PDFの請求書に印鑑を押す方法は？電子印鑑の作り方とセキュリティについて解説

請求書や契約書のデジタル化が進むなか、請求書をPDF形式で保存している企業も多いです。PDFの請求書を印刷・押印、再度データとして取り込むという工程を省き、業務効率化したいと考えている人もいるでしょう。

そこで、本記事ではPDFの請求書に印鑑を押す方法と、その印鑑の作り方について解説します。

PDFの請求書に印鑑を押すには電子印鑑が必要

PDFの請求書に印鑑を押すには「電子印鑑」が必要です。電子印鑑を活用すると、請求書に押印するまでの全ての工程をパソコン上で完結でき、業務効率化が図れます。

通常の印鑑にありがちな、押印ミスも発生しません。外出中だから印鑑を押せずに業務が進まないという事態も回避できるため、PDFの請求書に印鑑を押す際は電子印鑑を活用しましょう。

ちなみにPDFにかかわらず、紙や電子の請求書には印鑑を押さなくても違法にはなりません。あくまでも本人が押印した、改ざんを行っていないという点を示すためのビジネスマナーです。

とはいえ、慣習として印鑑がなければ受理してもらえない企業もあります。印鑑がないことでせっかくの取引がなくなる可能性もあるため、原則請求書には押印すると覚えておくと良いでしょう。

また電子印鑑は、請求書に押さなくても法律的には問題ないですが、書類の悪用や改ざんを防ぐためにも有効です。個人事業主やフリーランスなどの、取引先との信頼性が特に重要な人たちも、なるべく利用するようにしてください。

PDFの請求書に印鑑を押す方法

PDFの請求書に電子印鑑を押すには、印影を作成する必要があります。

一連の流れを見ていきましょう。

電子印鑑を作成する

電子印鑑を作成するツールは、無料と有料のものがあります。

無料の場合

無料で電子印鑑を作成する場合は、ExcelやWordを使うと10分ほどで完成します。好きなフォントで作れるだけでなく、誰もが簡単に利用できる点がメリットです。

「Adobe Acrobat Reader」などのフリーソフトを使用して作成することもできます。ソフトを利用する場合は必要事項を入力するだけで完成するため、より簡単に作成可能です。

有料の場合

有料の電子印鑑サービスは、セキュリティ性が高く、複製や改ざんリスクが軽減されるため安心して利用できます。作成手順も簡単で、ソフトをダウンロードし、クラウド上で作成することが可能です。

有料のサービスは、パソコンだけでなくスマートフォンでも利用でき、書類管理やスケジュール管理などにも使用できます。予算に合わせて最適なツールを使用しましょう。

ハンコで押印する

電子印鑑の作成が完了したら、実際にPDFの請求書に押印しましょう。

有料版の場合、ExcelやWordの請求書フォーマットをそのまま使えるツールが多いです。請求書をツールで作成し、そのまま押印できます。

PDFの請求書に電子印鑑を押すときは位置に注意

PDFの請求書に電子印鑑を押す際は、余白ではなく文字にかぶせるように押印しましょう。文字というのは会社名や住所などのことで、これらに重なるように、かつ情報箇所の右側にくるように押印してください。

印影を文字に重ねる理由は、改ざんや複製リスクを回避するためです。電子印鑑を社名などと離れた位置に押してしまうと、悪用される可能性があるので注意しましょう。

リスク回避だけでなく、PDFの請求書が改ざんされていない証明にもなるため、必ず文字と重なるように押印してください。

電子印鑑のセキュリティ性

電子印鑑を導入するにあたり、セキュリティレベルがどの程度なのか気になる人も多いでしょう。ここでは、電子印鑑のセキュリティ性について、次の4つを解説します。

• 個別認証ができる
• 電子証明書を発行できる
• タイムスタンプを付与できる
• 無料で作成した電子印鑑はセキュリティが脆弱

ひとつずつ見ていきましょう。

個別認証ができる

電子印鑑には、識別情報を付与できるタイプがあります。個別認証は、電子署名法第2条にあるように、法的効力を発揮するために必要な機能です。

この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

一　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

二　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

（引用：e-GOV 法令検索「第一章　総則-第二条」）

電子印鑑に認証機能があることで、なりすましや不正利用などを回避できます。主に有料ツールで提供されているため、セキュリティ性を考慮するなら有料のサービスを利用しましょう。

電子証明書を発行できる

電子証明書とは、本人であることを電子的に証明するものです。紙の取引に使用される印鑑証明書の代わりになります。

電子証明書が付与された電子印鑑を利用すると、受け取った側も電子証明書を利用して本人確認が可能になります。そのため、確かに本人が押印したという証明になるのです。

改ざんリスクを電子証明書によって軽減できるため、セキュリティ効果が高いといえます。

タイムスタンプを付与できる

電子印鑑は、タイムスタンプの付与により、さらにセキュリティを強固にできます。

タイムスタンプは、電子証明書の発行により付与できる機能で、押印日時を記録することが可能です。記録が残るということは、押印した後に改ざんされていないという証明になり、取引先の信頼性もさらに増します。

無料で作成した電子印鑑はセキュリティが脆弱

無料で作成した電子印鑑は、印影のみであるケースがほとんどです。押印したものをそのままデジタル化したもので、誰でも複製できてしまう弱みがあります。

本人が押印したという確実性が低くなり、法的効力がないため、セキュリティ性が高いとはいえません。

電子証明書や個別認証ができる電子印鑑は有料である場合が多いですが、その分法的効力を発揮できます。万が一PDFの請求書を偽造されても、相手に厳しい処罰を与えられるのです。

無料で作った電子印鑑も、有料ツールを使用した際も、どちらも電子印鑑であることに変わりはありません。しかし、無料で作成した電子印鑑は、セキュリティが脆弱で改ざんされやすい注意点があります。

無料の電子印鑑を使用する際は、重要書類への押印を行わず、回覧板やメモ書きに押印する程度にしておきましょう。

まとめ｜PDFの請求書に電子印鑑を導入すると業務効率化が図れる

今回の記事では、PDFの請求書に電子印鑑を押す方法や、電子印鑑のセキュリティ性についてご紹介しました。

電子印鑑は無料と有料のタイプがあり、無料のものは印影のみで、セキュリティの安全性が低いといえます。ExcelやWordなどで手軽に作成できるものの、請求書や契約書などの重要書類に押印するのは不向きといえるでしょう。

一方で、有料で作成した電子印鑑は、個別認証や電子証明書、タイムスタンプなどを付与でき、法的効力を持つため信頼性が高いです。業務効率を向上させ、セキュリティ性の高さから取引先にも安心感を与えられるので、ぜひ活用してみてください。