【例文付き】請求書の送付状の正しい書き方とマナー｜送付状がいらない場合も解説

更新日：2025.11.28

ー目次ー

請求書を送るたびに「送付状の書き方が合っているか不安」「そもそも必要なのか迷う」と感じる方は少なくありません。本記事では、送付状に必ず記載すべき項目と正しい書き方、すぐ使えるシーン別の文例、さらに「いらない」判断の目安までを丁寧に解説します。読み終えた頃には、自信を持って失礼のない書類を作成いただけるはずです。

そもそも送付状とは？請求書に添える目的と役割を知ろう

送付状（そうふじょう）とは、請求書や見積書といったビジネス書類を郵送またはFAXで送る際に添える挨拶状のことです。「添え状（そえじょう）」や「カバーレター」とも呼ばれます。

ここではそんな送付状を送る目的や、役割について解説していきます。

送付状を添える理由とは？

請求書に送付状を添えることで丁寧な印象を与えられます。その上内容物の明確化にも効果的です。送付状に「何を何枚送ったのか」を記すことで、受け取る側が確認しやすく、書類の不足や誤送付などのトラブルを防げます。

また、請求書では伝えづらい補足事項（振込先の変更や担当者の交代など）を伝えることもでき、ビジネス上の連絡ツールとしても役立ちます。このように送付状は、スムーズなやり取りと信頼を保つための重要な書類です。特別な理由がない限り、請求書には添えるようにしましょう。

送付状がいらないケースも？省略してよいシーンと判断基準

取引先との関係性や送付方法によっては、送付状を省略しても問題ないケースも存在します。ここでは、送付状が不要な具体的なシーンと、省略するかどうかの判断基準について詳しく解説します。

送付状を省略できる主なケース

送付状を省略しても一般的に問題ないとされるのは、主に以下のようなケースです。ただし、取引先の意向やこれまでの慣習を最優先に考えましょう。

メールで請求書PDFを送付する場合
メール本文が送付状の役割を果たすため、件名や本文で宛名・挨拶・請求内容・差出人情報などを明記すれば、別途送付状を添える必要はありません。

取引先と事前に合意がある場合
継続的な取引で「送付状は不要」と双方の合意があるときは省略可能です。毎月の請求など、やり取りを効率化したい場合に向いています。

電子請求書発行システムを利用する場合
クラウド型の電子請求書システムなどを使っている場合、請求内容の通知がシステム上で完結するため、送付状は基本的に不要です。

請求書を持参して手渡しする場合
担当者に直接手渡しして挨拶や要件を口頭で伝えられるときは、送付状を省略しても問題ありません。ただし、信頼関係が築かれている取引先に限られるケースが多いです。

迷ったときの判断ポイント

送付状を省略する際は、自己判断でいきなりやめるのではなく、注意が必要です。特に、これまで送付状を添えていたのに急にやめてしまうと、相手に「何かあったのだろうか」「雑な対応になった」という印象を与えかねません。

送付状を省略するかどうか迷った場合は、以下のポイントを基準に判断しましょう。

判断のポイント

取引先との関係性: 初めての取引や、まだ関係性が浅い相手には、丁寧な印象を与えるためにも送付状を添えるのが無難です。
業界や企業の慣習: 業界や相手企業の文化によっては、送付状を添えることが慣例となっている場合があります。相手の慣習がわからない場合は、添えておく方が丁寧です。
迷ったら添えるのが基本: 送付状を添えることで失礼にあたることはありません。判断に迷う場合は、原則通り送付状を作成し同封することをおすすめします。

請求書の送付状に記載する9つの必須項目

請求書に添える送付状には、ビジネスマナーとして記載すべき必須項目があります。ここでは、それぞれの項目の書き方とポイントを詳しく解説します。

日付

送付状の右上には、書類を発行した日付を記載します。一般的には、送付状を作成した日ではなく、ポストに投函する日（発送日）を記載するのがマナーです。

西暦・和暦のどちらを使用しても問題ありませんが、同封する請求書の日付表記と統一すると、受け取る側にとって親切です。

宛名

日付の下、左寄せで送付先の宛名を記載します。会社名、部署名、役職名、担当者名を正式名称で正確に記入しましょう。

「株式会社」を「(株)」と省略するのは避け、部署名が不明な場合は省略しても構いません。担当者名がわからない場合は「経理ご担当者様」と記載します。

差出人情報

宛名の下、右寄せで差出人の情報を記載します。会社名（屋号）、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスなどを明記しましょう。

