービスです。

40種類以上のテンプレートが用意されており、自社のニーズにあわせて選択・カスタマイズができます。フォームを活用して必要な項目を入力すると、誰でも簡単に請求書の作成が可能です。

インボイスにも対応しているため、適格請求書発行事業も安心して活用できます。

まとめ｜請求書の内訳の入力などはテンプレートを使用してスムーズに業務を進めよう

本記事では、請求書を作成する際におすすめするテンプレートや内訳の書き方を紹介しました。

請求書の内訳は取引内容を正しく証明するために必要です。記載内容に不備があった場合は、自社の経理処理に支障をきたします。また、取引先が取引内容を理解できず、確認する手間がかかってしまうおそれがあります。そのため、請求書を作成する際には、内訳を正しく記載しましょう。

もし、請求書の作成がわからない方は無料で活用できるテンプレートがおすすめです。また、自社の請求書関連の事務作業を効率化させたい方は、請求書ソフトの導入も検討しましょう。