請求書はいつまで保管すべき？請求書の保管について知っておきたい3つのポイントを解説！

取引の数とともに日々増えていく請求書は、所得税法や法人税法・消費税法といった法のもと、一定の保管期間が定められています。
今回は、請求書の保管期限や保管方法、また請求書を保管する際のポイントについてご紹介します。

請求書は、証憑（しょうひょう）書類という位置付けにあり、取引の証拠となるものであることから、定められた期間内での保管が義務付けられています。
請求書の保管期間は、個人事業主と法人とで異なりますが、法が定める期間内は破棄することなく、正しく保管しておかなければなりません。

個人事業主の保管期限は原則5年

個人事業主が請求書を保管する場合は、5年間と定められています。この保管期限は、青色申告・白色申告にかかわらず同じです。
消費税を納税している個人事業主の場合は、7年間の請求書保管義務がありますので、注意しましょう。

法人の保管期限は原則7年

法人の請求書保管義務は、原則7年間とされています。例外として、赤字決算の生じた事業年度は10年間の保存義務があります。

保管期間の起算日はいつから数えるか

個人事業主・法人ともに請求書の保存期間は、確定申告の期限日から数えます。請求書の発行日や受領日からではないため、注意しましょう。
確定申告の期限日は、個人事業主の場合は3月15日、法人の場合は事業年度終了日の翌日から2ヵ月以内と定められています。

請求書の保管方法は？

請求書を保管する際の方法には、次の3つの方法があります。
1. 紙での保管
2. 電子データでの保管
3. マイクロフィルムでの保管

1．紙での保管

紙媒体を利用した方法は、最も一般的な請求書の保管方法です。保存期間が長くなればなるほど膨大な量となり、スペースが圧迫されるというデメリットがあります。

2．電子データでの保管

請求書のなかでも要件を満たしたデータについては、電子データでの保管が可能です。ただし、電子データで保管をする場合は、電子保存開始の3ヵ月前までに管轄区の税務署長への申請が必要となります。

3．マイクロフィルムでの保管

電子データと同様、一定の要件を満たす請求書については、マイクロフィルムでの保管が認められています。マイクロフィルムによる保管を行う場合は、基準を満たしたマイクロフィルムリーダ、もしくはマイクロフィルムリーダプリンタを設置する義務があります。
なお、マイクロフィルムによる保管は、保管期間の最後の2年間に限られますので注意しましょう。

請求書保管のポイントは3つ！