【製造業】分散処理の一元化で効率化に成功。管理部門のコスト削減目標達成を後押ししたOneVoice公共

株式会社中西製作所 様

導入前の課題・背景

公共料金証憑の突合と仕訳入力に、毎月最短で延べ270分の業務負荷

中西製作所様では、奈良と群馬の自社工場および三重県に物流センター、北海道、宮城、埼玉、千葉、東京、愛知、大阪、広島、福岡の9カ所に支店を、日本全国に41の営業所を設け、各地のお客様の要望に即、対応できる体制を整えている。東京と大阪に本社機能を有し、経理業務は主に大阪本社が担う。

従来、公共料金等の支払いは、原則として各拠点が処理してきた。電気・ガス・水道の契約は各拠点で手続きを行い、本社が承認する。各拠点が支払専用口座を地元の金融機関に開設し、請求にも個別に対応してきた。拠点側では、証憑を経費精算システムにアップロードし、内訳・引き落とし予定日を本社に申請。口座残高に応じて資金移動を要請するとともに、証憑の原本と申請書を本社経理課宛てに郵送する。本社経理課は、各拠点の申請を元に、経費精算システムにて証憑を1枚ずつ原本と突合し、拠点別データを会計システムに仕訳入力するとともに、必要に応じて拠点の口座に資金移動を行っていた。

経理課の下川氏は、「月に90枚を超える請求書と、拠点でアップロードする証憑との突合作業が大変でした。チェックしたうえで会計システムに、拠点別に仕訳入力をするのですが、1枚あたりの処理時間を3分としても、スムーズに行えて延べ270分。アップロードも原本が届く時期もまちまちですので、常にバラバラと作業をしなければなりません。逆に、これらが集中しがちな月初は他の経理処理も重なり、業務に大きな波があるのが課題でした」と語る。

同課の中井氏も、「証憑を紛失したのか見落としなのか、口座からは代金が引き落とされているのに、証憑が本社に上がってこないこともあります。引き落とし口座の残高不足で未払いになるリスクを避けるため、常に拠点の口座残高を気にして資金移動をしなければならないことも手間でした。工場などは金額が大きくなるので、特に注意が必要でした」と、拠点ごとの引き落としリスクについて語る。

左から管理部経理課 係長 下川 様、中井 様

会議の様子

導入のきっかけと決め手

管理部門主導で全社的な業務効率化を支援する「Gi通信」と「OneVoice公共」

中西製作所様では、OneVoice公共に先立ち、2019年にインボイス社の通信費一括請求サービス「Gi通信」を導入していた。会社全体の業務効率化を推進する立場の國安氏は、導入のきっかけをこう話す。

「働き方改革の流れもあり、2018年ころから全社的に業務の効率化やコスト削減を強く意識する機運が高まりました。管理部門も部門としてのコスト削減目標を設定し、慣習的に行っていた経理処理のフローを見直す時期にありました。本社の経理業務の効率化はもちろん、それ以前に工場や支店・営業所などの拠点における業務効率化の優先度が高く、管理部門としていかに現場の生産性を高める施策を提案できるかも問われていました。こうしたタイミングに、メインバンクからのご縁でインボイス社の『Gi通信』を紹介され、導入しました。

営業のように数字で表現することがしにくい管理部門でも、業務効率化やコスト削減を「見える化」すれば、目標達成へのモチベーションになります。作業がシンプルになり、拠点の通信コストが可視化されるなど、請求書の一本化がもたらす効果を目の当たりにし、公共料金系も一元化しようということになりました」。こうして、中西製作所様ではGi通信導入に続き、2021年11月からOneVoice公共の運用を開始した。

管理部。管理部次長兼総務課長 國安 様

導入後の効果

多拠点での分散管理を本社で一元化、双方の業務効率化に成功

OneVoice公共の導入で、公共料金にかかわる業務が本社で一元管理されることとなり、各拠点と本社の経理課双方に、以下のような導入メリットがもたらされた。

「拠点での公共料金の請求関連作業は、ほぼなくなりました」と、國安氏は導入の成果を高く評価する。業務効率化を進めるうえで、最も優先度が高かった「拠点の事務処理作業を軽減する」ことに、OneVoice公共は貢献したといえる。

下川氏も、「拠点の作業をなくすと、たいていは本社にそのしわ寄せがきて負担が大きくなるものですが、OneVoice公共は同時に、本社の業務負荷も大きく軽減してくれました」と、双方の業務効率化が進んだと言う。「月末の忙しいタイミングに拠点の口座残高を心配しなくてよくなったのは、心の荷が軽くなりました」と中井氏も微笑んだ。

サステナブル経営への貢献

エネルギー消費量も一目瞭然、サステナブル経営に貢献するOneVoice公共

また、OneVoice公共の導入は、同社が目指す「持続可能な社会の実現への貢献と企業価値向上」の取り組みにも寄与している。総務課の丸山氏、田中氏は、サステナビリティ経営の観点から、以下のような導入効果が期待できると語る。

OneVoice公共導入で、中西製作所様が目指すサステナブル経営に貢献したと考えられる効果

國安氏は、「OneVoice公共では、各拠点の使用量とそこから割り出されるエネルギー消費量を、いつでもポータルサイトから確認できるようになっています。拠点の利用状況が可視化されるだけでなく、CO₂排出量の算定業務も自動的に行ってくれる、非常に有効なツールです」と、地球環境の保全に欠かせない脱炭素経営の推進にも、OneVoice公共が貢献することを高く評価する。

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