インボイス制度で導入すべきシステム4選！導入するべき理由も紹介

2023年10月に導入されたインボイス制度により、請求書の作成や保存方法が以前より複雑になりました。このような背景から、経理業務の負荷が増えてしまったケースも少なくありません。

そのようなケースに該当する場合には、インボイス制度に対応したシステムの導入がおすすめです。システムを導入すると業務の効率化や、自動化による人為的なミスの削減が可能です。

本記事では、インボイス制度におすすめのシステムについて、導入するべき理由やメリットなどを解説します。

【理由】インボイス制度のシステム導入で、ミス軽減や業務効率化につながる

インボイス制度は消費税に関する請求書の記載や保存などの対応方法を決めたルールです。もし、インボイス制度を利用したい場合、「適格請求書等保存方式」にしたがって、請求書の交付や保存をおこなう必要があります。この方式は取引内容や消費税率や消費税額などの所定の要件が記載された「適格請求書（インボイス）」を発行し、保存が定められています。

インボイスの導入により、以前まで使用していた請求書から記載項目や管理方法が大きく変更されました。インボイス制度により、業務負荷が増えている事業者は多いでしょう。

システムを導入すると、請求書に関する業務が自動化できるため、人為的ミスの軽減や業務の効率化が図れます。さらに、システムの場合、今後インボイス制度の法改正が発生しても自動で対応してもらえるため安心して利用が可能です。

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インボイス制度のシステムを導入する3つのメリットとは？

インボイス制度に対応したシステムを導入すると、業務を自動化できるため、従業員の負荷を軽減できるメリットがあります。現在、請求書周りの業務で負荷を感じていたり、業務効率化を図りたいと考えていたりする場合は、ほかのメリットも踏まえたシステムの導入を検討してみてください。

ここでは、インボイス制度のシステムを導入する3つのメリットを紹介します。

①人為的なミスを減らせる

適格請求書の作成にあたって複雑な業務を手作業で続けていると、入力間違いや計算の不備など人為的なミスが発生しやすくなります。もし、大事な書類でミスが多発すると、取引先との信用関係に関わってくるため避けたいと考える事業者も多いでしょう。

インボイスの受発注システムを導入すると取引内容をもとに適格請求書の発行を自動化できるため、人為的なミスが減らせます。

②業務効率化が図れる

インボイス制度の導入により、以前までの請求書が使えなくなったり、保存方法が変わったりしました。事業者は請求書の様式変更や管理方法の確立、取引先への確認などにより、対応に追われてしまいます。

インボイスの受発注システムを導入すると、複雑な請求書の発行や管理が一括でできるため従業員の負担を減らせます。今までインボイスに費やしていた時間をほかの重要な業務に注力できるでしょう。

③法改正が発生しても対応できる

実は、インボイス導入後も細かな法改正がおこなわれています。今後もインボイス制度に対して大小問わず、法改正が起こってルールの変更があるかもしれません。法改正の内容によっては、請求書の様式や保存方法に影響します。

インボイスに対応したシステムを利用している場合は、利用者が法改正を詳しく理解していなくても最新のインボイス制度にアップデートされた状態で利用できます。

インボイス制度導入後に変化した対応するべき内容

インボイス制度の導入により、売り手側と買い手側のどちらも新しく対応する業務が増えました。インボイス制度の対応で誤りが発生すると、適格請求書の修正が必要になったり、仕入税額控除が受けられなくなったりします。

ここでは、インボイス制度導入後に変化した対応するべき内容を解説します。

売り手側

適格請求書の発行には税務署から登録番号が発行され、適格請求書発行事業者になる必要があります。インボイスの登録番号が発行されていない状態では適格請求書の発行ができません。税務署にインボイス登録を申請すると登録番号が付与されるため、必要な事業者は事前に取得しておきましょう。

また、取引後は発行した適格請求書の写しを7年間保存する義務が発生します。書類と電子データで保存方法が変わるため、事業や対応に合わせて管理しましょう。

買い手側

まず取引先から適格請求書が発行された場合、必要な項目が全てそろっているか確認します。もし不備がある場合は、売り手側に修正した請求書を再度発行してもらう必要があります。

