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企業や個人事業主の方にとって、領収書は重要な書類のひとつです。
領収書の保管期間は、法人の場合7年間、個人事業主の場合5年間もしくは7年間です。確定申告の際に提出が求められるため、すべての領収書をしっかり保管しておくことが求められます。
法人と個人事業主による領収書の保管期間の違いについて見ていきましょう。
また、決算で赤字になった場合、その赤字分を次の事業年度に持ち越すことができます。この赤字を利用して欠損金の繰越控除を申請した場合には、領収書を含む会計帳簿や資料を10年間保管することが会社法で義務付けられています。したがって、領収書の保管期間は基本的に7年間ですが、欠損金の繰越控除の申請を考慮すると10年間保管しておくと安心です。
白色申告事業者は原則として5年間領収書を保管していれば問題ありません。さらに、任意帳簿や決算に関する書類、請求書、納品書、送り状なども5年間の保管が義務付けられています。
ただし、収入や必要経費を記載した法定帳簿は7年間保管しなければならないので、可能であれば領収書もあわせて
7年間保管しておくと安心です。
一方、青色申告事業者の方は、確定申告に必要な書類のほとんどを7年間の保管しなければならないため、領収書も
7年間の保管義務があります。仕入税額控除を受けている個人事業主の方は、確定申告の種類に関わらず領収書を7年間保管しておく必要があります。
仕入税額控除とは、商品を仕入れる段階で支払った消費税を、課税売上の消費税から差し引ける制度です。二重に消費税を支払うことがないための制度で、仕入れの際に消費税を支払ったことを証明するために領収書が必要となります。この場合には、消費税法に定められている7年間の保管が必要です。法人と同様、領収書の保管期間の始まりは、確定申告の期限日となります。
領収書を保管していないと起こり得る不利益を2つ見ていきましょう。
前述の仕入税額控除も領収書がなければ、すでに消費税を支払ったことを証明することができません。結果として、すでに支払った分の消費税も二重に支払わなければならなくなることがあります。
これは消費税法に定められているので、領収書がない場合には仕入税額控除が受けられなくなるのです。
こうした不利益を被ることがあるので、領収書は必ず保管しておくべきなのです。
領収書の保管方法にはいくつかの種類があります。
領収書を法律が定める通りに保管しておくため、保管方法について見ていきましょう。
紙の領収書をファイリングすると、紛失の危険があります。とくに必要なファイルを参照したあと戻すのを忘れてしまった場合には、一定期間の領収書が丸ごとなくなってしまうことさえあり得るのです。
さらに紙で保管していると、劣化や汚損も起こり得ます。個人事業主の場合には最長7年、企業の場合には最長10年の保管期間があるので、インクが薄れて見えなくなってしまったり、破れてしまったりするかもしれません。
加えて、領収書を保管する場所が必要だったり、検索・参照するのが大変だったりと課題は多くあります。