更新日:2022.09.15
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企業の請求業務には多くの工程があり、どうしても手間や時間がかかってしまいます。 また、ミスが起きるリスクもあるため、システム化するなどの方法で精度を高めることが必要です。 本記事では、請求業務にまつわる課題や解消のためのポイントについて紹介します。
請求業務とは、企業が提供したサービスや製品を購入、または利用した取引先に対して請求や代金回収を行うことをいいます。 一般的なお店などではその場で料金を回収しますが、企業間取引では掛け払いと呼ばれる後払いシステムを取り入れる例が数多くあります。 契約時には都度請求書を発行し、その後商品やサービスの料金を回収しなければなりません。 万一料金が支払われないことになると、企業が大きな損失を被ることになります。 企業は商品やサービスの利用に対して確実に請求を行い、未払いがあったときには督促状を出すなどの方法で回収する必要があります。 請求業務には複雑な手順があるため、業務効率化のためにもシステム化するなどの工夫が欠かせません。
企業の請求業務には以下のようなステップがあります。 確実に代金を回収するためにも、適切な方法で請求業務を進めていくことが重要です。
まずは企業が設定する締め日に、一定期間内の取引額を集計します。 請求金額にミスがあると大きな損をしたり、取引先からの信用を失ってしまったりするおそれがあります。 金額に間違いがないよう、正確に計算することが肝心です。
請求金額が確定したら請求書の発行に移ります。 請求書には送付した自社の情報と送付先企業の情報、取引の内容、請求金額、支払い期限、振込先などの情報を明記しておきましょう。
請求書を作成した後には社内の管理者が確認をした上で取引先に送付します。 かつては請求書の送付は郵送で行われていましたが、近年ではメールや専用システムを使って請求を行う例が増えてきました。 デジタルの請求書送付を導入すれば請求にかかる時間の短縮が可能です。 また、印刷や封入作業の手間を省くことができ、紙代や印刷代、郵送代の節約にもつながります。
請求書を送付すると取引先からの入金があります。 期限までに入金されたか、請求額どおりの金額が入金されているかを確認してください。 万が一、入金された金額と請求額が合わないときには、早めに相手に連絡して適切に対処しましょう。
定められた期日までに入金されなかったときには、取引先に対する督促を行います。督 促の方法は企業によって異なりますが、初回はメールなどで連絡し、それでも入金がないときには電話をしたり督促状を出したりする方法で対処するのが一般的です。 督促してもなかなか入金されないケースでは法的措置を講じることになり、大きな手間がかかります。
請求どおりに入金されたときには、帳簿の該当データを削除する処理をしておきます。 売掛金とは自社に債権がある状態なので、消込処理をしなければ収益として扱うことができません。 売掛金の消込処理をした後には、締め作業や月次決算の作業に移行していきます。
請求業務は企業にとって避けて通れない道ですが、業務には多くの手間や時間がかかります。 請求業務の効率化のためにも、まずは課題や問題点を洗い出していきましょう。
請求金額を確定して請求書を作成する業務には、どうしても時間がかかります。 特に、手書きの帳簿を使って請求業務をしている場合、それぞれの取引先の請求金額を計算し請求書を作成するのはかなり面倒です。 請求金額の計算や請求書の作成は単純な作業ですが、業務量が多ければ集中力が続きにくく、ミスも起きやすくなります。 しかし金額に間違いがあると大きなトラブルが起こることもあるので、一連の作業は慎重に進めなければなりません。
金額を計算するフェーズでは計算ミスが起こりやすいです。 請求金額が少ないと損失に繋がりますし、実際よりも大きな額を請求してしまった場合は取引先とのトラブルが起きるリスクがあります。 請求金額の計算ミスはダブルチェックなどの対処で回避可能です。 とはいえダブルチェックを導入すると工数が増え、従業員の負担も増えてしまいます。
担当する従業員ごとに作業フローが異なっている場合、適切な請求業務が行えないこともあります。 複数人が請求業務に携わっているため、現在は誰がどの工程を担当しているのかが見えにくくなってしまう例もあるでしょう。 社内でコミュニケーションを取れば適切に情報共有ができます。 とはいえ、請求業務のフローが曖昧だと十分に情報が共有されず、未請求のままになるなど思いがけないミスにつながってしまうことがあります。
