～ ケーススタディ ～ ○○をするだけで、驚きのコストメリットを実現！

[CASE4] 通信回線の整理と請求の1本化で、驚きのコストメリットを実現！

インボイスのサービスでコスト削減と経理業務の効率化に成功したケーススタディをご紹介するシリーズ。

今回は、ある官庁の地方支分部局様の事例です。

電話が中心の業務、回線は増えるがまま・・・

業務上、電話を使う機会がきわめて多いこちらの局では、通信の総回線数が約230回線、複数のキャリアから毎月約40通もの請求書がバラバラと送付されていました。回線が増えるに従い煩雑になる請求処理業務は悩みの種だったものの、｢業務上、仕方がない｣と半ばあきらめつつ、淡々と対応されていました。また、新たな契約時に割引率が見直されることは、ほとんどなかったそうです。

導入前の状況

• 通信費の請求書が、月に約40通
• 回線は増えるがままで、プランの適用漏れなどが発生
• 仕方ないと思っていた、煩雑な請求処理業務

請求書の専門家＝インボイスの精査で、最適な割引率の適用漏れを発見

インボイスの提案

• 請求書処理業務の軽減 ⇒ 約40通/月の通信費の請求書を取りまとめ、1通/月の請求書、1回/月の口座振替にします。
• 請求書の1本化と明細の統一で、生産性を向上 ⇒ 簡単シミュレーションで、請求処理業務にかかる時間とコストを数値化。サービスの導入により、年間で約60時間の業務時間短縮を実現します。
• 通信費の最適化 ⇒ 契約プランを見直し、高い割引率が適用されるプランに変更することで、年間約213,000円の　コスト削減を実現します。

インボイスでは、まず毎月届く約40通もの請求書を1通にまとめることにより、請求処理にかかる業務が軽減されることを、簡単シミュレーションで数値化しました。毎月の請求書処理業務と比べ、月に5時間、年間にすると約60時間もの業務時間の短縮が図れ、経理業務を効率化出来ることがわかりました。

また、まとめる際に請求内容を精査することで、本来なら割引率が適用されるべき回線が、市内通話、市外通話ともにそれぞれ約20回線あることを発見しました。これらを整理統合して適切なプランを導入すれば、無駄なコストを削減出来ると提案したのです。

コストメリットが大きいインボイスのサービス

インボイスのサービスを導入することで、毎月約40通あった請求書が１通にまとまり、月1度の口座引き落としとなったことから、請求処理業務が大幅に軽減されました。また、契約プランの見直しにより年間で約213,000円の通信費削減を実現。さらに、請求明細を一元管理することで様々な管理作業が軽減され、トータルで年間に60時間ほどの空き時間が生まれました。この時間は本来やるべき業務に費やすことができますし、人件費の観点からは年間約156,000円のコスト削減につながります。通信費の請求を1本化することで、無駄な経費の削減と経理業務の効率化が図れました。

導入の効果

• 請求書の数：約40通 ⇒ 毎月1通に
• 支払作業：月数回の振り込み、引き落とし確認、コンビニ払込み ⇒ 月1度の引き落としに
• 明細取りまとめ：231回線分の明細 ⇒ 1本の統一明細に
• 業務時間の効率化：請求処理業務の軽減で、年間で約60時間の業務時間短縮を実現
• 無駄なコストを削減：契約サービスの見直しで年間約213,000円、業務効率化で年間約156,000円ものコスト削減に成功

「インボイスのサービスを導入することで、請求関連業務が軽減され、効率化が図れました。今後は、契約回線が増えても、それに伴う業務負担の心配をしなくてすみます。局員は様々な作業を抱えていますので、非生産的な作業から解放され時間を確保出来たことも大きなメリットです。また最適な通信プランの適用で得られるコストメリットも、無視できないものだと思いました」（経理ご担当者様）