個人事業主は電子帳簿保存法に対応すべき？対応方法や罰則も解説

更新日：2024.12.27

ー目次ー

電子帳簿保存法は、取引先と授受した請求書や見積書などの書類や帳簿を、デジタルで管理することを認める法律です。2022年の改正では「電子取引データ保存の義務化」という大きな見直しがあり、2024年1月1日以降はほぼ全ての事業者の対応が義務となりました。

しかし、個人事業主でも電子帳簿保存法に対応すべきなのか疑問に思う方もいるでしょう。本記事では、個人事業主の方に求められる電子帳簿保存法への対応について解説します。

電子帳簿保存法が義務化された後の最新情報や対応方法、対応しなかった場合の罰則についても解説するため、参考にしてください。

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電子帳簿保存法はほぼ全ての事業者が対応すべき

電子帳簿保存法は、法人や個人事業主、申告方法が青色か白色かなどの形態にかかわらず、ほぼ全ての事業者が対応しなければなりません。電子帳簿保存法に対応していない事業者は、罰則を受ける可能性があるため注意しましょう。

ただし、書類を全て手書きで行っているなど、一切デジタルを使わない事業者は電子帳簿保存法の対象外です。

そもそも電子帳簿保存法とは？

ここでは、電子帳簿保存法の概要を解説します。

電子帳簿保存法とはデジタル時代の帳簿保存ルール

電子帳簿保存法は、会計ソフトで作成した帳簿や取引先と授受した書類を、電子データとして保存することを認める法律です。従来の紙での保存にかかるコストや手間を削減し、企業の負担軽減を目的として、1998年に制定されました。

電子帳簿保存法の対象者は個人事業主やフリーランス、法人など全ての事業者です。特に、電子データで取引する事業者が対象となります。紙で受領した書類をスマートフォンやデジカメで撮影して保存もできるため、コスト削減や業務効率化が期待されています。

より多くの事業者がデジタル化に対応できるよう、改正や軽減措置などが定期的に行われており、改正後の内容を正しく把握することが求められます。

電子帳簿保存法の3つの区分と対象書類

電子帳簿保存法には3つの区分があり、対象書類が異なります。

区分	対象書類
帳簿・書類のデータ保存（電子帳簿等保存）	自社が最初から一貫してデジタルで作成した帳簿や国税関係書類、控えなど
スキャナ保存	取引先から受領した書類や自社が相手に渡した書類の控えなど
電子取引データ保存	取引先と電子データでやり取りしていた見積書、請求書、領収書、送り状など

各区分によって保存要件が異なり、個人事業主と法人で書類の保存期間が違うため注意しましょう。電子帳簿保存法の対象書類や保存要件などの詳細は、以下の記事で解説しているため参考にしてください。

電子帳簿保存法により個人事業主が受ける主な影響5つ

電子帳簿保存法により個人事業主が受ける影響について解説します。

電子取引データ保存の義務化

電子データで取引した国税に関する書類（請求書や見積書、仕訳帳や総勘定元帳など）は、電子データのまま保存しなければなりません。紙に印刷して保存しても良いですが、次の要件を全て満たす必要があります。

電子取引データを保存できなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める（事前申請は不要）
税務調査等の際に、求められた電子取引データをダウンロード及び印刷して提示・提出できるようにしている

保存要件に従って書類を管理しなければ罰則対象となるリスクがあるため、正しい情報の把握や適切な対応が求められます。

2024年1月から適用された電子取引のデータ保存義務化に伴い、個人事業主も確実な対応が求められています。電子帳簿保存法の詳しい改正点や対応方法については、以下の記事をご覧ください。

税務署長の事前承認制度が廃止

従来は、国税関係書類をデジタルで保存する際に税務署長の事前承認が必要で、その承認取得に数ヶ月を要する場合もあり、デジタル化へのスムーズな移行を妨げる要因となっていました。

しかし、2022年1月の法改正で事前承認制度が廃止され、より柔軟に経理のデジタル化を進められるようになりました。これにより、個人事業主においても経理業務の負担軽減が期待できます。

タイムスタンプや検索の要件緩和

個人事業主がタイムスタンプを付与する必要があるのは、主に電子取引データの保存やスキャナ保存をする場合です。電子帳簿保存法の改正前は、書類がいつから存在しているかを証明するため、書類の受領から3営業日以内にタイムスタンプの付与や書類受領者の自署が必要でした。

