【例あり】電子帳簿保存法のファイル名ルールと設定ポイント・保存方法を解説

電子帳簿保存法(25)

更新日：2024.11.29

ー目次ー

電子帳簿保存法の施行により、電子取引は電子データとしての保存が義務付けられています。電子データとして保存する際、ファイル名に関して次のような疑問を抱く方もいるでしょう。

「ファイル名には決められたルールはあるの？」

「電子データを保存する際のフォルダ管理の方法は？」

「データは何年保存するの？」

本記事では、これらの実務的な疑問を解消するため、電子帳簿保存法に基づくファイル名設定のルールや、実践的なポイントをわかりやすく解説します。この記事を読んで、適切なファイル管理ができるようにしましょう。

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電子帳簿保存法によるファイル名にルールはある？

2024年1月1日から電子取引でやりとりしたデータは、電子データでの保存が義務化されています。ここでは、電子データを保存する際のファイル名のルールを解説します。

電子帳簿保存法では明確なルールはない

電子帳簿保存法では、ファイル名に関する具体的なルールは明示されていません。ただし、データの保存方法は、次の3つに分類されています。

電子帳簿等保存（任意適用）	電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存
スキャナ保存（任意適用）	紙で受領・作成した書類を画像データで保存
電子取引データ保存（法人・個人事業者は必須対応）	電子的に授受した取引情報をデータで保存

国税関係帳簿書類のデータ保存やスキャナ保存への対応は任意ですが、メールやクラウドサービスで受領したデータは、電子データのままで保存することが義務付けられています。そのため、ファイル名を適切に設定して保存する必要があります。

参照：国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました」〜令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜

ファイル名は検索要件を満たす必要がある

電子帳簿保存法では、電子データを保存するため「検索機能の確保」が求められます。検索機能の確保とは、保存した電子データを速やかに検索、閲覧できるようにすることです。

法令を遵守したうえでファイル名を設定するためには、下記3つの検索要件のうち、少なくとも1つ以上の基準を満たす必要があります。

（1）取引年月日、取引金額、取引先により検索できること

（2）日付または金額の範囲指定により検索できること

（3）二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

そのため、規則的なファイル名の設定が求められます。

参照：国税庁「電子帳簿・電子書類関係」

【記載例】電子帳簿保存法におけるファイル名の設定ガイド

ここでは、具体的な記載例を用いて電子帳簿保存法におけるファイル名の設定方法を解説します。まず、ファイル名を設定する際は、以下のようなルールを決めることが重要です。

ファイル名：取引年月日_取引先名_取引金額_書類の種類

【記載例】

2024年11月1日に〇〇株式会社から100,000円の見積書データを受領した場合

20241101_〇〇株式会社_100000_見積書.pdf

2024年11月5日に〇〇文具店から15,000円の領収書を受領した場合

20241115_〇〇文具店_15000_領収書.pdf

2024年11月30日に株式会社〇〇商事から250,000円の請求書を受領した場合

20241130_株式会社〇〇商事_250000_請求書.pdf

このように、取引年月日や取引先名、金額、書類の種類を規則的に記載します。順番は前後せず、すべての書類に対して同じルールを適用しましょう。

検索機能の要件を満たすファイル名に応じた一覧表の書き方

ファイル名を設定したあとは、やり取りした取引をエクセルなどで一覧表にすると検索機能の要件を満たせます。一覧表は、2つ以上の記録項目を組み合わせて検索できることが求められます。

ファイル名をつけた電子データは、以下のような一覧表にまとめると良いでしょう。

【取引台帳の記載例】

連番	取引年月日	取引先	金額	書類
1	2024/11/01	〇〇株式会社	100,000円	見積書
2	2024/11/15	〇〇文具店	15,000円	領収書
3	2024/11/30	株式会社〇〇商事	250,000円	請求書

ファイル名の内容に従い、取引年月日、取引先、金額、書類の名前を記載します。検索しやすいように、ファイル名には日付順に連番の数字を入力しておくのがおすすめです。

参照：国税庁「電子帳簿保存法一問一答」

電子帳簿保存法に基づくファイル名と設定ポイント3つ

電子帳簿保存法に基づくファイル名を設定する際は、以下3つのポイントを押さえましょう。

規則的なファイル名を付ける
日付は請求年月日で揃える
取引金額は帳簿の処理方法に合わせる

それぞれ解説します。

規則的なファイル名を付ける

ファイル名を入力する際は、規則的なファイル名に統一しましょう。企業ごとに順番を変えず、すべて同じルールでファイル名を付けると検索しやすくなります。

例：取引年月日_取引金額_取引先

順序は変えず、1項目ごとにアンダーバーで区切ると分かりやすくなります。情報を入れすぎるとファイルを探す手間が増えるだけではなく、取引先もファイルの区別がしづらくなるため、できるだけシンプルな構成で設定しましょう。

日付は取引年月日で揃える

ファイル名の日付は、電子データを受領した日ではなく取引年月日で揃えます。例えば、2024年11月30日の請求書を12月1日に受領した場合は、20241201とせず「20241130」と記載します。

取引年月日は、和暦、西暦どちらでも構いませんが、混在を防ぐためどちらかに統一しておくと良いでしょう。

取引金額は帳簿の処理方法に合わせる

ファイル名に記載する取引金額は、帳簿の処理方法に合わせて設定しましょう。税抜経理または税込経理どちらかに統一すると、経理処理がスムーズになります。

国税庁のサイトでは、取引金額に関して、税抜・税込どちらとすべきかの質問に以下の回答を示しています。

"帳簿の処理方法（税込経理/税抜経理）に合わせるべきと考えられますが、受領した国税関係書類に記載されている取引金額を検索要件の記録項目とすることとしても差し支えありません"

