電子帳簿保存法の取引年月日とは？請求書・領収書など書類別の決め方を国税庁Q&Aで解説

電子取引データを保存するとき、「取引年月日」の欄に請求書の発行日を入れるのか、商品が届いた日を入れるのか、代金を支払った日を入れるのか、迷う場面は少なくありません。

結論からいうと、電子帳簿保存法の検索項目として使う「取引年月日その他の日付」は、国税関係書類に記載すべき日付を基準に考えます。たとえば、請求書なら請求年月日、領収書なら領収年月日、納品書なら納品年月日です。

ただし、1か月分の取引をまとめた請求書・納品書など、1つのデータに複数の取引が記録されている場合は、発行日や受領日を使う方法も認められています。

この記事では、国税庁の電子帳簿保存法取扱通達と一問一答をもとに、書類別の日付の決め方、月まとめの請求書など迷いやすいケース、検索要件を満たすためのファイル名・日付管理のルールまで解説します。

【結論】取引年月日とは「国税関係書類に記載すべき日付」

電子帳簿保存法でいう「取引年月日その他の日付」は、検索機能を確保するときに使う記録項目の一つです。

国税庁の電子帳簿保存法取扱通達では、「国税関係書類に記載すべき日付」とされ、主な書類について次のように例示されています。

そのため、請求書を保存する際に「実際に商品を納品した日」や「銀行から代金が引き落とされた日」を別途調べて、請求書の日付と置き換える必要はありません。

取引年月日が重要なのは電子取引データの「検索要件」

2024年1月1日以降、メール、Webサイト、クラウドサービス、EDIなどで電子的に授受した請求書・領収書等の取引情報は、原則として電子データのまま保存する必要があります。

電子取引データについて検索要件の対象となる場合は、「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」を使って必要なデータを検索できるようにしておきます。

検索要件で求められる3つの機能

なお、税務職員による電子データのダウンロードの求めに応じられる状態にしている場合は、②の範囲指定と③の組み合わせ検索は不要になります。

検索機能そのものが不要になるケースもある

電子取引データについては、一定の条件を満たす場合、検索機能の確保そのものが不要になります。

書類別｜取引年月日として使う日付の一覧

国税庁の取扱通達と一問一答の考え方をもとに、主な書類で使う日付を整理すると次のようになります。

請求書｜請求年月日を使う

請求書の検索項目として使用する日付は、原則として請求書に記載された請求年月日です。

「サービス提供が完了した日」や「代金を支払った日」を別途調べて、請求書の検索日付として入力する必要はありません。

たとえば、2026年4月分のサービスについて、2026年4月30日付で請求書が発行されている場合は、「2026年4月30日」を検索項目の日付として管理できます。

1か月分をまとめた請求書・納品書は発行日でもよい

1つの請求書や納品書の中に、1か月分など複数の取引がまとめて記録されているケースがあります。

この場合は、個々の取引日・金額をそれぞれ検索できるようにする方法のほか、その電子取引データの発行日または受領日と、記録された取引金額の合計額を使う方法も認められています。

領収書・納品書｜領収年月日・納品年月日を使う

領収書は領収年月日、納品書は納品年月日を検索項目の日付として使用します。

クレジットカードで商品を購入した場合も、店舗から受け取った領収書については、その領収書に記載された日付を使用します。

クレジットカード利用代金が銀行口座から引き落とされた日は、銀行明細・カード明細側の記録として別に管理します。

見積書・注文書｜見積年月日・注文年月日を使う

見積書は見積年月日、注文書は注文年月日を使用します。

見積書はまだ契約が成立していない段階で交付する書類ですが、検索要件上は「実際に契約が成立した日」へ日付を置き換える必要はありません。

また、一つの見積書に複数の見積金額が記載されている場合は、どの金額を検索項目として使用するかを社内ルールとして統一しておきましょう。

契約書｜契約書に記載された締結日等で管理する

契約書は、国税庁の取扱通達4-30における書類別の具体例には含まれていません。

実務上は、契約書に記載された契約締結日など、その契約書の日付として認識できる日を検索項目として使用する方法が一般的です。

電子署名日、契約期間の開始日、契約書上の締結日が異なる場合は、自社でどの日付を使うのかを定め、一貫して運用してください。

支払通知書｜発行日・受領日などを一貫して使う

支払通知書に発行日が記載されている場合は、その日付を検索項目として使用する方法が分かりやすいでしょう。

複数取引がまとめられた支払通知書についても、国税庁が示す複数取引データの考え方に従い、発行日または受領日を使う方法を採用できます。

発行日の記載がないなど日付を特定しづらい書類については、受領日等を使う社内ルールを定め、継続して同じ方法で管理してください。

ネットバンキング｜振込・入出金を実施した日

インターネットバンキングで授受する振込データや入出金明細も、電子取引に該当する場合があります。

その場合は、金融機関のデータに記録されている振込日・入出金日などを取引日として管理します。

銀行のWebサービス上で過去の明細を随時確認できる場合でも、法定保存期間中にデータを確認・出力できる状態が維持されるかを確認しておきましょう。閲覧期間が短いサービスでは、期間経過前にPDFやCSV等を保存しておく方が安全です。

