領収書の保管期間はいつまで？正しい保存ルールと注意点

2021.06.11

ー目次ー

領収書の保管期間は？

企業や個人事業主の方にとって、領収書は重要な書類のひとつです。
領収書の保管期間は、法人の場合7年間、個人事業主の場合5年間もしくは7年間です。確定申告の際に提出が求められるため、すべての領収書をしっかり保管しておくことが求められます。
法人と個人事業主による領収書の保管期間の違いについて見ていきましょう。

法人の領収書の保管期間は原則7年間

法人の場合、領収書は原則7年間保管する必要があります。これは法人税法に定められており、領収書だけでなく確定申告に必要な書類などは同じく7年間保管することが義務付けられています。
たとえば、損益計算書や勘定元帳、仕訳帳、賃借対照表などの帳簿書類も、原則7年間保管しなければなりません。
その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えて7年間の保管である点に注意が必要です。会社によって決算月が異なるため、確定申告書の提出期限も異なります。
領収書をいつから保管しているのか、いつまで保管しなければならないのかをきちんと管理しましょう。

また、決算で赤字になった場合、その赤字分を次の事業年度に持ち越すことができます。この赤字を利用して欠損金の繰越控除を申請した場合には、領収書を含む会計帳簿や資料を10年間保管することが会社法で義務付けられています。したがって、領収書の保管期間は基本的に7年間ですが、欠損金の繰越控除の申請を考慮すると10年間保管しておくと安心です。

個人事業主の保管期間は5年間もしくは7年間

個人事業主の方の場合、青色申告事業者は7年間、白色申告事業者は5年間領収書を保管しなければなりません。これは所得税法で定められている保管期間です。
白色申告事業者の場合、以前は事業所得300万円以下であれば領収書を保管する義務がありませんでした。しかし、2014年の税制改正によって、すべての個人事業主が領収書を保管しなければならなくなったので注意しましょう。

白色申告事業者は原則として5年間領収書を保管していれば問題ありません。さらに、任意帳簿や決算に関する書類、請求書、納品書、送り状なども5年間の保管が義務付けられています。
ただし、収入や必要経費を記載した法定帳簿は7年間保管しなければならないので、可能であれば領収書もあわせて
7年間保管しておくと安心です。

一方、青色申告事業者の方は、確定申告に必要な書類のほとんどを7年間の保管しなければならないため、領収書も
7年間の保管義務があります。仕入税額控除を受けている個人事業主の方は、確定申告の種類に関わらず領収書を7年間保管しておく必要があります。

仕入税額控除とは、商品を仕入れる段階で支払った消費税を、課税売上の消費税から差し引ける制度です。二重に消費税を支払うことがないための制度で、仕入れの際に消費税を支払ったことを証明するために領収書が必要となります。この場合には、消費税法に定められている7年間の保管が必要です。法人と同様、領収書の保管期間の始まりは、確定申告の期限日となります。

領収書を保管してないとどうなる？

領収書を保管していない場合、税の負担が増える恐れがあります。
領収書がない場合、本当にその経費が存在していたとしても証明できません。結果的に経費が認められず、その分の税金を支払わなければならないケースもあります。

領収書を保管していないと起こり得る不利益を2つ見ていきましょう。

1. 税務署からの指摘を受ける

法人が領収書を保管していない場合、税務署から指摘を受ける可能性があります。決算書に計上された経費を領収書によって証明できないため、費やした経費を認めてもらえないでしょう。
支払った税金額も少ないと判断され、追徴課税を課せられる恐れもあります。

2. 青色申告が取り消される

領収書を保管していなくても罰則があるわけではないものの、青色申告が取り消されてしまう恐れはあります。
青色申告には、利益のうちの65万円を課税対象としない青色申告特別控除や家族への給与を経費とできる青色専従者給与といった優遇措置があります。
青色申告が取り消されてしまうと、こうした優遇措置がすべて受けられなくなってしまうため、かなりの額の税金をさらに納めなければならないかもしれません。

前述の仕入税額控除も領収書がなければ、すでに消費税を支払ったことを証明することができません。結果として、すでに支払った分の消費税も二重に支払わなければならなくなることがあります。
これは消費税法に定められているので、領収書がない場合には仕入税額控除が受けられなくなるのです。
こうした不利益を被ることがあるので、領収書は必ず保管しておくべきなのです。

領収書の保管方法

領収書の保管方法にはいくつかの種類があります。
領収書を法律が定める通りに保管しておくため、保管方法について見ていきましょう。

紙での保管が基本

大前提として、領収書は紙で保管することが基本です。
紙で発行された領収書はもちろんのこと、電子メールで送付された領収書であってもプリントアウトして保管しておかなければなりません。月ごとにファイリングしたり、顧客別にファイリングしたりしている企業が多く、企業ごとにルールが決められています。
どのようなルールに基づいて保管していても問題はありませんが、紙で領収書を保管することには注意点があります。それが、紛失と劣化です。

紙の領収書をファイリングすると、紛失の危険があります。とくに必要なファイルを参照したあと戻すのを忘れてしまった場合には、一定期間の領収書が丸ごとなくなってしまうことさえあり得るのです。
さらに紙で保管していると、劣化や汚損も起こり得ます。個人事業主の場合には最長7年、企業の場合には最長10年の保管期間があるので、インクが薄れて見えなくなってしまったり、破れてしまったりするかもしれません。
加えて、領収書を保管する場所が必要だったり、検索・参照するのが大変だったりと課題は多くあります。

電子的に領収書を保管する

2020年度の電子帳簿保存法の改正に基づいて、領収書を電子データで保管する方法もあります。
自社が発行した領収書や取引先から受領した領収書などを電子データとして保管できるため、保管のためのスペースや労力を大幅に削減できる可能性があります。
ただし、電子データで領収書を保管するためには、書類を改ざんできないシステムの導入や税務署への申請、社内規定の整備などが求められるため、十分な準備期間が必要となります。
これとは別に、領収書の保管期間の最後の2年間はマイクロフィルムによる保管も可能です。