請求書の送付は原本じゃなくても大丈夫！PDFやデータの請求書をメールで送付する方法や保存の仕方を図で簡単解説！

近年、業務のペーパーレス化や脱ハンコを実現するため、請求書をPDFや電子データで発行する企業も増加しています。しかし、電子請求書を発行することや、それをメールに添付して送付することに法的な問題はないか不安を抱える方もいるでしょう。
本記事では請求書をPDF等の電子データの形式で送付する方法や、電子請求書の保存方法について解説していきます。

PDF等の電子請求書をメールで送付する

請求書はPDF等の電子データで送付することに違法性はなく、紙媒体の原本を別途送付する必要もありません。ここではPDF等で作成された電子請求書をメールで送付する方法を解説します。

メール添付による請求書の送付に法的な問題はない

先述のとおり、請求書をPDF等の電子データで作成すること、またそれを電子メールに添付して取引相手に送付することについて、法的な問題点はありません。電子帳簿保存法により、一定の要件を満たせば電子データの請求書も原本として認められます。

そもそも、取引における請求書の発行には法的義務がありません。そのため、発行する請求書をどの媒体で作成するか、またどのような方法で送付するかについては、取引参加者の任意で決めることが可能です。仮に請求書を用いない取引であったとしても、双方の合意があればその取引は真正に成立したとみなされます。

しかしながら、実際の取引では税務処理の関係から請求書を発行することが一般的です。請求書には発行や送付に関する法的規定はありませんが、一方で税務関連書類として適切な書式であること、また取引相手に配慮した内容であることが求められます。

請求書に記載すべき事項とインボイス制度への対応

請求書をPDFといった電子データで作成する場合でも、記載すべき項目は共通です。そのため、紙媒体で作成した請求書をスキャニングして電子化する場合は、従来の書式をそのまま流用できます。

請求書に記載する基本項目は以下の5項目です。

発行者の氏名または名称

取引年月日

取引内容

取引金額

交付先の氏名または名称

消費税の複数税率化に伴い導入された区分記載請求書の場合は、上記5項目に加えて以下の2項目も追加で記載します。

複数税率の対象である旨

税率ごとに区分して合計した税込対価の額

なお、区分記載請求書発行は任意であり、取引の当事者間で合意があれば従来の請求書書式で発行しても構いません。
また、2023年10月にインボイス制度が適用されると、ここまでの7項目に加えて下記の2項目、計9項目の記載が義務化されます。（※）

適格請求書発行事業者の登録番号

税率ごとの消費税額

インボイス制度の正式名称は適格請求書等保存方式 です。（※）インボイスとは消費税の複数税率に対応した請求書の書式（適格請求書）であり、インボイス制度下では適格請求書であることが仕入税額控除の要件となります。

なお、自社でインボイスを発行するためには、事前に税務署へ申請して適格事業者としての認可を取得しなければなりません。企業は、インボイス制度が施行されるまでに適格事業者としての認定を取得しておきましょう。

※出典：国税庁. 「No.6498 適格請求書等保存方式（インボイス制度）」（入手日付2023-07-13）.
※出典2：国税庁. 「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた」.
（入手日付2023-07-13)

PDFや電子データで発行する請求書への押印は任意

日本では請求書に社印や代表印などを押印することが一般的ですが、この押印も法的義務ではなく慣習的に行われているものです。そのため、紙媒体であっても電子データであっても、請求書への押印は必須ではありません。

しかし、押印には書類の信用性を向上させるといった一定の効果も期待できます。また、企業によっては社内の規定で請求書への押印を必須としている場合もあるため、法的義務はなくとも押印をしておくことが望ましいでしょう。

なお、電子データの請求書へ押印する場合、電子印を使用する他、簡易的に印影の画像データを貼り付けるといった方法もあります。

PDF等の電子請求書を原本として保存する方法

請求書を始め、企業に保存が義務付けられる書類の多くは電子帳簿保存法により電子データ保存が認められています。ただし、データ保存した書類が有効と認められるためにはさまざまな要件があり、企業はそれらを遵守しなければなりません。ここでは請求書を電子データ保存する方法を解説します。

PDFや電子データでやり取りした請求書を電子保存する場合

取引先とメール添付や電子取引システム等を介してやり取りした請求書は、電子帳簿保存法の電子取引データ保存の規定を遵守して保存しましょう。電子取引データ保存とは、電子的手法でやり取りした税務関連書類は電子データのまま保存するという規定です。

電子取引データ保存は2024年1月より完全に義務化されます。2023年12月31日までは電子データの請求書を紙媒体に印刷して原本保存する方法も認められていますが、2024年以降はやり取りした請求書の電子データそのものを原本として保存する措置を取らなければなりません（※）

電子帳簿保存法では、書類の電子取引データ保存を実施するに当たり、真実性の要件と可視性の要件を満たすことと規定しています。（※）

【真実性の要件】※以下の内いずれかの要件を満たす

タイムスタンプを付与した電子データでやり取りを行う

電子データの受領後、速やかにタイムスタンプの付与を行う

電子データの訂正・削除の履歴や内容が分かるシステム、もしくは電子データの訂正・削除ができないシステムで電子データのやり取りを行う

訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規定に沿った運用を行う

【可視性の要件】※以下全ての要件を満たす

電子データの保存場所にパソコンやモニター等の映像出力機器およびその操作マニュアルを備え付ける

電子データの保存に関するシステムの概要書を備え付ける

電子データの検索ができる

※出典：国税庁.「電子取引データの保存方法をご確認ください」, （入手日付2023-07-13）.
※出典：国税庁. 「電子帳簿保存法が改正されました」,（入手日付2023-07-13）.

