【保存版】請求書在中の位置マニュアル｜スタンプ・手書き対応

請求書を郵送するとき、「請求書在中」を封筒のどこに・どのように記載すべきか迷った経験がある人もいるでしょう。 

位置や書き方に明確なルールがあるわけではないものの、受取側が見落とさず、社内で正しく処理してもらうためには、一定のマナーや実務上のポイントを押さえることが大切です。 

本記事では、誰でも迷わず実践できる「請求書在中」の正しい位置と書き方をまとめ、トラブルを防ぐための実務的な基準をわかりやすく解説します。

「請求書在中」とは？記載の必要性と意味

「請求書在中」とは、封筒の外側に添える外脇付けの一種で、中身が請求書であることを明確に示す表記です。法律で義務付けられているわけではありませんが、ビジネス慣行として広く浸透しており、取引先への配慮としても重要視されています。 

企業には日々多くの郵便物が届くため、請求書が他の書類に紛れると仕分けが遅れ、支払処理にも影響します。「請求書在中」と明記しておけば、郵便室や総務部で優先的に振り分けられ、担当部門に迅速に届くため、到着当日の処理にもつながるでしょう。請求書在中について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。 

関連記事：「請求書在中」の正しい書き方！位置や相手に失礼のない封筒マナー解説 

【縦書き封筒】請求書在中の位置ガイド

縦書き封筒では、宛名や切手の配置が横書きとは異なるため、「請求書在中」をどこに記載するかで仕分けのしやすさが変わります。ここでは、縦書き封筒における「請求書在中」の記載位置を具体的に解説します。

宛名住所ブロックの左下に縦書きで配置する

縦書き封筒では、封筒の左下に「請求書在中」を縦書きで配置するのが一般的です。この位置は宛名や郵便番号枠と干渉せず、視線の流れも自然で、受領者が一目で確認できます。 

左端から2〜3cm程度の余白を確保し、宛名の左端よりもさらに外側に寄せると全体のバランスが整うでしょう。手書きの場合は、枠線を引いてから記入すると読みやすさが向上し、実務文書として信頼性の高い印象を与えます。

切手下の余白を避けて左下寄せにスタンプを押す

スタンプを使用する場合は、切手の真下部分を避け、左下寄せで配置することが重要です。切手下は消印が押される領域であり、スタンプ文字がかすれたり重なって判読しづらくなる恐れがあります。長形3号であれば、左下端から縦1.5cm・横1cm程度の位置に中心を合わせると十分なスペースが確保されます。 

封筒の端ギリギリに押すと摩擦でインクが欠ける可能性もあるため、1〜2cmの余白を確保しておくと美しく仕上がるでしょう。作業前に鉛筆で軽いガイドを引き、最初の一枚を基準位置として保存すると大量処理でも均一に押せます。

スタンプのサイズ・向きは宛名と揃える

スタンプの大きさは、宛名の文字より少し小さいサイズが適切です。一般的には13×42mm程度がよく使われ、視認性と封筒全体のバランスが両立します。サイズが大きすぎると宛名より目立ち、逆に小さすぎると仕分け担当者が見落としやすいため注意が必要です。

また、縦書き封筒には必ず縦書きのスタンプを使用し、文字方向を宛名と揃えるのが基本です。

【横書き封筒】請求書在中の位置ガイド

横書き封筒は宛名・郵便番号枠・切手の位置関係が縦書きとは異なるため、「請求書在中」の配置も専用のルールに従う必要があります。誤った位置に記載すると宛名と干渉したり、窓付き封筒では宛名表示と重なったりする可能性があるでしょう。ここでは、横書き封筒で一般的に採用される基本の配置基準を踏まえ、視認性と実務効率を両立させる適切な位置を詳しく解説します。

郵便番号枠・住所ブロックの右下に横書きで配置する

横書き封筒では、「請求書在中」は封筒の右下に横書きで書くのが一般的です。切手は右上、宛名は左から中央にかけて配置されるため、右下が一番きれいに空くスペースになります。 

配置するときは、右下の端から2〜3cmほど余白をあけ、宛名の右端より外側に寄せると見やすくなります。角形2号のような大きめの封筒では、3〜4cmほど余白をつくるとバランスが整い、スタンプもきれいに収まるでしょう。 

手書きの場合は横向きの枠を引き、その中に左から右へ読みやすい文字で記載すると整った印象になります。中央下部や左下に書くと宛名と混ざって見えやすく、仕分けの妨げになるため避けましょう。

