請求書の管理や整理方法について業務改善を行うコツを紹介！

企業や個人の間で金銭のやり取りが発生する場合、作成するべき書類が請求書です。金銭のやり取りがあったことをしっかりと証明するためには、取引の成立後に請求書を作成して、確実に保存しておく必要があります。
このページでは、請求書の管理・整理方法について解説します。劇的な業務改善を実現するためのコツも紹介しますので、参考にしてください。

請求書の管理や整理は徹底しておくこと

請求書は、金銭のやり取りが発生した際に、必ず作成すべき書類です。実際に金銭のやり取りをしていたとしても、請求書が残っていなければ取引があったことを証明できません。請求書を紛失してしまうと、深刻なトラブルに発展する恐れがあります。
法人税法や会社法によると、請求書は一定期間確実に保存しておかなければならないと定められています。法人企業の場合、請求書の保存期間は7年です。
一方、個人事業主の場合、請求書は5年保存しておく必要があります。消費税の納税義務がある場合は、法人企業と同様に7年間保存しなければなりません。青色申告と白色申告、どちらでも同じですので覚えておきましょう。

受け取った請求書を管理する方法

取引先から受け取った請求書は、支払いの前後によって分類して管理するのがおすすめです。とくに支払い前の請求書に関しては、より気をつけなければなりません。万が一、設けられた支払期限を過ぎてしまうと、トラブルへの発展や罰則が課せられる恐れがあります。
受け取った請求書に関しては、支払期日が近いものが手前になるような順番で保存しておきましょう。支払いが完了したら、支払い後であることがわかるように専用の印やメモを記載し、別のファイルに移して保存します。

発行した請求書を管理する方法

発行した請求書も、受け取った請求書と同様に入金の前後によって分類して管理するとよいでしょう。入金がまだの請求書は、支払期限が近いものが手前にくるような順番で整理しておけば、確認がしやすいです。
支払期限が近づいてきたら、入金されているか必ず確認しましょう。チェックが済んだら、請求書にその旨を記入し、入金済みの書類として別のファイルなどでまとめます。あわせて、入金日を記入しておけば後から確認したときに正確な情報がわかります。
なお、入金済みの請求書は、請求書が作成された日付の順番で保存しておくと、取引が成立した順番がわかりやすいです。

請求書の保管におすすめの整理例

会社の規模が大きかったり、事業内容が幅広かったりすると、多くの請求書を管理しなければなりません。そこで、請求書の管理方法について、おすすめしたい3つのパターンをご紹介します。

1．請求書を「取引先別」に整理する

多くの企業と取引を行っている場合、それぞれの請求書が紛れてしまわないよう整理することが大切です。取引先別ごとに請求書を分類して整理するとよいでしょう。
ただし、取引先別で管理しているために、支払いの内容について月単位での確認ができない点には注意が必要です。支払総額を全体でまとめて確認したいような場合には、すべての取引先のファイルを一つひとつ開いて確認しなければなりません。
取引先別で整理する際は、支払い状況が確認できる別のシステムの採用をおすすめします。

2．請求書を「請求月別」に整理する

請求書を請求月別に整理することで、支払いが期限どおりに行われているかどうかすぐに確認できるようになります。経理処理の観点でいえば、もっとも効率的な管理方法です。
一方で、特定の取引先に対する請求書を確認するためには、探す手間がかかってしまいます。1ヵ月に多くの取引先と請求書のやり取りを行う場合、経理業務の負担が大幅に膨らんでしまいます。

3．請求書の「ステータス」に応じて整理する

請求書を分類する3つ目の方法として、ステータスによる分類が挙げられます。請求書は、その状態によって以下のような分類が可能です。
●まだ請求していないもの
●請求の準備ができたもの
●請求したもの
●入金がなされたもの
●回収不能
このように請求書をステータスによって分類しておくと、お金の動きが明確に見えるようになります。
しかし、取引先別や請求月別に分類する方法と比較すると細かい管理方法です。ミスが増加する恐れがあるため、担当者を増やしたり配分を調節したりといった対策が必要でしょう。

請求書の管理・整理において取り組みたい課題

請求書の管理は、法律によって定められています。ですが、人の手によって管理される以上、トラブルが発生する場合もあるでしょう。
ここでは請求書の管理や整理に関する業務において、取り組みたい課題を紹介します。

1. 人員に合わせた管理方法の採用

請求書はお金のやり取りが記載された重要な書類であるため、管理や分類、確認などは慎重に行うべきです。ですが、取引先や取引が多いほど請求書は増えていくため、書類を一つひとつ丁寧に確認するのは難しいかもしれません。
企業の規模によっては管理業務にそこまで多くの人員が裂けない場合もあるでしょう。限られた人員でも行える管理方法を採用する必要があります。ミスの発生を防ぐためにも、チェックしやすい管理方法を選ぶとよいでしょう。

2. 万が一の紛失やミスのリスクに備える

請求書の管理は月初や月末でまとめて行う必要があるため、ミスが起きがちな業務です。どれだけ気をつけていたとしても、書類を紙媒体で管理する以上、どうしてもミスは発生してしまいます。
一つひとつが大事な取引先とのやり取りであるため、どれかひとつでも振り込みなどが遅れてしまえば、信頼関係に傷がついてしまいます。紛失やミスといったリスクに備えて、あらかじめ対策も用意しておくべきです。

請求書をより効率よく管理・整理するにはクラウド化がおすすめ

上記でも触れましたが、請求書の管理にはミスがつきものです。人の手で管理する以上、どれだけ丁寧にチェックをしてもトラブルになる場合はあるでしょう。
請求書の管理にともなうリスクを少しでも回避したいなら、請求書管理のクラウド化がおすすめです。紙媒体ではなくコンピュータ上で一括して管理するようになれば、管理工数は大きく減らせますし、万が一紛失してしまうようなミスもなくなります。
また、紙媒体で保存すると場所をとってしまいますが、データに変換してしまえば非常にコンパクトに管理できます。
さらに、紙の請求書の場合は実物がなければ確認できませんが、クラウドで管理していればアクセスできる端末があればどこからでもチェックできます。
リスクをケアし、より効率よく請求書を管理する方法として、ぜひクラウド化も検討しましょう。