【保存版】請求書の但し書きとは？基本の書き方からNG例まで網羅した完全ガイド

請求書の但し書きについて、「何と書けばよいのか」「『お品代』は避けるべきなのか」迷っていませんか？実務でそのまま使える考え方とケース別の表現を整理し、税務調査の場面でも誤解を招かない書き方を紹介します。今日から迷いなく請求書が作成できるよう、ポイント順に確認していきましょう。

請求書の但し書きとは？その役割と重要性を解説

請求書の但し書き（ただしがき）とは、「何に対する代金なのか」という取引内容を具体的に示すために記載する項目のことです。一般的には請求金額の後に「但し、〇〇代として」という形式で記載されます。

領収書でよく目にする項目ですが、但し書きを正確に記載することは請求書を発行する側と受領する側の双方にメリットをもたらします。

なぜ請求書に但し書きの記載が必要なのか

請求書に但し書きを記載する法的な義務はありませんが、商習慣として記載するのが一般的です。その必要性は、主に経理処理と税務上の観点から説明できます。

第一に、受領側の経理処理を円滑にするためです。経理担当者は受け取った請求書をもとに、その費用が「消耗品費」「広告宣伝費」「外注費」など、どの勘定科目に該当するのかを判断し仕訳作業を行います。但し書きに具体的な内容が書かれていれば、この判断が迅速かつ正確に行え、月次決算や確定申告の業務効率が大幅に向上します。

第二に、税務上の証拠能力を高めるためです。税務調査では、計上された経費が事業に関連する正当な支出であったかが確認されます。このとき、但し書きが「お品代として」のような曖昧な表現だと、具体的な使途がわからず、最悪の場合、経費として認められないリスクが生じます。取引内容を明確に記載することで、請求書は信頼性の高い証憑書類となり、事業の経費であることを客観的に証明する助けとなります。

【基本】請求書の但し書きの書き方3つのルール

請求書の但し書きは、取引内容を証明するための重要な項目です。ここでは、信頼性を高める但し書きの基本的な書き方として、押さえておくべき3つのルールを解説します。

誰が見てもわかるように具体的に記載する

但し書きの最も重要なルールは、提供した商品やサービスの内容を具体的に記載することです。

税法上、経費として認められるためには、その支払いが事業に関連するものであることを証明する必要があります。「お品代として」のような曖昧な表現では、何を購入したのかが第三者には判断できず、税務調査で指摘を受けるリスクがあります。取引内容が一目でわかるように、具体的な品目やサービス名を書きましょう。

悪い例（曖昧な表現）	良い例（具体的な表現）
お品代として	書籍代として
商品代として	事務用品代として
サービス料として	Webサイト保守管理費として
作業費として	記事執筆料として

このように具体的に記載することで、受け取った側はどの勘定科目で処理すればよいか判断しやすくなり、双方の経理業務が円滑に進みます。

「〇〇代として」の形式で書く

但し書きは「（品目やサービス名）代として」という形式で書くのが一般的です。これは日本の商習慣として広く浸透しており、最も丁寧で分かりやすい書き方とされています。「代として」を付けることで、その請求が何に対する対価の支払いであるかを明確に示すことができます。

例えば、「コンサルティング料」「デザイン費」のように体言止めで記載しても間違いではありませんが、「コンサルティング料として」「デザイン費として」と書く方が、より正式で誤解の少ない表現になります。特別な理由がない限り、この基本形式に沿って作成しましょう。

請求内容と一致させる

但し書きは、請求書に記載されている取引内容の要約です。そのため、請求の内訳と但し書きの内容は必ず一致させる必要があります。例えば、請求書の内訳が「パソコン 1台」「マウス 1個」であるにもかかわらず、但し書きが「飲食代として」など、全く関連性のない内容になっていると、取引の信憑性が疑われます。

架空請求や経費の不正計上と見なされる可能性もあるため、請求内容を正しく反映した但し書きを記載してください。複数の品目がある場合は、それらを包括する適切な表現（例：「事務機器代として」）を選ぶことが重要です。

