見積もりと請求書の金額が違う！理由や書類の役割を解説
更新日：2025.03.03
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ビジネスシーンでは、見積もり時の金額から請求額が変わってしまうことは少なくありません。請求書を発行する段階で金額の変更が伝わっていなければ、事前の相談がないという理由で差額が支払われない可能性があります。
このようなことから、見積もり時より請求時の金額が変更になりそうな場合は、事前に取引先へ伝えておくことが大切です。
本記事では、見積もり時と請求書の金額が異なる理由や書類ごとの役割を解説します。
【結論】見積もりと請求書の金額が違う場合は取引先に相談しよう
取引では契約前に見積書を発行して金額を伝えているものの、なにかしらの事情で請求金額が変更になる可能性があります。見積もり時から請求書に記載する金額が変更される場合は、事前に取引先へ相談して了承を得ましょう。
取引先の許可がないまま請求書を発行してしまうと、金額が異なることを理由に支払いを拒否される可能性があります。
双方が合意しているならば、見積もり時と異なる金額で請求書が発行されても、問題なく支払いがおこなわれるでしょう。
【原因】見積書と請求書の金額が違う理由とは？
見積もりから請求書発行までに取引金額が変更される理由は、契約後の提供内容の変更や原材料費の高騰などが考えられます。取引先に相談する際は、請求金額が変更になる理由をあわせて伝えることで、納得してもらいやすくなるでしょう。
ここでは、見積書と請求書の金額が異なる理由を解説します。
①見積もり段階より提供するサービス・商品が増えたから
見積もり時よりも、提供する商品・サービスが増えれば請求金額が変更されます。たとえば、コンサルティング業や営業代行を依頼していた場合、契約時よりもサービスの提供期間が長引けば、追加期間の作業費用を取引先に求める可能性が高くなります。
提供する商品・サービスの追加による値上がりは、取引先も了承している可能性が高いため、納得してもらえるでしょう。
②原材料が高騰したから
近年はさまざまな原材料費が高騰しており、提供するサービスが長期間に渡ったり、商品の納品までに長い年月がかかったりした場合は、契約時とは原材料費が異なる可能性があります。
原材料費の高騰は取引先の都合ではないものの、原価が上がってしまい自社の利益が出ない際は取引先に相談しましょう。高騰している原材料の種類や商品・サービスにかかるコストを説明することで、取引先に理解してもらえる可能性が高まります。
③クレームや返品で値引きをしているから
過去に提供した商品にクレームや返品対応があった場合は、次の請求書で値引きする可能性があります。請求金額と返金金額を相殺することで、入出金の手間を少なくできるためです。
返金方法が値引きで問題ないかどうかは、事前に取引先と相談しておくことで、あとから問い合わせを受ける可能性を減らせます。
なお、値引きが理由で見積もり時と請求書の金額が異なる際は、商品の値引きをおこなった理由・金額を請求書に記載しましょう。
値引きのある請求書を書く方法が知りたい方は、下記の記事で解説しているため、あわせて参考にしてください。
見積書と請求書の役割とは？
見積書と請求書の違いを把握することで、書類の役割や発行するタイミングが明確になり、金額が異なる理由も理解しやすくなります。見積書・請求書の違いを理解せずに発行すれば、誤った書類を用意してしまい、取引を混乱させてしまう可能性もあるため注意が必要です。
ここでは、見積書と請求書の役割を解説します。
①見積書
見積書は、商品・サービスを提供する側が発注にかかる費用の内訳を説明するために発行する書類です。取引先は見積書を発行されることで、発注時にかかる金額を正確に理解でき、契約するか検討が可能です。
見積書には、商品やサービスの価格、数量を記載します。
見積もり段階では契約が決まっていないため、企業は複数の会社に見積書を依頼して、比較する場合も少なくありません。
②請求書
請求書は、商品・サービスを提供する側が対価を求めるために発行する書類です。請求書を発行された取引先は、決められた期限までに請求金額を支払う必要があります。
記載内容は、提供した商品・サービスの内訳や支払期日・振込先などです。
なお、インボイス制度では必要な項目を満たすことで書類を適格請求書（インボイス）として発行できます。インボイス制度に対応した請求書の作成方法を詳しく知りたい方は、下記の記事で解説しているため参考にしてください。
関連記事：【ひな形あり】インボイスに対応した請求書の作り方を解説
【注意】見積書は請求書の代わりにはならない
見積書と請求書は、用途や発行するタイミングが大きく異なるため、代わりにはできません。請求書の代わりになる書類は、取引が完了したあとに発行される納品書や領収書です。
ただし、見積書のテンプレートをなるべく請求書に近づけておくことで、取引が進んでから書式を変更する手間が少なくなります。
別々に用意しておくと作成に役立つ！見積書と請求書のテンプレート
見積書と請求書は役割や発行のタイミングが異なる書類のため、両方のテンプレートを用意しておくことで、必要な場面ですぐに発行が可能です。契約後に焦らないよう、自社にあわせた見積書・請求書のテンプレートを作成しておきましょう。
ここからは、見積書・請求書のテンプレートを紹介します。
①見積書のテンプレート
見積書の作成方法がわからない際は、サンプルを参考に自社にあったテンプレートを作成しましょう。
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見積書 発行日：〇年〇月〇日 株式会社〇〇 御中 お見積もり金額 ¥2,180-
自社の企業名 |
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②請求書のテンプレート
請求書も自社のテンプレートを作成しておくことで、請求業務がスムーズに進みます。適格請求書を発行する場合は項目も多いため、抜け漏れには注意しましょう。
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請求書 取引先企業名 自社の企業名 ご請求金額 ¥〇,〇〇〇-（税込）
※印は軽減税率の対象 |
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まとめ｜見積もりから請求書の金額が変わる前に取引先に相談が大切
本記事では、見積もり時と請求書の金額が異なる理由や書類ごとの役割を解説しました。
見積もり時より請求金額に変動が出そうな場合は、変更する可能性が生じたタイミングで取引先に相談しましょう。事前に相談しないまま請求書を発行することで、不当な金額を請求していると考えられ、取引先との信頼関係が崩れる可能性があります。
なお、見積書や請求書は自社のテンプレートを用意しておくことで、発行業務がスムーズに進みます。テンプレート作成に悩む際は本記事を参考に、書類を準備しましょう。
