Wordで請求書テンプレートを簡単作成！初心者も安心の書き方と無料フォーマット

請求書を作成しようと思っても、「Wordでどう書けばいいのか」「インボイス制度の必須項目はどのように記載すべきか」と迷ったことはありませんか？

初心者の方でも安心して編集できる作成手順や、登録番号・税率ごとの消費税額など必須項目の正しい書き方を、具体的にわかりやすくご紹介いたします。

ダウンロード不要！Wordのみで完結する請求書の基本的な作成手順

わざわざサイトからテンプレートをダウンロードしなくても、Wordひとつあれば簡単にすべてが解決します。専門的な知識がなくてもWord内の無料テンプレートを使って、簡単に見栄えのいい請求書を作成しましょう。

ここでは、テンプレートを開いてから送付するまでの基本的な流れを3つのステップに分けて分かりやすく解説します。

ステップ1 Wordのテンプレートを選択する

まず、Microsoft Wordを起動し、ホーム内の右側にある「その他のテンプレート」をクリックします。

次に検索バー「オンライン テンプレートの検索」に"請求書"と打ち込むことで、様々なタイプの請求書が表示されます。

状況に合ったテンプレートを選択しましょう。

ステップ2 請求書の必須項目を入力する

テンプレートには「[会社名]」や「[品名]」のように、入力箇所が分かりやすく示されていることが多いです。これらのプレースホルダー（仮の文字列）を、ご自身の情報や今回の取引内容に合わせて正確に書き換えていきましょう。請求書作成で最低限入力が必要な項目は以下の通りです。

• 請求先
• 発行者情報
• 発行日・請求番号
• 取引内容
• 金額
• 振込先情報

各項目の詳しい書き方やインボイス制度への対応については、次の章で詳しく解説します。

ステップ3 PDF形式で保存して送付する

請求書が完成したら、Word形式（.docx）のままではなく、PDF形式に変換して保存するのがビジネスマナーです。PDFにすることで、相手の閲覧環境によってレイアウトが崩れるのを防いだり、第三者による内容の改ざんを困難にしたりする効果があります。

WordからPDFへの変換は簡単です。メニューの「ファイル」タブから「エクスポート」を選び、「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリックします。または、「名前を付けて保存」を選び、ファイルの種類を「PDF」に指定して保存することも可能です。作成したPDFファイルは、メールに添付して取引先に送付するのが一般的です。

【インボイス制度対応】請求書の正しい書き方と必須項目

2023年10月1日から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、請求書の記載ルールが変更されました。Wordのテンプレートを利用する場合でも、制度に対応した正しい項目を記載することが不可欠です。ここでは、インボイス制度に対応した請求書の書き方と、法律で定められた必須項目について詳しく解説します。

請求書に必ず記載すべき６つの項目

発行者の氏名または名称と登録番号

請求書を発行する事業者（自社）の氏名または名称を記載します。インボイス制度では、これに加えて「登録番号」の記載が必須です。登録番号とは、適格請求書発行事業者の登録を受けた際に税務署から通知される「T」から始まる13桁の番号です。

取引年月日

商品やサービスを提供した年月日を記載します。「2024年4月1日」のように、年月日が正確にわかるように書きましょう。請求書の発行日とは異なる場合があるため注意が必要です。

取引内容（軽減税率の対象品目である旨）

提供した商品名やサービス内容を具体的に記載します。例えば「Webサイトデザイン費用として」「商品A 10個」のように、誰が見ても取引内容がわかるようにしましょう。もし取引内容に軽減税率（8%）の対象品目がある場合は、その旨がわかるように「※」などの記号を付けて明記する必要があります。

税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率

請求金額の合計を、消費税の税率（10%または8%）ごとに分けて記載します。それぞれの税率が適用される合計金額（税抜または税込）と、適用税率（例：10%対象合計 ¥100,000）を明確に示します。

税率ごとに区分した消費税額等

標準税率（10%）と軽減税率（8%）のそれぞれで計算した消費税額を記載します。例えば「消費税額（10%） ¥10,000」「消費税額（8%） ¥800」のように、税率ごとに消費税額がわかるように分けて書く必要があります。

書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

請求書の提出先である取引相手の会社名や屋号、氏名を正確に記載します。「株式会社〇〇 御中」のように、敬称も忘れずに付けましょう。

請求書作成で知っておきたい補足項目

法律上の必須項目ではありませんが、円滑な取引のために記載が推奨される項目もあります。これらを記載しておくことで、取引先との認識のズレや入金トラブルを防ぐことができます。

振込先情報

請求金額を振り込んでもらうための口座情報を記載します。金融機関名、支店名、預金種別（普通・当座）、口座番号、口座名義（カタカナ）を正確に記載しましょう。振込手数料をどちらが負担するかを明記しておくと、より親切です。

支払期限

いつまでに支払ってほしいかを示す支払期限を明記します。取引先との契約で定められた支払条件（例：月末締め翌月末払い）に基づき、「支払期限：2024年5月31日」のように具体的な日付を記載することで、支払いの遅延を防ぐ効果が期待できます。

源泉徴収税額

個人事業主やフリーランスが、デザイン料や原稿料、講演料など源泉徴収の対象となる報酬を請求する場合に必要な項目です。報酬金額から計算した源泉徴収税額を明記します。源泉徴収の対象ではない取引の場合は、記載する必要はありません。

まとめ

Wordテンプレートを活用した請求書の作成方法と、インボイス制度に準じた必須項目の記載ポイントをご説明いたしました。

Wordは多くの方が日常的に利用しているソフトですので、専門知識がなくても正確で信頼性のある請求書を仕上げられます。事業内容に合った請求書を作成し、取引先との円滑なやり取りや確実な経理処理にぜひお役立てください。