【ひな形あり】インボイスに対応した請求書の作り方を解説

インボイス制度に対応した適格請求書を発行するためには、税務署に適格請求書発行事業者として登録する必要があります。適格請求書発行事業者として登録ができたあとは、自社にあわせた適格請求書のひな形を作成することで、請求業務がスムーズに進みやすくなるでしょう。

本記事では、インボイス制度に対応した請求書のひな形の作り方や必要な項目を解説します。適格請求書の作成に役立つ会計ソフトについても解説するため、自社にあわせたサービスを見つけましょう。

インボイス制度に対応した適格請求書を作る方法

インボイス制度に対応した適格請求書を作るには、1から作成するパターンとテンプレートの使用にわかれます。とくに、テンプレートの使用がおすすめですが、自社や取引先に合った方法を選ぶことが大切です。

ここでは、インボイス制度に対応した適格請求書を作る方法を2つ解説します。

①WordやExcelで1から作る

WordやExcelを使用して1からひな形を作成すれば、自社にあったテンプレートが用意できます。WordやExcelの導入に費用がかかる場合は、Googleドキュメントを利用することで無料でひな形の作成が可能です。

1から適格請求書のひな形を作成する際は、必要な項目の記載漏れがないように注意しましょう。適格請求書の要件を満たさない請求書を発行してしまうと、取引先が仕入税額控除を受けられないトラブルに発展する可能性があります。

②ひな形・テンプレートを使用する

会計ソフトやOfficeソフトのテンプレートは必要な項目が揃っており、インボイス制度の記載要件を満たさない請求書を発行して取引先に迷惑をかける可能性を減らせます。また、自社で1から適格請求書を作成することは手間がかかるため、テンプレートを利用することで作成の手間も少なくなるでしょう。

なお、会計ソフトやOfficeソフトのひな形・テンプレートを使用する場合は、取引先ごとにデータの変え忘れがないように注意しましょう。万が一、他社のデータを残したまま発行すれば、情報漏えいが発生してしまい、取引先からの信頼を失うトラブルに発展しかねません。

インボイス制度の適格請求書に必要な項目

適格請求書のひな形を作成するときは、事前に記載項目を確認しておきましょう。記載項目の確認をしておくことで、項目の漏れをなくせるうえ、作成がスムーズに進みます。

ここからは、インボイス制度の適格請求書に必要な項目を解説します。

1. 請求書の作成者の氏名や名称 
2. 登録番号
3. 取引年月日
4. 支払期日
5. 取引内容
6. 取引金額 
7. 請求書を受け取る事業者の氏名や名称 

①請求書の作成者の氏名や名称 

適格請求書には、請求書を作成した個人事業主・企業を記載しましょう。請求書には、税務署に適格請求書発行事業者として申請した正式名称を記載します。

なお、個人事業主がインターネットを介して取引をおこなう場合でも、適格請求書にはハンドルネームやペンネームではなく本名の記載が必要です。

②登録番号

税務署に適格請求書発行事業者として登録すると、事業者ごとに登録番号が発行されます。適格請求書には、発行された登録番号を記載しましょう。

登録番号はTから始まる13桁の数字で構成されています。法人の場合は法人番号、個人事業主の場合は法人番号と被らない数字で登録番号が発行されています。

③取引年月日

適格請求書には、請求書の発行が必要になった取引がおこなわれた日を記載します。1か月分の取引をまとめて請求する場合は、取引ごとの日付を取引年月日として記載しましょう。

④支払期日

取引先が請求金額を支払う期日も、適格請求書を発行するときに記載が必要です。

支払期日を記載するときは、自社で決めるのではなく、事前に取引先と相談しておくことで請求遅れをはじめとしたトラブルが防げます。

なお、支払期日は下請代金支払遅延防止法によって、取引先が下請事業者の場合には60日以内かつ、なるべく早めの期間と定められています。取引先と支払期日を決めるときは、上記の期間を参考に決定しましょう。

⑤取引内容

適格請求書の取引内容には、取引先に提供したサービスや商品の内容を記載しましょう。商品が軽減税率対象の品目であれば、※といった記号を用いて取引先が判別しやすいように配慮が必要です。

記号を使用する場合は、余白に「※は軽減税率の対象品目」と記載しておくことで、取引先が請求書を受け取ったときに理解できます。

⑥取引金額

適格請求書の取引金額には、商品やサービスの対価として受け取る金額を記載しましょう。記載する金額は商品代金だけでなく、税率ごとに合計した取引金額と消費税額も必要です。

