出納業務とは？経理業務との違いや効率化に向けた手法を徹底解説。

企業の財務状況を正確に把握し、健全な経営を維持するために、出納業務は必要不可欠です。しかし、その業務内容は多岐にわたり、煩雑になりがちです。また、出納業務と似た言葉である「経理業務」との違いも分かりづらいかもしれません。

この記事では、出納業務の基礎知識から、経理業務との違い、業務効率化のための具体的な手法まで、分かりやすく解説します。業務の全体像を理解し、適切なツールを活用することで、出納業務の負担を軽減し、より戦略的な業務に集中できる環境を構築できるでしょう。

この記事でわかる内容

• 出納業務と経理業務の違い
• 出納業務の具体的な業務内容と流れ
• 出納業務における注意点とリスク管理
• 業務効率化のためのツールと導入事例

出納業務とは経理・会計での現金の入出金のこと

3つの経理業務のうちの一つ

経理業務は大きく3つに分類されます。

• 出納業務: 現金や預金の入出金を管理する業務
• 記帳業務: 入出金の履歴を帳簿に記録する業務
• 集計業務: 帳簿の情報を集計し、決算書類を作成する業務

これら3つの業務は密接に連携しており、正確な経理処理を行うためには、それぞれの業務を適切に遂行する必要があります。

出納業務とは？

出納業務は、企業のお金の流れを管理する重要な業務です。現金や預金の入出金を正確に記録し、管理することで、企業の財務状況を常に把握することができます。

具体的には、以下の業務が含まれます。

業務内容	説明
現金管理	企業が保有する現金の保管、出納、残高確認などを行う業務です。
預金管理	企業が保有する預金口座の管理、入出金処理、残高確認などを行う業務です。
小切手管理	小切手の発行、受領、処理などを行う業務です。
手形管理	手形の発行、受領、処理などを行う業務です。

これらの業務を通じて、企業の資金の流れを正確に把握し、不正やミスを防ぐことが出納業務の重要な役割です。

出納業務と経理業務の違い

出納業務と経理業務は、どちらも企業の財務管理に関わる重要な業務ですが、その役割と内容は異なります。

出納業務は、主に現金や預金の入出金を管理する業務です。一方、経理業務は、企業の財務状況を記録、分析、報告する業務です。

具体的には、経理業務には以下の業務が含まれます。

業務内容	説明
会計帳簿の作成	企業で行われた取引を記録する帳簿を作成します。
財務諸表の作成	企業の財務状況を示す貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書などの財務諸表を作成します。
税務申告	税務署に提出する法人税、消費税などの税務申告書を作成します。
予算管理	企業の予算を作成し、実績と比較することで、予算の達成状況を管理します。
原価計算	製品やサービスの原価を計算し、適切な販売価格を設定したり、コスト削減を検討したりします。

このように、経理業務は、企業の財務状況を総合的に管理し、経営判断に役立つ情報を提供する役割を担っています。

なぜ出納業務は重要なのか？

出納業務は、企業の資金の流れを管理する上で欠かせない業務です。出納業務を適切に遂行することで、以下のメリットが得られます。

• 不正防止: 現金や預金の不正使用を防ぐことができる
• ミス防止: 入出金のミスを防ぎ、正確な財務状況を把握できる
• 資金効率化: 資金の流れを把握することで、資金の効率的な運用が可能になる
• 経営判断の支援: 正確な財務情報を提供することで、経営判断を支援できる

特に、現金は不正使用のリスクが高いため、厳重な管理が必要です。出納業務を通じて、現金の保管状況や出納履歴を常に把握することで、不正を未然に防ぐことができます。

出納（入出金）管理業務の2つの種類

出納業務は、企業のお金の流れを管理する重要な業務です。企業のお金の流れを管理する業務には、大きく分けて預金管理業務と現金管理業務の2種類があります。

種類1. 預金管理業務

預金管理業務とは、企業が保有する預金口座の管理、入出金処理、残高確認などを行う業務です。

小切手・手形の処理も預金管理業務のひとつ

預金管理業務には、小切手や手形の処理も含まれます。小切手や手形は、現金に代わる重要な決済手段ですが、紛失や盗難のリスクも伴います。そのため、厳重な管理と適切な処理が求められます。

