請求書に交通費・ガソリン代を含める方法｜正しい計上ルールと注意点を解説

更新日：2025.03.03

ー目次ー

請求書に交通費やガソリン代を含めることは可能なのか、どのように記載すればよいのか、正しい計上ルールを知りたいと考えている方も多いでしょう。この記事では、交通費やガソリン代を請求書に含めることができるケースや、その際の消費税の取り扱い、適格請求書（インボイス）制度への対応方法などを詳しく解説します。また、実費精算として請求する方法や、費用を一括計上する際の注意点についても触れています。適切な請求書を作成することで、取引先とのトラブルを防ぎ、適正な会計処理を行うことが可能になります。交通費やガソリン代を請求書に記載する際のポイントをしっかり押さえ、スムーズな事務処理を実現しましょう。

請求書に交通費やガソリン代を含めることは可能か

交通費やガソリン代を請求書に記載するケース

取引先へ業務を行うために発生した交通費やガソリン代について、請求書に含めることができるケースは多くあります。一般的に、以下のような場合に請求書へ記載することが考えられます。

ケース	具体例	請求方法
クライアントからの依頼による業務出張	遠方の取引先での会議や現地調査	実費を請求書に記載
業務遂行のための移動	取引先訪問、打ち合わせ	事前の取り決めに基づき記載
契約内で費用として含まれる場合	プロジェクト契約に移動経費が含まれている	報酬と一括で請求

このように、交通費やガソリン代を請求書に記載することは可能ですが、契約や取引先のルールによっては事前の合意が必要となる点に注意が必要です。また、正しい経理処理を行うために、適切な項目として記載することが求められます。

経費精算と請求書発行の違い

交通費やガソリン代を処理する際、「経費精算」と「請求書発行」には大きな違いがあります。それぞれの特徴を理解し、適切な方法を選択することが重要です。

項目	経費精算	請求書発行
対象者	社内従業員が会社に対して申請	取引先へ業務委託費や経費を請求
必要な書類	交通費やガソリン代の領収書	取引先への請求書
税務上の扱い	会社の経費として処理	売上や報酬の一部として処理

経費精算は、会社の従業員や業務委託者が発生した費用を会社が負担する形で処理します。一方、請求書発行は取引先に対し、契約に基づいて費用を請求するための手続きです。

そのため、交通費やガソリン代を会社の経費として精算する場合と、業務の一環として取引先に請求する場合では、適用される消費税や帳簿の処理方法が変わることに注意が必要です。

交通費やガソリン代を請求に含める際の基本ルール

交通費やガソリン代を請求書に記載する際には、以下の基本ルールを守ることが求められます。

事前の合意： 取引先と請求可能な範囲について取り決めておくことが重要です。
明確な記載： 交通費やガソリン代を記載する場合、項目ごとに明細を明確にし、合計金額が分かるようにすることが求められます。
消費税の取り扱い： 交通手段や請求形態によっては課税・非課税の判断が異なるため、適切な処理が必要です。
証拠書類の保管： 領収書や経費に関する記録を保存し、後から証明できるようにしておくことが重要です。

これらのルールを守ることで、取引先とのトラブルを回避し、適切な経理処理を行うことができます。また、インボイス制度が導入されているため、適格請求書に対応した形式で記載することも求められる場合があります。

請求書に交通費・ガソリン代を記載する際のルール

消費税の取り扱い

請求書に交通費やガソリン代を記載する際、消費税の課税対象となるかどうかを正しく理解しておくことが重要です。消費税法では、費用の性質によって課税・非課税が区別されるため、適切な処理を行う必要があります。

課税対象となる場合

交通費やガソリン代が課税対象となるケースは、一般的に以下のような場合です。

取引の一環として提供される役務の一部として請求する場合
業務委託契約に基づき、実費精算ではなく報酬と一緒に請求する場合
ガソリン代を業務遂行上のコストとして上乗せする場合

この場合、消費税を適正に加算し、請求書に明記する必要があります。

非課税となる場合

一方で、交通費やガソリン代が非課税扱いとなるケースもあります。

公共交通機関の運賃（電車・バス・飛行機など）の実費精算
出張旅費としての交通費の請求
タクシー料金などの領収書を添付して、その金額を請求する場合

非課税となる条件を満たしている場合は、消費税を加算することなく請求書を作成することができます。ただし、請求書には適切な明細を記載することが重要です。

請求書に記載すべき項目

交通費やガソリン代を請求書に含める際には、適切な情報を記載する必要があります。不備があると、取引先が経費処理を行う際に問題が生じるため、注意が必要です。

適格請求書（インボイス）の要件

2023年10月から施行された適格請求書等保存方式（インボイス制度）に対応するため、以下の項目を正しく記載する必要があります。

項目	記載内容
適格請求書発行事業者の名称と登録番号	発行者の正式な事業者名と、税務署に登録した適格請求書発行事業者の登録番号を記載
取引年月日	交通費・ガソリン代の発生した日または請求日
取引内容	「交通費（実費）」「ガソリン代（業務用）」など、具体的な明細を記載
取引金額（税込）	消費税を含む総額を記入
消費税額	適用税率ごとの消費税額を分けて明記
買手の名称	取引先企業名または個人事業主名を記載

