電子帳簿保存法のスキャナ保存完全ガイド【一問一答】よくある質問・解説付き

本記事では、電子帳簿保存法の基本からスキャナ保存の要件、導入手順、最新動向までを網羅的に解説します。スキャナ保存を活用すれば、紙の書類を電子データで管理でき、業務効率化や保管コスト削減につながります。しかし、適切に運用しなければ法令違反となるリスクもあります。本記事を読むことでスキャナ保存の具体的なルールを理解し、適切な運用方法を把握し、安全に導入するためのポイントを押さえられます。法改正への対応や税務調査対策も含めた実践的な情報を提供するため、スキャナ保存を導入・運用する企業の担当者は必見です。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、企業が紙で保存していた帳簿や書類を電子データで保存できるようにするための法律です。この制度により、適切な方法で電子データを保存すれば、従来の紙による保管が不要になります。電子帳簿保存法は、業務の効率化やペーパーレス化を推進するために制定され、特に近年のデジタル化の流れの中でその重要性が高まっています。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、1998年に制定され、以降、電子化の進展に対応するために何度も改正が行われてきました。この法律は、税務関係書類を電子データとして保存することを認め、その際に一定の要件を満たすことを求めています。

電子帳簿保存法で対象となるのは、大きく以下の3つの保存方法に分類されます。

保存方法	概要
電子帳簿等保存	電子的に作成された帳簿・書類をそのまま電子データで保存する方法
スキャナ保存	紙で受け取った書類をスキャナやスマートフォン等で電子化して保存する方法
電子取引データ保存	電子的にやり取りした取引データを保存する方法

電子帳簿保存法の対象となる書類

電子帳簿保存法の適用対象となるのは、税務関係書類のうち一定の要件を満たすものです。具体的には、以下のような書類が対象となります。

種類	具体例
帳簿	総勘定元帳、売上帳、仕入帳、現金出納帳 など
決算関係書類	貸借対照表、損益計算書、試算表 など
取引関係書類	請求書、領収書、契約書、納品書 など
電子取引データ	電子メールやクラウドサービスを経由した請求書・領収書データ など

これらの書類を電子データとして保存することで、物理的な保管スペースを削減できるだけでなく、必要なデータを迅速に検索・参照することが可能になります。

電子帳簿保存法の改正による影響

電子帳簿保存法は、業務効率化や税務手続きを簡素化するために、定期的に改正が行われています。特に、近年の改正で大幅な規制緩和が行われ、企業の導入ハードルが下がりました。

令和改正による主な変更点

改正内容	影響
電子取引データの保存義務化	電子的にやり取りした請求書や領収書を紙に出力して保存することが認められなくなった
スキャナ保存要件の緩和	従業員によるスマートフォン撮影が可能になり、承認手続きの簡略化も実施
タイムスタンプ要件の緩和	タイムスタンプの付与期間が延長され、企業側の負担が軽減

これらの改正により、電子帳簿保存法の導入がより現実的になり、中小企業にとっても利用しやすい制度となりました。

一方で、電子化の義務化が強まることから、対応を怠ると税務調査で問題視される可能性が高まっています。そのため、制度の最新情報を把握し、適切な対策を講じることが重要です。

スキャナ保存制度とは

スキャナ保存制度とは、電子帳簿保存法に基づき、紙の書類をスキャナで読み取り、電子データとして保存できる制度のことです。これにより、経理や会計業務における紙の書類管理の負担が軽減され、業務の効率化が図れます。

しかし、スキャナ保存を利用するには一定の要件を満たす必要があり、適切な運用が求められます。以下では、スキャナ保存の基本的なルールやメリット・デメリットなどについて詳しく解説します。

スキャナ保存の基本ルール

スキャナ保存を適法に行うためには、電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要があります。主な基本ルールは以下の通りです。

項目	内容
対象書類	領収書、請求書、契約書、納品書、見積書などの国税関係書類
スキャン要件	解像度、カラー要件、書類の真正性保持
タイムスタンプ	要件を満たす方法で付与すること
データ検索機能	日付、取引先名、金額などの検索が可能であること
社内ルール	適切な運用体制を整え、業務プロセスを文書化すること

