請求書の締め日はどちらが決める？支払期日との違いや過ぎた場合の対応を解説

請求書の締め日を取引先と自社、どちらで決めたら良いか悩んだときは、書類の受け取り側が決めることが一般的です。請求書の締め日を定例的に決めておくことで、毎月の請求業務を円滑にする効果が期待できます。

ただ、取引先の状況によっては請求書を締め日までに発行できない可能性もあるため、あわせて締め日をずらす場合の注意点を確認しておくと安心です。

本記事では、請求書の締め日の決め方や締め日を変更するときの注意点を解説します。自社の締め日を明確にして、取引の際に取引先との齟齬が起きないようにしましょう。

請求書の締め日とは「請求業務の区切りになる日」

請求書の締め日とは、企業ごとに毎月設定された請求業務の区切りになる日です。

取引に一定期間の区切りを設けることで、取引を区切る期間を明確にする目的があります。たとえば、1月1日から取引が始まっている場合は1月31日を締め日としておくことで、2月以降も取引が続く場合に、1月分の請求書を発行するタイミングが判断がしやすくなります。

企業では多くの取引が同時並行でおこなわれるため、請求書の締め日を設けることで二重払いや請求漏れを防ぎやすくなり、経理業務の負担軽減にもつながるでしょう。

【結論】請求書の締め日は、請求書の受け取り側が決めることが多い

請求書の締め日を発行側・受け取り側のどちらが決めるかは、法律では定められていません。ただ、商慣習上、請求書の締め日は一般的には受け取り側が設定することが多いです。

請求書の受け取り側が締め日を決めることで、複数の取引先と取引する場合にも請求業務の区切りが明確になり、支払い業務でミスが起きにくくなります。

なお、請求書の締め日を設定する日は法律上で定められていないため、「月末締め」や「20日締め」などと企業によってさまざまです。自社の資金繰りにあわせて設定すると、ほかの支払い業務のときにも困る可能性を減らせます。ただし、毎月締め日が異なると取引先を混乱させるため、統一しておくとわかりやすいでしょう。

関連記事：請求書の締め日はいつ？発行日や支払日、一般的なルールを紹介！

請求書の締め日と支払期日との違いとは？

請求書に記載されている支払期日と締め日の認識を誤っていると、取引先と齟齬が発生し、請求漏れや支払い忘れなどのトラブルに発展する可能性があります。

ここでは、請求書の締め日と支払期日の違いを解説します。事前に締め日と支払期日の違いを理解したうえで、わからないことがあれば取引先に確認しましょう。

請求書の支払期日は「代金を支払う期限」

請求書に記載されている支払期日は、書類を受け取った相手がサービスや商品に対しての代金を支払う期限です。記載された期日までに支払いがおこなわれない場合、取引先からの信用を失ったり、法的措置によるトラブルに発展したり、と大きな問題になる可能性があります。

請求に関するトラブルは取引先との信頼関係を築くうえでも避けたい事柄のため、下記の記事を参考に、対処法を理解しておきましょう。

関連記事：【短すぎる？】請求書の支払期限と過ぎた場合の対応は？ルールや対策も解説

一般的に締め日は、請求書に記載されない

一般的に、請求書には締め日の記載がされません。そのため、請求書に記載されている日付は、「発行日」や「支払期日」であることが多くなります。

請求書は締め日当日や過ぎてから取引先に届く場合が多いため、書類に記載しても意味がありません。書類に締め日が記載される場合は、請求書ではなく発注書や見積書が一般的です。

取引先の請求書の締め日を確認したいときは、直接電話やメールで確認することで齟齬を減らせます。

請求書の締め日を変更するときの2つの注意点

取引先から請求書の締め日の変更可否が確認された場合、自社の請求業務に間に合うのであれば変更は可能です。しかし、注意点を理解しておかないと後々支払い遅れをはじめとしたトラブルに発展するため、変更前に確認するべき部分を明確にしましょう。

