【記入例】前払い請求書の書き方と発行タイミングをわかりやすく解説！

新規の取引先や高額な案件で、商品やサービスの提供前に代金の一部または全額を受け取る前払い。この取引で不可欠なのが「前払い請求書」ですが、「通常の請求書と何が違うの？」「いつ発行すればいい？」「インボイス制度に対応した書き方がわからない」など、作成や処理で迷う方も多いのではないでしょうか？この記事では、前払い請求書の役割や後払いとの違いといった基本から、具体的な発行タイミング、記入例を交えた項目別の書き方まで、初心者にも分かりやすく解説します。この記事を読めば、前払い請求書に関するあらゆる疑問が解決し、自信を持って実務で活用できるようになります。

そもそも前払い請求書とは？通常の請求書との違い

この章では、前払い請求書の基本的な役割と、通常の請求書との具体的な違いについて詳しく解説します。

前払い請求書の基本的な役割とは？

前払い請求書とは、商品やサービスを提供する前に、代金の一部または全額を請求するための書類です。一般的な「後払い」の請求書とは異なり、発行のタイミングが早いのが特徴です。主に高額な取引や新規取引先との契約時に、代金の未回収リスクを避ける目的で利用され、「前金請求書」と呼ばれることもあります。

この前払い請求書は、取引を円滑に進めるための重要な役割を担っています。最大の目的は、受注者（発行側）と発注者（受領側）の双方が安心して取引を進められるようにすることです。

受注者にとっては、代金を事前に受け取ることで、材料費や人件費などの初期費用をまかなうことができ、資金繰りが安定します。その結果、プロジェクトを計画通りに進めやすくなり、キャンセルや未払いのリスクも軽減されます。

一方、発注者にとっては、前払いを行うことで契約内容と金額を正式に確定させる意思表示となります。支払いをもって契約が開始される形となり、取引をスムーズにスタートさせる効果があります。

後払いの請求書との明確な違い！

前払い請求書と通常の請求書（後払い）の大きな違いは、請求と支払いのタイミングです。
通常の請求書は、商品やサービスの提供が完了した「後」に発行されますが、前払い請求書は提供の「前」に発行されます。このタイミングの違いによって、取引の目的や経理処理の方法も変わってきます。

前払い請求書は、これから提供する商品やサービスに対して代金を先に受け取るためのものです。一方、後払いの請求書は、すでに完了した業務や納品に対して代金を請求するためのものです。
そのため、取引の内容や契約条件に応じて、どちらの請求書を使うかを正しく判断することが大切です。

前払い取引の判断材料に！前払い請求書を発行するメリットとデメリット

前払い請求書の発行は、発行側（受注者）と受領側（発注者）の双方にとって、メリットだけでなくデメリットも存在します。取引を始める前に、それぞれの立場から利点と注意点を理解しておきましょう。

発行側（受注者）のメリットとデメリット

前払い請求書を発行する側（受注者）にとって、この仕組みは代金未回収のリスクを避け、安定した事業運営を実現するための有効な手段です。ただし、発注者との関係性に影響を与える可能性もあるため、注意が必要です。

まず、メリットとしては3つあります。
1つ目は、代金未回収リスクの軽減です。商品やサービスの提供前に支払いを受けられるため、代金が支払われない「未回収」や「貸し倒れ」のリスクを根本的に減らすことができます。これは前払い請求書を利用する最大の利点といえます。

2つ目は、キャッシュフローの改善です。材料費や外注費など、先行して費用が発生する場合でも、事前に代金を受け取ることで資金繰りが安定します。手元資金に余裕が生まれることで、事業運営をスムーズに進めやすくなります。

3つ目は、取引の信頼性確認です。特に新規の取引先に対して、支払能力や取引姿勢を確認する手段としても機能します。前払いに応じるかどうかで、相手の信頼性を判断できる点も実務上のメリットです。

一方で、デメリットも存在します。
まず、発注者に敬遠される可能性があります。前払いは発注者にとって資金的な負担となるため、競合他社が後払いに対応している場合、取引の機会を逃すリスクがあります。

