インボイス対応のガソリン代の請求書の書き方｜記入項目やレシートの取り扱いについて解説。

インボイス制度が始まり、ガソリン代の請求書もインボイス対応が必要になりました。しかし、ガソリン代の請求書を正しく作成し、経費として計上する方法をご存知でしょうか？

特に、建設業や運送業など、業務で車を使用する機会が多い業種では、ガソリン代は大きな経費となります。インボイス制度に対応していないと、消費税の仕入税額控除を受けられず、大きな損失につながる可能性もあります。

この記事では、インボイス対応のガソリン代の請求書の書き方について、支払方法別のレシートの取り扱い方から、請求書に記載すべき事項、そしてプライベート利用分との区別方法まで、詳しく解説します。

この記事を読むことで、以下のことが理解できます。

• ガソリン代を請求書に計上できるケース
• 支払方法別のレシートの保管方法
• インボイス対応の請求書に記載すべき事項
• プライベート利用分と業務利用分の区別方法

インボイス制度に対応し、ガソリン代を正しく経費計上するための知識を身につけて、スムーズな業務運営を目指しましょう。

ガソリン代を経費として載せるのはどんなケース？

ガソリン代を経費として載せることができるケースは限られています。

ここからは、以下の3つのケースについて説明します。

▼ガソリン代を経費として載せることができるケース

• 1. 建設業をはじめとする現場作業で車を使用した場合
• 2. 自動車を使用する個人や企業との取引が発生した場合
• 3. ガソリン代が認められない場合もある

それでは、それぞれのケースについて見ていきましょう。

1. 建設業をはじめとする現場作業で車を使用した場合

まずは、現場作業で車を使用した場合です。建設業や運送業など、現場作業で車を使用する必要のある業種においては、ガソリン代を経費として申請することができます。

また、現場での資材の運搬などはもちろん、現場までの移動など業務に関連するガソリン代であれば経費として認められるため安心して申請しましょう。

参考：運送・物流業界向けオンラインマガジン｜トラッカーズマガジン

2. 自動車を使用する個人や企業との取引が発生した場合

次に、自動車を使用する個人や企業との取引が発生した場合です。

営業職や外回りをする職種の場合、取引先への訪問や商談などで車を使用することがあります。基本的に、業務に関連するガソリン代は経費として計上できるため、企業との取引などで車を使用する場合は申請が可能です。

3. ガソリン代が認められない場合もある

ここまで、ガソリン代が経費として認められるケースについてご紹介しましたが、上記のケースであっても認められない場合があります。

請求書に記載している内容が不十分であったり、領収書など、実際に交通費が発生したことを証明できる資料がなかったりする際には、経費として認められないのです。

業務で車を使用した場合には、交通費が発生したことを証明できるようにしておきましょう。また、ガソリンを入れたときも必ず領収書を保存しておくことが重要です。

【支払方法別】ガソリン代のレシートは保存しておくべき

前述した通り、ガソリン代を経費として計上するにはレシートや領収書などの書類を保存しておく必要があります。ここからは、支払い方法別にレシートの保存方法をご紹介します。

▼ガソリン代のレシートは保存しておくべき

• 1. クレジットカードの場合
• 2. 掛けカードの場合

1. クレジットカードの場合

まずは、クレジットカードの場合です。クレジットカードでガソリン代を支払った場合は、クレジットカードの利用明細書とガソリンスタンドのレシートの両方を保管しておく必要があります。

利用明細書には支払日や金額が記載されており、レシートには給油日や数量などが記載されています。これらの情報を組み合わせることで、経費としての妥当性を証明できるため、どちらも合わせて取っておくようにしましょう。