預金管理業務は最新技術の動向をチェックしておく

近年、預金管理業務はデジタル化が進んでいます。オンラインバンキングやキャッシュマネジメントシステム（CMS）などを活用することで、入出金処理の効率化やリアルタイムな残高確認が可能になります。そのため、常に最新技術の動向をチェックし、業務効率化を図ることが重要です。

種類2. 現金管理業務とは

現金管理業務とは、企業が保有する現金の保管、出納、残高確認などを行う業務です。

現金管理業務は、現金の紛失や盗難を防ぐために、厳格な手続きと管理体制が必要です。例えば、現金の出納は、複数の担当者によるチェック体制を設けることで、不正を防ぐことができます。また、金庫やレジなどの保管場所のセキュリティ対策も重要です。

出納（入出金）管理業務の流れ

出納業務とは、企業の現金や預金の入出金を管理する業務です。企業のお金の流れを正確に把握し、不正やミスを防ぐために欠かせません。

この記事では、出納業務の流れを5つのステップに分けて解説します。具体的な業務内容やポイントを理解することで、日々の業務をスムーズに進めることができるでしょう。

1. 入金処理

入金処理は、顧客からの入金や売上代金などの入金を処理するステップです。

具体的な業務内容は、以下の通りです。

• 現金や小切手の受け取り
• 銀行振込の確認
• 入金伝票の作成
• 帳簿への記帳

入金処理においては、「正確性」と「迅速性」が重要です。入金漏れや誤入金があると、企業の資金繰りに影響を与える可能性があります。また、入金処理が遅れると、顧客からの信頼を失うことにもつながります。

2. 支払処理

支払処理は、仕入代金や経費などの支払いを処理するステップです。

具体的な業務内容は、以下の通りです。

• 請求書の確認
• 支払伝票の作成
• 小切手や手形の発行
• 銀行振込の実行
• 帳簿への記帳

支払処理においても、「正確性」と「迅速性」が求められます。支払漏れや誤支払いは、企業の信用問題に関わる可能性があります。また、支払いが遅れると、取引先との関係が悪化する可能性もあります。

3. 帳簿管理

帳簿管理は、現金や預金の入出金を帳簿に記録し、管理するステップです。

具体的な業務内容は、以下の通りです。

• 現金出納帳への記帳
• 預金出納帳への記帳
• 総勘定元帳への転記

帳簿管理においては、「正確性」が最も重要です。帳簿に誤りが含まれていると、企業の財務状況を正しく把握することができません。また、税務調査の際に問題となる可能性もあります。

4. 残高照合

残高照合は、帳簿上の残高と実際の現金や預金の残高を照合するステップです。

具体的な業務内容は、以下の通りです。

• 現金の実地棚卸
• 銀行残高証明書の確認
• 不一致の原因調査と修正

残高照合は、「定期的な実施」が重要です。毎日、あるいは月末などに定期的に残高照合を行うことで、不正やミスを早期に発見し、適切な対応を取ることができます。

5. 報告書作成

報告書作成は、出納業務の結果をまとめ、経営層や関係部署に報告するステップです。

具体的な業務内容は、以下の通りです。

• 資金繰り表の作成
• 予算実績対比表の作成
• その他、必要に応じた報告書の作成

報告書作成においては、「分かりやすさ」と「タイムリーさ」が重要です。報告書は、経営層や関係部署が意思決定を行うための重要な資料となります。そのため、情報を分かりやすく整理し、タイムリーに提出する必要があります。

出納（入出金）管理業務の注意点

出納業務は、企業の資金の流れを管理する重要な業務です。しかし、その重要性ゆえに、ミスや不正が発生すると企業に大きな損害を与える可能性があります。

この記事では、出納業務における5つの注意点を解説します。これらの注意点を意識することで、リスクを最小限に抑え、安全かつ効率的な業務遂行を実現できるでしょう。

1. 入力ミス・計算ミスを防ぐ

出納業務では、現金や預金の入出金を正確に記録することが求められます。しかし、手作業での入力や計算には、どうしてもミスがつきものです。

例えば、数字の入力ミスや計算ミスがあると、帳簿上の残高と実際の残高が一致せず、資金繰りに影響を与える可能性があります。また、税務申告の際に問題となる可能性もあります。

