電子帳簿保存法で保存するファイルの形式は？要件やファイル名での工夫も解説

電子帳簿保存法では、電子データで受領した書類をデータで保存することが義務付けられています。

ただ、この法律では保存するファイルの形式に関する規定がありません。このことから、電子帳簿保存法に則ってデータを保存する際は、自社の扱いやすいファイル形式を選ぶことが可能です。

ただし、電子帳簿保存法では保存した書類を必要時にすぐ確認できる体制を整えなければならないため、一般的に表示しやすいPDFやJPGなどの形式にしておく必要があります。

本記事では、電子帳簿保存法で保存するファイル形式について、保存時の要件やファイル名の工夫を解説します。

【結論】電子帳簿保存法ではファイル形式は定められていない

電子帳簿保存法では、電子データで発生した書類はデータで保存するよう定められています。しかし、ファイルの保存形式は定められていません。

このことから、PDFやJPG、PNGなどの形式を自社や取引先の利便性を優先して判断することが可能です。

ただし、汎用性の低いファイル形式で保存した場合、使用するソフトウェアに対応しておらず、表示できない可能性があります。データを保存するファイル形式に悩んだ際は、一般的にビジネスで使用される、PDFやJPGを選ぶことがおすすめです。

電子帳簿保存法に則って、PDFで保存する場面と対応方法は？

ファイル形式の1つである「PDF」は、ビジネスシーンでの利用頻度が高い形式として知られています。電子帳簿保存法ではファイルの保存形式に定めがないことから、一般的にはPDFでの利用が多くなることが予想できます。

PDF形式での保存は電子取引とスキャナ保存の2つのケースで必要になりますが、それぞれの方法によって保存要件や対応方法が異なります。

ビジネスシーンではどちらの方法も頻繁に必要となるケースであることから、両方の場面での対応方法を知っておくことが大切です。

ここでは、電子帳簿保存法に則って、PDFで保存する場面と対応方法を解説します。

1. 電子取引
2. スキャナ保存

①電子取引

メールやチャットなどの方法で書類を送信・受領した際は、電子取引にあてはまります。電子帳簿保存法では、電子取引で発生した書類はすべてデータでの保存が義務付けられています。

そのため、取引先よりメールやチャットを通してPDFデータが送信されている場合、要件を満たしているならば、ファイル形式を変換せずに保存が可能です。

②スキャナ保存

紙で受領した書類は紙のままでも保管が可能なものの、保管場所のスペースの確保や紛失のリスクなどの問題がつきまといます。紙の書類を郵送・受領した場合は、スキャナ保存の要件を満たすことで、電子帳簿保存法への対応が可能です。

スキャナ保存を導入すれば、原本を破棄しても問題なく、最終的にほとんどの書類をクラウドで管理できるようになります。紙の書類を扱うよりも検索性が高まり、経理担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

【ファイル形式に限らず！】電子帳簿保存法でPDFを保存する際の要件

電子帳簿保存法に則ってデータをPDF保存する際は、電子取引・スキャナ保存どちらもそれぞれの要件が存在します。

保管方法にあわせた正しい要件で保存できていなければ、電子帳簿保存法違反となり、青色申告の取り消しや追徴課税が発生するリスクもあるため注意しましょう。

ここでは、電子帳簿保存法でPDFを保存する際の要件を解説します。

1. 電子取引の要件
2. スキャナ保存の要件

①電子取引の要件

電子取引の保存要件は、おおまかに真実性の確保と可視性の確保で内容がわかれます。

真実性の確保は①から④のいずれかを満たせば問題ないものの、可視性の確保ではすべての要件を満たす必要があるため、混同しないよう注意しましょう。

出典：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

②スキャナ保存の要件

スキャナ保存では、電子取引とは異なる保存要件が定められています。

以下の要件を満たすことで、紙の原本と同等の証拠力を持つデータとして扱うことが可能になり、書類の信頼性を高められます。

出典：国税庁「スキャナ保存!」

電子帳簿保存法ではファイル名のルールも定められていない

電子帳簿保存法では、保存する際のファイル名についても明確なルールがありません。

ただし、電子帳簿保存法の要件を満たすためには検索性を確保しなければならないため、ファイル名で検索できるようにする必要があります。

ファイル名で検索を可能にしたい場合には、「日付」「取引先名」「金額」などの情報をファイル名に含めましょう。たとえば「20250506_株式会社〇〇_100000」といった形です。