【例文集】ケース別に見る請求書の但し書きの書き方

請求書の但し書きは、提供した商品やサービスの内容を明確に示すための重要な項目です。ここでは、具体的な取引内容や状況に応じた但し書きの書き方を、豊富な例文とともに解説します。自社のケースに合った表現を見つけ、日々の業務にお役立てください。

商品やサービスが1つの場合

取引内容が単一でシンプルな場合は、その品名をそのまま記載するのが最も分かりやすく、基本的な書き方となります。経費として処理する側も、どのような取引だったのかを即座に把握できます。

IT・Web関連の請求書

IT・Web業界では、提供するサービスが無形商材であることが多いため、但し書きで具体的な業務内容を示すことが特に重要です。どのような役務提供に対する支払いなのかを明確にしましょう。

取引内容	但し書きの記載例
Webサイトの制作	Webサイト制作費として
システムの保守・運用	システム保守管理費として
Web広告の運用代行	広告運用代行手数料として
コンサルティング	Webコンサルティング料として

飲食関連の請求書

飲食店が発行する請求書や、接待などで利用した場合の領収書では、但し書きが経費精算の際の重要な証拠となります。特に、接待交際費として処理する場合には、内容を明確に記載する必要があります。

取引内容	但し書きの記載例
店内での飲食	ご飲食代として
仕出し、ケータリング	ケータリングサービス料として
貸切パーティー	貸切パーティー代金として

小売・物品販売の請求書

商品を販売した場合は、購入した品目が何であるかが分かるように記載します。高額な備品や消耗品など、経理処理上の勘定科目が異なるケースも想定されるため、具体的な品名を記すことが望ましいです。

取引内容	但し書きの記載例
パソコン本体	パソコン購入代金として
文房具やコピー用紙	事務用品代として
ビジネス書や専門書	書籍代として

商品やサービスが複数の場合

一度の取引で複数の商品やサービスを提供した場合、すべての品名を但し書きに記載するのは現実的ではありません。そのような場合は、内容を要約して記載する方法が用いられます。ただし、その場合でも取引内容がある程度推測できるような書き方を心がけることが重要です。別途、納品書や請求明細で詳細な内訳が確認できるようにしておくことが前提となります。

「〇〇 他」と記載するケース

複数の品目の中で、主要な商品名を一つ挙げ、それに「他」を付け加える書き方です。最も代表的な品目が何かを示すことで、取引の概要を伝えることができます。

取引内容	但し書きの記載例
パソコンとマウス、キーボード	パソコン代 他として
複数の事務用品	コピー用紙代 他として

「〇〇一式として」と記載するケース

複数の作業や物品をまとめて一つのプロジェクトや契約として請け負った場合に便利な表現です。例えば、Webサイト制作にはデザイン、コーディング、システム導入など複数の工程が含まれますが、これらをまとめて「一式」と表現します。契約書や見積書で作業範囲が明確に定義されている取引に適しています。

取引内容	但し書きの記載例
Webサイトの新規構築	Webサイト制作一式として
店舗の内装工事	内装工事費一式として

これはNG！間違いやすい但し書きの例と注意点

請求書の但し書きで良かれと思って書いた内容が、かえって経理処理を複雑にしたり、税務上のリスクを招いたりすることがあります。ここでは、つい書いてしまいがちなNG例とその理由、注意すべきポイントを具体的に解説します。

なぜ「お品代として」は避けるべきなのか

領収書などでよく見かける「お品代として」という記載は、請求書の但し書きとしては不適切です。その理由は、取引の具体的な内容が全く分からないためです。請求書を受け取った側（支払側）も、発行した側（受取側）も、後から見返した際に「何に対する支払いだったか」を正確に把握できません。