（引用：国税庁「お問い合わせの多い質問（令和3年11月）」）

ファイル名に使用する金額は、税抜・税込のどちらでも構いません。帳簿に記載された取引金額をそのまま使用することも可能です。ただし、管理が複雑化しないよう組織として統一した基準を設定し、関係者間で共有するのが望ましいでしょう。

【記載例】電子帳簿保存法における取引先に電子データを送る際のファイル名

取引先に電子データを送る際は、配慮すべき点がいくつかあります。記載例は以下のとおりです。

【記載例】

〇〇有限会社に2024年の11月分の印刷代として請求書を送付する場合

2024年11月分_〇〇有限会社御中_印刷代請求書.pdf

2024年12月1日に株式会社〇〇に広告宣伝費用の見積書を送付する場合

【御見積書】2024.12.01_株式会社〇〇御中_広告宣伝費用.pdf

書類先に電子データを送付する際は、改ざん防止のためMicrosoft Word、Microsoft Excelなどの編集可能なファイルではなく、PDF形式に変換して送付しましょう。

ここからは上記の記載例に基づいて、取引先に送る際のポイントを紹介します。

取引先向けのファイル名はシンプルな表記にする

取引先向けのファイル名は、一目で内容がわかるようシンプルな表記にします。請求書の場合は、取引年月日ではなく、取引月や取引内容を記載しておくとファイル名だけで情報を提示しやすくなります。

見積書を送る際は、先頭に「見積書」と記載し、日付、会社名、サービス内容などを明記しておくと取引先も確認しやすくなります。また、株式会社や有限会社を表記する際は㈱や㈲などの略号は文字化けする恐れがあるため、使わないようにしましょう。

さらに、ビジネスマナーとして会社名のあとには「御中」を添えると丁寧です。

電子帳簿保存法に準じた電子取引における電子データの保存方法4つ

電子データを保存する際は、電子取引の種類に合わせた保存方法が大切です。ここでは、4つの保存方法を解説します。

メールに添付された場合

電子メールで請求書や領収書を受け取った場合は、以下2通りの保存方法があります。

電子メール自体を自社のサーバーや導入しているシステムに保存
PDFなどに変換して保存

Microsoft WordやMicrosoft Excelのファイル形式で受領したデータはPDFに変換して保存します。パスワードが付与されている場合は、解除してからの保存が認められています。

参照：国税庁「電子帳簿保存法一問一答」【電子取引関係】

サイトからダウンロードする場合

発行元のWebサイトからデータをダウンロードする場合は、自社のクラウド上もしくはサーバーに保存します。なお、HTML形式で受領した電子データは、以下の対応が必要です。

クラウド上で保存する
PFDへ変換しサーバー等に保存する
スクリーンショットして保存する

変換できないデータの場合は、スクリーンショットによる画像保存も認められています。

参照：国税庁「電子帳簿保存法一問一答」【電子取引関係】

クラウドサービスを経由する場合

クラウドサービスを利用して受け取った電子データは、クラウド上にそのまま保存可能な場合が多いです。または、クラウドサービスからPDF形式でダウンロードし、サーバーに保存する方法も選べます。

社員がアプリを使用して経費を立て替えた場合

社員がスマートフォンのアプリを利用して経費を立て替えた場合は、アプリに表示されたデータを電子メールで経理担当者に送信し、自社システムに保存しましょう。

なお、スマートフォンでスクリーンショットしたデータでの保存も認められています。

電子帳簿保存法に適したフォルダの分け方

電子帳簿保存法では、フォルダ分けに関する具体的なルールは定められていません。ただし、国税庁の一問一答では、データの格納先について次のような説明があります。

「電子データの格納先や保存方法についても、取引データの授受の方法等に応じて複数に分かれることは差し支えありませんが、電子データを検索して表示する場合には、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるように管理しておく必要があります。」

（出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答」【電子取引関係】）

そのため、必要なときにデータを迅速に取り出せるよう、適切にフォルダを分けることが大切です。主なフォルダの分け方は、以下のとおりです。

【フォルダ分けの一例】

2024年案件別フォルダ
A社	B社	C社
見積書請求書領収書	見積書請求書領収書	見積書請求書領収書

まず、年度別、案件別のフォルダを作成し、その中に取引会社ごとのフォルダを作ります。さらに取引会社のフォルダ内に、見積書、請求書、領収書など書類別にフォルダを作成します。

取引先の数が多い場合は、フォルダ分けが細かくなり作業が煩雑になる可能性があるため注意が必要です。このような場合は、電子帳簿保存法に対応したシステムの活用を検討すると良いでしょう。

【ケース別】電子データの保存期間

フォルダ分けした電子データには、保存期間が設けられています。保存期間は、法人、個人事業主、書類の種類によって異なるため注意が必要です。

ここでは、電子データの保存期間をケース別に解説します。

法人の保存期間：7年（最大10年）

法人の場合、帳簿や取引に関連する書類は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が義務付けられています。また、下記に該当する事業者は、10年間の保存が必要です。

青色申告を提出していて、欠損金額が生じた事業年度
青色申告を提出せず、災害損失金額が生じた事業年度

参照：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

個人事業主の保存期間：5年（最大7年）

個人事業主の場合は、以下のように保存期間が定められています。

	帳簿の種類	保存期間
青色申告者	帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など）決算関係書類（損益計算書、貸借対照表など）現金預金取引等関係書類（領収書、小切手控、預金通帳など）	7年保存
青色申告者	取引に関して作成または受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書など）	5年保存
白色申告者	法定帳簿（収入金額や必要経費を記載した帳簿）	7年保存
白色申告者	業務に関して作成した上記以外の任意帳簿決算に関して作成した棚卸表その他の書類業務に関して作成または受領した請求書・送り状・領収書・納品書などの書類	5年保存