次に、信頼関係への影響です。継続的な取引があるにもかかわらず前払いを求めると、相手に不信感を与えてしまい、良好な関係を損なう恐れがあります。

最後に、キャンセル時の返金対応の手間です。入金後に発注者の都合でキャンセルになった場合、返金処理や経理上の再処理が必要になり、手間や時間がかかります。

受領側（発注者）のメリットとデメリット

前払い請求書を受け取る側（発注者）にとって、前払いは資金繰りの面では負担となることがありますが、一方で経費管理のしやすさや受注者との信頼構築においてメリットもあります。

まず、メリットとしては3つあります。
1つ目は、経費の早期確定と予算管理のしやすさです。あらかじめ支払いを済ませることで、その期間にかかる経費を早めに確定でき、予算の見通しを立てやすくなります。

2つ目は、商品・サービスを確実に確保できることです。人気のある商品や予約制のサービス、コンサルティング契約などでは、前払いを行うことで優先的に契約枠を押さえられる場合があります。

3つ目は、良好な信頼関係の構築です。迅速な支払いは、受注者に対して支払能力と誠実さを示すことになり、その後の取引をスムーズに進めるための信頼関係づくりにつながります。

一方で、デメリットはキャッシュフローの悪化です。商品やサービスの提供前に資金が出ていくため、資金繰りが圧迫されるおそれがあります。特に高額な取引では大きな負担になる場合があります。

次に、商品未納やサービス未提供のリスクです。支払後に受注者が倒産したり、契約通りに納品が行われなかった場合、支払った代金が返ってこない可能性があります。

最後に、契約内容の変更や交渉のしにくさです。支払いが完了した後に仕様変更などを依頼する場合、すでに代金を支払っていることで交渉が難しくなることがあります。

迷ったらここをチェック！前払い請求書を発行するタイミングと具体例

ここでは、前払い請求書を発行すべき代表的なタイミングと、その具体的なケースについて解説します。

新規の取引先との初回契約時

初めて取引を行う相手の場合、お互いの信頼関係がまだ構築されていません。特に受注者側にとっては、相手の支払能力や信用度を正確に把握することが難しく、代金未回収のリスクが懸念されます。このような場合に前払い請求書を発行することで、リスクをヘッジできます。

例えば、フリーランスのデザイナーが初めてのクライアントからロゴ制作を受注した際、着手金として制作費の半額を前払いで請求するケースなどがこれにあたります。初回取引で誠実な支払実績があれば、2回目以降は後払いに切り替えるなど、柔軟な対応をとることで良好な関係を築くことができます。

高額な商品やサービスの取引時

取引金額が高額になる場合、万が一支払いが行われなかった際の損害が大きくなります。企業のキャッシュフローに深刻な影響を及ぼす可能性もあるため、前払いを依頼するのが一般的です。

具体的には、数ヶ月にわたるコンサルティング契約、大規模なシステム開発プロジェクト、建設工事の請負契約などが該当します。この場合、契約時に全額を前払いしてもらうケースは少なく、契約金や着手金として一部（例：総額の30%～50%）を前払いしてもらい、納品後やプロジェクト完了後に残額を請求する分割払いの形式がよく用いられます。

材料費など先行投資が必要な受注生産時

製品を納品する前に、材料の仕入れや外注先への支払いなど、先行して費用が発生する取引においても前払いが有効です。特にオーダーメイドの家具製作や特注品の製造、イベント企画などがこれに当てはまります。

受注者が多額の費用を立て替える必要があるため、もし納品後に支払いがなければ、立て替えた費用がそのまま損失となってしまいます。前払いで材料費などの実費分だけでも確保しておくことで、受注者は資金繰りの不安なく業務に集中でき、発注者もスムーズな納品を期待できるというメリットがあります。