入力ミス・計算ミスを防ぐためには、ダブルチェック体制の導入や電卓の使用、会計ソフトの活用などが有効です。

2. 情報セキュリティ対策を徹底する

出納業務では、顧客情報や銀行口座情報など、機密性の高い情報を扱います。これらの情報が漏洩すると、企業の信用を失墜させ、顧客離れや取引停止など、深刻な事態を招く可能性があります。

情報セキュリティ対策としては、パスワード管理の徹底、アクセス権限の設定、ウイルス対策ソフトの導入などが挙げられます。また、従業員へのセキュリティ教育も重要です。

3. 内部統制を強化

内部統制とは、企業内の不正やミスを防ぐための仕組みのことです。出納業務においては、職務分掌の明確化や承認手続きの導入、定期的な監査の実施などが内部統制の強化につながります。

例えば、現金の取り扱いは特定の担当者に限定し、出納業務と帳簿管理業務を異なる担当者が行うことで、不正を防止することができます。

4. 現金の保管の安全性の強化をする

現金は、盗難や紛失のリスクが高い資産です。そのため、現金の保管には十分な注意が必要です。

現金の保管場所としては、金庫やレジなど、セキュリティ対策が施された場所を選びましょう。また、保管場所へのアクセス権限を制限し、現金の取り扱いを特定の担当者に限定することも重要です。

5. 法令遵守ができるような体制構築をする

出納業務には、資金決済法や会社法、税法など、さまざまな法令が関係します。これらの法令に違反すると、罰金や営業停止などの処分を受ける可能性があります。

法令遵守のためには、社内規程の整備や従業員への法令教育、専門家への相談などが有効です。常に最新の情報を入手し、法令に準拠した業務を行うようにしましょう。

出納（入出金）管理業務を効率化するにはツール導入が必須

出納業務は、企業の資金の流れを管理する重要な業務です。しかしながら、手作業で行うには手間と時間がかかり、ミスも発生しやすいため、業務効率化が課題となります。

出納業務の効率化には、ITツールの導入が不可欠です。ツールを活用することで、業務の自動化やペーパーレス化が進み、時間短縮やミスの削減を実現できます。

この記事では、出納業務の効率化に役立つ3つのツールを紹介します。

• 会計ソフト
• オンラインバンキング
• クラウド型経費精算システム

会計ソフトの導入:

会計ソフトは、出納業務の効率化に欠かせないツールです。入出金データの入力や帳簿の作成、残高照合などを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。

例えば、手書きで行っていた帳簿の作成を会計ソフトに置き換えることで、転記ミスや計算ミスを防ぎ、正確な帳簿を作成することができます。また、銀行口座やクレジットカードとの連携機能を利用すれば、入出金データを自動で取り込むことができ、入力の手間を省くことができます。

オンラインバンキングの利用

オンラインバンキングは、インターネット上で銀行取引を行うことができるサービスです。銀行窓口に行くことなく、振込や残高照合などの業務を24時間いつでも行うことができます。

例えば、月末に集中しがちな振込業務をオンラインバンキングで行うことで、待ち時間や移動時間を削減し、業務効率化を図ることができます。また、リアルタイムな残高照合も可能になるため、資金管理の精度向上にもつながります。

クラウド型経費精算システムの導入

経費精算は、領収書の収集や精算書の作成など、多くの手間がかかる業務です。クラウド型経費精算システムを導入することで、これらの業務を効率化することができます。

例えば、従業員がスマートフォンで領収書を撮影し、システムにアップロードするだけで、経費精算の申請を行うことができます。また、承認フローもシステム上で完結するため、ペーパーレス化や承認スピードの向上を実現できます。

出納業務と預金管理業務は会社の健全経営に欠かせない

今回は、現金の増減を記録する出納業務と預金管理のコツについて紹介しました。会社を経営していくうえで、現金の増減は、必ず発生するものです。日々の現金の増減を出納業務でしっかりと記録することで、会社を健全に経営していけます。