【自治体】請求書をまとめて、インボイス制度対応を解決

白河市水道事業（水道部）様

2024.07.16

白河市は、那須連峰を望む福島県の南部中央に位置する人口約5.7万人の市。古代より歌枕として名高い「白河関跡」をはじめとする多くの歴史的・文化的遺産が現代へと受け継がれている「みちのくの玄関口」。同市では、デジタル社会に対応するため市民の質の高い豊かな暮らしをかなえることを目的に、「白河市DX推進方針」を策定。『デジタルでつながる市役所』『デジタルで業務改革』『デジタル基盤・人づくり』の3つの柱を掲げ推進。また、かけがえのない豊かな自然を守り、故郷を良好な状態で次の世代へとつないでいくため、2050年までに二酸化炭素の排出量を実質ゼロにする「ゼロカーボンシティ」の実現に向けて、市民・事業者・行政が一体となって挑戦している。

ー目次ー

導入前の課題

毎月91枚届く請求書の部門毎の確認や支払いに苦慮
インボイス制度が開始し業務が大幅に増加
受取請求書の電子化

導入効果とサービスへの評価

請求書が部門毎1枚にまとまり、確認や支払いが月1回に軽減
適格請求書の取得・確認・保存が大幅に軽減
請求書の電子化でペーパーレス化を実現

導入前の課題・背景

インボイス対応で請求書の確認業務が大幅に増加

白河市では市内の水道施設において、様々な用途で通信回線や電気を使用しており、大量に届く毎月の請求書の支払い業務に煩雑さを感じていた。2023年10月のインボイス制度開始に伴い、適格請求書の取得・確認・保管業務が増えたことで業務改善が急務となっていた。

導入のきっかけと決め手

1.インボイス制度対応に伴う適格請求書の取得・確認業務が大幅に軽減

インボイス制度に対応した請求書が発行されるので、負荷の大きかった“適格請求書のダウンロード”や“適格請求書の要件の確認”が簡素化できる。

2.部門毎に請求書を1枚にまとめて配賦業務・支払業務を効率化

バラバラと届く請求書の確認が、“部門毎に1枚にまとめた請求書で受け取れる”事で配賦業務が効率化。90回以上の支払業務も部門毎に1回に軽減。

3.請求書のペーパーレス化によりデジタル変革を推進

これまで紙で受領することが多かった通信費や公共料金の請求書が電子請求書で受領できるようになり、ペーパーレス化にも寄与でき、白河市が掲げる『デジタル改革』にも合致した。

◇一括請求サービス導入後の請求処理フロー

導入後の効果

負荷が大きかったインボイスの確認が数分で完了

これまではバラバラに届く請求書の支払い業務に苦慮していましたが、請求書が1枚で届くようになり支払い業務が大幅に軽減しました。毎月同じタイミングで請求書を受け取れるようになったので今では計画的に業務が進められるようになりました。

業務量の増加で対応が急務となっていたインボイス対応もインボイスから適格請求書の要件を満たした請求書や立替金清算書が発行されるので、負荷の大きかった適格請求書の要件確認が数分で終わるようになりました。

まとめ

一括請求サービスで請求書を受け取れば、インボイス制度対応を楽に出来る

インボイス制度が開始後、これまでの請求処理業務に加えて適格請求書の取得・確認・保存の業務が追加され効率化が急務となっています。インボイスの請求一括なら、インボイス制度に対応した請求書を月1回受け取れるので、面倒だった適格請求書のダウンロード作業や適格請求書の要件確認が大幅に軽減できます。請求書も電子データで受け取れるので、ペーパーレス化、デジタル化の推進につながります。