これらの要件を満たさない場合、スキャナ保存が認められず、税務調査などで問題になる可能性があります。

スキャナ保存のメリットとデメリット

メリット

• 保管スペースの削減： 紙の書類を電子化することで、オフィス内の書類保管スペースを削減できます。
• 検索性の向上： デジタル化により、必要な書類を短時間で検索できるようになります。
• 業務の効率化： スキャン後のデータ共有が容易になり、業務の効率が向上します。
• 災害リスクの軽減： 紙の書類は火災や水害で失われるリスクがありますが、クラウド保存を活用すればリスクを軽減できます。
• 法令順守の強化： 正しい手順でスキャナ保存を行えば、法的に認められるデータ保存が可能になります。

デメリット

• 導入コストがかかる： スキャナやデータ管理システムの導入費用、運用コストが必要になります。
• 適切な運用が求められる： 法規制を遵守しなければ、税務調査の際に問題になる可能性があります。
• データの消失リスク： データ保存やバックアップを適切に行わないと、紛失・消失の危険性があります。
• 業務フローの変更が必要： スキャナ保存を導入するには、社内の業務フローやルールの見直しが必要です。

スキャナ保存制度には多くのメリットがありますが、適切なルールを守らなければ税務上のトラブルにつながる可能性があります。そのため、導入の際には十分な準備と運用体制の整備が必要です。

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件

電子帳簿保存法に基づくスキャナ保存制度を適用するには、いくつかの厳格な要件を満たす必要があります。これらの要件を満たさない場合、スキャナ保存されたデータが法的に認められない可能性があるため、各企業は適切な運用を意識することが不可欠です。ここでは、スキャナ保存の主な要件について詳しく解説します。

スキャナ保存の対象書類

スキャナ保存が認められる書類は限定されており、電子帳簿保存法で定められています。具体的には以下のような書類が対象となります。

書類の種類	具体例
決算関係書類	貸借対照表、損益計算書、税務申告書
取引関係書類	請求書、領収書、契約書、見積書
支払関係書類	支払通知書、納品書

これらの書類は、税務調査の際に適正な証拠として認められる必要があり、適切な方法でスキャンおよび保管されなければなりません。

解像度やカラー要件

スキャナ保存する際の画像品質には一定の基準が求められます。特に解像度やカラー要件は法的に定められており、適正な保存を行うためのポイントとなります。

• 解像度：200dpi以上
• カラー要件：カラーまたはグレースケール（白黒は認められない場合あり）

これらの要件を満たした画像データでなければ、スキャナ保存の正当性が認められず、税務調査時に無効と判断される可能性があります。

タイムスタンプの付与

電子帳簿保存法では、スキャナ保存したデータの信頼性を確保するために、タイムスタンプの付与が義務付けられています。タイムスタンプとは、電子データがいつ作成または変更されたのかを証明する技術です。

タイムスタンプの付与条件

• スキャナ保存後、速やかにタイムスタンプを付与（原則として3営業日以内）
• データの改ざん防止が確実な方法での保管
• 合法的に認定されたタイムスタンプ事業者のサービスを利用

適正にタイムスタンプが付与されていることが、スキャナ保存データの証拠能力を担保する重要な要素となります。

検索機能の確保

スキャナ保存データは、必要な情報を迅速に検索できるよう整理して管理しなければなりません。検索機能の確保に関して、以下の要件を満たすことが求められます。

検索機能の必須要件

• 取引年月日での検索が可能であること
• 取引金額での検索が可能であること
• 取引先名での検索が可能であること

これらの検索機能を備えていないシステムでは、スキャナ保存データが税務上の証拠として認められない可能性があります。そのため、適切なデータ管理システムを導入し、必要情報をすぐに検索できる体制を整えることが重要です。

適切な運用体制の整備

スキャナ保存制度を適正に運用するためには、以下のような運用体制の整備が求められます。

社内ルールの策定と従業員教育

• 社内におけるスキャナ保存ルールの文書化
• スキャナ保存作業を担当する従業員への適切な教育
• スキャナ保存の実施に関する定期的な監査体制の確立

適正な記録保持と監査対応

• スキャナ保存されたデータのバックアップ
• システム障害発生時の対応策の策定
• 税務調査時にスムーズに必要なデータを提示できる体制の構築

このように、スキャナ保存を適正に実施するためには、必須要件を満たすだけでなく、企業内での運用を適切に管理することが求められます。適正に運用されていない場合、税務当局による査察時に問題となり、場合によってはペナルティが科されることもあるため、慎重に準備を進めることが重要です。