問い合わせ先として担当部署や担当者名を加えておくと、取引先が連絡を取りやすくなります。社印（角印）を押印すると、より丁寧で正式な書類という印象を与えられます。

タイトル（件名）

送付状の中央に、内容が一目でわかるようなタイトル（件名）を記載します。他の文字よりも少し大きなフォントにしたり、太字にしたりすると視認性が高まります。

「請求書送付のお知らせ」「請求書のご送付について」など、簡潔で分かりやすい件名にしましょう。

頭語と結語

ビジネス文書の基本として、本文の冒頭に「頭語（とうご）」、末尾に「結語（けつご）」を記載します。これらは手紙における「拝啓」と「敬具」のようなもので、セットで使うのがルールです。一般的には「拝啓」と「敬具」の組み合わせが広く使われます。

種類	頭語	結語
一般的	拝啓	敬具
より丁寧	謹啓	謹白

時候の挨拶

頭語に続いて、時候の挨拶を記載します。

ビジネス文書では、季節を問わず使える「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」や「貴社におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」といった表現が一般的で便利です。個人的な挨拶は避け、簡潔にまとめるのがマナーです。

本文

時候の挨拶の後、本題に入ります。

まずは「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」といった日頃の感謝を述べ、続けて請求書を送付した旨を明確に伝えます。「つきましては、下記の通り請求書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。」のように、用件を簡潔に記載しましょう。

同封書類

本文を書き終えたら、中央に「記」と記載し、その下に同封した書類の内容と部数を箇条書きで具体的に明記します。すべての書類を書き終えたら、右下に「以上」と記載して締めくくります。

【記載例】

記

請求書（No.20231001）　1通
納品書（控）　1通

以上

担当者名

送付状の最後に、この書類に関する問い合わせ先を明記します。差出人情報に含めて記載することが一般的ですが、改めて末尾に部署名と担当者名を記載すると、より分かりやすくなります。

すぐ使える！請求書送付状の書き方と例文

この章では、さまざまなシーンでそのまま使える請求書の送付状の例文を4つのパターンに分けてご紹介します。自社の状況に合わせて修正してご活用ください。

基本的な請求書送付状の例文

最も一般的で、どのような相手にも使える基本的な送付状のテンプレートです。初めて作成する際や、どの文面を使えば良いか迷った場合は、まずはこちらの例文を参考にしてください。

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇
経理部御中

〒000-0000
東京都中央区〇〇一丁目一番一号〇〇ビル
株式会社△△
経理部 △△ △△
電話番号：03-0000-0000

請求書送付のご案内

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、下記の通り請求書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

敬具

記

・請求書（No.00001）　1通

以上

個人宛・個人事業主の場合の書き方と文例

送付先が個人事業主やフリーランスの場合、宛名は「屋号＋氏名＋様」または「氏名＋様」とします。会社名がないため、氏名をフルネームで正確に記載することが重要です。基本的な構成は法人宛と変わりません。

令和〇年〇月〇日

〇〇デザイン事務所
〇〇〇〇様

〒000-0000
東京都渋谷区〇〇一丁目一番一号
株式会社△△
営業部 △△ △△
電話番号：03-0000-0000

請求書送付のお知らせ

拝啓

向春の候、〇〇様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

つきましては、〇月分の請求書を同封いたしました。お忙しいところ恐縮ですが、内容をご確認の上、ご対応いただけますと幸いです。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

敬具

記

・請求書（No.00002）　1通

以上

初めての取引先に送る場合の例文

初めて請求書を送る相手には、定型文に加えて、取引が始まったことへの感謝の気持ちを伝える一文を添えると丁寧な印象を与えます。今後の良好な関係構築につながるため、少しだけ文章を工夫しましょう。

