経理がテレワークを行うには？導入のポイントや障害について解説！

多くの企業でテレワークがされている昨今、いまだテレワークが思うように進んでいない部門があります。そのひとつが経理です。働き方の多様性が受け入れられている一方で、なぜ経理部門はテレワークの導入が進まないのでしょうか？
そこで今回は経理がテレワークを導入する方法や障壁について迫ってみました。

経理はテレワークできない？難しい理由3つ

経理は営業と比べて外出が少なく、主にデスクワークで作業を進める部門です。そのため「テレワークが導入しやすい」と思われがちですが、実際はテレワークを導入できていない企業も少なくありません。経理でのテレワーク導入が難しい理由は、次の3つです。
●「紙」の書類が多い
●デジタル環境が整っていない
●会社が本来のやり方を通そうとしている
それぞれの理由をチェックして、経理のテレワーク導入に必要なポイントを押さえておきましょう。

1．「紙」の書類が多い

「紙」の書類は経理のテレワーク導入を阻む大きな要因です。経理の仕事内容には、会社の売り上げの管理や社員の給与・保険の管理、税金の算出などが挙げられます。主に「数字」を管理する経理ですが、その数値が記載された書類を紙に印刷して会社保管しているケースが多いのです。
さらに請求書の記入や作成、押印手続きなど、紙を使った作業も業務に含まれています。そのため、書類を自宅に持ち込まない限り、会社に出勤して作業を進めなければなりません。

2．ICT環境が整っていない

ICT（Information and Communication Technology）環境とは、インターネットやクラウド、パソコン機器などを指します。主にパソコンを使った作業が多いテレワークでは、ICT環境の整備が必須条件です。
社員がパソコンを持っていないなら、会社がノートパソコンを貸し出す必要があります。コミュニケーションツールのダウンロードや、データを保存し共有するクラウドも必要です。しかし、予算の問題で社員にパソコンを支給できない場合や、インターネットに疎い社員が多い場合は、テレワークの導入が難しくなります。

3．会社が本来のやり方を通そうとしている

会社が本来のやり方を通そうとしている場合も、経理におけるテレワークが実現しにくいでしょう。テレワークは基本的に自宅で仕事を進めるものです。
しかし、会社によっては「自宅だと社員の作業がはかどらない」「テレワークに関する知識がないから、社員にはこれまで通りの働き方を続けてほしい」という理由から、テレワークを導入しないケースもあります。

経理がテレワークする方法と導入のポイント3つ

在宅での作業が難しいといわれている経理部門ですが、企業のなかには経理部でもテレワークを導入しているところもあります。経理がテレワークを導入するために必要なことは主に3つです。
●ICT環境を整える
●請求書や伝票のデジタル化
●クラウド会計ソフトの導入
導入のポイントをチェックして、テレワークができる環境づくりを心がけていきましょう。

1．ICT環境を整える

まずは、社員用のノートパソコンを用意したり、連絡ツールを準備したりするなど、テレワークができるICT環境を整えましょう。クラウドを使わない場合は、経理用のサーバーも必要です。朝礼やミーティングを頻繁に行う場合は、テレビ会議システムも導入しましょう。
また、長期的にテレワークを続けるなら、小口現金を廃止して法人用のクレジットカードやプリペイドカードを利用するのもおすすめです。現金での受け渡し、つまり対面でのお金のやり取りを避けられるので、効率よくお金を管理できます。

2．請求書や伝票のデジタル化

経理の業務で必要な請求書や伝票はデジタル化して保管しましょう。請求書や伝票をPDFデータに変換して電子媒体で処理ができれば、請求書の押印・封入などの作業を削減できます。領収書チェックもPCでできるので、対面で書類を手渡してチェックしてもらったり、判子を押してもらったりする手間も省けるでしょう。
すでに紙媒体で処理をした請求書や伝票についても、OCR機器で紙の文章をデジタル化して保存しておくと、会社外からも確認できるのでおすすめです。

3．クラウド会計ソフトの導入

テレワークで効率よく経理の仕事を進めるには、クラウド会計ソフトが適しています。クラウド会計ソフトとは、インターネット上のサーバーにてデータを管理するクラウドサービスを指します。
IDとパスワードがあれば、どのパソコンからもアクセスできるので、テレワークに最適です。売り上げを自動で計上する機能や納品書、見積書を請求書に自動変換する機能が搭載されているソフトも多くありますので、そういった機能を活用する事で出社比率を減らす事が可能です。

経理がテレワークするメリット・デメリット

経理が自宅で仕事すると、さまざまなメリットがあります。しかし、デメリットがあるのも事実です。ここでは、経理がテレワークするメリット・デメリットをご紹介します。両方を把握して今後の働き方について検討していきましょう。

経理がテレワークするメリット3つ

経理がテレワークするメリットは大きく分けて3つあります。
●作業効率が上がる
●ミスが削減できる
●コストが削減できる
経理がテレワークするにあたって、書類のデジタル化やクラウド会計ソフトの導入により、作業効率がぐんと上がります。対面での書類のやりとり・チェックも減るので、修正カ所があっても即時対応可能です。さらに、クラウド会計ソフトは自動でデータを変換・計上してくれるので、手作業よりもミスが大幅に減るでしょう。
オフィスに出社する必要もないので、交通費も削減できます。いずれはオフィスの見直しなども可能となり、もしかすると賃料の削減にも繋げられるかもしれません。

経理がテレワークするデメリット3つ

経理がテレワークするデメリットは次の3つです。
●ICT環境を整えるのにお金がかかる
●コミュニケーションの問題
●クラウドサービスへの依存度が高くなる
これまで対面や書類での作業が多かった企業にとって、いきなり職場環境を変えることは、簡単なことではありません。社員用のパソコンやクラウド会計ソフト、そのほかさまざまなツールを用意しなければなりません。今まで直接行っていた、営業などへの確認事項も、最初はなれないコミュニケーションツールで思うように意思疎通ができないケースもあるでしょう。
またクラウドサービスへの依存度が高くなるので、利用サービスの終了やクラウド提供会社の倒産など最悪の場合も頭に入れておく必要があります。データについては定期的にバックアップをしておくことが重要です。

経理がテレワークを導入する際の障害・課題

経理がテレワークを導入する際の最大の課題は「セキュリティ対策」です。テレワークの場合、オフィスの外からでも自社のデータが閲覧できてしまいます。取引先の企業や社員の情報、お金にまつわる情報も管理するため、情報漏洩には細心の注意を払わなければなりません。
セキュリティソフトを導入したり、自社専用のネットワークを利用したりして、安全かつ快適なテレワークを目指していきましょう。
　

経理もテレワークは可能！自社にあった環境を整えましょう

テレワークは難しいと思われやすい経理ですが、なかにはテレワーク導入に成功している企業もあります。経理がテレワークを行うには、ICT環境を整え、書類をデジタル化し、必要なソフトを導入するといった方法が重要です。
テレワーク導入が成功すれば、作業効率の向上やコスト削減なども期待できます。自社にあった方法で環境を整えましょう。