【小売業】コストアップなしで 請求書処理業務の効率化を実現

株式会社クリエイトエス・ディー 様

導入前の請求書処理の課題

店舗拡大により受取請求書の処理が逼迫

　総務部 大沼氏は、「経理部門では、受取請求書の処理に複数の課題がありました。

ドラッグストアと調剤薬局で毎年100店舗近い新規の出店があり、各店舗の販管費周りの請求書が増え、処理時間も増大していました。

中でも通信回線は、店舗のインフラとしてセキュリティ回線からPOSレジ用のインターネット回線など様々な用途で活用されており、1店舗で複数枚の請求書が発生している状況でした。

さらに近年ではメールなど電子で届く請求書も増えたことで、紙や電子媒体など請求書の受取方法が混在し、それぞれ運用フローが異なっていました。

当社では、店舗ごとに販管費の管理をしているので到着した請求書から1枚1枚利用店舗を確認し、請求書余白に店舗名を記載するなど、業務負担がありました。

そのうえ請求書毎に支払方法もバラバラであり、支払業務も負荷となっていました。

このような状況でもバックオフィス部門はコストセンターの為、ITツールの導入などで、大きな予算をとる事が難しく社員の苦労に心が痛みました。

そこへ、インボイス制度や電子帳簿保存法の2大法令対応が重なり業務軽減は緊急を要していました。」 と語る。

導入前のコスト削減の課題

様々なコスト削減に取り組むも、通信費は着手出来ていなかった

「昨今の光熱費高騰に加えて、人件費、地代家賃など店舗の販管費は年々増加していましたので、人員の適性配置、自社物件比率の向上、太陽光設備の導入など、様々なコスト削減の取り組みを全社的に行っています。身近なところでは、店舗の複合機にリサイクルトナーを使用するなど細部に渡って取り組みを推進しています。

しかし、手当たり次第に取り組めるわけではなく、当社では以下の2点に配慮しました。」

「通信費のコスト削減は、今までうまく進んでいませんでした。店舗は365日休みなく開店しているため、通信網を止める事は不可能でした。通信網のクラウド化や、ＩＰ電話の導入、フルモバイル化など、通信費削減のアイデアはいくつもありましたが、どれも通信環境が大幅に変わる為、既存店を全て巻き込む事は現実的に不可能でした。その為、店舗をオープンするタイミングで割安なサービスを導入するなど、都度ベストな選択を心がけていました。店舗数が相当多くなってきていましたので、どこかのタイミングでは見直しが必要であるという認識はありました。

しかし、通信費だけでも相当数の請求書となり、分析に必要な情報収集も相当な労力を必要とするため、実質的には困難だと考えていました。

また、これまでも、様々なところから通信費の削減提案を受けており、『通信環境は変わりません』という言葉を信じて実施しましたが、何度も失敗していたことが後ろ向きになっていた要因かもしれません。」

サービス導入に向けた不安

新たな運用を増やすことなく効率化が実施できるか

「サービス導入に向けて不安はありました。

アナログ業務をデジタル化しようとすると、大半のサービスは効率化実現のために請求書のスキャニングや担当者間のやり取りなど、運用の追加・変更が発生しますが、関係各所に説明する必要があるため、実現に向けてのハードルを感じていました。

また、社員の年齢層も幅広いため、サービスを使いこなせるかも不安の一つでした。

しかし、インボイスのBPOサービスは、効率化の為の新たな運用や社内連携の発生など無く、請求書の開封や入力業務などを無くし効率化が可能となるため、懸念事項をクリアできるものでした。

さらに営業担当の方が、事前に請求書の処理に関する業務フローも綿密に確認して頂き、これならサービス導入後のミスマッチも発生しない、信頼性の高い導入イメージのシミュレーションだと感じました。これは相当高い専門的な知見がないと出来ないのではないかと感心しております。」

サービス検討のポイント

自社の課題にフィットした「インボイスの一括請求サービス」の提案

サービス検討の決め手

業務効率化とコスト削減を同時に実現出来る

「インボイスからの提案は、これまで長きにわたって抱えていた、請求書の＜受領、支払、負担部門への仕分け＞までの工程が大幅に軽減でき、今後店舗が増えた場合でも業務負荷が増加しない解決方法でした。

緊急での対策を要していた、2大法令対応については想定を超える解決方法であり、経理部門も非常に前向きにとらえていました。

さらに総務部門が長年抱えていた、コスト削減についても提示頂き、2部門の課題が同時に解決出来る事が決め手となりました。」

サービス導入後の効果

経理部門が課題としていた業務負担を大幅改善し、コスト削減も実現

「期待通りの効果が実感できています。経理部門が抱えていた請求書の受取、店舗への仕分け業務、支払業務など、一連の業務フローが大幅に軽減されました。

さらにコスト削減の効果も大きく、通信費の支払額まで大幅に削減できています。」

今後のインボイスに期待する事

CO₂排出量削減の取り組みを効率的に実施したい

「特に当社では、サステナビリティ推進委員会を設置し、Scope1,2のCO₂排出量削減目標を、売場面積当たり2014年対比で50％削減する具体的な目標を掲げ、サステナビリティ基本方針の策定及び重要課題（マテリアリティ）の特定、TCFD（気候関連財務情報開示タスクフォース）の提言に基づく情報開示を実施しています。

具体的なCO₂排出量削減への取り組み（※1）も推進していますので、最小限の業務負担で気候変動関連の取り組みが実現できる効率化提案をインボイスに期待しています。」

◀ サステナビリティの取り組みはこんなところまで。

店舗の廃棄ダンボールを再利用してイスを作るなどの取り組みを始めている。

排出量削減に向けた取り組みが進む

1店舗屋上への太陽光発電設備導入店舗拡大を計画（2405期末 21店舗）

2店舗照明（LED）・冷蔵ケース・空調等、省エネ機器・設備への切り替え・更新 等

最後にメッセージをお願いします

「バックオフィスあるあるですが、バックオフィス部門は生産部門とは異なり、コストを掛けてサービスを導入するハードルが高いため、コスト負担が少なく、業務効率化が出来るインボイスの提案は非常に受け入れやすいと感じました。請求処理業務の効率化を実現したいが手を付けらていない企業にとっては、コストの可視化と見直しを同時に実現出来るインボイスのサービスはピッタリだと思います。」

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