⑦請求書を受け取る事業者の氏名や名称 

適格請求書には、書類を受け取る側の事業者名も記載します。

請求書の宛先は、取引先が税務署に適格請求書発行事業者として申請した正式名称が必要なため、どのように記載するべきか確認しておくと安心です。

【ひな形】インボイスに対応した適格請求書のテンプレート

適格請求書を定期的に発行する事業者の場合は、自社にあわせたひな形・テンプレートを作成することで、毎月の請求業務の負担を減らせます。

請求書のひな形を作成するときは、下記のテンプレートを利用しましょう。

請求書 取引先企業名 取引先担当者名 自社の企業名 自社の郵便番号・住所 自社の電話番号 自社の担当者名 自社の登録番号 ご請求金額　¥〇,〇〇〇-（税込） 支払期日　　〇年〇月〇日 日付 品名・品番 軽減税率 数量 単価 税率 合計 〇/〇 サンプル1 1 1,000 10％ 1,100 〇/〇 サンプル2 ※ 1 1,000 8％ 1,080 合計 2,180円（消費税 180円） 10％対象 1,100円 消費税 100円 8％対象 1,080円 消費税 80円 ※印は軽減税率の対象

インボイスに対応した請求書のひな形に悩むなら電子請求書がおすすめ

インボイスに対応した請求書のひな形に悩む場合は、電子請求書を利用しましょう。電子請求書を利用する場合は、請求書作成サービスや会計ソフトを契約することで、用意されたテンプレートが使用できます。

テンプレートを使用すれば、自社で1からひな形を作成する必要がなく、適格請求書の記載要件を書き忘れる心配が少なくなります。毎月請求書を発行する取引先であれば、前月に使用した請求書をコピーすることで取引先情報を誤る心配もありません。

さらに、会計ソフトを利用することで、請求書を発行したあとに必要な帳簿の仕訳が簡潔に進められる効果も見込めるでしょう。

請求書のひな形作成におすすめの請求書作成サービス・会計ソフト

請求書作成サービスや会計ソフトは、サービスによって特徴が異なるため、自社にあったものを見つけると業務軽減が見込めます。

ここからは、請求書のひな形作成におすすめの請求書作成サービスや会計ソフトを紹介します。サービスの特徴を理解したうえで、自社あったものを選びましょう。

1. OneVoice明細
2. マネーフォワード クラウド請求書
3. freee請求書

①OneVoice明細

OneVoice明細は請求書や納品書など、さまざまな帳票作成に特化したサービスです。

本契約の前に無料のトライアル期間が設けられており、自社にあっているサービスか実際に利用してから判断ができます。自動で課金されることもなく、安心してトライアルが可能です。

さらに、サポート体制が充実しており、最初の2か月間は専任スタッフが伴走するためしっかり使用方法を覚えられます。2か月を過ぎてもサポートは受けられ、あとから疑問点が発生した際も安心です。

②マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワード クラウド請求書は、マネーフォワード クラウド会計と連携して、請求書作成ができる会計ソフトです。

初月は無料で使用でき、利用開始日の翌日までに月額プランに切り替えると、基本料金が2か月間70％オフになります。お得な金額で利用しつつ、自社に合っているか判断ができるでしょう。

ほかにも、毎月必要な請求書は自動で作成でき、郵送が必要な場合も対応が可能です。登録できる取引先の数には上限がなく、取引先が多い企業でも安心して利用できます。

③freee請求書

freee請求書は、取引先にあわせてメール送信と郵送代行が可能な会計ソフトです。

今までの請求書のCSVやPDFのデータをアップロードするだけで、導入後も今までの請求書と似たデザインで適格請求書を作成できます。

さらに、取引先が請求書をダウンロードしたかどうかを確認できるため、確認漏れによる入金忘れを防げます。

まとめ｜インボイスに対応した請求書のひな形を作成して経理業務を軽減しよう

本記事では、インボイス制度に対応した請求書のひな形の作り方や必要な項目を解説しました。

インボイス制度に対応した適格請求書のひな形を作成すれば、毎月1から作る必要がなくなり請求業務がスムーズに進みます。ひな形を作成するときは、請求書作成サービスや会計ソフトのテンプレートの利用がおすすめです。適格請求書に必要な項目が網羅されており、安心して使用できます。

インボイスに対応した適格請求書のひな形を作成に悩んだ際は、本記事を参考にして経理業務軽減を目指しましょう。