適格請求書の要件を満たしていない場合、取引先側が仕入税額控除を適用できない恐れがあるため注意が必要です。

必要な明細の記入方法

請求書に交通費やガソリン代を記載する際は、明細をできるだけ詳細に記入することが望ましいです。以下のような例を参考にしましょう。

項目	具体的な記入例
交通費	「2024年5月10日出張（東京-大阪）新幹線料金 ¥13,500」
ガソリン代	「2024年5月12日業務使用ガソリン代 ¥4,800」

特に、領収書がない場合や距離計算での精算を行う場合は、どのような目的で使用したのかを補足しておくと、相手方の確認がスムーズに進みます。

交通費・ガソリン代を請求書に含める方法

実費精算として請求する場合

交通費やガソリン代を実費精算として請求する場合、発生した実費をそのまま請求書に記載する方法です。実際にかかった金額を正確に記載することで、取引先とのトラブルを防ぐことができます。

領収書の添付が必要なケース

実費精算として請求する際、取引先によっては領収書の添付を求められることがあります。特に以下のようなケースでは、領収書を用意することが望ましいです。

ケース	領収書の必要性	注意点
タクシーや新幹線などの交通費を請求する場合	必要	乗車区間、金額、日付が明確なものを添付
ガソリン代を請求する場合	必要	給油日時や金額が記載されたレシートを提出
定期的な交通費（例：定期券）の精算	場合による	契約内容に沿って対応、事前に取引先と調整

請求金額の書き方

請求書に交通費やガソリン代を記載する際、明細を明確に記入することが重要です。特にインボイス制度に対応するためには、適切な形式での記載が求められます。

請求書上の記載例：

項目	内容	金額（円）	消費税
業務委託料金	コンサルティング業務	100,000	10,000
交通費	出張（新幹線往復）	20,000	2,000
ガソリン代	業務用車両（実費）	8,000	800
合計		128,000	12,800

このように、請求書には費目ごとに金額を記載し、消費税の対象となるかどうかを明示することが必要です。

費用として一括計上する場合

交通費やガソリン代を業務委託費などの一部として請求する方法もあります。この場合、個別の経費明細を記載せず、業務全体の費用としてまとめて請求できます。

契約条件による違い

費用を一括計上する場合、取引先との契約内容によって取り扱いが異なります。契約時に交通費やガソリン代を含める合意があるかどうかを確認しておくことが重要です。

契約形態	交通費・ガソリン代の取り扱い
業務委託契約（交通費込み）	業務報酬の一部として計上
業務委託契約（交通費別途）	実費精算で別途請求可
請負契約（固定報酬）	報酬額に含めるため、個別請求不可

契約時に「報酬に交通費を含む」と明記されている場合、追加請求が認められないことがあるため、請求前に契約書の内容を確認しましょう。

注意すべき点

費用として一括計上する場合には、以下の点に注意する必要があります。

消費税計算の方法が変わる可能性があるため、税区分を明確にする
取引先によっては詳細な明細を求められることがある
契約内で「交通費込み」とした場合、実費との差額が発生する可能性がある

交通費・ガソリン代を請求書に含める方法には、実費精算と費用の一括計上という2つの方法があります。適切な処理方法を選び、取引先とのトラブルを防ぐためにも、事前の取り決めをしっかりと確認することが重要です。

請求書に交通費・ガソリン代を含める際の注意点

金額の過大請求にならないように注意

請求書に交通費やガソリン代を含める際には、適正な金額であることを確認する必要があります。過大な請求を行うと、取引先との信頼関係が損なわれるだけでなく、不正請求とみなされるリスクもあります。

特に、ガソリン代については、実際に使用した燃料費と走行距離を明確にし、合理的な範囲で請求することが重要です。取引先によっては、交通費の上限を定めている場合もあるため、事前の確認を怠らないようにしましょう。

適格請求書保存方式（インボイス制度）への対応

2023年10月から施行された適格請求書等保存方式（インボイス制度）により、適格請求書の要件を満たした記載が求められます。交通費やガソリン代を請求書に含める場合も、このルールに従う必要があります。

交通費・ガソリン代の消費税区分を明確に

インボイス制度では、課税仕入れと非課税仕入れの区別を明確にすることが求められます。以下のように、交通費やガソリン代の内容に応じて適正な税区分を設定しましょう。

経費の種類	課税区分	注意点
電車・バスの運賃	非課税	公共交通機関による運賃は非課税
タクシー料金	課税	消費税率10%（軽減税率適用外）
ガソリン代	課税	消費税率10%（仕入税額控除可能）

インボイス登録番号の記載

取引先が仕入税額控除を適用できるように、適格請求書発行事業者である場合は、請求書に登録番号を記載する必要があります。記載漏れがないように注意しましょう。

取引先との取り決めを事前に確認

交通費やガソリン代を請求できるかどうかは、取引先ごとの契約条件によって異なります。契約書に交通費精算のルールが明記されているかを確認し、相互の認識に相違がないようにしましょう。

契約条件による違い

契約形態によって、交通費やガソリン代の請求方法に違いが生じることがあります。以下の表で、代表的な契約形態と交通費請求の可否を比較します。

契約形態	交通費の請求可否	注意点
業務委託契約	契約内容による	契約書に「交通費実費精算」の記載があるか確認
請負契約	原則含まれる	請負金額に交通費が含まれるケースが多い
派遣契約	原則不可	交通費は給与に含まれるケースが多い