【製造業】会計ソフトとの連携で、 全国54拠点の請求書を 手間なく本社集約！

株式会社クマヒラ 様

導入前の課題・背景

全国の拠点が個別に処理していた非効率な請求書対応

インボイスのサービス導入以前より、会計ソフト「GLOVIA」を全社で導入しており、日々の請求書処理や「GLOVIA」へのデータ入力等の定例業務は、全国54ヶ所の営業拠点の事務担当者が、それぞれ家計簿をつけるように個別で入力を行っていた。期末には本社に全てのデータを集約し、入力内容の確認・監督を本社が担うという役割分担で業務を進めていた。

本社管理本部総務部課長代理の丹羽様は、当時の課題を次のように振り返る。

「請求書の受け取りから支払い処理、データ入力まで一連の業務を拠点ごとにバラバラに対応しており、全社的な業務標準化や効率化の観点で大きく分けて2つの課題を抱えていました。

第一に、月次決算の遅延です。本社では毎月全拠点のデータを集約し月次決算と経営資料を作成する必要がありましたが、請求書の到着タイミングが拠点ごとに異なるため、全拠点での入力が完了するまで正確な月次データを確定させることができませんでした。迅速な経営判断が求められる中、その基盤となる会計データがスムーズに揃わないことは、経営上の大きなリスクでした。

第二に、経費分析における非効率な手作業の発生です。当社ではコスト意識向上のため通信費やETC利用料等の経費分析を行っていましたが、各拠点から集まった請求書の内容を目視確認し、手入力で集計する必要があり、バックオフィス部門の生産性を著しく低下させる要因となっていました。」

左から、管理本部 総務部 課長代理 丹羽 様、佐々木 様

導入のきっかけと決め手

業務集約の方針と会計ソフトとの連携

こうした課題を解決する転機となったのが、全社の請求書処理を管理本部に集約するという経営方針の決定だった。

「全国の拠点で行っていた定例業務を本社で一括して引き受けることで、各拠点の担当者は本来の営業支援業務などに集中でき、同時に人件費の最適化や本社主導でのガバナンス強化も期待できます。この方針を実現するために複数のサービスを比較しましたが、最終的にインボイスのサービスを選んだ決め手は会計ソフトとのスムーズな連携でした。

インボイスのポータルサイト上に、弊社が「GLOVIA」へ入力している部門コードや勘定科目コードを事前に設定しておくことで毎月の作業は大幅に削減され、会計処理に必要なCSVデータを簡単に生成可能な仕組みが、業務の集約と効率化を両立させる上で不可欠だと判断しました。」

＜サービス導入後の「GLOVIA」への連携までのイメージ図＞

導入後の効果

月次業務の劇的な効率化とガバナンス強化を実現

サービス導入後、長年の課題であった通信費や公共料金の請求書処理は劇的に改善された。

「全国の拠点にバラバラに届いていた請求書はインボイスに集約され、本社でデータを取り込んで会計処理をするだけになりました。これにより、月次報告の遅延や非効率な確認作業は解消され、導入前は膨大な時間がかかっていた役員会資料の集計も、インボイスのデータを活用して現在は3時間ほどで作成できています。

さらに、データが手元に揃うことで、経費分析もCSVデータを加工するだけで作成できるようになり、以前のような手作業は不要になりました。本社が一元的に処理を担うことで、これまで拠点ごとに異なっていた経費処理の解釈も統一され、結果的にガバナンスの強化にも繋がりました。加えて請求書原本の保管場所という物理的な問題からも解放され、業務全体のペーパーレス化も大きく前進しました。」と、その効果の大きさを語る。

導入サービス