電子帳簿保存法は個人事業主も対象？2026年の対応方法・保存要件を解説

電子帳簿保存法は法人だけの制度ではありません。個人事業主やフリーランスでも、メール添付のPDF、ECサイト、クラウドサービスなどを通じて請求書・領収書等の取引情報を電子的にやり取りしている場合は、原則としてその電子取引データを電子のまま保存する必要があります。

一方、紙で受け取った領収書や請求書まで必ず電子化しなければならないわけではありません。また、会計ソフトで作成した帳簿を電子保存する「電子帳簿等保存」や、紙の書類を画像化する「スキャナ保存」は基本的に任意です。

この記事では、個人事業主が2026年8月時点で対応すべき電子帳簿保存法のルールを、青色・白色申告の違い、保存期間、検索要件、罰則、2027年からの青色申告特別控除の見直しまで含めて解説します。

結論｜個人事業主も電子取引をしていれば対応が必要

電子帳簿保存法は、法人や個人事業主、申告方法が青色か白色かなどの形態にかかわらず、ほぼ全ての事業者が対応しなければなりません。

電子帳簿保存法に対応していない事業者は、罰則を受ける可能性があるため注意しましょう。ただし、書類を全て手書きで行っているなど、一切デジタルを使わない事業者は電子帳簿保存法の対象外です。

電子帳簿保存法とは？3つの保存区分

電子帳簿保存法は、税法上保存が必要な帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。また、メールやWeb上でやり取りした請求書・領収書など、電子取引に関するデータの保存方法についても定めています。

主な区分は3つあります。

個人事業主が必ず確認したい「電子取引データ保存」

2024年1月以降、所得税法等で保存義務のある事業者が電子取引を行った場合、取引情報に係る電子データを保存する必要があります。個人事業主も対象です。

電子取引の代表例は次のとおりです。

電子取引データの保存要件

電子取引データは、大きく「真実性」と「可視性」を確保して保存します。

真実性｜改ざん防止措置を行う

次のいずれかの方法で、データの改ざんを防止します。

個人事業主だから必ず有料のタイムスタンプサービスを導入しなければならないわけではありません。事務処理規程による運用も選択肢です。

可視性｜画面表示・出力・検索ができる状態にする

保存データは、税務調査などで内容を速やかに確認できる状態にします。原則として、取引年月日、取引金額、取引先を検索条件として探せるようにする検索要件もあります。

専用システムを使わない場合は、次のようにファイル名へ日付・金額・取引先を規則的に入れてフォルダ管理する方法も考えられます。

売上高5,000万円以下なら検索機能が不要になる場合がある

個人事業主にとって重要な負担軽減措置です。税務調査等で電子データのダウンロードを求められたときに応じられる状態にしており、基準期間の売上高が5,000万円以下である場合などは、検索機能の確保が不要となります。

個人事業者の場合、原則として電子取引が行われた年の前年1月1日から12月31日までの売上高で5,000万円以下かを判定します。新規開業など基準期間がない場合も検索要件が不要となります。

紙の領収書・請求書は電子化しなくてもよい

紙で受け取った領収書や請求書は、2026年現在も紙のまま保存できます。電子帳簿保存法によって、個人事業主がすべての紙書類をスキャンすることを義務付けられたわけではありません。

保管スペースを減らしたい場合は、任意でスキャナ保存を利用できます。スキャナ保存の要件を満たした画像データを保存すれば、紙原本を廃棄できる場合があります。

ただし、単にスマートフォンで撮影して画像を残せば必ず原本を捨てられるわけではありません。解像度、入力期限、真実性、検索性など、スキャナ保存固有の要件を確認してください。

個人事業主の帳簿・書類は何年保存する？

個人事業主の保存期間は、「全部7年」と一律ではありません。青色申告か白色申告か、帳簿・書類の種類によって異なります。

電子取引データも、その取引情報に対応する所得税法等の保存期間に従って保存します。また、消費税の課税事業者が仕入税額控除のために保存する請求書等や、インボイス発行事業者が保存する適格請求書の写し等は、別途7年間の保存が必要になるため注意しましょう。

青色申告でも白色申告でも電子取引データ保存は必要

電子取引データ保存の対象かどうかは、「青色申告か白色申告か」だけで決まるものではありません。税法上の保存義務がある個人事業者が電子取引を行えば、白色申告でも電子データの保存が必要です。

青色申告には青色申告特別控除などの特典があり、帳簿の保存方法によって控除額に関係する制度もあります。そのため、電子帳簿保存法への対応は単なる保存義務だけでなく、青色申告の控除を検討するうえでも重要になります。

2027年分から青色申告特別控除は最大75万円へ

2026年度税制改正により、2027年分以後の所得税では青色申告特別控除が見直されます。一定の要件を満たす優良な電子帳簿の保存や、特定の電子計算機処理システムを使った電子取引データの保存などを行う場合、控除額は最大75万円となる予定です。