また、請求書に記載されている登録番号を検索しましょう。検索すると売り手側の情報が出てくるため、請求書の情報と差異がないか確認します。検索方法は、国税庁が運営している「インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト」にて可能です。

参考：国税庁「インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイト」

インボイス制度でシステム化できる業務を一覧で紹介！

インボイス制度に関わる業務のなかでシステム化ができる点は、以下の5つです。システムを自社で使用する場合は、インボイスに対応しているか確認する必要があるためチェックポイントとともに紹介いたします。

システム	チェックポイント
請求書発行システム	適格請求書に必要な項目が整っているか 税率ごとの合計額に消費税計算ができる仕様になっているか
会計システム	免税事業者と課税事業者からの請求書の管理が可能か
POSシステム	適格簡易請求書の項目が記入できるか 商品に合わせた税率表示に対応しているか
販売管理システム	取引先がインボイスに対応した課税事業者かそれ以外かを区分する機能がついているか
EDIシステム	電子帳簿保存法に対応しているか

インボイス制度におすすめのシステム4選

インボイス制度の業務効率化を目指す際、自社にあった適切なシステム選びが必要となります。業務範囲や特性に合わせて、最適なシステムを選択するとインボイス制度への業務効率化を進められるでしょう。

ここでは、インボイス制度におすすめのシステムを4つ紹介いたします。

①Gi通信

Gi通信は、毎月送られてくる通信費に関する請求書の業務を効率化できるシステムサービスです。通信費の請求書受取から仕訳、支払い、保管までをまとめて管理してくれるため、経理部や総務部が抱える業務の悩みを解消できます。

通信会社から発行された複数の請求書を、Gi通信がまとめて1枚の適格請求書として発行するため、確認作業が一回で済むのも特徴的です。15,000社ほどの経理・総務部担当者が導入した実績もあるため、信頼度の高いシステムです。

②OneVoice公共

OneVoice公共は水道・電気・ガスなど、インフラ設備に関する請求書を1枚で一括管理ができるシステムサービスです。請求書にかかる処理業務を90％も削減ができるため、業務効率化が可能です。

請求書は紙と電子のどちらも対応しているため、インボイス制度の保存方法や電子帳簿保存法のどちらも問題なく利用できます。インフラ設備の請求書に関する経理・総務の担当者の悩みを解決できるでしょう。

③弥生会計

弥生会計は、適格請求書の発行や電子帳簿保存法に合わせた保存などを一括管理・対応してくれる会計ソフトです。簿記の知識がない方でも、日付や金額を入力するだけで記帳作業や決算資料の作成ができます。

「スマート憑依管理」や「会計オンライン」などの関連ソフトでは、請求書の仕分けや保存にも対応しており一元管理が可能です。最新の法改正にも対応しているため、インボイス制度の変更や電子帳簿保存法などの変更があっても安心して利用ができるでしょう。

④freee経理

freee経理は、インボイス制度に対応した請求書の発行や保存方法ができるシステムです。現在使用している会計ソフトを使用したまま、適格請求書の発行・保存が可能です。

専門の導入支援担当がシステム導入のサポートをするため、不明点があっても問題なく利用できます。セキュリティも高い水準で対策を施しているため、情報漏洩の対策も安心できるでしょう。

まとめ

本記事では、インボイス制度におすすめのシステムについて、導入するべき理由やメリットなどを解説しました。

インボイス制度は、消費税に関する請求書の記載や保存などの対応方法を決めたルールです。2023年10月に導入されてから請求書の作成や保存方法が以前より複雑になり、業務負荷が増えたり、人為的なミスが発生してしまったりした事業も少なくありません。

そのようななかでインボイス制度に対応したシステムは、請求書関係の業務に関わる問題を解決できます。システムが請求書周りの事務を自動化するため、今まで複雑である業務の効率化が図れるようになります。空いたリソースで事業の重要な業務に注力できるでしょう。