いまさら聞けない、電子帳簿保存改正のポイント

産業界全体のDXが進む中、書類の保管方法についても法的な整備が進められています。中でも「電子帳簿保存法」はたびたび改正が加えられており、2022年1月から適用の改正では、タイムスタンプ要件の緩和等が決定しました。
これによりこれまで「電子保存のハードルが高い」と感じていた企業も、電子データによる保存を検討しやすくなるでしょう。
本記事では、電子帳簿保存法改正後のタイムスタンプ要件の変更やタイムスタンプの概要、さらには法改正後の電子保存のポイントを紹介します。

2022年度電子帳簿保存法の改正によるタイムスタンプのポイント

電子帳簿保存法の最新の改正は、2022年1月から適用になりました。これによりタイムスタンプが不要となるケースが出てきたといわれますが、どのような点がこれまでと異なるのでしょうか？
具体的に見ていきましょう。

タイムスタンプの付与期限が延長

2022年度の電子帳簿保存法の改正では、スキャナ保存に伴うタイムスタンプの付与期限が「最長約2カ月とおおむね7営業日以内」へと変更されました。
これまでの電子帳簿保存法では、タイムスタンプの付与期限について「書類の受領者とスキャンする人が同じ場合：3日以内」「書類の受領者とスキャンする人が異なる場合：7日以内」「業務処理サイクル方式で処理する場合：1カ月と7日以内」と定められていました。
このたびの改正ではこうした区分も撤廃され、担当者の負担が大幅に軽減されています。

訂正・削除の記録が残るシステムならタイムスタンプ不要

電磁的記録の保存については、タイムスタンプそのものが不要のケースもあります。条件は、企業が「訂正や削除を行った事実を確認できるクラウドシステム等を導入していること」「期間内に保存が終わっていること」です。
とはいえ近年はさまざまなシステムがあって、「どれを選べば法の適用条件を満たせるのか」と悩む企業もあるかもしれません。この場合は、「電子帳簿保存法対応」と明言しているシステムを探すか、「JIIMA認証」を受けているシステムを選びましょう。
JIIMAとは、「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）」です。ホームページには、電子帳簿保存法の要件を満たしたソフトがリストアップされています。詳細を確認し、自社のニーズに合うものを見つけてください。

［参照］JIIMA 公式サイト
https://www.jiima.or.jp/

適正事務処理要件・関係書類への自署の廃止

適正事務処理要件とは、「改ざん防止のための社内規定の整備」や税務署職員の求めがあったときのため「範囲指定・項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保」などです。
これまでのスキャナ保存では、タイムスタンプを使った文書について上記の措置が必要でした。しかしこのたびの改正で、要件は全て不要とされています。
また領収書などをスキャンして電子保存する場合は、タイムスタンプと共に「受領者の署名」が必要でした。こちらについても、新法では廃止されています。

移行の宥恕は2023年12月31日まで

電子帳簿保存法の改正は2022年1月より適用されていますが、完全移行までには2年間の宥恕が設けられています。2023年12月31日までは、これまでどおりのやり方で処理を行っても問題はありません。
電子帳簿保存法の改正は2022年1月より適用されていますが、電子データ保存に関して2年間の宥恕が設けられました。宥恕が与えられた背景としては、システムの改修が思うように進まない、社内での準備が間に合わないといった企業の事情を考慮したためです。
ただ、2年間の宥恕は無条件ではなく、やむを得ない事情がある場合のみという条件があります。そのため、やむを得ない事情がある場合に限り、2023年12月31日まで宥恕が設けられます。

そもそもタイムスタンプとは

電子帳簿保存法の改正により電子保存のハードルがさがったとはいえ、「なぜタイムスタンプが必要なのか分からない」と導入をためらっている企業も多いでしょう。
ここからは、タムスタンプとはどのような技術で、なぜ必要なのかを紹介します。

電子データの完全性を証明する技術

総務省のサイトによるとタイムスタンプとは、「ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術」です。【注1】
紙の書類では、印鑑や署名がその文書の真正性を証明します。しかし電子データでは「真正であること」「唯一無二であること」を証明するのが困難です。そこで「タイムスタンプ」という技術を使って、文書の存在の明確化・改ざん防止を行います。

【注1】総務省 国民のための情報セキュリティサイト
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/security/basic/structure/05.html

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプは、第三者機関（時刻認証局【TSA】）によって付与される仕組みです。個人による改ざんはほぼ不可能で、書類・文書の信頼性を担保できます。
電子データへのタイムスタンプ付与は、次の流れで行われるのが一般的です。

1.電子データのハッシュ値を取得
2.ハッシュ値を時刻認証局に送信
3.時刻認証局がハッシュ値に時刻情報を加えたタイムスタンプを発行
4.電子データと共にタイムスタンプを保管

ハッシュ値とは、電子データごとに異なる数値を持つ暗号のような数列です。
データを検証する際にハッシュ値が一致していれば、データの改ざんはなかったと証明できます。

法的に有効なのは「認定タイムスタンプ」のみ

電子帳簿保存法に従ってタイムスタンプを使う際、注意したいのが「認定タイムスタンプ」を使うことです。
認定タイムスタンプは、「一般財団法人日本データ通信協会 タイムビジネス協議会」の認定を受けた事業者のみが発行できます。
認定を受けていない事業者のタイムスタンプを使ってもタイムスタンプの要件を満たしていることにはなりません。
タイムスタンプの発行を依頼する際は、業者の認定の有無をしっかりとチェックすることをおすすめします。

