電子帳簿保存法のスキャナ保存とは？2026年の要件・対象書類・原本廃棄まで解説

紙の請求書や領収書が増え、「スキャンして原本を捨ててもよいのか」「電子帳簿保存法の要件が複雑で分からない」と悩む経理担当者も多いでしょう。

結論から言えば、紙で受け取った契約書・納品書・請求書・領収書などは、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たせば、画像データで保存し、紙の原本を廃棄できます。スキャナ保存の利用は任意であり、紙のまま保存することも可能です。

また、2022年から税務署長の事前承認は不要になり、タイムスタンプも一定のシステムを利用すれば省略できます。この記事では、2026年8月時点のルールに基づき、対象書類、重要書類・一般書類の違い、保存要件、導入手順、原本廃棄までを整理します。

結論｜スキャナ保存は「紙の書類」を電子化する任意制度

電子帳簿保存法には「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分があります。このうちスキャナ保存は、紙で受領・作成した国税関係書類をスマートフォンやスキャナで読み取り、紙の代わりに電子データで保存する制度です。

スキャナ保存できる書類・できない書類

対象は取引先から受け取った紙書類と自社が紙で交付した書類の写し

スキャナ保存の対象になるのは、所得税法・法人税法などで保存が必要とされる国税関係書類のうち、決算関係書類を除く書類です。代表例は次のとおりです。

帳簿・決算関係書類はスキャナ保存の対象外

仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係帳簿、貸借対照表・損益計算書などの決算関係書類は、紙をスキャンした画像を原本に代えて保存する「スキャナ保存」の対象ではありません。これらをデータで保存する場合は、電子帳簿等保存のルールを確認します。

重要書類と一般書類で要件が異なる

スキャナ保存の対象書類は、資金や物の流れに直結・連動する「重要書類」と、それ以外の「一般書類」に分けられます。この区分で、入力期限やカラー要件などが変わります。

分類に迷った場合は「資金や物の流れに直結する書類か」を基準にしつつ、国税庁のスキャナ保存Q&A・パンフレットで確認しましょう。

電子帳簿保存法のスキャナ保存で満たす主な要件

スキャナ保存では、画像を読み取るだけでは足りません。真実性と可視性を確保するため、書類区分に応じて次の要件を満たす必要があります。

入力期限｜重要書類は原則おおむね7営業日以内

重要書類は、受領・作成後、速やかに入力する「早期入力方式」ならおおむね7営業日以内にスキャンします。社内の事務処理規程を定めた「業務処理サイクル方式」では、通常の業務処理期間（最長2か月）を経過した後、おおむね7営業日以内まで入力できます。

一方、一般書類は、入力期間の制限なく適時に入力する方式も認められています。

解像度・カラー｜200dpi以上が基本

スキャン時の解像度は200dpi以上が必要です。重要書類は原則として赤・緑・青それぞれ256階調以上のカラー画像で読み取ります。一般書類は、白から黒まで256階調以上のグレースケールでも保存できます。

2024年1月からは、解像度・階調・書類の大きさに関する「情報を別途保存する要件」は廃止されましたが、読み取るときに200dpi以上などの基準を満たす必要がある点は変わっていません。

タイムスタンプ｜一律必須ではない

旧制度のイメージから「スキャンしたら必ずタイムスタンプ」と考えがちですが、現在は一律必須ではありません。タイムスタンプを利用する場合は、入力期間内に付与します。業務処理サイクル方式なら最長2か月＋おおむね7営業日以内が目安です。

検索機能｜日付・金額・取引先等で探せる状態にする

保存データは、書類の種類に応じた主要な項目で検索できる状態にします。たとえば領収書なら領収年月日・領収金額・取引先名称、請求書なら請求年月日・請求金額・取引先名称が主要項目です。

基本的には、日付や金額の範囲指定、複数項目を組み合わせた検索も求められます。ただし、税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じられるようにしている場合は、範囲指定と複数項目の組み合わせ検索を省略できます。

帳簿との相互関連性｜2024年から重要書類に限定

スキャナ保存した書類と、それに対応する帳簿の記録が確認できるよう、伝票番号や一連番号などで関連付けます。2024年1月以後は、この相互関連性の確保を求める対象が重要書類に限定され、一般書類については負担が軽減されました。