スキャナ保存の導入手順

事前準備と社内ルールの作成

スキャナ保存を導入するには、まず企業内での準備とルール作りが必要です。適切な運用ができるよう、事前にガイドラインを策定し、社内でのルールを統一することが重要です。

スキャナ保存の導入目的を明確化

まず、スキャナ保存を導入する目的を明確にしましょう。例えば、書類の保管コスト削減、業務効率向上、法令遵守の強化などが考えられます。目的が明確であれば、導入後のルール策定や運用をスムーズに進めることができます。

社内ルールの策定

スキャナ保存の運用ルールを事前に社内で策定する必要があります。以下の項目を中心にルールを定めましょう。

項目	内容
対象書類	スキャナ保存を適用する領収書、請求書、契約書などの範囲を明確化
スキャン担当者	スキャンを担当する部署や担当者を決定
スキャン手順	スキャン方法（解像度、カラー設定、ファイル名）を統一
データ管理方針	保存先フォルダやバックアップ方法を決定

スキャナ機器と対応ソフトウェアの選定

スキャナ保存の要件を満たすためには、適切なスキャナ機器とソフトウェアを選定する必要があります。

スキャナ機器の選定ポイント

解像度やカラー要件を満たす機器を選ぶことが重要です。以下の基準を参考に選定しましょう。

• 解像度：200dpi以上（読みやすさを考慮すると300dpi推奨）
• カラーモード：グレースケールまたはフルカラー（白黒は避ける）
• スキャン速度：業務効率を考えて高速スキャナを検討
• OCR機能：テキスト検索用にOCR機能を搭載したスキャナが望ましい

対応ソフトウェアの選定

スキャナ保存では、OCR機能やタイムスタンプ付与機能が必要になります。選定の際は以下の要件を満たしているか確認しましょう。

• タイムスタンプの自動付与機能があるか
• 検索機能を確保するためにOCR処理ができるか
• 電子帳簿保存法の要件に適合しているか
• クラウド保存やデータバックアップ機能があるか

スキャン作業の手順と注意点

スキャナ保存を正しく運用するためには、明確な作業手順を定め、一貫した運用を行うことが重要です。

スキャン作業の基本的な流れ

1. 対象書類を準備し、スキャン担当者が確認
2. スキャナの設定（解像度、カラーモード）を調整
3. スキャナで電子化し、OCRを適用（可能な場合）
4. タイムスタンプを付与し、適切なフォルダへ保存
5. ファイル名を規則に従い命名し、検索しやすいように整理
6. 紙原本の保存・廃棄に関する社内ルールに従い対応

スキャン時の注意点

• スキャナの解像度や設定を統一し、品質のバラつきを防ぐ
• タイムスタンプの適用を忘れないようチェック体制を整える
• スキャンミスやデータ破損を防ぐため、定期的なチェックを実施

税務署への届出と対応策

スキャナ保存を導入する際には、事前に税務署へ届出を行う必要があります。届出手続きを正しく理解し、スムーズに進めることが重要です。

届出書類の準備

税務署へ提出する届出書類には、以下の項目を記載する必要があります。

• スキャナ保存を行う対象書類と範囲
• 使用するスキャナ機器とソフトウェアの情報
• タイムスタンプの運用方法
• データの保存・管理方法

届出の提出手順

1. 必要事項を記入した届出書を作成
2. 所管の税務署へ提出（郵送または持参可）
3. 税務署の確認後、スキャナ保存の運用を開始

税務署対応のポイント

• 届出内容が要件を満たしているか事前に確認
• 運用開始後も継続的なチェックと改善を実施

スキャナ保存に関するよくある質問

スキャナ保存の対象となる領収書や請求書の範囲

スキャナ保存の対象となる書類には、主に領収書・請求書・納品書などの取引関係書類が含まれます。これらは従来、原本の紙で管理されていましたが、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度を活用することで、電子データとして保存することが可能になります。

ただし、社内文書や契約書などの一部の書類については、スキャナ保存の対象とならない場合があるため、事前に税務署や専門家に確認することが重要です。

スキャン後の原本は破棄できるのか

スキャナ保存を適切に行い、法的要件を満たした場合、スキャンした書類の原本を破棄することが可能です。ただし、次の要件を満たす必要があります。

• 適切な解像度・カラー設定でスキャンされていること
• タイムスタンプが付与されていること
• 電子データの改ざん防止策が施されていること
• 検索機能を備えていること