経理担当者が仕訳をする際、内容が不明な「お品代」では適切な勘定科目を判断できず、処理に手間取ってしまいます。また、消費税の軽減税率（8%）対象品目が含まれている場合でも、その内訳が不明なため、正しい税務処理が困難になります。取引の透明性を確保し、双方の経理処理をスムーズに進めるためにも、「お品代」という表現は避け、具体的な品名を記載しましょう。

曖昧な表現は税務調査で指摘されるリスクも

「お品代」以外にも、具体性に欠ける但し書きは税務調査で指摘を受ける原因となります。税務調査では、その支払いが事業に関連する経費として妥当であるかが厳しくチェックされます。但し書きが曖昧だと、取引の実態が不明瞭であると判断され、最悪の場合、経費として認められない（損金不算入）可能性があります。

特に注意が必要な、曖昧な但し書きの例を以下に示します。

NGな但し書きの例	具体的な記載例（OK）	考えられるリスク
備品代として	PCモニター代として、オフィスチェア代として	内容が不明確。資産計上が必要な物品か判断できない。
消耗品代として	事務用品（コピー用紙、ボールペン）代として	対象範囲が広すぎ、取引内容を特定できない。
コンサルティング料として	2023年11月分 Webマーケティングコンサルティング料として	業務の実態が不明瞭とみなされ、架空取引を疑われる可能性。
飲食代として	〇〇株式会社様との会議飲食代として	接待交際費か会議費かなど、経費の性質が判断できない。

上記のように、誰が見ても取引内容が一目でわかるように記載することが、税務上のリスクを回避する上で非常に重要です。万が一、税務調査で経費として否認された場合、追徴課税が発生する可能性もあるため、日頃から正確な但し書きを心がけましょう。

Q&A｜請求書の但し書きに関するよくある質問

請求書の但し書きについて、実務で疑問に思いがちな点をQ&A形式で解説します。特にインボイス制度開始後の扱いや、但し書きがない場合の経費計上の可否など、知っておくべき重要なポイントを押さえておきましょう。

インボイス制度で但し書きの扱いは変わった？

結論から言うと、インボイス制度（適格請求書等保存方式）において「但し書き」は必須の記載事項ではありません。しかし、インボイス制度で新たに必須となった「取引内容（軽減税率の対象品目である旨）」を明確にする上で、但し書きは依然として重要な役割を果たします。

適格請求書には、税率ごとに区分した消費税額等を記載する必要があります。例えば、取引内容に軽減税率（8%）の対象品目が含まれる場合、その旨を請求書に明記しなければなりません。但し書きに「飲食料品代として（※軽減税率対象）」のように記載することで、どの取引が軽減税率の対象であるかを明確に示すことができます。

このように、但し書きは法律上の必須項目ではないものの、取引内容を補足し、適格請求書の要件を確実に満たすための有効な手段といえます。

但し書きがない請求書は経費にできる？

但し書きがない請求書であっても、経費として計上することは可能です。経費計上で最も重要なのは、その支払いが事業に関連するものであることを客観的に証明できることです。

請求書に但し書き欄がない場合や空欄であっても、内訳や明細の欄に「〇月分サーバー利用料」「事務用品一式」といった具体的な取引内容が記載されていれば、何に対する支払いかが明確なため、経費として認められます。

ただし、但し書きも明細もなく、取引内容が不明瞭な請求書は、税務調査の際に使途不明金とみなされ、経費として否認されるリスクがあります。もし取引内容がわからない請求書を受け取った場合は、発行元に具体的な内容を記載した請求書の再発行を依頼するのが最も安全な対処法です。

まとめ

但し書きは、取引内容を第三者にも伝わるよう具体化することで、経理処理の迅速化と税務上のリスク低減に直結します。

「〇〇代として」の形式を基本に、明細と矛盾のない表現を選び、曖昧な語（例：「お品代」「消耗品代」など単体では広すぎる語）を避ける、この3点を習慣化すれば、請求書の信頼性は一段と高まります。インボイス制度下でも但し書きは有効な補足情報です。明日以降の請求書から、具体的で整った表現に置き換えていきましょう。