2. 掛けカードの場合

ガソリンスタンドが発行する法人カードなどの掛けカードで支払った場合も、利用明細書とレシートの両方を保管しておく必要があります。

前述した通り、利用明細書には支払日や金額、レシートには給油日や数量などが記載されているため合わせて保存しましょう。

ガソリン代を請求書に書く際のポイント

ガソリン代を請求書に記載する場合には、書き方にポイントがあります。ここからは、以下の4つのポイントについて説明します。

▼ガソリン代を請求書に書く際のポイント

• 1. 適格請求書の要件を満たす
• 2. 領収書またはレシートを保管する
• 3. プライベート利用分と区別する
• 4. 請求書は必ず保管する

それでは、それぞれのポイントについて見ていきましょう。

1. 適格請求書の要件を満たす

インボイス登録事業者である場合は、適格請求書の要件を満たす必要があります。

適格請求書には、国で定められた様々な細かい条件が定められているので作成時に注意が必要です。

記載事項や形式など、詳細な要件については国税庁のウェブサイトなどで確認しましょう。

参考資料）適格請求書等保存方式（インボイス制度）の手引き

2. 領収書またはレシートを保管する

請求書だけでなく、領収書またはレシートも必ず保管しておきましょう。

ガソリン代を経費として計上するための証拠となるため、のちに必要となってきます。

また、先述した通りクレジットカードや掛けカードで支払った場合には利用明細書も保管しておくことをおすすめします。

3. プライベート利用分と区別する

実は、自家用車であっても業務に使用した分であればガソリン代を経費として計上することができます。

しかし、自家用車の場合、プライベート利用分と仕事での利用分を明確に区別することが必要です。

そのため、事業で使用した分とプライベートで使用した分の割合を算出しなければなりません。事業に使用した走行距離からガソリン代を算出するため、業務時にどのくらいの距離を走ったか記録しておくようにしましょう。

4. 請求書は必ず保管する

ガソリン代の請求書は、経費計上の根拠となる重要な書類です。領収書やレシートだけでなく、請求書も合わせて保管しておくことが重要です。

税務調査などで提示を求められる場合もあるため、必ず保管しましょう。

ガソリン代の請求書で記載すべき事項一覧

ガソリン代の請求書を記載する際には、書かなければならない事項が複数あります。

ここからは、7つの記載事項について説明します。

▼ガソリン代の請求書で記載すべき事項一覧

• 1. 請求書の日付
• 2. 取引内容（品名、数量、単価など）
• 3. 取引金額（税抜金額と税込金額）
• 4. 請求者（ガソリンスタンド）の氏名（名称）と住所、登録番号
• 5. 買い手（顧客）の氏名（名称）と住所
• 6. 適用税率と税率ごとに区分した消費税額等
• 7. 「適格請求書発行事業者」の文言

それでは、それぞれの記載事項について見ていきましょう。

1. 請求書の日付

まずは、請求書を発行した日付です。

帳簿への記録や税務申告の際に役立つため、どのタイミングで取引が発生したか一目でわかるようにしておきましょう。

見落としがちですが、月日だけでなく発行年も合わせて記載することが重要です。

2. 取引内容（品名、数量、単価など）

2つ目の記載事項は、品名、数量、単価などの取引内容です。

具体的にどのような取引が行われたかを明確にしておかないと、誤解やトラブルにつながってしまうこともあります。

事前にトラブルを防止するためにも、取引内容は具体的に記載しておくようにしましょう。

3. 取引金額（税抜価格と税込価格）

3つ目の記載事項は、取引金額です。税抜価格と税込価格の両方を記載するようにしましょう。

取引の総額と消費税額を明確にし、税務処理を正確に行うために必要です。後述しますが、税込価格を記載する場合には、何円の消費税額が上乗せされたのかわかるように記載しましょう。

4. 請求者（ガソリンスタンド）の氏名（名称）と住所、登録番号

4つ目の記載事項は、請求者（ガソリンスタンド）の氏名（名称）と住所、登録番号です。

請求書を発行した事業者を特定し、取引の信頼性を確保することでトラブルを防ぐことができます。

また、登録番号は「適格請求書発行事業者」であることを証明するための番号なのでインボイスに登録している事業者の方は必ず記載するようにしましょう。

5. 買い手（顧客）の氏名（名称）と住所

5つ目の記載事項は、 買い手（顧客）の氏名（名称）と住所です。

請求書を受け取った事業者を特定し、取引の記録を残すために記載しておく必要があります。

請求者（ガソリンスタンド）の氏名（名称）同様、未然にトラブルを防ぐためにも記載しておくようにしましょう。

6. 適用税率と税率ごとに区分した消費税額等

6つ目の記載事項は、適用税率と税率ごとに区分した消費税額等です。

消費税率と消費税額を明確にし、買い手が仕入税額控除を正しく計算できるようにするためにも必ず記載しておきましょう。

7. 「適格請求書発行事業者」の文言

7つ目の記載事項は、「適格請求書発行事業者」の文言です。この請求書がインボイス制度に対応した適格請求書であることを示すのに必要になってきます。

買い手が安心して仕入税額控除を受けられるようにするためにも、インボイスに登録している事業者の方は必ず記載するようにしましょう。

まとめ

今回は、インボイスに登録している方がガソリン代を請求する際の請求書の書き方についてご紹介しました。

現場作業などで車を使う方や、営業活動で自家用車を業務に使っている方は請求書を書く機会が多いのではないでしょうか。

インボイスに登録している事業者は、適格請求書の要件を満たす必要がありました。特に、インボイスの登録番号を記載する必要があるため、ご自分の登録番号を必ず覚えておくようにしましょう。