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇
営業部部長〇〇〇〇様

〒000-0000
東京都千代田区〇〇一丁目一番一号〇〇ビル
株式会社△△
経理部 △△ △△
電話番号：03-0000-0000

請求書送付のご案内

拝啓

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

早速ではございますが、下記請求書を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

今後とも末永くお引き立てくださいますよう、お願い申し上げます。

敬具

記

・請求書（No.00003）　1通

以上

いつもお世話になっている取引先への例文

継続的に取引のある相手には、時候の挨拶を「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」のような、より丁寧な表現にすると良いでしょう。また、日頃の感謝を伝える一文を添えることで、より良好な関係を築くことができます。

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇
経理部御中

〒000-0000
東京都港区〇〇一丁目一番一号〇〇ビル
株式会社△△
経理部 △△ △△
電話番号：03-0000-0000

請求書送付のご案内

拝啓

平素は格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。

さて、〇月分の請求書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

何かご不明な点がございましたら、担当の△△までお申し付けください。
引き続きご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

記

・請求書（No.00004）　1通

以上

請求書の送付状を作成するときのビジネスマナー3つ

ここでは、送付状を作成する際に特に注意したい3つのビジネスマナーについて解説します。

用紙はA4サイズが基本

送付状を作成する際の用紙は、A4サイズが一般的です。送付状と請求書のサイズを揃えることで、受け取った相手が書類を管理しやすくなります。

特別な理由がない限り、白い無地のコピー用紙を使用すれば問題ありません。色付きや柄付きの用紙は、ビジネスシーンでは避けるのが無難です。

手書きとパソコン作成どちらが良い？

送付状は、手書きとパソコン作成のどちらでも問題ありませんが、現代のビジネスシーンではパソコンでの作成が主流です。

パソコンで作成するメリットは、文字が読みやすく、誰にとっても分かりやすい点です。また、一度テンプレートを作成しておけば、宛名や日付などを変更するだけで効率的に作成できます。特に指定がない場合は、パソコンで作成することをおすすめします。

一方、手書きには丁寧な印象や温かみを伝えられるという側面もあります。しかし、文字が読みにくいと相手に手間をかけさせてしまう可能性もあるため注意が必要です。

敬称の正しい使い方「御中」と「様」

宛名に用いる敬称は、間違いやすいポイントの一つです。送付先に応じて「御中」と「様」を正しく使い分けましょう。両方を同時に使うことはありませんので注意してください。

基本的な使い分けは以下の通りです。

敬称	使用するケース	具体例
御中	会社や部署など、組織・団体に宛てる場合	株式会社〇〇御中株式会社〇〇経理部御中
様	個人に宛てる場合（役職名に「様」は付けない）	株式会社〇〇経理部部長鈴木一郎様株式会社〇〇鈴木一郎様
ご担当者様	担当者の個人名が分からない場合	株式会社〇〇経理部ご担当者様

担当者名が分かっている場合は、部署名まで記載した上で個人名を書き、「様」を付けます。もし担当者名が不明な場合は、会社名や部署名の後に「御中」とするか、「ご担当者様」と記載するのが一般的です。

郵送で送るなら必ず確認！請求書の送付状のマナー

送付状は郵送の際にも、相手に失礼のないようビジネスマナーを守ることが大切です。ここでは、封筒の選び方から書類の入れ方まで、郵送に関するマナーを詳しく解説します。

封筒の選び方と宛名の書き方

請求書を送る封筒は、書類のサイズや与えたい印象によって選びます。宛名の書き方も、ビジネスの基本として正しく記載しましょう。

封筒の選び方

封筒の色は、ビジネスシーンでは清潔感のある白が最もフォーマルで、薄い青なども使用できます。茶封筒は請求書のような重要書類には避けるのが無難です。

請求書はA4サイズで作成するのが一般的なため、封筒は「長形3号（なががたさんごう）」または「角形2号（かくがたにごう）」を使用します。それぞれの特徴は以下の通りです。

封筒の種類	サイズ	特徴
長形3号（長3）	120mm × 235mm	A4用紙を三つ折りにして封入する、最も一般的なビジネス封筒です。定形郵便で送れるため、郵送コストを抑えられます。
角形2号（角2）	240mm × 332mm	A4用紙を折らずに封入できます。重要書類や枚数が多い場合に適しており、クリアファイルに入れて送るとより丁寧な印象になります。定形外郵便となります。