税務署への事前申請は不要

2022年1月以後にスキャナ保存を開始する場合、税務署長の事前承認は不要です。旧記事にあるような「届出書を提出し、税務署の確認後に開始する」という手続きは、現在の通常のスキャナ保存には必要ありません。

ただし、過去に紙で保存している重要書類を後からスキャナ保存へ切り替える「過去分重要書類」の取扱いでは、適用届出書が関係するケースがあります。通常の新規運用と過去分の電子化は分けて確認してください。

スマートフォンでもスキャナ保存できる

スキャナ保存に使う機器は専用スキャナに限られません。スマートフォンやデジタルカメラも利用できます。重要なのは機器の種類ではなく、200dpi相当以上の解像度など、保存要件を満たす画像を作成できることです。

スマホで撮影する場合は、斜め撮影、影、反射、ピンぼけ、書類の端の欠けに注意します。アプリにOCR機能があると検索情報の入力を効率化できますが、OCR自体は法律上の必須要件ではありません。

スキャン後の紙原本は破棄できる

スキャナ保存の要件を満たして電子データを保存できていれば、原則として読み取り後の紙原本は廃棄できます。これがスキャナ保存を導入する大きなメリットです。

ただし、スキャン直後に機械的に捨てるのではなく、画像が鮮明か、ページの欠落がないか、保存先に正しく登録されたか、必要な検索情報やタイムスタンプ等の要件を満たしているかを確認してから廃棄する運用にすると安全です。

スキャナ保存の導入手順5ステップ

市販システムを選ぶ際は、JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」も参考になります。認証ソフトの利用は必須ではありませんが、製品の要件適合性を確認する手掛かりになります。

スキャナ保存のメリットと注意点

よくある質問

スキャナ保存はすべての事業者に義務ですか？

いいえ。スキャナ保存は任意です。紙で受け取った請求書や領収書は、紙のまま保存することもできます。ただし、電子メールやWebなどで電子データとして受け取った取引情報は、電子取引データ保存のルールに従ってデータのまま保存する必要があります。

PDFやJPEGなど保存形式に決まりはありますか？

電子帳簿保存法では、スキャナ保存のファイル形式を「PDFのみ」などと限定していません。PDFやJPEG等でも、解像度・階調・見読可能性・検索機能など必要な保存要件を満たせる形式であれば保存できます。

タイムスタンプなしでもスキャナ保存できますか？

できます。訂正・削除履歴が残る、または訂正・削除ができないシステムを利用し、入力期間内に保存したことを確認できる場合は、タイムスタンプに代えることができます。

領収書をスマホで撮影したら、その場で捨ててもよいですか？

要件を満たした保存が完了していれば原則として廃棄できますが、画像の欠落・不鮮明、保存失敗などを確認する前に捨てるのは避けましょう。社内で確認工程を定め、保存完了を確認してから廃棄する運用を推奨します。

インボイスもスキャナ保存できますか？

紙で受け取った適格請求書（インボイス）も、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たせば電子データで保存できます。消費税の仕入税額控除に必要な記載事項が読み取れる状態で保存することが重要です。

最初からPDF等で受け取ったインボイスは、スキャナ保存ではなく電子取引データ保存の対象です。

まとめ｜紙書類を減らすなら「任意制度」と「要件の違い」を押さえる

電子帳簿保存法のスキャナ保存は、紙で受領・作成した請求書や領収書などを、一定の要件のもとで電子データに置き換える任意制度です。要件を満たして保存すれば、紙の原本を廃棄でき、保管スペースや検索の手間を減らせます。

2026年時点では税務署への事前承認は不要で、タイムスタンプも一定の履歴管理システムで代替できます。一方、重要書類と一般書類では入力期限やカラー要件が異なるため、自社が扱う書類を分類してから運用設計することが大切です。

まずは紙で受け取っている書類を洗い出し、「紙保存を続けるもの」「スキャナ保存へ切り替えるもの」を決めたうえで、要件に沿ったシンプルな運用を整えましょう。

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参考資料