～ ケーススタディ ～ 多店舗展開の企業必見！○○がスムーズに！？

[CASE2] 多店舗の請求処理と明細管理が驚くほどスムーズに！

インボイスのサービスで経理業務の効率化に成功したケーススタディをご紹介するシリーズ。

今回は、県下に多店舗を展開するある自動車販売会社様の事例です。

５０を超える販売拠点。通信費の請求書だけでも毎月200通以上！

新車販売を中心に県下で53店舗の販売拠点を持つI社様。約900名の従業員を擁する、創業70年以上を誇る老舗の自動車ディーラーです。

I社様では、原則的に店舗内における経費処理は店舗ごとに行っているため、３年前の時点では、通信費の請求書も複数のキャリアから店舗ごとに発行されていました。

これらをまとめるとトータル580回線分、毎月200通を超える請求書が発行されていました。

さらに請求サイクルは、10日、15日、20日、末日などバラバラ。請求方法も振り込み、引き落とし、コンビニ払いなど様々で、その煩雑な処理に各店舗が苦労していました。

最終的に経費を取りまとめる本社でも、各店舗の請求明細の管理や店舗任せによる無駄な経費の発生に頭を痛めていたのです。

導入前の状況

• 通信費の請求書が月に200通以上
• 煩雑な支払業務
• 580回線分の明細、本社での取りまとめが非効率
• 店舗任せの契約で全体の最適化ができず、無駄なコストが発生

インボイスの提案で多店舗ならではの非生産性が一気に解決！

インボイスの提案

• 請求書処理業務の軽減 ⇒ 通信費の請求書を店舗単位でとりまとめ、1通/月の請求書、月末1回の口座振替にします。
• ポータルサイトで請求明細の一元管理が可能 ⇒ ポータルサイト上で、利用金額や明細確認がいつでも可能。エクセルベースのデータ提供により、店舗別はもちろん、必要な情報を必要な形に加工することができます。
• 通信費の最適化 ⇒店舗によりバラバラだった割引率を一本化することにより、大きなコストメリットが得られます。通信費全体の可視化で無駄な経費を削減できるなど、通信費を最適化します。

インボイスのサービスを導入することで、毎月200通以上、各店舗平均でも約4通あった請求書が、店舗毎に1通にまとまり、支払方法も全て口座引き落としに変更する事が出来ました。また全請求明細が一元管理できたことで、店舗ごとにバラバラだったサービス内容も統一した結果、年間で約180,000円の通信費削減を実現できました。

さらに新規契約時の割引漏れや、解約漏れ、不要なオプションの洗い出し、異常値の検出などが容易に行えるようになったので、無駄な経費の削減が図れるようになりました。

導入の効果

• 請求書の枚数：580回線・206通 ⇒ 店舗ごとに1通、つまり53通に！
• 支払作業：月数回の振込み、引き落とし確認、コンビニ払込み ⇒ 月末の引き落とし1回に
• 明細取りまとめ：53店舗分の拠点別580回線分の明細 ⇒ 1本の統一明細に
• 無駄なコストを削減：契約サービスの見直しで、年間約180,000円のコスト削減に成功

「店舗ごとの通信費管理に、いろいろな面で非効率さを感じていました。インボイスのサービスを導入することで、本社を含む各店舗の請求書にまつわる業務が軽減され、効率化が図れました。契約回線が追加されても、それに伴う処理が増えないことも、多店舗展開している弊社にとっては大きなメリットです。

本社としては、明細が一本化されて各店舗の利用状況が簡単に比較出来るようになり、全社的に通信費の最適化できることがわかりました。単にとりまとめたことで得られるコストメリットだけでなく、各店舗の業務改善にも効果が生まれています」（本社経理ご担当者様）