【項目別】前払い請求書の正しい書き方をわかりやすく解説！

ここでは、前払い請求書の必須項目からインボイス制度への対応、そして前払いであることを示すための具体的な書き方まで、項目別に詳しく解説します。

前払い請求書の必須記載項目一覧

まずは、請求書として法的に定められている基本的な記載項目を確認しましょう。これらの項目は、前払い・後払いを問わずすべての請求書で必要となります。

項目名	内容
請求書発行者の氏名または名称	個人事業主の場合は氏名と屋号、法人の場合は会社名を記載します。
取引年月日	実際に取引を行った日付を記載します。前払いの場合は、契約日などを記載することが一般的です。
取引内容	提供する商品名やサービス内容を具体的に記載します。軽減税率（8%）の対象品目がある場合は、その旨がわかるように明記します。
取引金額（税込）	提供する商品やサービスの合計金額を税込で記載します。
請求書受領者の氏名または名称	取引先の会社名や氏名を正確に記載します。「御中」や「様」などの敬称をつけます。
請求書番号	請求書を管理しやすくするための任意の番号です。記載は任意ですが、問い合わせなどの際に便利です。
振込先情報	金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義を正確に記載します。
支払期限	いつまでに支払いをしてほしいか、具体的な日付を記載します。

インボイス制度に対応した書き方

2023年10月1日から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応する場合、上記の必須項目に加えて、以下の項目を追記する必要があります。なお、これらの項目を記載できるのは、税務署に申請し登録を受けた「適格請求書発行事業者」のみです。

適格請求書発行事業者の登録番号

適格請求書発行事業者に通知される「T」から始まる13桁の登録番号を記載します。請求書発行者の氏名や名称の近くなど、わかりやすい場所に記載するのが一般的です。

税率ごとの消費税額と適用税率

インボイス制度では、税率ごとに区分した合計金額と、それに対する消費税額を明記する必要があります。標準税率（10%）と軽減税率（8%）の商品が混在する場合は、それぞれを分けて記載します。

【記載例】

• 10%対象合計：〇〇,〇〇〇円（うち消費税額 〇,〇〇〇円）
• 8%対象合計：〇〇,〇〇〇円（うち消費税額 〇,〇〇〇円）

前払いであることを示す備考欄の書き方と例文

前払い請求書で最も重要なのが、この請求が「前払い」であることを取引先に明確に伝えることです。認識の齟齬を防ぐため、件名や備考欄などを活用して、誰が見てもわかるように記載しましょう。

【件名の記載例】

件名に「【前払い分】御請求書」や「【内金】御請求書」のように記載すると、受け取った側が一目で内容を理解しやすくなります。

【備考欄の記載例】

備考欄には、前払いである旨や、入金と納品の関係性を記載するとより丁寧です。

• 本請求書は、〇〇（商品・サービス名）の制作料金の前払い分となります。
• ご入金を確認後、商品の発送（サービスの提供）手続きを開始いたします。
• 本請求は契約金のうち、手付金として半金分となります。残金につきましては、納品完了後に改めてご請求申し上げます。

このように一文を添えるだけで、支払いに関するトラブルを未然に防ぐことができます。

経理処理で迷わない！前払い請求書の勘定科目と仕訳方法

前払い請求書を発行または受領した場合、経理上の処理は通常の取引とは異なります。

ここでは「発行側（受注者）」と「受領側（発注者）」それぞれの立場から、具体的な仕訳方法をわかりやすく解説します。

発行側（受注者）の仕訳例 「前受金」を使用

商品やサービスを提供する側（受注者）が代金を前払いで受け取った場合、勘定科目は「前受金（まえうけきん）」を使用します。前受金は、将来的に商品やサービスを提供する義務を負っている状態を示すため、貸借対照表上では「負債」に分類されます。そして、実際に納品が完了した時点で「売上」に振り替える処理を行います。

ここでは、30万円の案件で、代金の一部である10万円を前払いで受け取った場合の仕訳例を見ていきましょう。

1. 前払金を受け取った時の仕訳

取引先から10万円が普通預金口座に振り込まれた際の仕訳です。

借方	貸方
普通預金 100,000円	前受金 100,000円

2. 商品やサービスを納品した時の仕訳

商品やサービスを納品し、売上が確定した時点の仕訳です。負債として計上していた「前受金」を「売上」に振り替えます。残額は「売掛金」として計上します。

借方	貸方
前受金 100,000円	売上 300,000円
売掛金 200,000円

受領側（発注者）の仕訳例 「前払金」を使用

商品やサービスを購入する側（発注者）が代金を前払いした場合、勘定科目は「前払金（まえばらいきん）」または「前渡金（まえわたしきん）」を使用します。前払金は、将来的に商品やサービスを受け取る権利を示すため、貸借対照表上では「資産」に分類されます。そして、実際に納品された時点で「仕入高」や「消耗品費」などの費用勘定に振り替える処理を行います。