ここからは、請求書の締め日を変更するときの注意点を2つ解説します。

1. 請求書の締め日の変更が必要な理由を確認しておく
2. 請求後の締め日を明確にしておく

①請求書の締め日の変更が必要な理由を確認しておく

取引先から請求書の締め日が変更できるか連絡が来た場合、「締め日に納品が間に合わない理由」を確認しましょう。

請求書が締め日に間に合わない理由は、「作業の工数が多い」「工場にトラブルが起きた」など企業や状況、タイミングによって異なります。次月以降も請求書の締め日を変更する必要のある理由の場合、自社の請求業務や資金繰りに影響があるかもしれません。

変更時は「今後も同じ請求書の締め日で問題ないのか」「次月以降も変更が必要なのか」を明確にしておき、トラブルを防ぎましょう。

②変更後の締め日を明確にしておく

請求書の締め日を変更することを了承した場合、「改めた締め日がいつか」もあわせて確認しましょう。

事前に確認しない状況で締め日の変更に了承してしまうと、支払い業務に割ける時間が少なくなり、経理部者の負担を増やす可能性があります。請求書の締め日が大きくずれる場合は、取引先の資金繰りに問題がなければ支払い自体も次月に変更すると経理の負担を増やさずに済むでしょう。

なお、締め日を変更する理由が取引先の資金繰りの場合は、先の日程を設定しないほうが安心です。

請求書の締め日に関するよくある質問4つ

最後に、請求書の締め日に関するよくある質問を4つ解説します。

①請求書の締め日を過ぎたにもかかわらず書類が届かない

請求書の締め日を過ぎたにもかかわらず、当月の書類が届かず、取引先から連絡がない場合は電話やメールで確認しましょう。請求書が届かない理由は、「発行忘れ」「郵送した書類の事故」などが考えられるため、確認することで次の対応に移りやすくなります。

その際は、請求書が到着する日付によっては、請求業務が間に合わず支払いが次回になる可能性も説明しておきましょう。トラブルになりそうな場合は、取引先と相談して着地点を見つけることで、関係を続けやすくなります。

②請求書は締め日までに発行するべき？

請求書は取引が終了した際は速やかな発行が好ましいため、取引先と定めた締め日を過ぎないように発行しましょう。トラブルで請求書を締め日までに発行できない場合は、事前に取引先へ連絡しておき、締め日の変更が可能である旨を伝えておくと取引先の不安を減らせます。

なお、請求書の締め日を変更してもらう場合は、請求書の締め日に間に合わなかった理由を明確に伝えることで、取引先の不安を減らせます。

③取引先の請求書の締め日がいつかわからない

取引先の請求書の締め日がわからないときは、発注書や見積書を確認したうえでわからなければ、直接電話やメールで確認しましょう。

なお、契約書を交わしている場合は、書面に「〇〇日締め翌月払い」と記載されていることが多いです。

④請求書の締め日が休日に被る場合はどうするべき？

請求書の締め日に休日がかぶった場合は、取引先と相談のうえ納品日を決めましょう。一般的には、締め日の前後にある平日を新たな締め日に設定する場合が多いです。

事前に相談せず勝手に締め日をずらしてしまうと、取引先に迷惑をかけ、信頼関係を失う可能性があります。

まとめ｜請求書の締め日をどちらが決めるか悩んだら受け取り側に一任しよう

本記事では、請求書の締め日の決め方や締め日を変更するときの注意点を解説しました。

請求書の締め日は、法律上の定めがないため発行側・受け取り側のどちらが決めても問題ありません。ただ、一般的には受け取り側が決めることが多いです。請求書の受け取り側がほかの企業や個人と取引があるなら、締め日を一括にしたほうが、支払い業務の手間が減るためです。

請求書の締め日を変更する場合は、相談なくおこなうと信頼関係を失う可能性があるため、本記事を参考に取引先へ連絡しましょう。