国税庁も2027年分向けに「優良な電子帳簿の保存又はデジタルシームレス保存により75万円の青色申告特別控除を適用しましょう」と案内しています。

2027年分から適用を検討する個人事業主は、対象システムや届出などの最新要件を確認しましょう。

個人事業主が電子帳簿保存法へ対応する5ステップ

1｜電子取引の受領経路を洗い出す

メール、ECサイト、クラウド、スマートフォンアプリなど、請求書・領収書・見積書等を電子的に受け取っている経路を確認します。売上側だけでなく、経費として支払った取引も対象です。

2｜電子データの保存先を決める

会計ソフト、クラウドストレージ、パソコンのフォルダなど保存先を決めます。個人のメールボックスやダウンロードフォルダへ放置せず、保存場所を統一すると管理しやすくなります。

3｜改ざん防止方法を決める

タイムスタンプ、訂正削除履歴が残るシステム、事務処理規程など、自分が利用しやすい方法を選びます。小規模な個人事業主であれば、事務処理規程とフォルダ管理で対応できるケースもあります。

4｜検索要件の対象か確認する

基準期間の売上高が5,000万円以下か、税務調査時のダウンロード要求へ対応できるかなどを確認します。検索機能が必要なら、システムの検索機能や統一したファイル名で対応します。

5｜バックアップを取る

バックアップは電子帳簿保存法上の必須要件ではありませんが、パソコン故障や誤削除で法定保存期間中のデータを失わないために重要です。クラウド保存や外部ストレージなどを組み合わせ、復元できる状態をつくっておきましょう。

電子帳簿保存法に対応しないとどうなる？

電子取引データを保存しない、保存期間中にデータを失うなどの状態になると、税務調査で取引内容を確認できず、税務上の問題につながる可能性があります。

また、電子取引データやスキャナ保存されたデータについて隠蔽・仮装があり、それに基づいて申告漏れ等が生じた場合は、通常課される重加算税に10％が加重される措置があります。

青色申告についても、帳簿書類の備付け・記録・保存状況などによっては承認取消しの論点になり得ます。ただし、電子取引データの保存要件を満たしていないという事実だけで、直ちに青色申告の承認が取り消されるわけではありません。国税庁の事務運営指針では、違反の程度や記帳状況などを総合的に勘案して判断する考え方が示されています。

Q&A｜個人事業主と電子帳簿保存法のよくある質問

個人事業主は電子帳簿保存法に必ず対応しなければいけませんか？

電子取引を行い、税法上その取引情報を保存する必要がある個人事業主は、電子取引データ保存への対応が必要です。一方、電子帳簿等保存やスキャナ保存は基本的に任意です。

白色申告でも対象ですか？

はい。白色申告者でも、保存義務のある取引情報を電子取引で授受した場合は電子データを保存します。

紙でもらった領収書は紙のままで大丈夫ですか？

はい。紙で受け取った領収書は紙のまま保存できます。電子化したい場合は、スキャナ保存の要件を満たして電子保存する方法があります。

PDFの請求書を印刷すれば、PDFは削除してよいですか？

原則として削除できません。電子取引で受け取ったPDFは電子データのまま保存する必要があります。印刷物は社内処理用として併用できます。

タイムスタンプは必ず必要ですか？

いいえ。訂正・削除履歴が残るシステムを使う方法や、事務処理規程を策定して運用する方法なども認められています。

確定申告のときに電子取引データを全部提出しますか？

通常、保存している請求書や領収書の電子データを確定申告書と一緒にすべて提出するわけではありません。法定期間中、自分で保存し、税務調査などで求められた場合に確認・提示等ができる状態にしておきます。

領収書は全部7年間保存すればよいですか？

一律ではありません。青色・白色申告や書類の種類によって5年または7年となります。消費税のインボイス関係書類など別の保存義務がある場合もあるため、自分に適用される保存期間を確認してください。

まとめ

個人事業主やフリーランスも、電子取引を行っている場合は電子帳簿保存法への対応が必要です。メール添付のPDFやECサイトから取得した領収書・請求書などは、原則として電子データのまま保存しましょう。

一方、紙で受け取った書類の電子化や、会計ソフトで作成した帳簿の電子保存は基本的に任意です。「すべてを電子化する制度」ではなく、電子取引データについて保存義務がある制度だと整理すると分かりやすくなります。

まずは電子取引の受領経路を洗い出し、保存先と改ざん防止方法を決め、検索要件の対象になるか確認してください。2027年分からは青色申告特別控除が最大75万円へ見直されるため、青色申告の個人事業主は電子保存を節税と業務効率化の両面から検討する価値があります。

あわせて読みたい