発行側と同じく、30万円の案件で、代金の一部である10万円を前払いした場合の仕訳例を見ていきましょう。

1. 前払金を支払った時の仕訳

取引先に10万円を普通預金口座から支払った際の仕訳です。

借方	貸方
前払金 100,000円	普通預金 100,000円

2. 商品やサービスを受領した時の仕訳

商品やサービスが納品され、仕入が確定した時点の仕訳です。資産として計上していた「前払金」を「仕入高」に振り替えます。残額は「買掛金」として計上します。

借方	貸方
仕入高 300,000円	前払金 100,000円
	買掛金 200,000円

Q&A｜前払い請求書に関するよくある質問

ここでは、前払い請求書に関して実務で判断に迷いがちな疑問点について、Q&A形式でわかりやすく解説します。

収入印紙は必要ですか？

結論として、前払い請求書に収入印紙を貼付する必要は基本的にありません。

収入印紙が必要になるのは、印紙税法で定められた「課税文書」に該当する場合です。請求書は、商品やサービスの対価を請求する書類であり、金銭を受け取ったことを証明する「領収書（売上代金に係る金銭又は有価証券の受取書）」とは異なるため、課税文書にはあたりません。

ただし、請求書に「代済」「相殺」「了」といった文言を記載し、領収書を兼ねる形式にする場合は注意が必要です。この場合、記載された受取金額が5万円以上であれば、領収書として扱われ、金額に応じた収入印紙の貼付義務が生じます。前払い請求書は支払い前に発行するため、通常は領収書を兼ねることはありません。

発行後に金額を変更したい場合、前払い請求書は再発行すべき？

はい、発行後に金額や内容に変更が生じた場合は、速やかに請求書を再発行するのが最も適切な対応です。

修正テープや手書きでの訂正は、改ざんを疑われたり、経理処理上のトラブルにつながったりする可能性があるため避けるべきです。取引先と金額変更について合意が取れたら、以下の手順で対応しましょう。

1. 以前発行した請求書を破棄してもらうよう、取引先に依頼します。
2. 新しい請求書を作成します。その際、以前のものと区別できるよう、請求書番号を変更するか、「再発行」と明記すると親切です。
3. 変更内容が明確にわかるように、改めて取引先に送付します。

二重請求などのミスを防ぐためにも、社内での情報共有と管理を徹底することが重要です。

前払い請求書をPDFで送る場合、押印は必要ですか？

法律上、請求書への押印は義務ではありません。そのため、押印がないPDFの請求書でも法的な効力は有効です。

しかし、日本の商慣習として、請求書には会社の角印が押されていることが一般的です。押印は、その請求書が正式に会社から発行されたものであることの証明や、書類の信頼性を高める役割を果たします。そのため、取引先によっては社内規定で押印のある請求書を求められる場合があります。

PDFで送付する場合は、事前に取引先の意向を確認するのが最もスムーズです。押印が必要な場合は、印影を画像データ化した電子印鑑を使用するのが一般的です。どちらの対応でも問題ないか、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。

まとめ

前払い請求書は、商品やサービスの提供前に代金を請求する書類であり、代金未回収リスクの軽減やキャッシュフローの安定化に繋がる重要な役割を果たします。発行側（受注者）にとっては資金繰りが改善するメリットがありますが、受領側（発注者）にとっては資金繰りを圧迫する可能性があるため、双方の合意のもとで発行することが大切です。請求書を作成する際は、通常の請求書の記載項目に加え、2023年10月から開始されたインボイス制度に対応するため、「適格請求書発行事業者の登録番号」や「税率ごとの消費税額及び適用税率」の記載が必須です。また、後々のトラブルを避けるためにも、備考欄に「前払い分」であることを明確に記載しましょう。本記事を参考に、円滑な取引を実現してください。