しかし、改正後はタイムスタンプの付与期間が「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内」と大幅に緩和され、自署も不要になりました。

書類の内容を訂正・削除する際も、履歴が残るシステム、もしくは訂正・削除ができないシステムを導入している場合は、タイムスタンプの付与は必要ありません。

スキャナ保存への要件緩和

不正防止のために必要だった、適正事務処理要件という「相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規定の整備等」も不要になりました。改正前は、書類をスキャナ保存してもチェック時に紙の原本が必要で、デジタルに移行しても負担がほとんど変わりませんでした。

しかし、改正後は書類のスキャン後に即時破棄できるようになったため、個人事業主においても保管スペースの確保や事務業務の負担軽減につながります。

罰則の強化

電子取引データを適切に保存するための措置として、スキャナ保存された電子データに不正があった場合、重加算税の加重措置が整備されました。これは個人事業主も対象です。隠ぺいや改ざんされた事実が発覚した場合、通常の追徴課税35％に重加算税が10％加重されます。

また、電子帳簿保存法を導入せずに違反があった場合は、青色申告の承認が取り消される可能性もあります。そのため、電子データの保存管理を徹底し、不正防止のための具体的な取り組みが求められるでしょう。

電子帳簿保存法を導入しない場合の詳しい罰則やデメリット、対策方法については以下の記事で解説していますので参考にしてください。

関連記事：電子帳簿保存法を導入しない場合の罰則は？5つのデメリットと対応策

参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

個人事業主が電子帳簿保存法に対応すべきこと3つ

ここでは、個人事業主が電子帳簿保存法に対応すべきことを解説します。

データ保存の適用要件を満たす

個人事業主が電子帳簿保存法に対応するためには、義務化された電子データ保存の適用要件を満たす必要があります。電子データ保存の適用要件を満たすためには、真実性と可視性の確保の要件を満たさなければなりません。

真実性の確保とは、書類を電子データで保存してから削除・改ざんされていないことを証明するための要件です。可視性の確保は、いつでも検索・表示できる状態にしておくことを意味します。

真実性と可視性を確保するための具体的な要件は、以下のとおりです。

真実性の確保	以下4つのいずれかの措置をとるタイムスタンプが付与されたデータを受け取る受領した電子データは速やかにタイムスタンプを付与するデータの修正や削除の記録が残る電子システム、または削除訂正ができない電子システムを使用する正当な理由がない訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿って運用する
可視性の確保	電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限る）
	見読可能装置（パソコン、ディスプレイ、プリンターおよびこれらの操作マニュアル）を備え付け、速やかに出力できるようにしておく
	下記の条件で検索できるようにする（検索機能の確保）「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目「取引年月日」または「取引金額」の範囲指定任意の記録項目を2つ以上組み合わせる

ちなみに、2024年1月から適用された改正により、検索機能の確保は売上高5,000万円以下の事業者の場合は不要です。これまでの検索機能が不要とされる対象者は1,000万円以下の事業者だったため、要件が緩和されたことにより、多くの事業者の負担が軽減されました。

参照：国税庁「Ⅱ　適用要件【基本的事項】」問9

参照：国税庁「電子帳簿保存方法が改正されました」〜令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜

適切なデータ管理を行う

電子データはいつでも検索・印刷ができる状態にしておくために、適切な場所への保管管理が求められます。

データの保管場所は、電子取引の種類に合わせてクラウドサービスやハードディスク、会計ソフトなどに保存しましょう。現在使用している会計ソフトなどがあれば、電子帳簿保存法に対応できているかどうか、対応していても具体的にどの要件に対応しているのかを確認する必要があります。パソコンの故障などに備え、バックアップを取っておくことも大切です。

また、可視性の確保に含まれる検索機能の要件のうち、「年月日・金額・取引先名」の条件で検索できることが義務化されています。税務職員によるダウンロードの要請に素早く応じられるよう、ファイル名には「年月日・金額・取引先名」を含め、規則性のあるファイル名で保管しましょう。

具体的なファイル名の設定ポイントや保管方法については、以下の記事を参考にしてください。