これらの要件を満たさない場合、原本を破棄することは認められません。特に税務調査時には、電子データの適正性を証明できるようにしておく必要があります。

紙と電子データを併用する際の注意点

スキャナ保存を導入する際、紙の書類と電子データを併用する企業も多く見られます。その際の注意点として、次のポイントに留意する必要があります。

• 電子データ化した書類と紙の書類が混在しないよう、明確なルールを設ける
• データ保存の一貫性を確保するため、スキャナ保存の対象とする書類・対象外の書類を明確にする
• 税務調査時に求められる証跡を確保するため、保管ポリシーを統一する

特に、税務署に対してスムーズに対応できるよう、紙と電子データの管理体制を事前に整えておくことが重要です。

スマホをスキャナ代わりに使用できるか

近年、スマートフォンのカメラを活用したスキャナアプリが普及しており、企業でもその導入が検討されています。電子帳簿保存法に基づくスキャナ保存では、スマホもスキャナとして利用できますが、次の要件を満たす必要があります。

• 解像度が200dpi以上であること
• カラーまたはグレースケールで撮影すること（白黒の場合は不可）
• 撮影後すぐにタイムスタンプを付与すること
• 解像度やデータ形式が適切な形で保存されていること

また、撮影角度や光の加減によっては、証憑として認められない可能性があるため、専用のスキャナを使用した方が確実です。

スキャナ保存の解像度にルールはあるか

スキャナ保存の際には、電子帳簿保存法で定められた解像度の最低基準を満たす必要があります。以下の基準に従うことで、法的要件をクリアできます。

項目	基準
解像度	200dpi以上
カラー	原則カラーまたはグレースケール（白黒不可）
ファイル形式	PDF、JPEG、TIFFなど

これらの基準を満たしていない場合、電子データとして保存しても証憑として認められないことがあるため、適切なスキャナ機器や設定を選定しましょう。

スキャナ保存を利用しない場合のリスク

電子帳簿保存法のスキャナ保存制度を利用しない場合、以下のようなリスクが考えられます。

• 紙の書類が増え、管理コスト・保管スペースが増大する
• 書類の紛失リスクが高まる
• 検索性が悪く、業務効率が低下する
• 税務調査時に即時対応できず、ペナルティの対象になる可能性がある

特に、税務調査において適切な証憑を提示できない場合、申告漏れと判断されることもあるため、スキャナ保存の導入を検討することが推奨されます。

スキャナ保存の最新動向と注意点

最新の法改正とスキャナ保存への影響

電子帳簿保存法は近年頻繁に改正されており、特にスキャナ保存に関する要件も見直されています。2024年の改正では、従来の手続きの簡素化や、クラウド対応の拡充などが注目されています。

主な改正点としては、次のような内容が含まれます。

改正項目	変更内容
タイムスタンプ要件の緩和	速やかに（原則として3営業日以内に）付与すれば問題なし。スキャン後一定期間内の付与が認められる。
クラウド保存の推奨	クラウドサービスの利用が拡張され、オンプレミス環境のみならず幅広い保存方式が認められる。
検索機能の柔軟化	企業の実態に即した検索機能が許容され、より実用的な対応が可能に。

このような改正により、企業はより柔軟な形でスキャナ保存を導入できるようになっています。特に、中小企業においては、厳格なルールが障壁となっていた面もあり、今回の改正は導入促進につながると期待されています。

インボイス制度との関係

2023年10月に施行されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）との関係も、スキャナ保存における重要なポイントです。スキャナ保存を導入することで、インボイスの電子保存がよりスムーズになります。

インボイス制度に関連したスキャナ保存のポイントは以下のとおりです。

• スキャンしたインボイスも適格請求書として扱われるための要件を満たす必要がある
• 消費税の控除要件を満たすためにも、正確な保存体制が求められる
• 電子データの受領が増加する中で、紙の請求書と電子データを統合的に管理する仕組みが必要

