電子帳簿保存法対応の文書管理システムとは？選び方や導入メリットも解説

更新日：2025.06.24

ー目次ー

2024年1月から電子帳簿保存法の宥恕措置が終了し、すべての事業者に電子取引データの保存が完全義務化されました。これにより、メールやクラウドサービスを通じて受け取った請求書や契約書などの電子データを、法律で定められた要件にしたがって保存することが求められています。

電子取引データ保存の義務化に対応するため、多くの企業が適切なシステム選びに苦慮しています。電子帳簿保存法の要件を満たしていないと、青色申告の取り消しなどの深刻なリスクがあるため、正しい対応が不可欠です。

本記事では、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの選び方について、導入メリットや具体的なシステム例もあわせて解説します。

文書管理システムとは、業務上の文書をデータで一元管理するためのツール

文書管理システムは、かつては紙で作成・管理されていた書類や資料などを電子データとして一元管理するためのツールです。従来の紙ベースの文書管理から電子データでの管理に移行することで、保管や検索、共有の効率化が図れます。

文書管理システムに備わっている基本的な機能は、以下のとおりです。

文書保管機能
検索機能
アクセス権の設定機能
バージョン管理機能
情報セキュリティ機能
ワークフロー機能

近年は電子帳簿保存法の改正で電子取引データの保存が義務化され、法令対応の観点からも文書管理システムの重要性が高まっています。電子帳簿保存法に対応するためには「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たす必要がありますが、文書管理システムの導入でこれらの要件を効率的に満たすことが可能です。

文書管理システムを導入する3つのメリット

文書管理システムの導入は、業務効率化だけではなく、コスト削減やセキュリティ強化など、多岐にわたるメリットをもたらします。電子帳簿保存法への対応という法令遵守の観点からも、導入の価値は高いです。

システム導入で得られるおもなメリットをくわしく理解することで、自社の効果を最大化できます。

ここでは、文書管理システムを導入する3つのメリットについて、それぞれ解説します。

業務効率が向上する
コストを削減できる
内部統制が強化できる

①業務効率が向上する

文書管理システムの導入で、検索機能を活用して必要な書類を素早く見つけ出すことが可能です。

また、クラウド型のシステムであれば、外出先やテレワーク中でも必要な文書にアクセスできるため、場所を問わない柔軟な働き方が可能です。さらに、文書データをシステム上で一元管理することで、複数の拠点間での文書共有もスムーズになり、紙の書類の郵送やFAXで送信する手間も削減できます。

②コストを削減できる

文書管理システムの導入で、印刷関連のコストだけではなく、保管や廃棄、郵送・配送にかかるコストの大幅な削減が可能です。

総務省の調査（※）によると、ペーパーレス化を実施した自治体では、コピー使用量が半減して、FAX代にいたっては1/10以下にまで削減された事例もあります。このように、文書管理システムの導入は、直接的なコスト削減につながる投資といえます。

（※）参考：総務省「ICTを活用したペーパーレス化から働き方改革への取り組み」

③内部統制が強化できる

文書管理システムの導入で、情報セキュリティの強化と内部統制の向上を図ることが可能です。アクセス権の設定で機密情報へのアクセスを制限できるほか、誰がいつどのファイルにアクセスしたかを記録するログ機能も備わっています。

これにより、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減できるだけではなく、万が一の事態が発生した際の原因追及も容易になります。

【重要】文書管理システムで電子帳簿保存法に対応可能！おすすめのシステム3選！

電子帳簿保存法に適切に対応するためには、法的要件を満たす文書管理システムの導入が効果的です。電子帳簿保存法では電子取引データの保存の「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たす必要がありますが、専用のシステムの使用でこれらの要件を容易に満たせます。

文書管理システムには、大きく分けて以下の3つの種類があります。

種類	特徴
幅広い帳票類に対応する電子帳簿保存システム	請求書や領収書だけではなく契約書や発注書などさまざまな書類の電子保存に対応しているシステム
請求書中心の電子帳簿保存システム	請求書の受け取りから保管までを効率化するシステム
領収書中心の経費精算システム	経費精算業務の効率化に特化したシステム

システムを選ぶ際は、自社の業務内容や課題に応じて、最適なタイプのシステムを選びましょう。

ここでは、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの3つのタイプについて、それぞれおすすめのシステムとともに解説します。

①幅広い帳票類に対応する電子帳簿保存システム

幅広い帳票類に対応する電子帳簿保存システムは、請求書や領収書だけではなく契約書や発注書などさまざまな書類の電子保存に対応しているのが特徴です。電子帳簿保存法の「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」のすべての保存区分に対応するものが多く、総合的な文書管理を実現できます。

おすすめのシステムは、以下のとおりです。

システム名	おもな特徴
楽々Document Plus	契約書管理を効率化する契約期限通知機能やワークフロー機能を搭載
invox電子帳簿保存	「セルフ」「オペレーター」「AI OCR」の3種類からデータ化方法を選択可能
バクラク電子帳簿保存	書類をアップロードするだけで検索要件項目を自動で読み取り、入力を補完
OPTiM 電子帳簿保存	見積書・領収書・送り状などの書類形式や、Word・画像・EDIデータといった多様なファイル形式に対応

多種多様な文書を扱う企業や、複数の部門での利用を想定している場合には、こうした幅広い対応力を持つシステムが適しています。

②請求書中心の電子帳簿保存システム

請求書中心の電子帳簿保存システムは、請求書の受け取りから保管までの効率化に特化したシステムです。請求書の処理に多くの時間を費やしている企業や、請求書業務に課題を持つ企業に適しています。

おすすめのシステムは、以下のとおりです。

システム名	おもな特徴
BtoBプラットフォーム請求書	請求業務の「受取」と「発行」どちらにも対応
Bill One	あらゆる形式の請求書をクラウド上で一元管理
TOKIUMインボイス	請求書・領収書・国税関係書類をまとめてペーパーレス化
マネーフォワードクラウド債務支払	受け取った請求書から「支払先」「支払期日」「請求金額」を自動で読み取り、入力も自動化

これらのシステムでは、紙の請求書のスキャンやデータ化、電子メールで届いたPDF請求書の取り込みといった機能が充実しており、請求書業務の効率化を強力にサポートします。

③領収書中心の経費精算システム

領収書中心の経費精算システムは、経費精算業務の効率化に特化したシステムです。従業員が立て替えた経費の精算処理から、領収書の保管までをカバーしており、経費精算業務に悩みを抱える企業におすすめのシステムです。

おすすめのシステムは、以下のとおりです。

システム名	おもな特徴
楽楽精算	JIIMA認証を取得しており、電帳法の法的要件を満たす
マネーフォワードクラウド経費	「経費の申請と承認」「領収書のチェック」がオンラインで完結
TOKIUM経費精算	撮影された領収書データを99.9%以上の精度でデータ化
バクラク経費精算	AI OCRが項目・数値を自動でデータ化し、複数枚の領収書も一括アップロード可能