もしくは、ファイル名に通し番号を記載して、索引簿を作成のうえ「取引の日付」「取引先名称」「金額」を記載する方法もあります。

連番	日付	取引先名称	金額	備考
001	20250401	株式会社〇〇	135,000	発注書
002	20250413	有限会社××	200,000	納品書

電子帳簿保存法のファイル形式に悩むのであれば請求書受領サービスを利用しよう

ファイル形式の管理や保存に悩む場合は、請求書受領サービスの導入を検討しましょう。請求書受領サービスでは書類の受領から保存までを一括して対応してくれるため、経理担当者の負担軽減が実現できます。

ただし、請求書受領サービスにはそれぞれ特徴があるため、自社にあったサービスを導入しなければ、余計なコストが発生するため注意が必要です。

ここからは、電子帳簿保存法に則って対応する際におすすめの請求書受領サービスを解説します。

1. Gi通信
2. OneVoice公共
3. TOKIUMインボイス

①Gi通信

Gi通信は、毎月送られてくる電話代やインターネット代など、通信費の支払いを一括化できる請求書受領サービスです。

請求書の受領・仕訳・支払い・保管までを一任でき、自社で書類を処理する手間を大幅に削減できます。取引先ごとに請求書の書式が異なる場合でも、仕訳はシステム側で対応するため、帳簿をつける手間はありません。

導入してからも、請求書の利用状況を自動で分析したレポートも受け取れます。サービスを利用すれば請求関係の手間を減らせる以外にも、余計な通信費を削減するヒントを得られるでしょう。

②OneVoice公共

OneVoice公共は、水道・電気・ガスの請求書を1枚にまとめられる請求書受領サービスです。

自社に届く請求書の受取から保管までを任せられ、管理するスペースや紛失のリスクをなくせます。届いた書類はクラウド上で保管され、確認したいタイミングでいつでも表示できます。

請求先変更の連絡は、OneVoice公共が代行するため、自社でガス会社や電気会社へ電話する必要はありません。利用開始時の手間を大幅に減らせ、気軽にサービスを導入できるでしょう。

③TOKIUMインボイス

TOKIUMインボイスは、企業のペーパーレス化をサポートする請求書受領サービスです。

紙・PDFなどのあらゆる形式の請求書を代行して受領できるため、自社で扱う請求書の数が大幅に削減できます。

さまざまな会計ソフトに対応したCSVファイルを出力できるため、データの加工が不要となり、インポート作業もスムーズです。手直しがなくなる分ミスも減り、経理担当者の負担軽減につながるでしょう。

まとめ｜電子帳簿保存法は自社の対応しやすいファイル形式を選ぼう

本記事では、電子帳簿保存法で保存するファイル形式や、保存時の要件について解説しました。

電子帳簿保存法は、書類をデータで保存する際のファイル形式が厳密には定められていません。自社や取引先の利便性だけでなく、PDFやJPGなどの電子帳簿保存法の要件を満たせる環境にあったファイル形式を選択しましょう。

電子帳簿保存法に則って保存する際は、電子取引・スキャナ保存などの保存方法にあわせて要件を満たさなければなりません。ファイル形式に悩む際は、請求書受領サービスを導入することで、請求書の処理にかかる負担を軽減できます。

電子帳簿保存法に対応して保存する方法に悩む場合は本記事を参考に、ファイル名や形式を決定しましょう。