スキャナ保存とインボイス制度を適切に運用することで、税務処理の効率化やペーパーレス化の促進が可能になります。

違反時の罰則とリスク対策

スキャナ保存の要件を満たさずに運用した場合、税務署の調査時に問題となる可能性があります。不適切なスキャナ保存が発覚した場合、以下のようなリスクが考えられます。

• 税務調査で否認され、追加の課税が発生する
• 電子データが税法上の証拠として認められない
• 罰則やペナルティが科される可能性がある

対策として、以下の点を徹底することが重要です。

1. 電子帳簿保存法の要件を遵守するための社内規程を整備する
2. 適切なスキャナ機器と保存システムを導入する
3. タイムスタンプの付与ルールを明確にし、運用を徹底する
4. 定期的に運用状況をチェックし、問題点を迅速に修正する

企業の信頼性を守るためにも、法令に則った適切なスキャナ保存を行いましょう。

スキャナ保存を成功させるためのポイント

スキャナ保存に適した環境を整える

電子帳簿保存法に則ったスキャナ保存を成功させるためには、適切な環境を整備することが重要です。スキャンデータの品質を一定に保ち、法的要件を満たすためには、以下の点を考慮する必要があります。

適切なスキャナとソフトウェアの選定

スキャナ保存を行う際には、解像度やカラー設定などの要件を満たすスキャナを選定することが必要です。また、スキャン後のデータの管理やタイムスタンプの付与を適切に行えるソフトウェアの導入も重要です。

選定ポイント	詳細
解像度	200dpi以上（カラー・グレースケール）または黒白600dpi以上
カラー設定	原本の可読性を維持するためカラー推奨
対応ソフトウェア	検索機能やタイムスタンプ付与機能を備えたもの

データの保存環境

スキャンデータを適切に保存するためには、安全かつ管理しやすい環境を構築することが必要です。

• クラウドストレージや自社サーバーを活用し、バックアップを確実に取る
• アクセス権限の設定を行い、不正閲覧や改ざんを防ぐ
• データの保管期間を明確にし、不要なデータを適切に削除

社員教育とルールの徹底

スキャナ保存を適切に実施するためには、関係者全員の理解が必要です。特に、操作ミスや法令違反を防ぐために、研修やガイドラインの整備が不可欠です。

社内教育プログラムの実施

以下の内容を盛り込んだ教育プログラムを実施し、社員がスキャナ保存の運用に慣れるようにしましょう。

• 電子帳簿保存法の基本的な知識
• スキャナ保存の具体的な手順
• タイムスタンプの重要性と運用方法
• 書類の管理ルール（原本の破棄時期など）

運用ルールの策定と周知

社内ルールを明確に定め、従業員に周知することで、統一した運用を行うことができます。運用ルールには以下の事項を含める必要があります。

項目	詳細
スキャンの責任者	どの部署・担当者がスキャナ保存を担当するか明示
スキャンの方法	解像度・フォーマット・カラーモードなどの要件を統一
データの保存場所	クラウド・社内サーバーなど保存先を統一
原本の処理	スキャン後の原本の保管期間と廃棄のルールを明示

監査や税務調査への備え

スキャナ保存が適切に行われているかどうかは、税務調査や監査時に確認される可能性があります。そのため、事前にしっかりと準備をしておくことが重要です。

定期的な内部チェックの実施

スキャナ保存の適正性を維持するために、定期的な内部監査を実施しましょう。

• スキャンデータの品質が要件を満たしているか確認
• タイムスタンプの付与が適切に行われているかチェック
• 検索機能が正常に動作するか検証

税務調査への対応準備

税務調査時にスキャナ保存のデータを適切に提出できるように、以下を準備しておきましょう。

• 電子データの検索機能が問題なく機能するか確認
• 税務署に求められた場合、すぐにデータを提示できるよう整理
• 事前に調査対応用のガイドラインを作成し、社内で共有

まとめ

電子帳簿保存法に基づくスキャナ保存制度は、企業の業務効率化やペーパーレス化を促進する有効な手段です。特に、適切なスキャナ機器の選定や、解像度・タイムスタンプなどの要件を守ることが重要となります。

スキャナ保存を導入することで、紙の書類管理にかかる手間や保管コストが削減される一方、運用ルールの整備や適切な管理体制が求められます。電子データの保存要件を満たさないと、税務上の不利益を受ける可能性があるため、正確な運用が不可欠です。

また、インボイス制度との関係や最新の法改正にも注意し、適切な対応を行うことが大切です。企業としては、社員教育の実施や監査対応の準備を進め、スキャナ保存の導入と運用を成功させる体制を整えましょう。