迷いやすいケースの判断方法

請求書の日付と口座引落日が違う

たとえば、2026年4月1日付の請求書を受け取り、代金が4月25日に口座から引き落とされた場合、請求書データの検索日付は4月1日です。

4月25日は請求書そのものの日付ではありません。口座引落しの記録について、通帳や入出金明細側で4月25日の取引として管理します。

請求書と銀行明細は別の取引情報なので、それぞれの書類・データの日付で管理すれば問題ありません。

1か月分の取引がまとまった請求書・納品書

1つのデータに複数の取引が記録されている場合は、次のどちらかに統一して管理します。

日付だけ発行日にまとめて、金額は個々の取引金額のままというように、基準を混在させないようにしてください。

書類に日付が記載されていない

日付が記録されていない電子データについては、可能であれば取引先へ日付を確認するか、日付が分かる書類を取得する方法が確実です。

難しい場合は、受領日など客観的に確認できる日付を代替の検索日付として使用し、その取扱いを社内ルールとして一貫させておくと管理しやすくなります。

「日付なしの書類は必ず受領日」と法律で一律に定められているわけではないため、自社の取引実態に合わせてルールを決めましょう。

検索項目の日付を入力し間違えた

検索用の索引簿やシステムへ登録した日付を間違えた場合は、保存した元の電子取引データそのものを不適切に書き換えないよう注意しながら、検索項目を正しい情報へ訂正します。

訂正・削除履歴が残るシステムを利用している場合は、その機能に従って修正します。

事務処理規程によって改ざん防止措置を講じている場合は、規程で定めた訂正・削除の手続に従い、必要に応じて訂正理由や処理者などを記録してください。

取引年月日を実務に落とし込む3つのルール

①ファイル名は「日付_金額_取引先」の順に統一する

専用の保存システムを利用しない場合は、ファイル名へ規則的に「日付・金額・取引先」を入れ、フォルダの検索機能を利用する方法があります。

国税庁が示している例は次のような形式です。

法律上、ファイル名そのものに特定の形式が強制されているわけではありません。

重要なのは、必要な検索項目でデータを探し出せることです。自社で別の順序を採用しても検索要件を満たせるのであれば問題ありませんが、担当者ごとに順番が変わらないよう統一してください。

②西暦・和暦、日付の桁数をできるだけ統一する

電子帳簿保存法が「必ず西暦で保存する」「西暦と和暦を混在させてはいけない」と一律に定めているわけではありません。

ただし、保存データの検索機能で日付の範囲指定を行う場合、日付形式がばらばらだと正しく検索できないおそれがあります。

そのため、実務上は次のように形式を統一しておくのがおすすめです。

③課税期間の途中で管理ルールをむやみに変えない

複数取引が記録された電子データについて、発行日・受領日と合計額で管理する方法を採用する場合などは、各課税期間で自社として一貫した規則性を持つことが求められています。

そのため、同じ種類の請求書について、担当者Aは請求日、担当者Bは個々の納品日というように運用を混在させないようにしてください。

ルールを変更する必要がある場合は、原則として次の課税期間から切り替えるなど、検索方法が一貫するように設計すると管理しやすくなります。

Q&A｜電子帳簿保存法の取引年月日に関するよくある質問

請求書に「発行日」と「取引日」の両方が書かれている場合はどちらを使う？

請求書の検索項目としては、国税庁の例示では「請求年月日」を使用します。

ただし、個々の取引日で検索する運用を採用することもできます。どちらの方法を使うかを自社で決め、金額の検索方法とあわせて一貫して運用してください。

メールを受信した日を取引年月日にしてよい？

単純にすべての書類を「メール受信日」にするのではなく、まずは電子データ自体に記録されている日付を確認してください。

複数の取引が1データにまとめられている場合などは、発行日または受領日を検索項目として使用する方法が認められています。

検索要件が免除される事業者でも取引年月日を決める必要はある？

法律上の検索機能が不要となる場合でも、出力した書面を日付・取引先ごとに整理する方法を利用する場合や、日常の経理管理を行ううえでは日付の基準を決めておく必要があります。

特に請求書・領収書など複数種類のデータを保存する場合は、書類別の日付ルールを統一しておくと税務調査時にも確認しやすくなります。

電子帳簿保存法ではファイル名を変更しないと違反になる？

ファイル名そのものに法定の形式があるわけではありません。

検索要件を満たせるシステムを利用している場合は、元のファイル名のまま保存する方法でも構いません。

専用システムを使わず、ファイル名を利用して検索要件を満たす場合に、日付・金額・取引先を規則的にファイル名へ入れる方法が有効です。

電子取引データは印刷して紙だけ残せばよい？

原則として、電子取引で授受した取引情報は電子データのまま保存する必要があります。

検索要件の免除を受けるために出力書面を整理して保管する方法を利用する場合でも、元の電子取引データを削除してよいわけではありません。税務調査時に電子データのダウンロードの求めへ応じられる状態を維持する必要があります。

まとめ｜取引年月日は「書類の日付」を基準にし、社内ルールを固定する

電子帳簿保存法の検索項目である「取引年月日その他の日付」は、国税関係書類に記載すべき日付を基準にします。

請求書なら請求年月日、領収書なら領収年月日、納品書なら納品年月日、注文書なら注文年月日、見積書なら見積年月日というように、書類の種類に応じた日付を使えばよく、支払日や取引完了日へ一律に置き換える必要はありません。

一つの電子データに複数の取引がまとめられている場合は、個々の取引年月日・取引金額を記録する方法のほか、発行日または受領日と合計額を記録する方法も認められています。

専用システムを使わない場合は、「日付_金額_取引先」のような規則的なファイル名や索引簿を利用して検索できるようにします。日付の形式や書類別の管理ルールも社内で統一しておきましょう。

最も重要なのは、担当者ごとに日付の判断基準を変えないことです。各課税期間で一貫した規則性を持たせ、必要なデータを税務調査時にすぐ提示できる運用を整えてください。

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参考資料