PDFの請求書でも大丈夫？送付方法や保存の仕方を解説

近年ではペーパーレス化が進み、請求書もメールにPDFを添付するケースが増えています。
しかし、こうした電子データの請求書はデータを複製したり改ざんしたりするリスクも考えられるため、
法的にNGなのではと不安に感じる人もいるかもしれません。
そこで、今回はPDFの請求書が法的に問題ないかどうか、また安全な送付や保存の方法について解説します。

請求書はPDFで送付した場合でも法律上の問題はない

請求書は紙媒体でもPDFのように電子データでも法律上の問題はありません。
請求書を送る側、送られる側の双方が、その請求書が正式なもので、内容に問題がないと認識していることが前提ですが、税務調査などで事実確認を求められた場合でも、サーバーやクラウドに電子データで請求書が存在していれば法的に有効です。

請求書以外にも、見積書・納品書・領収書・支払明細書などの電子データが法的に認められています。

PDFの請求書に押印は必要？

請求書には押印するのが一般的ですが、法的には紙の請求書でも押印の義務はありません。ですからPDFの請求書にも押印は不要です。しかし、社印があったほうが見た目がいいと感じる人も多いのが事実ですし、偽造防止にもつながります。この場合、電子印鑑のように正式なものでなくても問題ありません。

請求書をPDF化する際に押印の画像データを貼り付けるのが一般的です。
画像データの貼り付けはPDFソフトで編集、またはExcelやWordなどで請求書を作成する時点で画像データに貼り付けてからPDF化する方法があります。

PDFの請求書の原本保存について

請求書をPDF化すれば、紙の原本を保存する必要はないのでしょうか。
PDFデータの請求書を電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムで保管することで、紙媒体の保存は不要となります。取引先から紙の原本を求められた場合も、原本を郵送するか、先方にPDFを送付してプリントアウトしてもらえば対応できます。
請求書などの帳簿書類は、税法上7〜10年の保管義務がありますが、電子データで保管する場合も同様です。

請求書を受け取った側が請求書をPDFのまま保管する場合の注意点

受け取った側も請求書を電子データのまま保管する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たさなくてはなりません。
主な要件は次の通りです。

● PDFデータの保管を開始する3ヵ月前に所轄の税務署長に申請が必要
● 改ざん防止のため電子署名・タイムスタンプ（最終変更時間の証明のため）が必要

このようにシステム運用には準備期間とコストがかかるため、受け取ったPDFの請求書を印刷し、従来通り紙で保管する会社もあります。

請求書をPDFで発行するときのメリット・デメリット

請求書をPDFで発行した際のメリットとデメリットは次の通りです。

1. 人件費・郵送費の削減

紙の請求書を印刷して郵送するには、送付状や宛先ラベル、社印押印、封入、投函などの作業が必要です。
PDFデータをメールで送信すれば、そうしたコストの削減がはかれます。

また、万が一再発行や修正が必要になった時もすぐに対応できます。

2. 保管スペースが省ける

紙の請求書を7年間も保管するには、大きなスペースが必要です。
PDFの請求書ならば、サーバーやクラウドに保管するだけですから、省スペースにつながります。

3. 送付履歴の確認が容易

請求書を郵送した場合、特定記録などをつけない限り送付履歴は残りません。PDFデータの請求書を送信した場合、送信履歴が残ります。

クラウド上にある請求書へのリンクURLをメールで送った場合は、取引先が確認した日時も把握できます。
入金がないなどのトラブル防止に有効です。

4. PDFはデータの修正や改ざんが容易にできない

請求書自体はExcelやWordなどで作成するケースが一般的ですが、そのままメールで送信した場合、請求項目や数量・単価などが簡単に修正可能なためトラブルにつながりかねません。PDFは修正や改ざんが難しいフォーマットですので、請求書の電子データ化に適しています。

また、PDFの請求書データをそのまま送信する場合は開封パスワードを設定し、パスワード自体は別のメールで送信するなどのセキュリティ対策も重要です。

5. データ管理のためのシステム化が必要なため導入コストがかかる

請求書などをPDFデータにして管理する場合、電子帳簿保存法の要件に沿ったシステムの導入が不可欠です。
そのため、導入コストがかかります。

6. 紙の請求書が必要な取引先には個別対応が必要

取引先によっては、従来の紙の請求書しか受け取れないケースもあります。その場合は個別対応が必要となります。

PDFのデータの取り扱い方がよくわからない、データ保管の要件を満たせないなど取引先にもさまざまな事情があるでしょう。PDFデータのまま受け取ってくれる取引先の方が少なく、電子化するメリットがあまり感じられないこともあるかもしれません。

請求先には事前に移行の通知をしておくこと

長年取引している企業で、今までずっと紙媒体の請求書を郵送していた場合、何の連絡もなく急にPDFの請求書が届くと、驚かせてしまうことになります。また、請求書に気づいてもらえないという可能性もあります。
紙媒体からPDFの請求書に移行する際は、2〜3ヵ月前からに請求先へ連絡を入れておくとスムーズです。

取引先によっては規定でPDFの請求書は受け入れられないケースもあります。個別対応が必要となる取引先をリストアップするためにも、余裕を持って通知を行いましょう。

PDFの請求書でも法的には問題ないが、導入にはしっかりとした準備が必要

請求書などの帳簿書類をPDFデータにしてメールで送信することで、人件費や郵送費、書類の保管場所などの削減につながります。データの改ざんなどのリスクも低く、必要な時にすぐ再発行できるなどのメリットがあります。

一方で請求書の電子化保管には、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムの導入が必須であったり、取引先によっては個別対応で従来の方法が必要なことも。

いずれにしても、請求書のPDF化をすすめるには取引先へ移行通知や税務署への届出など3ヵ月以上前から準備に取り掛かることをおすすめします。