紙の請求書を使うときには都度印刷をし、封入作業をして郵送することになります。 印刷や送付に一定のコストがかかるのも悩ましい点です。 取引先が数社のみであれば、印刷や郵送のコストはそれほどかかりません。 しかし、たくさんの企業と取引をしている場合、請求書の印刷代や郵送代はかなり大きな額になってしまうことがあります。
請求書をはじめとした書類は、社内での適切な管理が求められます。 請求書は証憑書類と呼ばれ、発行した請求書の控えは7年間にわたって保管するよう定められています。 取引先が多い場合、書類の量も膨大になってしまうでしょう。 それぞれの請求書を取引先別、あるいは時系列に分けてファイリングしておかなければ、後で参照して活用できません。 紙媒体の書類の保管にはまとまったスペースが必要です。 請求書の量が多いと社内スペースが圧迫されることになります。 また、請求書整理に携わる人的リソースも無視できません。
企業の業務の中ではしばしば、思いもよらないエラーが発生することがあります。 たとえば、請求書を別の取引先に送ってしまうなどの重大なミスが起きる可能性もゼロではありません。 請求書には社内の機密情報や個人情報が記載されることがあります。 誤った送付が原因で情報漏えいに繋がるリスクも考えられるので、慎重な対処が必要不可欠です。
近年では一部業務をリモートワークに移行する企業が増加しています。 しかし、経理業務はリモートワークへの移行が難しいとされています。 それは紙ベースの請求書や帳簿類は、厳しく管理されるため自宅に持ち帰ることが出来ないからです。 紙媒体の書類をデジタルに移行する手段もありますが、システムの導入には大きな手間がかかります。 取引先が紙媒体を使っており、相手に合わせる必要がある事情から、なかなか電子化が進まないケースもあります。
請求業務にまつわる課題を解消するためにも、以下のような工夫をおすすめします。 特におすすめなのは、専用のシステムを導入する方法です。 企業の規模や現状に応じた最適な方法を選び、導入を進めてみましょう。
請求業務の工程に無駄がないかを調べるため、作業工程を洗い出し整理する方法が考えられます。 例えば、請求書の印刷や封入に時間がかかるという問題がある場合、メール請求を検討してみましょう。 請求額の計算ミスが起きやすいときには計算システムの導入が有効です。 問題点を洗い出し、状況に合わせた改善策を取り入れましょう。
請求書の電子化やペーパーレス化という対処法も考えられます。 紙媒体の書類をデータ化できれば印刷や封入、保管の手間が省け、リモートワークでも対応可能です。
請求管理システムを導入すれば、請求に関わる作業効率が飛躍的にアップします。 請求管理システムとは、請求金額の計算や請求書発行、送付や消込作業を自動化できるツールです。 請求管理が自動化されれば人的リソースを削減でき、従業員がコア業務に集中できます。 企業の会計ソフトと連携できるものを選び、会計処理や請求処理を一括で進めていきましょう。
請求業務効率化のために、インボイスが提供するサービスを活用してみてはいかがでしょうか。ここからは、インボイスによる、Gi通信やOneVoice公共の概要や活用法をご紹介いたします。
インボイスが提供するGi通信を活用すれば、電話会社からの請求書の履歴をデータ化してまとめることが可能となります。 通信サービスの請求はバラバラに届くため、それぞれの請求に対処する必要がありました。 しかしGi通信を導入すれば、すべての請求書を一つにまとめて電子化できます。 また、Gi通信の請求書は項目ごとに整理されるので、支払業務の手間が省けるだけでなく、不要なコストの洗い出しにも役立てられます。
【Gi通信】
https://gi.invoice.ne.jp/about_gi/
インボイスのOneVoice公共は、電気、水道、ガスといった請求書の取りまとめや支払い代行、請求情報のデータ化などを手軽に行えるツールです。 公共料金の請求はバラバラに届くため、請求書が増え支払業務が煩雑になります。 OneVoice公共を導入すれば請求書が一括でまとめられるため、面倒な請求処理をする必要がなくなります。
【OneVoice公共】
https://onevoice.invoice.ne.jp/
企業が利益を上げていくためには請求業務が欠かせません。 しかし、請求業務には煩雑な工程が多いため、膨大な手間や労力をかけている企業も多いです。 まずは請求業務のフローを整理し、無駄がないかを徹底的に調べてみましょう。 そうした上で、電子化や専用システムの導入など、請求業務の効率をアップさせるための措置を講じていくのがおすすめです。