スタンプは右下角から均等な余白をとって押す

横書き封筒にスタンプを押すときは、右下の角から縦・横ともに同じくらいの余白をあけることが大切です。目安としては、右下角から縦1.5〜2cm、横1.5〜2cmの位置にスタンプの中心がくるようにすると、端とのバランスがとれ、見た目がきれいに仕上がります。 

角形2号のような大きめの封筒では、縦2cm・横2cm程度を基準にすると切手の位置ともバランスがよく、全体のレイアウトも安定しやすくなります。押す前に定規で軽くガイドをつけ、鉛筆で小さな十字の印を付けておくと正確に押すことが可能です。窓付き封筒の場合は、窓と文字が重ならないように2cm以上離して配置し、宛名が隠れない位置を確保しましょう。

「請求書在中」記載の方法

封筒に「請求書在中」を示す方法には複数の選択肢があります。ここでは、手書き・スタンプ・印刷済み封筒という代表的な3つの方法を取り上げ、それぞれの特徴と適した運用シーンを解説します。

手書きで記載する

手書きで記載する際には、青色の油性ボールペンや細字マーカーを使い、縦書きなら左下、横書きなら右下に、縦1.5cm×横4cmほどの枠を定規で描きます。その中に「請求書在中」とバランスよく書けば、見やすく整った印象になり、相手にも丁寧な対応として伝わりやすいでしょう。 

色については一般的には宛名と色を分けるために青色のインクがよく使われますが、社内ルールで赤色を指定している企業もあります。取引先に指定がある場合は、そのルールに従いましょう。 

また、インクが乾く前に封筒を重ねると文字が移ってしまうため、乾燥時間を取ることも大切です。 手書きでの記載は、発行枚数が多くなると作業負担が増え、仕上がりもバラつきやすくなります。そのため、スタンプや印刷などの方法へ切り替えることを推奨します。

スタンプを利用する

スタンプは手書きより作業が早く、毎回同じ仕上がりになる点がメリットです。スタンプには縦書き用と横書き用があるため、封筒の向きに合わせて選びましょう。 

青色インクのスタンプ台を使い、縦書き封筒なら左下、横書き封筒なら右下にまっすぐ押すと、見栄えが安定します。また、封筒の下に厚紙やカッティングマットを敷いておくと力が均等にかかり、印影がきれいに出ます。 

スタンプはデザインやサイズがそろうため封筒全体の体裁が整い、企業としての信頼性も高まるでしょう。

あらかじめ封筒に印刷しておく 

「請求書在中」をあらかじめ印刷しておけば、スタンプを押す必要がなくなり、作業工程を減らせます。押し忘れや位置ズレといったミスも起きなくなり、会社名やロゴ、連絡先も同時に印刷できるため、封筒自体がブランド力を持つ点もメリットです。 

大量に発注するほど1枚あたりの単価は下がり、長期的にはスタンプやインクを買い続けるよりも安くなることもあるでしょう。ただし、発送枚数が少ない企業では在庫が余るリスクがあります。さらに、会社の住所や電話番号が変わった場合、未使用の封筒がすべて使えなくなる点にも注意が必要です。

「請求書在中」の位置に関する注意点

「請求書在中」を記載する際に見落としやすい重要なポイントを整理し、仕分けミスや情報漏えいを防ぐための実践的な基準を紹介します。

封筒の表面に記載する

「請求書在中」は必ず封筒の表面、つまり宛名が記載された側に配置します。裏面に書いてしまうと、仕分け担当者が確認せず一般郵便として扱ってしまう可能性があり、優先的な経理部門への配送がおこなわれません。 作業前に封筒を手に取り、宛名面がどちらかを確認する習慣をつけると基本的な誤記を防げます。

目に入りやすい位置に記載する

「請求書在中」の文字は、人の視線が自然に流れる位置に配置することが重要です。縦書き封筒では切手（右上）と宛名（右寄り〜中央）を確認した後、視線は左下へ移動します。このため左下が視認性の高い位置といえるでしょう。 

一方、横書き封筒では切手の右上、宛名の左から中央を確認した後、視線は右下へ流れるため、視認性が高い位置は右下です。また、宛名から2〜3cm離した余白に配置すると情報が独立して認識されやすくなり、青色の文字で書くと黒字の宛名との差が明確になり視認性が向上します。

切手や宛名と被らない位置に記載する

封筒の表面には、切手・宛名・郵便番号枠・消印が押されるエリアなど、さまざまな情報が配置されています。そのため、「請求書在中」がこれらと重ならないように書くことが重要です。重なってしまうと宛名が読みにくくなるだけでなく、消印で文字が隠れてしまい、注意喚起の意味を果たさなくなる可能性があります。 