電子帳簿保存法改正後の「電子帳簿等保存」

電子帳簿保存法上の区分には、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の三つがあります。
ここでは、電子帳簿保存法の改正後の「電子帳簿等保存」について紹介します。

電子保存の対象となるもの

電子帳簿保存の対象となるのは、国税に関する帳簿や書類などです。例えば、以下のものが挙げられます。
●仕訳帳
●総勘定元帳
●補助簿
●貸借対照表
●損益計算書
●棚卸表
●見積書
●契約書
●請求書
●領収書など

基本的には、自社で作成した書類や帳簿は、全て電子保存の対象となります。
また、電子データを保存する外部記憶媒体について、法律の規定はありません。データ保存にどの媒体を活用するかは、データ保存義務者に任されています。

電子保存の要件変更のポイント

2022年からの電子帳簿保存法の改正により、以下のように変更が加えられました。

●税務署長の事前承認が不要
●優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置が整備
●最低限の要件を満たす電子帳簿も電子保存可能

これまでは、電子帳簿等を電子データで保存する場合は、所轄税務署への届出が必要でした。このたびの改正では、事前承認は不要と明記されています。
また国が「優良な電子帳簿」とする要件を満たした事業所については、過少申告加算税の軽減措置が取られます。これは、過少申告をした際に課せられる過少申告加算税について、通常10～15%のところが5%に低減される措置です。
一方優良な電子帳簿の条件を満たさない最低限の要件を満たす電子帳簿も、保存要件が大幅に軽減されました。新たに定められた保存要件は「関連書類および見読可能装置の備付け」と「ダウンロードの求めに応じること」の2点のみです。

電子帳簿保存法改正後の「スキャナ保存」

国税に関係する書類なら、紙ベースのものもスキャナで取り込んで電子保存できます。電子帳簿保存法改正後のスキャナ保存の方法について見ていきましょう。

スキャナ保存の対象となるもの

スキャナ保存の対象となるのは、自社で発行したり他社から受け取ったりした紙ベースの書類です。主に取引関係が中心で、その種類は以下の4つです。

●請求書
●見積書
●納品書
●領収書など

スキャナ保存の要件変更のポイント

スキャナ保存について改正が加えられたのは、以下の部分です。

●タイムスタンプ要件の緩和
●ペナルティの明確化
●検索要件の緩和

スキャナ保存では、先述したタイムスタンプ要件の緩和が大きなポイントとなっています。
また、違法行為をした場合のペナルティについてもはっきりと明記されました。
スキャナ保存および電子取引の記録に関して隠蔽や仮装があった場合は、「通常課される重加算税の額に当該申告漏れ等に係る本税の10%に相当する金額を加算した金額」が課されることとなります。
これは、要件緩和に伴って電子保存の不正やミスが多発するのを防ぐのが目的です。
この他検索要件も緩和され、検索機能は「取引年月日その他の日付、取引金額および取引先」のみでよしとされています。
加えて、税務職員による電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合は、検索機能を備えなくてもよいことになりました。

［参照］国税庁
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

電子帳簿保存法改正後の「電子取引」

近年は増えている電子取引での電子データも、電子帳簿等保存の対象です。電子取引の概要や法改正後のポイントを見ていきましょう。

タイムスタンプと電子署名が必要

電子上のやり取りでは、タイムスタンプ・電子署名を併用するのが一般的です。
電子取引を交わす際は、「取引日時」「取引者」「取引の事実」が重要なポイントとなります。

このうちタイムスタンプは、「取引日時」「取引の事実」を担保しますが、取引した人までは保証できません。「誰が取引をしたのか」を記録として残すため、電子署名を使います。

電子取引の要件変更のポイント

電子取引の要件変更に関するポイントは、以下のとおりです。

●タイムスタンプ要件の緩和
●検索機能の緩和
●電子取引記録の仮装・隠蔽があった場合は10%の重加算税
●電子データでやり取りしたものは電子データでの保存が必須

タイムスタンプや検索機能・重加算税については、スキャナ保存の項目と同様です。
唯一異なるのは、「電子データでやり取りしたものは電子データでの保存が必須」という点です。
これまでは、電子契約で交わした契約書を紙に出力して保存することが認められていました。しかし法律改正後は、これが認められません。電子契約した契約書等は、全て電子データでの保存が必要となります。

電子帳簿保存法改正によりタイムスタンプは一部不要に

このたびの電子帳簿保存法の改正で、タイムスタンプについての要件が大幅に緩和されました。企業は、適切なシステムを導入すれば、電子データにタイムスタンプを付与する必要はありません。

今回の法改正で、担当者への負担は大幅に軽減されます。これまで電子保存に積極的になれなかった企業も、ぜひ導入を検討してください。
また今後社会のDXが進むとともに、ペーパーレス化は加速すると考えられます。企業間取引で不利にならないよう、早めに電子化への対応を検討しましょう。
新しい電子帳簿保存法の完全移行は2024年からですから、今から社内体制やシステムを整えれば、十分に間に合うはずです。