紙媒体で受領した領収書をPDF形式で保存する方法

取引相手から紙媒体の請求書を受領した場合、請求書をスキャニングしてPDF化した電子データを原本として保存することも可能です。この方法は電子帳簿保存法における、スキャナ保存に該当します。なお、スキャナ保存は義務ではなく、従来どおりに受領した紙媒体の請求書をそのまま原本として保存しても問題はありません。

請求書等のスキャナ保存は、2022年に施行された電子帳簿保存法の改正によりタイムスタンプ等の要件が大きく緩和されました。現在ではスキャナ保存の実施に当たり税務署の事前承認等も不要となっています。ペーパーレス化を推進するためにも、請求書をはじめとする取引関連書類のスキャナ保存に取り組んでみましょう。

電子帳簿保存法の改正内容やタイムスタンプについては、こちらの記事でも解説しています。
・関連記事：「いまさら聞けない、電子帳簿保存改正のポイント」

請求書をPDFや電子データとして保存するメリット

請求書を電子データ化することにより、管理コストの削減や管理業務の負担軽減といったさまざまなメリットが見込めます。請求書の電子データ化により業務効率の改善も可能です。ここでは請求書を電子データ化するメリットを解説します。

書類の保管コストが削減できる

領収書をPDFや電子データとして保存することで、書類の保管コストの削減が可能です。企業には法律により税務上必要な帳簿や取引書類の保管が義務付けられており、従来の紙の請求書では保管スペースの確保にコストを掛けなければなりませんでした。

一方、書類を電子データ化することで、紙媒体の書類を原本として保管する必要はなくなります。業務のペーパーレス化により、保管コストの他、印刷コストや郵送コストといった諸経費の削減も可能です。

書類の検索が容易になる

請求書のPDF化・電子データ化により、書類の検索が容易になります。紙媒体で請求書を保管する場合、必要な書類を見つけるために膨大な数のファイルの中から目視で探す必要がありました。電子データであれば、フォルダ等で分類することで体系的に電子データを整理することができ、また検索機能によって必要な情報へ瞬時にアクセスできます。

テレワークに対応しやすい

請求書の電子データ化は近年普及するテレワークやリモートワークへの対応としても非常に有効です。紙媒体で請求書を保管していた場合、必要な書類にアクセスするためには実際にオフィスに足を運ばなければなりませんでした。しかし、請求書の電子データ保存により、インターネット環境さえあれば何処からでも必要な書類にアクセスできるようになります。

請求書のPDF化・電子データ化を進めるときのポイント

最後に請求書のPDF化・電子データ化を進める際のポイントについて解説します。電子化をスムーズに進めるためにも、事前の準備をしっかり行っておきましょう。

電子帳簿保存法の規定を遵守する

請求書の電子データ化を実施する際は電子帳簿保存法を遵守しましょう。電子帳簿保存法とは、企業に保管義務がある帳簿や書類の電子データ保存に関するルールについて規定した法律です。

電子帳簿保存法の規定が守られていない場合、青色申告の承認が取り消されてしまう可能性もあります。また、データを改ざんする等の悪質なケースでは、法人税の重課税等の罰則が科せられます。税務署からの指摘を受けないよう、電子帳簿保存法が規定する書類のデータ保存要件を正確に把握しておくことが重要です。

なお、電子帳簿保存法については以下の記事でも詳しく解説しています。
・関連記事「中小企業が知っておきたい電子帳簿保存法についての基礎知識と対策」

あらかじめ社内オペレーションの策定や社員教育を進めておく

請求書の電子データ化を実施する際は、事前に社内オペレーションの策定や社員教育を実施しておきましょう。書類の電子データ化は、業務の流れに大きな変化をもたらします。あらかじめ書類の電子化後の業務をシミュレーションし、必要な措置を施しておくことが大切です。

取引先の承諾を得る

請求書を電子データで発行する場合、特に重要となるポイントは、あらかじめ取引先に電子データによる請求書発行の承諾を得ることです。企業によっては請求書の電子化に対応できない場合もあります。

請求書は取引相手に金銭の支払いをお願いするための書類であり、書類の送付にあたっては相手への配慮も大切です。ビジネスのペーパーレス化が進んでいるとはいえ、従来の紙媒体ベースでの書類管理を主としている企業も少なくありません。

紙媒体の請求書から電子データ形式の請求書への切り替えを実施する場合は、取引先に対して事前の周知を行いましょう。また、取引先の都合も考慮し、請求書の電子化への対応が難しい場合は従来の紙媒体での請求書を送付するなど、柔軟な対応が必要です。

請求書をPDFや電子データで発行して業務効率を改善しよう

請求書をPDFや電子データの形式で発行・送付することに法的な問題はなく、取引参加者の任意で実施できます。しかし、発行した請求書や受領した請求書を電子データ保存する場合は、電子帳簿保存法の規定を遵守しなければなりません。請求書のPDF化・電子データ化によって、コスト削減や業務改善といった効果が期待できます 。法律が定める保存の要件をしっかり把握してペーパーレス化を進めましょう。