また、宛名のすぐ近くに寄せすぎると、住所や会社名の一部と誤解されやすくなるため、最低でも1.5〜2cmは距離をあけて配置しましょう。左下または右下という定位置に統一することで、ほとんどの干渉を避けられ、見た目もすっきり整います。

 封筒が透ける場合は二重封筒を使う

紙が薄い封筒を使うと、請求書の金額や取引内容が外から透けて見えてしまうことがあります。請求書には金額・取引内容・銀行口座・登録番号など大切な情報が多く含まれるため、透けてしまうと思わぬ情報漏えいにつながる危険があります。 

対策として効果的なのが、内側に細かい模様（地紋）が印刷された二重封筒です。光を通しにくいため、内容が外から読まれにくくなります。また、80g/㎡以上の厚手封筒や、クリーム色・グレーなどの色付き封筒も透けにくいのでおすすめです。封入後に封筒を明るい場所にかざし、透けていないか軽く確認する習慣をつけると、さらに安全性が高まります。 

多少コストは上がりますが、特に大口の取引先や新規取引先へ送る請求書では、こうしたセキュリティ封筒を使うことを検討するべきでしょう。

請求書を電子化すれば「請求書在中」は不要！電子契約のメリット

請求書を電子化することにより、手書きやスタンプで「請求書在中」と記載する必要がなくなります。ここでは、電子請求書を活用する主なメリットを解説します。 

【関連記事】電子帳簿保存法、どの書類をどう管理したらいいの？保存要件を分かりやすく解説。 | 請求ABC

請求書発行の費用や手間を抑えられる

請求書を電子化すると、封筒・切手・印刷用紙・インクなど、郵送に必要な材料費が不要になります。また、請求書の作成から送付までを数クリックで完了でき、月額料金や従量課金などの利用料だけで運用できるため、紙の郵送コストより安くなるケースもあるでしょう。 

月20通以上の発行がある企業であれば、電子化による年間コスト削減効果が大きくなり、導入を検討する価値が十分あります。

請求書発行日に受領できる

電子請求書は発行と同時に相手へ届くため、郵送による数日の遅延が発生しません。紙の請求書は配達日や週末の影響を受け、受領までに時間がかかることがありますが、電子化すれば発行日にそのまま受領されます。 

その結果、支払準備の期間を十分に確保でき、入金までの流れがスムーズになるでしょう。資金繰りを重視する企業にとっては、キャッシュフロー改善につながる点もメリットです。 

電子帳簿保存法やインボイス制度など各種法令にも対応可能

多くのクラウド請求書サービスは、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した仕様で提供されています。法改正があった場合もサービス側がアップデートするため、企業が専用の知識を習得する必要はありません。 

また、インボイス制度では、登録番号や税率ごとの金額、消費税額などの記載が必須となりますが、クラウドサービスではテンプレートに入力するだけで自動的に適格請求書が生成されます。さらに、複数税率が混在する場合も税率区分を選択すれば自動計算されるため、紙の請求書で起きやすい計算ミスや記載漏れが解消されます。電子帳簿保存法の検索要件にも対応しており、受発注した請求書は取引日・金額・取引先名などで瞬時に検索できる点もメリットです。

検索性が向上し業務効率化につながる

紙の請求書は、保管場所から探し出すだけでも時間がかかり、整理ルールが統一されていないとさらに手間が増えます。 電子化すれば、取引先名や金額、日付で簡単に検索でき、必要な請求書をすぐに確認できます。保管場所に縛られないため、外出先やリモートワーク中でも対応可能です。紙特有の細かな作業も不要になり、請求書管理全体の効率が向上するでしょう。

まとめ

請求書を郵送する場合、「請求書在中」の記載位置は、取引先での仕分けや処理スピードに影響します。 

縦書き・横書きそれぞれの適切な位置を守り、宛名や切手と重ならないよう配慮することで、相手の業務負担を減らし、請求書を迅速に処理してもらいやすくなります。スタンプや印刷、二重封筒といった工夫も、郵送トラブルや情報漏えい防止に有効です。 

また、電子請求書を活用すれば、紙特有の注意点を気にする必要がなくなり、コスト削減や即日受領、検索性向上といったメリットが得られます。自社の発行状況に合わせて紙と電子を使い分け、段階的に電子化を進めることが現実的な選択といえるでしょう。請求書に関する業務について詳しく知りたい方は以下の資料をご確認ください。 

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